At the Heart of the Community: How to work with community-based organizations

Het voormalige panel op hoog niveau voor humanitaire financiering van de secretaris-generaal van de VN heeft de Grand Bargain voorgesteld als een van de oplossingen om de groeiende kloof tussen humanitaire behoeften en beschikbare middelen te dichten. In essentie is de Grand Bargain een overeenkomst tussen meer dan 30 van de grootste donoren en hulpverleners, waarin verschillende toezeggingen zijn opgenomen, waarvan de belangrijkste is dat donoren en hulporganisaties tegen 2020 25% van de wereldwijde humanitaire financiering verstrekken aan lokale en nationale hulpverleners. Ook de Dienst voor Innovatie gelooft in het belang van lokalisatie; tijd en middelen investeren in het opbouwen en versterken van capaciteiten ter plaatse is een lonend doel.

Hoewel het richten van middelen op basisorganisaties geen nieuwe benadering is voor ontwikkelingsorganisaties en de humanitaire sector, lijkt het in de praktijk brengen van een dergelijk doel vaak moeilijk. Deze moeilijkheden doen zich vooral voor wanneer we bedenken hoe operaties vaak onder constante druk staan, tijdens noodsituaties te kampen hebben met een gebrek aan middelen, en onderworpen zijn aan de bureaucratische regels en voorschriften van humanitaire organisaties. Wij staan echter pal achter wat de Grote Overeenkomst probeert te bereiken, en om bestaand, lokaal potentieel te katalyseren en te ontketenen, bevelen wij aan nieuwe lokale partnerschappen op te bouwen, reeds bestaande lokale partnerschappen te koesteren en uit te breiden, en te werken aan het aanpakken van de uitdagingen die een dergelijk proces tegenhouden.

CTEN; Een reden om ons te geloven

Voordat we dieper ingaan op de concrete manieren waarop we samenwerking met Community-Based Organizations (CBO’s) zouden kunnen aanpakken, is een uiteenzetting over de concrete waarden die een dergelijke samenwerking zou kunnen opleveren, op zijn plaats. En er is geen betere manier om naar dergelijke waarden te kijken dan door anekdotisch na te denken over het werk van CTEN – het Community Technology Empowerment Network.

CTEN is een organisatie die zich toelegt op het vergroten van de toegang tot en het verbeteren van het gebruik van informatie- en communicatietechnologie in de vluchtelingennederzetting Rhino Camp in Noordwest-Oeganda. Zoals beschreven door Peter Batalli, oprichter en uitvoerend directeur van CTEN, streeft de organisatie naar “meer stem, bewustzijn, empowerment en vrede voor vluchtelingen en gastgemeenschappen in Noord-Oeganda”. De organisatie is niet alleen gevestigd in de gemeenschap en heeft er rechtstreeks toegang toe, maar wordt ook geleid door leden van de gemeenschap; Zuid-Soedanese vluchtelingen hebben CTEN opgericht en de organisatie heeft zowel leden van de vluchtelingen- als van de gastgemeenschap in dienst. De organisatie gelooft vooral in de kracht van communicatie en in het in staat stellen van mensen om zich te bekwamen in moderne communicatietechnologie.

Tijdens onze missie in Noord-Oeganda ontmoetten we Peter en zijn collega’s en zagen we uit de eerste hand het geweldige werk dat de organisatie doet. In een hartverwarmende anekdotische kijk op het ontstaansverhaal van CTEN, beschrijft Peter hoe hij en zijn collega’s een laptop (later ‘oma’ genoemd vanwege de langdurige en altijd betrouwbare diensten) en enkele andere apparaten pakten toen ze Zuid-Soedan ontvluchtten om hun toevlucht te zoeken in Oeganda. Onmiddellijk nadat ze hun eigen huizen hadden gebouwd, begonnen ze met het opzetten van laptops en het onderwijzen van informatie- en communicatietechnologie in hun gemeenschap. Hoewel de organisatie in de loop van de tijd voor verschillende uitdagingen kwam te staan, groeide ze uit tot een stabiele entiteit die financieringspartners kon aantrekken en een breed scala aan activiteiten kon uitvoeren. Deze stabiliteit is het resultaat van partnerschappen met leden van de gemeenschap, de Zuid-Soedanese diaspora, het Oegandese bureau van de premier, UNHCR en de uitvoerende partners. Eerlijk gezegd waren we ook onder de indruk van de inzet van onze eigen collega’s en partners om deze kleinere lokale organisaties te ondersteunen.

