Form I-9, Employment Eligibility Verificationを完成させるには、従業員の個人情報を収集する必要があります。 雇用主はこのことを念頭に置き、個人情報が悪用されないよう、記入済みのフォームI-9とそれに対応する書類の保管方法を決定する必要がある。 記入済みのフォームI-9と書類のコピーなど対応する書類は、ビジネスニーズとフォームI-9を閲覧可能にするという要件に合った方法で保管する必要がある。 フォームI-9はUSCISまたはU.S. Immigration and Customs Enforcementに郵送しないでください。
フォームI-9の保管方法：
- オンサイトまたはオフサイトの保管施設
- 単一のフォーマットまたは以下のようなフォーマットの組合せで。
- 紙
- マイクロフィルムまたはマイクロフィッシュ
- 電子
国土安全保障省の職員、司法省の移民・従業員権利課（IER）の職員、労働省の職員はこれらのフォームを閲覧するよう求められる可能性があります。
フォームI-9をどのように保管するにしても、フォームを要求された日から3営業日以内に政府関係者に提示し、閲覧してもらう必要があります。
フォームI-9には従業員に関する個人情報が含まれています。
フォームI-9の原本の保管
従業員が提示する書類の紙コピーを保管することを選択した雇用主は、従業員のフォームI-9と共に、あるいは従業員の記録と共に保管することができます。
マイクロフィルムまたはマイクロフィッシュでの保管
雇用主は署名済みのフォームI-9の原本をマイクロフィルムまたはマイクロフィッシュにコピーして保管することが可能である。
Microfilm or microfiche must:
- Exhibit a high degree of legibility and readability when displayed on a reader (viewer) or reproduced on paper; and
- Include detailed index of all data so what particular record can be access immediately.画像を保存し全保存期間中のアクセスと使用を許可できるフィルムストックを選択すること。
職員が雇用者に検査を通知した場合、雇用者はマイクロフィルムまたはマイクロフィッシュと、
- 安全機能を提供し、
- 清潔な状態で、適切に維持し、正常に動作し、
- 情報の完全なページを表示および印刷できるリーダー-プリンタを提供する必要があります。
雇用主がマイクロフィルムまたはマイクロフィッシュでフォームI-9を保存した後、紙の原本を破棄することができる。
フォームI-9を電子的に保存
雇用主はフォームI-9を紙システム、電子システムまたは紙と電子システムのコンビネーションで保存することができる。 電子保存システムは、
- 電子世代保存システムの完全性、正確性、信頼性を保証するコントロールを含む。
- 電子署名を使用する場合、電子的に記入した保存フォーム I-9 の無許可または偶然の作成、追加、変更、削除、劣化を検知・防止するコントロールを含む。
- 作成以降のフォームへの変更または修正が電子的に保存され、フォームを検査する適切な政府機関がアクセスできるよう、監査証跡を確保するコントロールを含む。
- 電子的な生成または保存システムを定期的に評価する検査および品質保証プログラムを含み、電子署名を含む電子的に保存されたフォームI-9の定期的なチェックを含む（使用されている場合）
- どの特定の記録にもすぐにアクセスできるようにすべてのデータの詳しいインデックスを含む
- ビデオディスプレイ端末に表示されるか紙面に再現されると高度な読みやすさと可読性を作り出す
- 電子的な生成を含む電子的なフォームを含む検査と品質保証プログラム（電子署名を含む）。
