The Complete Guide to Employment Reference Checks

Referencing for Hiring Managers and Recruiters

Referencing for Candidates

Refererfor References

Conclusion

Referencing.NET。 基本中の基本

プロフェッショナル・レファレンス・チェックは、長い間、採用プロセスの一部でした。 収集される情報の種類やチェックの深さは、企業や業界、地域によって異なることがあります。

採用担当者が候補者の推薦状をチェックするよう依頼する意味

採用希望者が専門家の推薦状を求める場合、採用する候補者について詳しい情報を提供できる人物の連絡先を求めていることになります。 最も基本的なレベルでは、雇用主は候補者が過去の仕事や学業について正しい情報を提供しているかどうか、例えば職種や勤務日、受講したコースなどを確認するためにレファレンスチェックを実施します。 多くの場合、企業が求めるのは、この雇用確認だけです。 雇用確認はすべてのレファレンスの基本ですが、レファレンスのやり方は、企業、業界、場所、仕事の年功序列によってさまざまです。

雇用主がレファレンスをチェックするとどうなるのですか？

レファレンスのやり方は、会社の規模や業界によって大きく異なり、上級職のレファレンスしかチェックしないところもあります。

レファレンスチェックが行われる場合、採用担当者は通常、候補者のスキル、経験、仕事に対する能力を保証できる人（レフェリー）の詳細を求めます。 その後、推薦者に候補者の仕事の詳細を確認し、場合によっては候補者についてさらに質問をすることがあります。

採用担当者の中には、推薦者が貴重なリソースであることを認識し、候補者の長所、短所、候補者が企業文化にどのように適合するか、あるいは付加するかについて、情報に基づいた洞察を得るために、より詳しい質問をする人もいます。

内定前に推薦者に連絡した場合、推薦者はコンピテンシー情報を引き出すことで、採用プロセスにおける意思決定を促進できることがわかっています。 内定後に連絡する場合、採用担当者がワークスタイルや企業文化に焦点を当てた質問をすることで、オンボーディングをパーソナライズするのに役立つことが分かっています。

ポジションによっては、コンプライアンスや安全上の理由から、財務チェックや犯罪歴チェックなど、さらなるバックグラウンドチェックも行われますが、これらはレファレンスと見なすべきではないでしょう。

推薦状を提供できるのは誰か？

職業上の推薦状を提供する人は、レフェリーと呼ばれます。 レフリーは、候補者の経験を確認することができる人です。 このリストでは、企業が求めるレフリーの種類を説明し、それぞれの長所と短所を比較検討します。

1. プロフェッショナルレファレンスプロフェッショナルレファレンスとは、あなたの資格、経験、仕事への総合的な適性を確認できる人からの推薦のことです。 企業によっては、プロフェッショナルレファレンスは3つの異なる種類のレファレンスのいずれかを参照することができます:

   • プロフェッショナル（人事）。 これは、あなたの前の会社の人事部門によって与えられた参照の種類です。 この種のリファレンスは、職種、日付、その他を確認します。

   • Professional (Character)：前職の人事部による推薦状です。 マネージャーや他の同僚は、それが唯一のHRの参照を与えるために会社の方針である場合は特に、より詳細な参照を与えるために提供することがあります。 このような照会は、個人的な照会と呼ばれることもありますが、ここではわかりやすくするために、このような照会を専門家 (人物) の照会と呼ぶことにします。 職業（人物）推薦人を選ぶ場合、実務経験のある候補者は通常、過去の雇用主、ラインマネージャー、上司、または尊敬する同僚の詳細を推薦人としてあげます。 新しく資格を取得した候補者は、職場の同僚の代わりに、教師や大学の講師に自分の能力を保証してもらうこともあります。 自営業の場合は、顧客や取引先に自分のスキルや経験を保証してもらうこともできる。

