Wat is een flexibel budget?
Een flexibel budget past zich aan veranderingen in de werkelijke inkomsten aan. Werkelijke inkomsten of andere activiteitsmetingen worden in de flexibele begroting ingevoerd zodra een boekhoudkundige periode is voltooid, en er wordt een begroting gegenereerd die specifiek is voor de inputs. Het budget wordt vervolgens vergeleken met de werkelijke uitgaven voor controledoeleinden. De stappen die nodig zijn om een flexibele begroting op te stellen, zijn:
-
Alle vaste kosten identificeren en deze in het begrotingsmodel scheiden.
-
Bepalen in welke mate alle variabele kosten veranderen als de activiteitsmaatregelen veranderen.
-
Het begrotingsmodel opstellen, waarbij de vaste kosten in het model worden “hard gecodeerd” en de variabele kosten worden vermeld als een percentage van de relevante activiteitsmaten of als kosten per eenheid van activiteitsmaatregel.
-
De werkelijke activiteitsmaten in het model invoeren nadat een boekingsperiode is voltooid. Hierdoor worden de variabele kosten in de flexibele begroting bijgewerkt.
-
Voer de resulterende flexibele begroting voor de voltooide periode in het boekhoudsysteem in ter vergelijking met de werkelijke uitgaven.
Deze benadering verschilt van de meer gebruikelijke statische begroting, die niets anders dan vaste bedragen bevat die niet variëren met de werkelijke inkomstenniveaus. Rapporten over begroting versus werkelijke uitgaven bij een flexibel budget leveren meestal variaties op die veel relevanter zijn dan die bij een statisch budget, omdat zowel de gebudgetteerde als de werkelijke uitgaven gebaseerd zijn op dezelfde activiteitsmaatstaf. Dit betekent dat de varianties waarschijnlijk kleiner zullen zijn dan bij een statisch budget, en ook zeer actiegericht.
Een flexibel budget kan worden gemaakt dat varieert in niveau van verfijning. Hier zijn verschillende variaties op het concept:
-
Basic flexibele begroting. In zijn eenvoudigste vorm wijzigt de flexibele begroting de uitgaven die rechtstreeks variëren met de ontvangsten. Er is gewoonlijk een percentage in het model ingebouwd dat met de werkelijke inkomsten wordt vermenigvuldigd om te komen tot wat de uitgaven zouden moeten zijn bij een bepaald inkomstenniveau. In het geval van de kosten van verkochte goederen kan een kostprijs per eenheid worden gebruikt, in plaats van een percentage van de verkoop.
-
Intermediair flexibel budget. Sommige uitgaven variëren met andere activiteitsmaatstaven dan de inkomsten. Zo kunnen bijvoorbeeld de telefoonkosten variëren met veranderingen in het aantal personeelsleden. In dat geval kunnen deze andere maatstaven in het flexibele begrotingsmodel worden geïntegreerd.
-
Geavanceerde flexibele begroting. De uitgaven mogen slechts variëren binnen bepaalde marges van inkomsten of andere activiteiten; buiten die marges kan een ander uitgavenaandeel gelden. Een geavanceerd flexibel budget zal de verhoudingen voor deze uitgaven wijzigen als de metingen waarop zij zijn gebaseerd hun doelbereik overschrijden.
Kortom, een flexibel budget geeft een onderneming een instrument om de werkelijke met de gebudgetteerde prestaties op vele activiteitenniveaus te vergelijken.
Voordelen van flexibele budgettering
Het flexibele budget is een aantrekkelijk concept. Hier volgen enkele voordelen:
-
Gebruik in een omgeving met variabele kosten. Het flexibele budget is vooral nuttig in bedrijven waar de kosten nauw zijn afgestemd op het niveau van de bedrijfsactiviteit, zoals een detailhandelsomgeving waar de overhead kan worden afgezonderd en als vaste kosten kan worden behandeld, terwijl de kosten van de koopwaar rechtstreeks aan de inkomsten zijn gekoppeld.