Waarom werken met CBO’s?

We brengen CTEN om twee redenen naar voren: Ten eerste, we moeten door vluchtelingen geleide innovatie en door vluchtelingen geleide CBO’s vieren elke kans die we krijgen, en ten tweede, ons partnerschap met CTEN, samen met de ervaring en het perspectief dat zij bieden in de discussie die voor ons ligt, stelt ons in staat om de waarde te begrijpen die het werken met CBO’s oplevert. Uit onze interactie met CTEN in Oeganda, en gebaseerd op onze eerdere ervaringen en gesprekken met verschillende collega’s in het veld, hebben we de inherente voordelen van het werken met CBO’s geïdentificeerd. Deze lijst is echter niet uitputtend en eventuele gemiste voordelen zouden zeer op prijs worden gesteld, omdat ze het hoofdargument dat we naar voren brengen alleen maar versterken: werk met CBO’s!

• Het beste van twee werelden: door samen te werken met kleinere, in de gemeenschap gewortelde organisaties kunt u met veel minder middelen een bredere reikwijdte geven aan uw activiteiten. Door de kans op dubbel werk tussen CBO’s en de inspanningen van grotere internationale organisaties te verkleinen en kleinere organisaties te financieren, kunnen grotere internationale organisaties hun beheerskosten verlagen en kleinere organisaties in staat stellen de leiding te nemen in het proces van het creëren van oplossingen. Omdat dergelijke kleinere organisaties meer dan waarschijnlijk gevestigd zijn binnen de fysieke ruimte van de gemeenschap die zij dienen, bereiken zij met veel minder inspanning een groter publiek.

• C is de Belangrijkste Letter: In een CBO wonen de leden vaak in de gemeenschap, wat een aantal voordelen biedt die internationale organisaties vaak niet hebben. Dergelijke voordelen zijn onder meer dat de leden vaak de taal/talen van de gemeenschap spreken, goed op de hoogte zijn van de problemen, eigenaardigheden, normen en praktijken van de gemeenschap, de gemeenschapsstructuren en de machtsdynamiek begrijpen en alert zijn op de bestaande capaciteiten binnen de gemeenschap.

• Zoals LinkedIn, maar niet echt en een heel stuk beter: Door hun bekendheid met de gemeenschap waar ze deel van uitmaken en die ze dienen, zijn lokale CBO’s beter toegerust om op de juiste manier te communiceren via hun bestaande netwerken. Deze netwerken zijn uiterst waardevol en kunnen ofwel worden verbeterd, ofwel een deuropening zijn voor meer netwerken die moeten worden gecreëerd.

• Innovatie vanuit de gemeenschap: Vanwege de doorleefde ervaringen die gemeenschapsleden in CBO’s hebben doorgemaakt, de omgeving waarin gemeenschapsleden in CBO’s vaak zijn omringd en de noodzaak waarmee zij worden geconfronteerd, bestaan CBO’s vaak uit vernieuwers die meer bereid zijn om te werken aan nieuwe, effectieve ideeën. Ze zijn ook meer geneigd om te experimenteren met vallen en opstaan.

• Laat de positieve sappen stromen: Werken met CBO’s biedt vluchtelingen en leden van de gastgemeenschap zowel een metafysisch gevoel van hoop op verandering als mogelijkheden om in hun levensonderhoud te voorzien. Het zendt ook een positieve boodschap uit van een actief streven naar verbetering naar lokale en internationale gemeenschappen, wat leidt tot de verdere groei van CBO’s als dergelijke gemeenschappen partner willen worden in het proces van humanitaire hulp.

We realiseren ons dat deze lijst niet uitputtend is, en we realiseren ons ook dat deze voordelen en waarden niet op elke CBO van toepassing zijn, maar het zijn wel de waarden die we in acht hebben genomen bij het werken met CBO’s. Het is belangrijk ons ervan te weerhouden CBO’s te zien als een enkele entiteit met exact dezelfde kenmerken.

Wat zijn de uitdagingen van het werken met CBO’s?

Een som van uitdagingen ontstaat wanneer grote humanitaire organisaties en kleinere op de gemeenschap gebaseerde organisaties trachten samenwerking tussen elkaar te bevorderen. Een interessante casus om dergelijke uitdagingen nader te onderzoeken ligt in onze eigen achtertuin – het werk van de UNHCR met CBO’s.