   • プロフェッショナル（リクルーター）： あなたにポジションを紹介した第三者機関のリクルーターも、雇用確認のレファレンスとして使用されることがあります。

2. バックチャンネル推薦：バックチャンネル（バックドア）推薦とは、採用担当者が相互のつながりを特定し、候補者の職務への適性を話し合うために連絡を取ることを指します。 これは、LinkedInなどのソーシャルメディアで共通の人脈をチェックしたり、候補者が働いたことのある会社で共通の連絡先を見つけたりすることで行われることがあります。

3. 個人的な推薦:個人的な推薦は、仕事ではなく個人的に候補者を知っている推薦者からのものです。 このような推薦状は、候補者が学校や大学を卒業したばかりの場合や、キャリアを変更する場合など、実務経験がない場合に提供されることがあります。 このような推薦状は、キャラクター・レファレンスと呼ばれることもあります。

これらの用語は古臭く感じられることが多く、必ずしも今日の労働社会を反映しているとは限りません。 また、業界や地域によって、レフリーの種類を指す用語が異なるため、どのようなレフリーが必要かわからない場合は、レフリーを求めている人に確認するのが一番です。

仕事以外でも、レフリーが必要なケースはあります。 たとえば、大家さんが借主候補の推薦状を求めたり、大学が入学希望者の推薦状を求めたりすることがあります。

会社はどのようにレファレンスをチェックするのですか？

レファレンスを収集するには、複数の方法があります。 どのようにレファレンスを収集するかは、企業、業界、および地域によって異なります。 以下は、推薦状を集めるための主な方法です。

推薦状:

推薦状は、推薦状チェックの最も伝統的な形式ですが、長い時間がかかり、採用担当者にとって追加のペーパーワークを意味する場合があります。 電子メールで参照する場合、ほとんどの場合、PDFまたはWordの添付ファイルを通じて行われ、質問したり、参照者が記入するためのオンラインフォームを送信したりします。

電話:

これは、被紹介者が応答し、話すことに前向きであれば、推薦状を集める最も簡単な方法となります。 これは、時間がかかり、スケジュールを立てるのが難しい場合があります。 また、レフェリーとの連絡が取れない場合や、人事部に回される場合もあります。

レフェリーは、より率直に話すことができると思うかもしれませんが、レファレンスが書き留められないため、あなたが作成したメモを参照することしかできません。

電話では身元を偽りやすいので、電話でレファレンスを収集する場合、レファレンス詐欺のリスクがあることに注意しましょう。

自動レファレンス ソフトウェア:

現在、レファレンスの連絡先を送信してからレファレンスを収集するまでを自動化する、オンライン レファレンス チェックのテクノロジー ソリューションが提供されています。

たとえば、Zinc の参照ツールでは、候補者が参照者の詳細を非公開にして参照情報を安全に保存し、候補者が選んだ相手と共有し、キャリアを通じて再利用できるようにします。 このプロセスを自動化することで、他の業務に集中できるよう時間を確保することができます。

Zinc を通して収集されたリファレンスは、会社の電子メールと LinkedIn のアカウントで確認されます。 また、リファレンスはブロックチェーンに記録されるため、改ざんができないようになっている。

サードパーティのリファランスサービス。

これらは、リファレンスの実務を専門に行う企業である。

なぜ採用担当者は複数のレフェリーを要求するのでしょうか？

複数のレフェリーを要求することは一般的な慣習です。 そのため、採用担当者は候補者について持っている情報が真実であると確信することができます。 候補者が話したことを複数の人が検証していれば、採用担当者はより自信を持って採用の判断を下すことができます。 また、候補者がさまざまな役割でどのように活躍したかについて、異なる視点や情報を収集することで、候補者のより丸みのあるイメージを提供することができます。

リクルーターが求める推薦状の量は業界によって異なります。たとえば、多くの金融機関では、FCAガイドラインにより、5年間の雇用をカバーする推薦状チェックが必要です。 例えば、金融機関では、FCAガイドラインにより、5年分のレファレンスチェックが必要となります。また、レファレンスチェックの中には、日付の確認だけというものもあり、採用担当者は、別のレファレンスに、より詳細な情報を求める場合もあります。

推薦状に関する法的アドバイスはどこで得られますか?

