Beveiligingstips voor Google Documenten
Google Documenten zijn geweldige hulpmiddelen voor samenwerking met collega’s, maar kunnen tot ongewenste situaties leiden als gevoelige informatie onbedoeld op ongepaste wijze wordt gedeeld. Je wilt misschien de mogelijkheden voor delen voor je hele domein beperken om deze situaties te verminderen. Om dit te doen, moet u het G Suite Configuratiescherm bezoeken.
Om toegang te krijgen tot het configuratiescherm (merk op dat u domeinsuperbeheerdersrechten nodig hebt), klikt u op het tandwielpictogram in uw Gmail-inbox en selecteert u vervolgens ‘Dit domein beheren’. Selecteer vervolgens het tabblad ‘Instellingen’ en kies ‘Schijf en Documenten’. Onder ‘Opties voor delen’ kunt u de instellingen kiezen die het beste aansluiten bij de behoeften van uw domein.
Verkennen van instellingen voor delen
Als u delen binnen het domein niet wilt beperken, moet u gebruikers onderwijzen over de verschillende opties voor delen om er zeker van te zijn dat ze de juiste instellingen selecteren.
Privé
Een document dat privé wordt gedeeld, is alleen toegankelijk voor de eigenaar of maker van het document en anderen kunnen niet naar het item zoeken.
Met het domein
Een document dat binnen het domein wordt gedeeld, kan door iedereen in het domein worden gevonden door te zoeken.
Binnen het domein met een link
Een document dat binnen het domein met een link wordt gedeeld, geeft alleen gebruikers met de link van het document toegang tot het document.
Iedereen met de link
Het delen van een document met een link geeft iedereen die de link van het document heeft gekregen de mogelijkheid het document te openen en te bekijken.
Publiekelijk op het web
Een document dat publiekelijk op het web wordt gedeeld, betekent dat iedereen het item kan vinden (via zoeken), openen en lezen. Dit is natuurlijk de minst veilige instelling voor delen.
Geavanceerdere Google Docs-beveiligingstools
Als u de instellingen voor het delen van documenten voor een bepaalde gebruiker of groep gebruikers wilt beperken, hebt u een cloudbeveiligingstool van derden nodig, zoals BetterCloud.