In de samenwerking met CBO’s moet een operatie een proces van partnerschapsovereenkomsten aangaan – binnen UNHCR zijn dit meestal ‘kleine’ partnerschapsovereenkomsten met een gemaximeerd financieringsplafond. Wij bespraken met zowel collega’s als leden van CBO’s die momenteel met UNHCR samenwerken, waaronder de financieel ambtenaar van CTEN, de uitdagingen waarmee zij bij dergelijke overeenkomsten worden geconfronteerd. Als antwoord kregen we even waardevolle verslagen van wat aan beide kanten van de overeenkomst als een uitdaging kan worden omschreven. Hoewel de groep uitdagingen waarmee CBO’s worden geconfronteerd in relatie tot een partnerschapsovereenkomst specifiek worden gepresenteerd vanuit een UNHCR-casus, moeten we opmerken dat deze uitdagingen niet UNHCR-specifiek zijn, maar eerder indicatief voor uitdagingen binnen het humanitaire systeem als geheel.

• Niemand houdt van bureaucratie: Zoals beschreven door de financiële medewerker van CTEN en verschillende andere collega’s in verschillende CBO’s, zijn de bureaucratische processen van UNHCR niet bevorderlijk voor een volledig productieve, op partnerschap gerichte inspanning. CBO’s, waaronder CTEN, hebben namelijk het gevoel dat UNHCR weinig introductie en follow-up uitleg geeft over de formulieren en rapportageprocedures die bij de partnerschapsovereenkomst horen. Bovendien krijgen zij vaak de indruk dat de controlemechanismen van het UNHCR uitsluitend gericht zijn op het eindproduct van een partnerschapsovereenkomst in plaats van op de inspanning zelf; een mechanisme dat eerder remmend werkt op het succes van het partnerschap. Zij stellen dat een dergelijk controlemechanisme vaak een rechtstreeks gevolg is van bureaucratische beperkingen.

• Tekort aan zekere en duurzame financiële structuren: Voor veel internationale organisaties, waaronder de UNHCR, kunnen de boekhoudkundige procedures en organisatiestructuren van CBO’s problematisch zijn wanneer ze worden getoetst aan de normen van de UNHCR. Dit kan het gevolg zijn van het feit dat dergelijke procedures en structuren zich nog in de beginfase van een groeiende organisatie bevinden, of van de normen van hoe boekhoudkundige procedures en organisatorische structuren vaak functioneren in de gemeenschap. Een voorbeeld hiervan is het feit dat aankopen vaak contant en zelfs op krediet worden gedaan, en dat gestandaardiseerde procedures ontbreken. Dit gebrek aan gestandaardiseerde procedures resulteert vaak in ontbrekende kantoorbenodigdheden, onvolledige bewijzen van uitgaven en een gebrek aan standaard documentatie.

• Menselijke middelen zonder de middelen: CBO’s worstelen vaker wel dan niet met het beheer van hun menselijke hulpbronnen. De uitdaging op zich bestaat uit verschillende lagen die samen uitgroeien tot één verontrustende hindernis. Het is vaak moeilijk om gekwalificeerd personeel te krijgen door middel van transparante en eerlijke wervingsprocessen, maar er zijn ook problemen bij het doorlichten, het toepassen van beoordelingen, het vergroten van de diversiteit in teams, en het implementeren van procedures voor het bijhouden van personeel en tijdsinspanning.

• Overbesteding van CBO’s: De manier waarop UNHCR, partners en/of donors CBO’s financieren, is een groot punt van zorg. Zodra deze internationale organisaties namelijk een CBO vinden die zij bekwaam en betrouwbaar achten, gaan zij allemaal met die ene CBO in zee. De zorg ligt in het “verdrinken” van de CBO met verschillende partnerschapsovereenkomsten in een keer van verschillende organisaties. Dit brengt veel meer verantwoordelijkheid met zich mee dan een CBO over het algemeen aankan, waaronder een grote hoeveelheid financiering, een hoop rapportage-eisen, en een grote hoeveelheid voorwaarden waaraan de overeenkomst moet voldoen. Deze fondsen, eisen en voorwaarden zijn een verantwoordelijkheid en het inherente gevaar van wangedrag, niet beperkt tot CBO’s en van toepassing op elke organisatie die financiering ontvangt, is aanwezig.