自分が関与した推薦状チェックに関して法律違反があったと思う場合、たとえば、推薦状に虚偽または誤解を招くことが書かれていた場合、これに異議を申し立てることも可能です。 まず、関係者と話し合い、解決策に合意できるかどうかを確認することをお勧めします。 相手との話し合いで解決できない場合は、弁護士に相談することもできます。 以下は、その助けとなる無料の資料です。

米国。 https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

United Kingdom: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australia: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

トップへ戻る

採用担当者とリクルーターのためのリファレンス・ヒント

社会人のほぼすべての領域で技術の進歩が見られる中、リファレンス作成方法はポリシーに染まっている傾向があり、古臭く感じることもあるでしょう。 このセクションでは、レファレンスチェックを最大限に活用するために、レファレンスを21世紀に持ち込む方法についての質問に答え、いくつかのヒントを提供します。

このセクションでは、質問に答え、レファレンスチェックリストを提供します。

なぜ採用担当者はレファレンスをチェックすべきなのか

英国では、レファレンスチェックはやや流行遅れになっています。 企業が行うべきものと考えられていますが、実際には、コンプライアンス上の理由から実施されるだけの、悪意のある形式的なものと見なされていることが多いようです。 採用担当者の中には、レファレンスチェックは、候補者が既に話したことを確認する以上の有益な情報を与えてくれないと感じる人もいますし、レファレンスチェックを行うかどうかは、その人次第です。 Zincでは、リファレンスチェックはより良く、よりオープンに、そして関係者全員にとってより有益になりうると考えています。

自動参照ツールやバックチャネル参照など、参照方法を更新し、参照方法を最大限に活用するために採用できる新しい手法やテクノロジーがあります。 今日、候補者の面接はかつてないほど優れているため、候補者が話しを進められるかどうかを評価するのはさらに難しくなっています。 また、約10％の候補者が履歴書にウソを書くという調査結果もあり、採用担当者にとっては気になるところです。 このことからも、適切な人材を採用するためには、レファレンスチェックを最大限に活用する必要があります。

雇用照会は何のために行われるのですか？

照会は、適切な人材を雇用するための重要な機会となりえます。

1. コンプライアンスのような採用活動の複数の部分に反映させることができます。 リファレンスチェックの最も一般的な理由は、コンプライアンスとデューディリジェンスの証拠です。 この場合、推薦状は候補者が本人であり、汚職行為に関与していないことを確認するために使用されることがあります。 推薦状は、候補者のスキル、能力、コンピテンシーが、履歴書や面接で示したものと一致するか、それ以上であるかを確認するために使用することができます。 入社時に、希望するマネジメントスタイルやワークスタイル、価値観について推薦者に質問することで、個性的な入社が可能になります。 レファレンスは、新入社員にどれだけの仕組みを与えるか、どのようにインセンティブを与えるのがベストか、彼らが得意とする環境を特定するのに役立ちます。

求職者のレファレンスはいつ確認すべきですか。

推薦状チェックは、候補者についての情報を確認する機会を与えてくれるだけでなく、正しく行われれば、候補者の強みと弱み、チームにどうフィットするか、チームに何を加えることができるか、さらに候補者がどんな管理スタイルに最も適しているかといった点で、より深い洞察を与えてくれるものでもあります。 このようにリファレンスチェックを最大限に活用することで、入社後の業務が円滑になり、候補者の旅をカスタマイズして、ポジティブな経験をさせることができます。 リファレンスをどのように使用するかによって、採用プロセスのどの段階でリファレンスを行うかが決まります。

• Pre-offer: referencing for assessment.候補者の能力をチェックするためにレファレンスを使用する場合は、面接前や内定前など、プロセスの早い段階でレファレンスすることをお勧めします。 これは、レファレンスが、候補者の能力に基づいて候補者を決定するのに役立つからです。 内定後に評価のためのリファレンスを行い、その能力が履歴書や面接の出来と一致しないことがわかった場合、内定を取り消すという厄介なプロセスを踏まなければならないかもしれません。

