Het invullen van formulier I-9, Employment Eligibility Verification, vereist het verzamelen van persoonlijke informatie over werknemers. Werkgevers moeten dit in gedachten houden wanneer zij bepalen hoe zij ingevulde formulieren I-9 en bijbehorende documentatie bewaren en opslaan, zodat persoonlijke informatie niet in verkeerde handen valt. U moet ingevulde Formulier I-9 en alle bijbehorende documentatie zoals kopieën van documenten bewaren op een manier die past bij uw bedrijfsbehoeften en de eis om Formulier I-9 ter inzage te geven. Stuur geen formulieren I-9 naar USCIS of U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Hoe bewaart u Formulier I-9:
- On-site of in een off-site opslagfaciliteit
- In een enkel formaat of een combinatie van formaten, zoals:
- papier
- microfilm of microfiche
- elektronisch
Medewerkers van het Department of Homeland Security, medewerkers van de Immigrant and Employee Rights Section (IER) van het Department of Justice, en medewerkers van het Department of Labor mogen vragen om deze formulieren in te zien.
Hoe u uw Formulier I-9 ook opslaat, u moet ze binnen 3 werkdagen na de datum waarop om de formulieren is gevraagd, aan overheidsfunctionarissen ter inzage kunnen aanbieden.
Formulier I-9 bevat persoonlijke informatie over werknemers. Bij het opslaan van deze formulieren (ongeacht het formaat dat u kiest), raadt USCIS werkgevers aan adequate waarborgen te bieden om werknemersinformatie te beschermen.
Opslaan van het originele papieren formulier I-9
Werkgevers die ervoor kiezen papieren kopieën te bewaren van de documenten die hun werknemers overleggen, kunnen deze opslaan met het formulier I-9 van de werknemer of met de dossiers van de werknemers. USCIS raadt werkgevers echter aan het formulier I-9 gescheiden te houden van de personeelsdossiers om een inspectieverzoek te vergemakkelijken.
Bewaren van formulier I-9 op microfilm of microfiche
Werkgevers kunnen kopieën van originele, ondertekende formulieren I-9 op microfilm of microfiche bewaren. Kies een film die het beeld behoudt en die gedurende de gehele bewaarperiode toegankelijk en bruikbaar is.
Microfilm of microfiche moet:
- een hoge mate van leesbaarheid en leesbaarheid vertonen wanneer het op een lezer (viewer) wordt weergegeven of op papier wordt gereproduceerd; en
- een gedetailleerde index van alle gegevens bevatten, zodat een bepaald record onmiddellijk kan worden geraadpleegd.
Als een ambtenaar een werkgever op de hoogte stelt van een inspectie, moet de werkgever de microfilm of microfiche en een lezer-printer ter beschikking stellen die:
- veiligheidsvoorzieningen biedt;
- in schone staat verkeert, goed wordt onderhouden en goed functioneert; en
- een volledige bladzijde met informatie kan weergeven en afdrukken.
Wanneer werkgevers een formulier I-9 op microfilm of microfiche hebben bewaard, mogen zij de papieren originelen vernietigen.
Opslaan van formulier I-9 elektronisch
Werkgevers mogen een papieren systeem, een elektronisch systeem of een combinatie van papieren en elektronische systemen gebruiken om formulier I-9 op te slaan. Een elektronisch opslagsysteem moet:
- Besturingselementen bevatten om de integriteit, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het elektronische generatieopslagsysteem te waarborgen.
- Besturingselementen bevatten om de ongeoorloofde of toevallige creatie van, toevoeging aan, wijziging van, verwijdering van of aantasting van een elektronisch ingevuld opgeslagen Form I-9, inclusief de elektronische handtekening, indien gebruikt, op te sporen en te voorkomen.
- Inclusief controles om te zorgen voor een controlespoor, zodat elke wijziging of verandering in het formulier sinds de creatie ervan elektronisch wordt opgeslagen en toegankelijk is voor een bevoegde overheidsinstantie die de formulieren inspecteert.
- Integreer een inspectie- en kwaliteitsborgingsprogramma dat het elektronische productie- of opslagsysteem regelmatig evalueert, en periodieke controles van het elektronisch opgeslagen formulier I-9 omvat, met inbegrip van de elektronische handtekening, indien gebruikt.
- Integreer een gedetailleerde index van alle gegevens, zodat elke specifieke record onmiddellijk toegankelijk is.
- Produceren een hoge mate van leesbaarheid en leesbaarheid bij weergave op een videodisplayterminal of gereproduceerd op papier.
