Automatisering van telefoonsystemen is een van de belangrijkste dingen die ooit voor bedrijven is ontwikkeld. Het is eerlijk gezegd een beetje gek om niet te profiteren van automatisering voor het beheren van uw zakelijke telefoongesprekken, omdat het niets anders doet dan waarde voor u toevoegen, over de hele linie.
Het bespaart tijd, bespaart arbeid, geeft de beller een betere ervaring, en voorkomt dat u omzet verliest als gevolg van verwarde of gefrustreerde bellers. Er zijn verschillende manieren waarop automatisering uw telefoonsysteem beter kan laten functioneren, en hier zijn een paar van die voordelen.
Creëer een bedrijfsgids
Zelfs als u maar een klein aantal werknemers heeft, kunt u door een bedrijfsgids toe te voegen bellers professioneel naar de juiste persoon leiden, en wel meteen. Met een telefoonboek hoeven ze niet met een vertegenwoordiger te spreken voordat ze naar de juiste persoon kunnen worden doorverbonden, omdat u die stap kunt elimineren door hen zelf met die persoon te laten verbinden.
Wanneer iemand inbelt, kan hij eenvoudig de extensie kiezen die overeenkomt met de juiste persoon of afdeling, zonder ooit met een live agent te spreken. Dus, wat u doet is extensies toevoegen voor elk van uw medewerkers of afdelingen, die zijn gekoppeld aan de juiste doorschakeltelefoons voor elk van hen.
Dan, maak een audiobericht dat de volledige lijst bevat en bevestig dat audiobericht aan menu-optie van uw keuze. Wanneer de beller bijvoorbeeld “#1” kiest (of een ander nummer dat u aanwijst), hoort hij onmiddellijk de audioboodschap van de bedrijfsgids die u hebt gemaakt. Zodra ze de extensie horen die overeenkomt met de persoon die ze nodig hebben, kunnen ze die op elk gewenst moment bellen.
Dit is vooral effectief en zeer nuttig voor uw bellers als u meer dan een paar werknemers hebt, in welk geval u zelfs een dial-by-name directory kunt maken om het gemakkelijker te maken voor bellers om de persoon te vinden die ze zoeken.
Een belmenu (d.w.z, auto attendant, telefoonlijst) is al geruime tijd een van de nuttigste hulpmiddelen voor automatisering. Als u deze technologie nog niet voor uw bedrijf hebt gebruikt, dan mist u een van de beste manieren om uw oproepen efficiënt te beheren en te routeren.
Er is een misvatting dat een belmenu alleen is voor grote bedrijven met veel volume, maar geen bedrijf is te klein om dit te gebruiken. Het maakt niet uit welke grootte bedrijf je hebt, kan een belmenu bespaart u een hoop gedoe, en als er niets anders, het maakt je meteen klinkt professioneler wanneer klanten bellen you.
Essentially, het is een virtuele receptioniste, dus, kun je eigenlijk het menu gebruiken om een live persoon die al uw oproepen beantwoordt te vervangen, omdat het automatisch zal doen het grootste deel van wat die receptioniste zou doen.
Het geautomatiseerde menu kan de beller begroeten, hen naar de persoon of afdeling leiden die ze nodig hebben, of hen zelfs een optie laten kiezen om alleen informatie te horen, zoals een routebeschrijving, uren, of andere snelle informatie. Het beste eraan is dat het menu oproepen voor u screent, in veel gevallen zonder dat u met een live persoon hoeft te spreken.
Wanneer u een belmenu gebruikt, kunt u een individuele menuoptie maken die de beller kan selecteren om rechtstreeks naar een voicemailbox te worden gestuurd. Natuurlijk zijn menu-opties veelzijdig en kunnen ze worden gebruikt om bellers naar elke gewenste bestemming te routeren, inclusief routing naar voicemail.
Dit werkt als een mooie aanvulling op uw menu, omdat het de noodzaak wegneemt om een oproep te beantwoorden van iemand die alleen de mailbox van een specifieke persoon wil bereiken. En omdat ze gewoon een nummer kunnen indrukken en onmiddellijk verbinding kunnen maken met de voicemail, betekent dit dat de beller niet hoeft te wachten tot het een tijdje overgaat voordat hij wordt doorgeschakeld naar de voicemail.
Als dat nodig is, kunt u ook meerdere menu-opties maken die elk naar verschillende mailboxen sturen die overeenkomen met verschillende, individuele werknemers.
Menu-opties die naar specifieke doorschakeltelefoons worden doorgeschakeld
Nagenoeg standaard in een belmenu is de mogelijkheid om oproepen, wanneer iemand een bepaalde optie selecteert, door te schakelen naar een of meer door u gewenste telefoonto(e)l(en). U kunt beslissen welke van de opties op uw menu naar welke telefoons stuurt, en alle opties hoeven niet al uw telefoons te laten rinkelen wanneer een beller ze selecteert.