• Post-offer: onboarding for references.If you find out how to best integration your new hire into your team, onboarding purposes, post-offer reference checks can use for the own own human resources.If you want to see your new hire to need to need to need onboarding. 候補者のワークスタイル、望ましいマネジメントスタイル、文化や価値観についてレフェリーに質問することで、オンボーディングの経験をパーソナライズし、潜在的な問題を予測することができるようになります。

候補者の推薦状をチェックする際に見るべき点は？

まず、推薦状をチェックする際には、候補者の職歴を確認し、履歴書に書かれた職種、日付、仕事の種類が正しいかをチェックする必要があります。

候補者についてより詳細な情報を調べる必要がある場合、レファレンスチェックは、採用の判断に役立つ関連した洞察を得る機会となります。 採用プロセスによって、リファレンスチェックで得ようとする情報を定義することができます。 例えば、マネジメントスタイルや職場環境など、オンボーディングに役立つ質問をすることができます。

役に立ちそうだが、レファレンスチェックは時間がかかりすぎるのではないか、この種の情報をどのように収集すればよいのかわからないという懸念がある場合は、レファレンスの収集を代行してくれるサードパーティのレファレンスチェック会社を利用するとよいでしょう。

推薦状作成時にどのような質問をすべきですか？

採用担当者が推薦者に尋ねる最も一般的な質問は、候補者の職務経験や勤務日などの確認に関するものです。 リファレンスチェックが採用の判断材料になるのであれば、スキルや経験、仕事のスタイルなど、より詳細な質問をすることを考えるべきかもしれません。 企業文化の育成に関心があるのであれば、それを意識した質問をするとよいでしょう。

Zincのリファレンス質問ジェネレーターで、企業文化を重視した質問のアイデアを得たり、ベストなリファレンスチェックの質問についてのブログを読んだりしてみてください。 候補者の人種、宗教、セクシュアリティ、配偶者の有無、性別、健康状態、障害などに関する質問は、採用の判断に影響を与えないようにするため、避けてください。

また、「この人を再雇用しますか」というような主観的で閉鎖的な質問にも注意が必要でしょう。

避けるべき質問の例については、ベストな推薦状に関するブログで紹介しています。

推薦状を集めるのに同意は必要ですか？

推薦状は個人情報として分類されるので、推薦状を集めるために候補者から同意を得ていることを証明しなければならない場合があります。 候補者に口頭で推薦者の詳細を尋ねるのではなく、電子メールで尋ね、あなたが候補者に代わって推薦者に連絡することに同意するかどうかを明確に尋ねてみてください。 そうすることで、候補者から書面で返答を得ることができます。 レファレンスデータには、候補者とレフェリーの2つの所有者がいると考えることができます。

推薦者に連絡できない場合はどうすればよいですか？

推薦者を集める際によくある問題は、推薦者に直接連絡できないことです。

多くの大企業では、人事部がレファレンスを提供する責任を負っていますが、上記のように、人事部のレファレンスでは、日付や職種などの基本的な雇用の詳細しか知ることができない場合があります。 直接話を聞きたい場合は、根気よく問い合わせると、担当者に転送してくれることもあります。 それでもダメな場合は、候補者に推薦者の個人的な勤務先メールアドレスと、可能であれば直通の電話番号を教えてもらい、話すべき相手に確実につながるようにしましょう。

また、推薦者の勤務先に連絡しようとしたら、その人が退社していたということもあるかもしれません。 このような場合、人事部がレフェリーの新しい連絡先を教えてくれない場合は、候補者に最新の情報を聞きに行くか、別のレフェリーの連絡先を教えてもらう必要があります。 これは、候補者が最近、推薦状を書いてもいいかどうか連絡していないことの表れかもしれません。

多くの企業はいつ求職者の推薦状をチェックしますか？

企業が推薦状をチェックする場合、求職者に仕事のオファーがあった後に行われることが一般的です。 多くの雇用主は、コンプライアンス上の理由から、内定後にレファレンスチェックを行います。 採用担当者によっては、内定を出す前に候補者のレファレンス（推薦状）をチェックする場合もある。 これは、候補者間の決定や入社時の体験の設計など、採用の意思決定にレファレンスを活用するためです。