-
Prestatiemeting. Aangezien de flexibele begroting zichzelf herstructureert op basis van activiteitenniveaus, is het een goed instrument voor het evalueren van de prestaties van managers – de begroting moet nauw aansluiten bij de verwachtingen op een willekeurig aantal activiteitenniveaus.
-
Budgetteringsefficiëntie. Flexibel begroten kan worden gebruikt om een begroting waarvoor de inkomsten of andere activiteitencijfers nog niet definitief zijn vastgesteld, gemakkelijker bij te werken. Bij deze aanpak geven de managers hun goedkeuring voor alle vaste uitgaven, alsook voor de variabele uitgaven in verhouding tot de ontvangsten of andere activiteitsmaatregelen. Vervolgens vult de budgetteringsstaf de rest van de begroting in, die door de formules in de flexibele begroting stroomt en automatisch de uitgavenniveaus wijzigt.
Deze punten maken de flexibele begroting tot een aantrekkelijk model voor de gevorderde budgetgebruiker. Alvorens echter te besluiten over te schakelen op de flexibele begroting, dienen de volgende tegenargumenten in overweging te worden genomen.
Nadelen van flexibel begroten
De flexibele begroting lijkt op het eerste gezicht een uitstekende manier om veel van de moeilijkheden die inherent zijn aan een statische begroting op te lossen. Er zijn echter ook een aantal ernstige problemen mee, die we in de volgende punten behandelen:
-
Formulering. Hoewel het flexbudget een goed instrument is, kan het moeilijk zijn om het te formuleren en toe te passen. Een probleem bij de formulering is dat veel kosten niet volledig variabel zijn, maar een vaste kostencomponent hebben die moet worden berekend en in de begrotingsformule moet worden opgenomen. Ook kan veel tijd worden besteed aan het ontwikkelen van kostenformules, wat meer tijd is dan de gemiddelde budgetteringsmedewerker midden in het begrotingsproces ter beschikking heeft.
-
Sluitingsvertraging. Een flexibele begroting kan niet vooraf in de boekhoudsoftware worden geladen om te worden vergeleken met de financiële staten. In plaats daarvan moet de boekhouder wachten tot een financiële verslagperiode is voltooid, dan inkomsten en andere activiteitsmaatregelen in het begrotingsmodel invoeren, de resultaten uit het model halen en deze in de boekhoudsoftware laden. Pas dan is het mogelijk financiële overzichten uit te brengen die budget- versus feitelijke informatie bevatten, waardoor de uitgifte van financiële overzichten vertraging oploopt.
-
Vergelijking van inkomsten. In een flexibele begroting is er geen vergelijking tussen begrote en werkelijke ontvangsten, aangezien de twee getallen gelijk zijn. Het model is bedoeld om de werkelijke uitgaven te vergelijken met de verwachte uitgaven, niet om de inkomsten te vergelijken. Er is geen manier om aan te geven of de werkelijke inkomsten boven of onder de verwachtingen liggen.
-
Toepasbaarheid. Sommige bedrijven hebben zo weinig variabele kosten van welke aard dan ook dat het weinig zin heeft een flexibele begroting op te stellen. In plaats daarvan hebben zij een enorme hoeveelheid vaste overheadkosten die niet variëren naar gelang van het soort activiteit. Neem bijvoorbeeld een webwinkel die software downloadt voor zijn klanten; er is een bepaald bedrag nodig om de winkel te onderhouden, en er zijn in wezen geen kosten van verkochte goederen, afgezien van de creditcardkosten. In deze situatie heeft het geen zin een flexibel budget op te stellen, aangezien het niet zal afwijken van een statisch budget.
Kortom, een flexibel budget vergt extra tijd om op te stellen, vertraagt het opstellen van jaarrekeningen, meet geen variaties in de inkomsten en is wellicht niet toepasbaar onder bepaalde budgetmodellen. Dit zijn ernstige problemen die het gebruik ervan beperken.
Gerelateerde cursussen
Budgettering
Capital Budgeting