Als u bijvoorbeeld de opties 1 tot en met 3 op uw belmenu hebt, kiest u gewoon welke telefoons zullen rinkelen wanneer een beller een van die nummers op zijn kiesblok indrukt. De telefoon zal dan alleen de telefoons laten overgaan die u voor elke optie hebt ingesteld. Dus, het zou er ongeveer zo uit kunnen zien:
Geplande doorschakelingen
Geplande doorschakelingen zijn een uiterst nuttige methode voor bedrijven om aangepaste planning voor gespreksbeheer te organiseren. Deze functie is exclusief voor de virtuele telefoondienst van Talkroute, en u zult bij geen enkele andere virtuele provider een automatisering vinden die zo goed werkt als deze. U kunt in principe aangepaste oproepdoorschakelingsschema’s maken voor elk van uw telefoons om ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment op het oproepschema staan en overlappingen te voorkomen.
Dit is geweldig voor het automatiseren van ploegenwisselingen binnen uw bedrijf, of voor het tegemoetkomen aan verschillende werknemers die op verschillende dagen van de week werken. Zodra het doorschakelschema voor een telefoon is ingesteld, zal die telefoon alleen overgaan tijdens de uren en dagen van de week waarvoor u hem hebt geprogrammeerd.
E-mailmeldingen voor berichten
U denkt misschien: “Ik heb al genoeg meldingen in mijn leven…,” maar dit zijn meldingen voor uw bedrijf die u zult willen. E-mailmeldingen voor zakelijke berichten zijn belangrijk omdat u op een gegeven moment misschien geen tijd hebt om uw berichten te controleren, of u mist toevallig een bericht op uw telefoon.
Het primaire gebruik voor deze e-mailmeldingen is voor voicemail. Stel uw account in om nieuwe voicemailberichten naar een specifiek e-mailadres te sturen, selecteer elk e-mailadres dat u wilt (niet alleen de accounthouder), en krijg een ping van uw e-mail op het moment dat een klant een voicemail voor u achterlaat.
U kunt zelfs meerdere mailboxen op uw account instellen voor verschillende werknemers, en vervolgens elke mailbox instellen om naar de e-mail van die persoon te routeren. Naast voicemail, kunt u ook een melding krijgen telkens wanneer een nieuw tekstbericht van een klant binnenkomt (als u zakelijke sms-berichten gebruikt).
Stel slechts één e-mailadres in om nieuwe sms-berichten te ontvangen, of u kunt meerdere e-mailadressen instellen als dat nodig is, om ervoor te zorgen dat iemand in uw team zeker reageert.
Bedrijfstijden
Wanneer u een virtueel telefoonsysteem gebruikt, is het goed om bedrijfstijden in te stellen om ervoor te zorgen dat uw telefoons niet op elk moment van de dag kunnen overgaan. Als u uw kantooruren bijvoorbeeld instelt van 8 uur ’s ochtends tot 6 uur ’s avonds, dan zullen gesprekken uw doorschakeltelefoons alleen tijdens die uren bereiken.
Dat zal ervoor zorgen dat doorschakeltelefoons niet op alle uren van de nacht zullen rinkelen, tenzij u natuurlijk 24 uur per dag open wilt zijn. Om te illustreren hoe uw openingstijden zouden werken met een virtueel telefoonsysteem, vergelijk het met de openingstijden voor een winkel in een bakstenen gebouw.
Op dezelfde manier dat een gewone winkel zijn deuren op een bepaald uur sluit, en stopt met het beantwoorden van de telefoons, dat is precies hoe de uren van de werking functie werkt met uw virtuele systeem. Wanneer mensen uw bedrijf bellen na uw normale kantooruren, kunt u een na-uur audiobericht instellen en hen de optie geven om een voicemail achter te laten.
Je hebt het misschien gered met alleen een mobiele telefoon, een vaste lijn of een paar bureautelefoons om je bedrijf te runnen, en hoewel dat kan werken als je een nieuw bedrijf bent, kan het toevoegen van wat automatisering met een virtueel telefoonsysteem je op een professioneler niveau brengen.
Het is misschien niet nodig voor u om al deze functies toe te voegen aan uw telefoonsysteem, maar op zijn minst zal het automatiseren van uw call management, zelfs een beetje, een veel betere ervaring voor uw bellers creëren. En dat is het hele doel van deze automatiseringen, het verbeteren van de ervaring van klanten die proberen om u te bereiken, evenals uw ervaring van de behandeling van die gesprekken.