私たちは、雇用主がレファレンスを行う段階が変わると、さまざまな種類のレファレンス情報の有用性に影響を与えることを発見しました。 例えば、コンピテンシーベースの質問は、候補者を区別するのに役立つため、リファレンスが内定前に行われた場合は有用ですが、内定が出た後はあまり役に立ちません。 カルチャーベースの質問は、新入社員が成功するためにオンボーディングジャーニーをパーソナライズするために使用できるため、内定後に非常に役に立ちます。

How do different companies check references?

すでにご存知かもしれませんが、リファレンスチェックの方法は地域や業界を問わず、企業によってさまざまです。

• 大企業では、一般的に第三者機関を利用するか、入社時にコンプライアンス形式のリファレンスを行うチームがあります。

• 中堅企業でも第三者機関を利用するか、上級職のみリファレンスをチェックします。

• 小規模の企業では、採用担当者や雇用担当者が推薦者に連絡を取り、電話やメールで推薦状を収集します。

How to spot a fake reference

調査によると、英国の社員の半数以上が求職時に履歴書に嘘をついたり重要事項を省いたりすることが分かっています。 さらに心配なのは、有料で偽の照会先を提供する企業が増えていることです。 これは、採用する人材が本物であることを信頼する必要がある、採用担当者と雇用管理者の両方にとって、懸念すべきニュースです。

推薦状をチェックすることは、採用予定者が正規の人物であることを確認する1つの方法です。

1. 候補者の前職が本物であることを確認するためにできる対策をいくつか紹介します。 電話番号を見つけることができれば、市外局番が彼らがいるべき場所に一致することを確認します。

2. 候補者が働いたと主張する会社がわからない場合、その会社が法的に登録されているかどうかを確認することができます。 この方法は、その会社が世界のどこに拠点を置いているかによって異なります。 例えば、アメリカでは、会社は州レベルで登録されています。 米国の会社に関する情報は、各州の州務長官（Secretary of State）のウェブサイトで確認することができます。

3. 特定の推薦者を指名する-候補者が推薦者として挙げている以外の、以前の同僚に連絡を取るように依頼します。 これは、バックチャンネル参照として分類されます（参照：誰が参照を提供することができますか？）

Your referencing checklist:

• どのような推薦状を必要とするか、全体的な目的を決定する。

• レファレンスをいつ行うか、オファーを出す前か後かを決めます。

• レフェリーにどんな質問をするかを決めます。

• 候補者に適切な連絡先を聞く。

• 推薦者に連絡するか、第三者の推薦サービス会社を利用して推薦状を回収してもらう。

トップへ戻る

Reference tips for candidates

候補者として、レファレンスチェックは、将来の雇用主が過去の雇用主にあなたについて話す秘密のプロセスのように思えるかもしれません。 誰に推薦状を出せばいいのか、どのように推薦状を依頼すればいいのか、推薦状を見ることができるのか、など混乱することがあります。

推薦状は誰に渡せばよいのでしょうか？

あなたの職業上の能力を保証できる人であれば、誰でも推薦状を書くことができます。 推薦状を提供するのに最適な人物は、あなたを管理したことのある人、または、上司やマネージャーなど、あなたと密接に働いていた人です。 友人や家族が推薦者として適切であるとみなされることはほとんどありません。 将来の雇用主は、あなたの職務経験と能力を確認したいと思うものです。 友人や家族はあなたについて肯定的に話してくれるかもしれませんが、面接のプロセスに必要な専門的な見識を提供することはできないかもしれません。

こちらもご参照ください。

職業上の推薦者がいない場合はどうすればよいですか？ (未経験)

学校や大学を卒業したばかりの人など、仕事の経験がない場合、推薦状を書いてもらう過去の雇用主がいない可能性があります。 このような場合は、就職予定の会社に相談し、どのような推薦状を受け入れてもらえるか聞いてみるとよいでしょう。

