Mensen doen dingen verschillend, maar weet u wat de meesten van ons gemeen hebben?
We doen de meest urgente dingen eerst, niet overwegend of het wel het belangrijkste is. U zegt misschien: ja, dat is normaal, want zo gaat het meestal.
De waarheid is dat u het mis heeft. Hier is waarom: Er zijn classificaties in alles wat je doet in het leven.
Ten eerste is de urgentie van de zaak (urgent of niet urgent) en ten tweede, door het belang ervan (belangrijk of niet belangrijk).
We kunnen dan deze tijdmanagementkwadranten creëren:
- Ten eerste zijn zaken die Belangrijk en Dringend zijn. Dit zijn zaken zoals crises, noodgevallen of deadlines. Herinner je je dat zakelijke voorstel dat je hebt overgewerkt omdat het de volgende dag klaar moet zijn? Dit is een voorbeeld van een zaak die nu meteen moet worden gedaan. Maar het was stressvol, toch? Maar weet je nog dat het weken voor de deadline werd gegeven? Dit is om aan te geven hoe belangrijke zaken moeten worden aangepakt voordat ze urgent worden om stress en conflicten te voorkomen.
- De tweede zijn zaken die belangrijk zijn, maar niet dringend. Dit is waar u zich op moet richten en uw tijd aan moet besteden. Het gaat allemaal om planning. Het aanpakken van deze zaken helpt u de taak effectiever uit te voeren. En door dat te doen, leer je eigenlijk meer uit die taken. Dit is een kwadrant van mogelijkheden, kansen om te leren, om jezelf of je relatie met mensen te verbeteren en te zien wat er voor je in petto ligt.
- Ten derde zijn er zaken die Niet Belangrijk maar Dringend zijn. Dit is waar de meesten van ons zitten. We hebben de neiging om ons te concentreren op zaken die urgent zijn zonder na te denken of het wel belangrijk is. Het probleem hiermee is dat we de belangrijke zaken uit het oog verliezen. Dat telefoontje temidden van je afspraakje met je vrouw, het leidt je af van wat je op dat moment als prioriteit zou moeten stellen. Het beïnvloedt je prioriteiten, alleen omdat het dringend is.
- Ten slotte zijn er zaken die niet belangrijk en niet dringend zijn. Uiteraard, dit zijn wat ze noemen tijdverspillers. Dus, dit zijn meestal zaken die je niet moet besteden zo veel tijd aan, zoals dat hersenloos Facebook-scrollen of je binge-watching films. Deze zaken zijn niet echt zo nuttig voor u, dus het zou nuttig zijn om uw tijd te beperken op deze dingen.
Deze beslissing matrix, ook wel bekend als de 4 Kwadranten van Time Management matrix, is het geesteskind van Dwight Eisenhower, de gedecoreerde leger generaal en president van de Verenigde Staten.
Hij zei dat we onszelf moeten identificeren met verschillende rollen. Je kunt een echtgenoot zijn, een moeder, een dochter of een zakenman.
Deze rollen kunnen echter veranderen. Ze hangen af van wat je als prioriteit beschouwt. Deze prioriteiten dienen als leidraad voor de taken die elke rol met zich meebrengt.
Stel dat uw prioriteit op dit moment moeder zijn is, dan besteedt u meer tijd aan de zorg voor uw kinderen.
Daarnaast moeten andere rollen het hoofd bieden aan de verandering in prioriteit. Uw bewustzijn voor elke rol en uw prioriteit laat u alles in evenwicht brengen.
Ook, als u op zoek bent naar een beter beheer van de tijd – overweeg dan te investeren in time tracking software voor uzelf en uw team. Met een app die u helpt bijhouden hoeveel tijd u aan taken besteedt, kunt u analyseren welke taken het grootste deel van uw werktijd verbruiken, wat de prioriteiten voor uw team zijn en hoe u kunt bezuinigen op de tijd die u besteedt om dingen gedaan te krijgen.
Al met al is het doel van Eisenhower voor de tijdmatrix van de vier kwadranten om echte vooruitgang in het leven te boeken. Het leven gaat niet alleen over werknemer of baas zijn. Het is een mix van alles. Door te zorgen voor harmonie tussen de rollen, kunnen we onze doelen bereiken.