• Data Data Data: Bij partnerschappen met CBO’s zijn er grote risico’s voor de bescherming van gegevens. CBO’s hebben vaak geen fysiek kantoor en hebben de neiging om met documenten rond te lopen, waardoor de kans groter wordt dat de documenten zoekraken, volledig verloren gaan of worden gestolen. De procedures voor gegevensopslag voldoen vaak niet aan de minimumnormen voor gegevensbescherming van internationale organisaties.

• Discriminerende organisatiestructuur: CBO’s missen vaak een organisatiestructuur die de overgang van checks and balances op een gestructureerde, betrouwbare manier mogelijk maakt; sommige organisaties worden geleid door een individu en hebben dus maar één ondertekenaar en alle macht zit bij die ene persoon.

So, What Do We Do?

Het lijkt nogal contraproductief als we het belang van het werken met CBO’s en de waarden die dergelijk werk met zich meebrengt zouden benadrukken, en niet een aantal oplossingen zouden presenteren voor de eerder gepresenteerde uitdagingen. Gelukkig voor u, willen we graag geloven dat de Innovatiedienst niet zo contraproductief is en hebben daarom, in samenwerking met CBO’s en collega’s in het veld, verschillende tastbare manieren verzameld om met de gepresenteerde uitdagingen om te gaan en hoe het werken met CBO’s in het algemeen praktisch kan worden aangepakt.

• Missie-ondersteunende CBO: Om een duurzaam partnerschap tot stand te brengen dat is gebaseerd op voortdurende wederzijdse steun en het streven naar verbetering van de benarde levensomstandigheden van vluchtelingen, moeten internationale organisaties actief op zoek gaan naar CBO’s die hun eigen missie weerspiegelen. In het geval van UNHCR geldt een dergelijk scopingmechanisme zowel voor collega’s van operaties over de hele wereld als voor collega’s die op een missie dienen. Wanneer een CBO wordt gevonden die bijvoorbeeld zonder onderscheid vluchtelingen wil helpen zich te vestigen, is het absoluut noodzakelijk tijd en middelen te investeren in de groei van de CBO in termen van capaciteiten en mogelijkheden om de missie te verwezenlijken.

• Hebben we al gezegd hoe belangrijk de letter C is? Communicatie is de sleutel tot het opzetten van duurzame, productieve partnerschappen met CBO’s. Een regelmatige sessie om gedachten, actieplannen, zorgen en voortgang van specifieke doelen tussen de partner en de CBO te communiceren is belangrijk en wordt sterk aangemoedigd (bijv. regelmatige maandelijkse bijeenkomsten). Het personeel van de partnerorganisatie moet zich ook richten op communicatie met collega’s in andere operaties over de beste manier om samen te werken met CBO’s door te leren van elkaars ervaringen. Deze communicatie bevordert een mentaliteit van “groei door experimenteren”, een notie die zeer noodzakelijk is voor innovatie en groei.

• Rapportage en financiën ~ Enable-Push-Pull: Het aanpakken van de tegenslagen van een CBO als het gaat om het ontbreken van veilige organisatorische en financiële structuren is van vitaal belang voor het succes van een partnerschap. De Enable-Push-Pull aanpak zorgt ervoor dat dergelijke structuren veiliger en effectiever worden. Deze kunnen als volgt worden onderverdeeld:
  • Enable: Enabling wordt bereikt als het bieden van ondersteuning in rapportage, financieel beheer, projectmanagement, en organisatorische ontwikkeling voor, tijdens en na de uitvoering van het project.
  • Pull: Pulling wordt gedefinieerd als het vaststellen van eenvoudige maar effectieve rapportageprocedures, die aspecten omvatten van de eerder gepresenteerde communicatie-inspanningen die het plannen van regelmatige sessies tussen de partnerorganisatie en CBO’s omvatten om te rapporteren over de voortgang.
  • Duwen: Pushen wordt gedefinieerd als het toepassen van frequente controlemechanismen die ervoor zorgen dat een CBO zich zowel committeert aan de doelstellingen die met UNHCR zijn besproken, als de specifieke normen volgt die door de partnerorganisatie zijn vastgesteld en die een succesvolle operatie garanderen.