• あなたが最近教育を終えたのであれば、あなたが良い関係を築いている先生や講師に依頼することを検討してみてはいかがでしょうか。 特に役に立つレフェリーは、重要なプロジェクト、論文、または学位論文であなたを教えた人、または監督した人でしょう。

• 地元のグループ、慈善団体、プロジェクトでボランティア活動をしたことがあるなら、これらのプロジェクトのスーパーバイザーやチームリーダーに推薦状を出してもらうとよいでしょう。

• あるいは、地元の議員など、地域社会で地位のある人を知っている場合は、その人に推薦状を出してもらうこともできます。

推薦状をもらうには？

推薦状を書いてくれそうな人を何人か見つけたら、その人に連絡して、将来の雇用主から連絡を受けてもいいかどうか聞いてみましょう。 承諾を得ることは重要ですので、Eメールで文書で行うとよいでしょう。 また、この機会に、一緒に働いていたときに発揮した関連スキルやプロジェクトについて思い出してもらうのもよいでしょう。

Why do recruiters ask for 2-5 references?

Recruiters usually ask for more than one reference as a safeguard when verifying the information of the candidate has given them. 新しいスタッフを雇用することは常にある程度のリスクを伴いますので、候補者が提供した情報を複数の外部の人間が確認すれば、採用の判断に自信を持つことができます。

新しい雇用主は推薦状を受け入れてくれますか？

推薦状は、将来の雇用主や第三者機関が直接あなたの推薦者にコンタクトするのとは違います。 採用担当者や採用責任者は、あなたが面接を受ける職務に特化した質問をしたいと思うかもしれませんので、推薦状だけではその職務を確保できないかもしれません。 レファレンスレターをお持ちの場合（物理的な手紙、またはWordやPDFの文書）、将来の雇用主がそれを受け入れるかどうかを尋ねてみても問題はありません。 断られても落ち込まないでください。それは単に、その企業独自のレファレンス・プラクティスがあるということです。

さらに、レファレンスレターは、レフェリーの会社のメールアドレスからの検証済みメールチェーンやデジタル検証済みレファレンスよりも検証しにくい場合がありますので、レターの代わりにこれらの方法のいずれかを検討するとよいでしょう。

推薦状は閲覧できますか？

推薦状は個人情報に分類されます。 2018年以降、イギリスとEUでは、GDPRにより、企業が保有する個人データに無料でアクセスする権利があるとされています。 参考文献を見たい場合は、企業の関連部署に依頼して、参考文献や電話で作成されたメモを提供してもらう権利があります。

世界の他の地域では、推薦状を見るよう求めることはできますが、企業が推薦状を見せる法的義務がない場合があります。

求職者が推薦状を収集、閲覧、再利用できるデジタルツールもあります。 たとえば、Zinc では、ユーザーが検証済みのレファレンスを収集し、将来の雇用主と共有することができます。 Zincのレファレンスはブロックチェーンに保存されるため、永遠に続きます。

仕事のレファレンスは機密ですか？

採用プロセスの一環としてレファレンスを収集する場合、採用担当者や採用責任者は、社内の他の誰かとあなたのレファレンスを共有しなければならない場合があります。 多くの場合、多くの人が採用決定に関与しているため、社内の関係者とすべての候補者に関する情報を共有することになります。

推薦状は公正で、正確で、誤解を招かないものでなければなりません。 レフェリーが虚偽または差別的なことを言ったと思う場合、レフェリーの閲覧を求めることができます。 あなたはこの参照が仕事を失ったと思われる場合は、彼らが何を置く理由と、将来的にこれをしないように彼らに尋ねるためにあなたの審判に話をしたい場合があります。 もし彼らの推薦状が意図的に虚偽または誤解を招くものであれば、あなたは彼らに異議を唱えることができるかもしれません。

より公平で正確な推薦状を書くために、レフェリーと合意に達することができない場合、他の人に推薦状を書いてもらうことを検討するとよいでしょう。

推薦状チェックの後、人事部から電話があった場合の意味

ここで起こり得るシナリオがいくつかあります。 最良のシナリオは、人事があなたの推薦状を十分にチェックし、あなたにオファーを出したいと考えていることです。 もうひとつのシナリオは、あなたの推薦人と連絡が取れず、あなたの経歴を確認するために連絡できる別の人を尋ねたい、というものです。 また、あなたのレフェリーとコンタクトを取ることができたが、満足のいくものでなかったという可能性もあります。

Why do many companies have a policy against giving references?

Some companies refuse to give a reference usually so they can avoid any liability. 金融業界などの一部の業界では、これは許可されていないとあなたはreference.Ifを与えることを拒否する雇用主に挑戦することができますあなたの前の会社はあなたに参照を与えることを拒否していると参照を提供することが義務付けられている業界ではありません、あなたはあなたに参照を与えることができる他の人々について考える必要があるかもしれません。

偽の推薦状を書いて逃げられる？

偽の推薦状を書くことは不誠実な行為であり、将来的にトラブルに巻き込まれる可能性があります。 偽の推薦状を渡した後に採用され、会社にバレた場合、解雇の理由となる可能性があります。

これまで多くの人が偽の推薦状を渡して逃げ回っていたのは事実ですが、そんな時代も終わりつつあります。 採用担当者は、新しいテクノロジーを使用したサードパーティ企業に推薦状を確認させるようになっています。 特定の仕事のために推薦状を偽造する必要があると感じるなら、そもそもその仕事が自分に適しているかどうか、検討する価値があるかもしれません。

トップへ戻る

推薦者のためのヒント

元同僚や従業員を推薦する場合、推薦状でどんな情報を提供できるのか、法的影響はあるのか、などの疑問があるかもしれません。 このセクションでは、そのような疑問やその他の質問にお答えします。

推薦状で言えることと言えないことは？

推薦状を書くときは、公正かつ正確でなければならず、差別につながるような内容であってはなりませんので、推薦状を書くときはこのことを念頭に置いてください。 また、現地の法律も考慮する必要があるかもしれません。

米国では、解雇や離職の理由、職務上の行為など、推薦状で潜在的雇用主に開示できるものとできないものに制限があります。 これらの法律は州によって異なるため、不明な場合は、何が言えて何が言えないのかを確認するのが賢明でしょう。

英国では、労働者は、それが不当または誤解を招くと思う場合、特にそれが仕事を犠牲にしたと証明できる場合は、参照に異議を唱える権利を持っている可能性があります。

より詳細で肯定的な推薦状を出したい場合は、一緒に働いた時期、取り組んだプロジェクト、これらの状況における候補者の長所についての説明を含めるとよいでしょう。 また、建設的な批判や、候補者を最大限に活用するためのアドバイス、例えば、管理スタイルや仕事の状況など、候補者が成功する、あるいは向かないことを含めることもできます。 採用担当者は、あなたが提供する誠実で公平な情報をとても高く評価します。

推薦状を出したくないのに提出を求められたらどうしたらいいでしょうか。

推薦状を出すことを拒否できるかどうかは、候補者があなたの会社と交わした契約、あなたが運営している業界、地域の法律によって決まります。

雇用契約書に候補者に推薦状を渡さなければならないと書かれている場合、それに従わなければなりません。 また、金融や医療など、業界によっては推薦状を出さなければならないと定めているところもあります（特定の期間内に出さなければならない場合もあります）。

法律で推薦状を出すことが決められていない場合は、推薦状を出すことを拒否することができます。 たとえば、その人のスキルや経験を十分に知っていて、推薦できないと思う場合などです。

これに対する答えは、あなたの業界や地域によって異なります。 米国の一部の州では、特定の業界は特定の期間内に推薦状を提供する必要があったり、候補者が推薦状を要求できる期間が決められていたりします。 照会先を提供する義務があるかどうかについては、現地の法律を確認する必要があります。

Could I be held liable if I give a bad reference?