• Een ondertekenende partij: Het is belangrijk om de beslissingsbevoegdheid te spreiden in elke bestuursstructuur, dus het herschikken van de bestuursstructuur van een CBO met een bestuur dat het algemene werk van de organisatie overziet, en met meerdere ondertekenaars, zorgt voor een eerlijker besluitvormingsproces.

• Drink niet, faseer in plaats daarvan! In plaats van CBO’s te overbelasten door in het begin een grote hoeveelheid fondsen, eisen en voorwaarden te introduceren en op de lange termijn onrealistische resultaten te verwachten, gebruik een gefaseerde aanpak om zowel de partnerorganisaties als de CBO’s in staat te stellen in hun eigen tempo te groeien. Door te beginnen met jumelages of kleine partnerschappen voordat er volledige partnerschapsovereenkomsten worden gesloten, hetzij door CBO’s te koppelen aan een NGO of INGO om gezamenlijk aan projectovereenkomsten te werken, hetzij door verschillende CBO’s binnen de operatie met elkaar te verbinden om peer-to-peer uitwisseling en samenwerking mogelijk te maken, kunnen CBO’s geleidelijk aan opschalen en de doelen bereiken die de overeenkomst beoogt te bereiken.

• Houd het personeel in dienst: Als middel om problemen met de personeelsbezetting in CBO’s aan te pakken, moeten de personeelsleden van de partner en het CBO-personeel hun personeelsgerelateerde mechanismen, zoals werkgelegenheid, evalueren, beoordelen en bijwerken als middel om efficiënter capaciteit op te bouwen. Dit zou ook moeten worden weerspiegeld in de taakomschrijving van de personeelsleden. Bij het opbouwen van een dergelijk mechanisme, vooral bij het aannemen van personeel, moeten collega’s er bij de CBO’s op aandringen personeel aan te nemen van alle seksen en van alle culturele en religieuze achtergronden, vooral diegenen die gemarginaliseerd worden door de meerderheid van de bevolking. Om vreedzame coëxistentie te bevorderen en te versterken in een ruimte die anders vijandig is, moeten UNHCR-collega’s CBO’s motiveren om zowel vluchtelingen als leden van de gastgemeenschap in dienst te nemen.

• De innovatiedienst vraagt u… te innoveren! Verrassing: We moedigen de medewerkers van de partnerorganisatie die op de hoogte zijn van de Innovatie-aanpak aan om hun kennis te delen en CBO-medewerkers (en ook collega-medewerkers) te bekwamen in zo’n aanpak. Dit is geen eenrichtingsverkeer, want het personeel moet ook oog hebben voor en uitkijken naar door vluchtelingen geleide innovatie die kan worden bevorderd en waarop kan worden voortgebouwd. In de aanpak moeten experimenten centraal staan die zijn geworteld in samenwerking en in het testen van kleine ideeën in de hoop dat ze in de toekomst op grotere schaal kunnen worden toegepast.

• Ben realistisch over verwachtingen: Het is van vitaal belang voor het succes van een partnerschapsovereenkomst tussen partners en CBO’s om de auditnormen van de partnerorganisatie aan te passen aan de lokale omstandigheden, omstandigheden en normen die de CBO omringen. Communiceer bij het vinden van een middenweg van auditnormen over dergelijke aanpassingen als een “leermogelijkheid” voor beiden, in plaats van dat het een vorm van “politiewerk” is.

The Final Scoop

• We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om partnerschappen aan te gaan met basisorganisaties. In ons streven om vluchtelingen en ontheemde gemeenschappen te beschermen en te dienen, moeten we begrijpen dat de mensen die we dienen ook deel moeten uitmaken van het besluitvormingsproces; zij zijn actieve deelnemers aan de verbetering van hun eigen benarde situatie, en geen passieve slachtoffers ervan. Humanitaire organisaties zien als structuren die volledig losstaan van en onafhankelijk zijn van de gemeenschappen die zij proberen te dienen, is contraproductief voor de op waarden gebaseerde partnerschappen waaraan wij prioriteit moeten geven. Het sluiten van partnerschapsovereenkomsten zal de gemeenschappen dichter bij de organisaties brengen die hen dienen en beschermen. Wij dringen er bij internationale organisaties in de humanitaire sector op aan officiële operationele richtlijnen te ontwikkelen over hoe zij CBO’s beter kunnen betrekken en ondersteunen om uiteindelijk de bescherming van vluchtelingen te verbeteren en vluchtelingen in staat te stellen hun leven te beteren.