You should ensure that what you say in your reference is true and fair. 意図的に虚偽または誤解を招くようなことを記載した場合、責任を問われる可能性があります。 いつものように、法律は国や州によって異なります。 不明な点がある場合は、現地の法律を確認するか、法的助言を得る必要があります。

推薦状はどのくらいの期間で提供する必要がありますか。

業界、企業ポリシー、現地の法律によっては、たとえば米国のいくつかの州のように、一定の期間内に推薦状に回答する必要がある場合があります。

推薦状をチェックする際、採用担当者は何を尋ねることができますか？

推薦状を集める際、ほとんどの採用担当者は職種や勤務期間など候補者に関する基本的な情報を尋ねます。 また、候補者の職務や責任について確認することもあります。 採用担当者によっては、採用や入社を決定するために、候補者のスキル、能力、適性についてもう少し詳しく聞きたいと思うかもしれません。

人種、宗教、セクシュアリティ、配偶者の有無、性別による差別につながるような質問には気をつけましょう。 たとえば、「候補者は病欠を何日しましたか」、「候補者は近々子供を持つ予定ですか」、「候補者の魅力をどう評価しますか」といった質問は、差別的な判断につながる可能性があります。 回答した場合、責任を問われる可能性がありますので、これらの質問には回答しない方が良いでしょう。

推薦状を確認する前に、誰が同意を提供する必要がありますか？

推薦状を収集するには、候補者と推薦者の両方の同意が必要です。 推薦状データは、推薦者の言葉でありながら、候補者に関する情報を含んでいるため、二重の所有権を持っていると考えることができ、これは候補者のデータとしても分類されます。

推薦状を保存するには、両者の同意が必要です。

法律上、推薦状は意図的に誤解を招かない、真実で公正な説明である必要があります。 場合によっては、雇用主は解雇の理由や懲戒処分などの詳細を伝えることができますが、これらは好ましくないかもしれませんが、通常違法ではありません。 不明な点がある場合は、法的アドバイスを求めるとよいでしょう。

GDPRはリファレンスチェックにどのように影響しますか？

GDPR は、データ保護に関するEUの法律です。 EUでリファレンスを収集・保存する方法は、GDPRに準拠する必要があります。 ガイドラインの全文はこちらでご覧いただけますが、主に考慮しなければならないのは、リファレンスを収集するための同意と、リファレンスを保存するための同意です。 推薦状は、推薦者と候補者双方の個人データとして分類されます。つまり、双方がその閲覧を要求し、双方がその削除を要求する権利を有しています。

採用担当者-候補者に、推薦者の連絡先を伝え、推薦状を収集することに同意してもらうよう指示する責任があります。

分散型ストレージを使用したデジタルレファレンスの利点の1つは、個人のドライブからデータを削除したり、PDFのフォルダや電子メールの会話の追跡情報など、データの保存許可を要求することを心配する必要がないことです。

Back to top

Conclusion

リファレンスの慣習は、企業、業界、国によってさまざまです。 このため、このプロセスが非常に難しく感じられ、リファレンスの習慣を完全にやめてしまう企業もあります。 Zincでは、リファレンスはもっと良いものになると考えています。 より透明性が高く、シンプルで、関係者全員にとって生産的なものにできるはずです。 このガイドが、求職者、レファレンス提供者、採用担当者のいずれにとっても、レファレンスのプロセスを明確にする一助となれば幸いです。

リファレンシング革命に参加したい方は、デモを予約して、Zinc の自動リファレンシング ツールがオンライン リファレンス チェックを最大限に活用する方法をご覧ください。

*免責事項：

このガイドは一般情報のみを目的としています。 本サイトに掲載されている情報が正しいことを保証するよう努めますが、その正確性については明示または黙示を問わず、いかなる保証も行わず、誤りや脱落に対する責任も負いません。 本ガイドは法的助言ではなく、ジンク及びその従業員は本ガイドに含まれる情報の使用又は使用不能から生じるいかなる損害に対しても責任を負いません。 また、本ガイドを利用した結果、いかなる形の行動や決定がなされたとしても、ジンクはその責任を負いません

。