Ongetwijfeld een van de handigste tools binnen SharePoint is versiegeschiedenis. Hiermee krijgt u een overzicht van de wijzigingen die tijdens de levenscyclus van uw bestanden zijn aangebracht. De versiegeschiedenis geeft u toegang tot oude kopieën van uw bestanden en toont u het nummer van elke versie, de grootte van elke versie, evenals wie elke versie heeft gemaakt en wanneer.
Misschien denkt u dat de back-uptool die uw organisatie op uw gedeelde schijven gebruikt, al goed genoeg is? Dat u nooit iets anders nodig hebt? Denk opnieuw. Hieronder ga ik in op zeer reële voorbeelden van wanneer veel gedeelde schijfback-ups niet aan uw behoeften zullen voldoen, wat mogelijk uren van herwerk veroorzaakt die u anders nooit zou hoeven te doen als – u raadt het al – u SharePoint vanaf het begin zou gebruiken.
Versiegeschiedenis wordt over het algemeen op twee manieren gebruikt:
- Verouderde versiegeschiedenis: Krijg pure vreugde uit het hebben van oude versies van uw bestanden opgeslagen en opgeslagen in SharePoint, zodat u de huidige versie te vergelijken met oudere kopieën (geweldig voor het krijgen van context van wijzigingen of de huidige staat), bijhouden wie welke wijzigingen (of wie is geweest in uw bestand), en / of om oude versies te herstellen als de huidige is slecht, verknald, of gewoon overdreven spijtig. In principe is het een mooi, eenvoudig, gebruiksvriendelijk back-up- en controlesysteem. En het vereist geen hulp van IT om te gebruiken.
- Een robuust release systeem: Met versiegeschiedenis kunt u uw documenten publiceren op een manier die niet lijkt op de manier waarop software wordt uitgebracht. Het versienummer betekent iets, de toegang tot verschillende soorten concepten is beperkt, en uw documenten worden zwaar gecontroleerd. Dit systeem is erg handig in een bedrijfsomgeving, maar ook complexer om op te zetten en te onderhouden.
Ik ga het in dit bericht alleen hebben over het alledaagse gebruik van versie-historie – item 1 hierboven. In een volgend bericht zal ik bespreken hoe je het versiebeheersysteem in je organisatie kunt gebruiken. En als u deze concepten in video-indeling wilt begrijpen (u weet wel, de weg van de toekomst), kijk dan hieronder.
Als uw organisatie gedeelde schijven gebruikt als de belangrijkste methode voor het opslaan en delen van bestanden, hebt u misschien gemerkt – mogelijk in een vlaag van pure paniek – dat er geen echt eenvoudige manier is om een oude versie van uw bestand te pakken te krijgen als er iets misgaat. Je bent overgeleverd aan de back-uptimer, die waarschijnlijk dagelijks om, laten we zeggen, middernacht, je bestanden opslaat en back-upt.
Als je echt geluk hebt, maakt je IT-afdeling vaker back-ups. Een vroegere werkgever van mij maakte elk uur op het hele uur een back-up van gedeelde schijven en bewaarde die bestanden een dag lang. Daarna bewaarde het een dagelijkse back-up (zeg, elke nacht om middernacht) voor een week, en een wekelijkse back-up (zeg, vanaf zondagavond) voor een maand. Maar de meeste plaatsen doen dit niet. Het kost veel tijd, mensen en ruimte.
Het is ook niet zo nuttig als het klinkt. Als je een uurlijkse back-up optie hebt, en je doet veel werk aan een bestand in dat uur, dan sla je per ongeluk je bestand over, dan zit je opgescheept met datgene waarvan op het laatste uur een back-up was gemaakt, ongeacht hoe vaak je het bestand in dat uur hebt opgeslagen. U kunt een ton aan productiviteit verliezen met één verkeerde klik.
Dus, hoewel uw gedeelde schijf back-ups waarde biedt, is het willekeurig en gebaseerd op wanneer uw IT-afdeling haar systemen heeft ingesteld om automatisch back-ups te maken. U weet niet hoe lang die back-ups duren, het is misschien niet gedocumenteerd wanneer ze daadwerkelijk plaatsvinden – op het uur, half uur, middernacht, wanneer? – en je moet misschien een trouble ticket indienen om zelfs maar toegang te krijgen. Klinkt onbetrouwbaar.
SharePoint biedt versiegeschiedenis, die een nieuwe versie van een bestand maakt 1) elke keer dat u uw bestand opslaat, 2) elke keer dat u een bestand incheckt, 3) een bestaand bestand overschrijft, of 4) als u co-auteur bent, elk half uur nadat iemand begint met het bewerken van een bestand.
Waarom is het beter? Versies worden gemaakt wanneer jij denkt dat ze moeten worden gemaakt. Je bent niet meer afhankelijk van het systeem om voor jou een backup te maken. En u kunt teruggaan en elke historische versie bekijken die u wilt. U kunt zelfs een oude versie terugzetten, waarbij de huidige versie volledig wordt overschreven. (En, als je spijt hebt van die beslissing, herstel je de laatste versie over de restauratie heen! Dus meta!)
Versiegeschiedenis geeft u controle over de levensduur van uw bestanden, stelt u in staat om te zien wie er in is geweest, en geeft u de mogelijkheid om fouten te herstellen.
- Zorg ervoor dat het eerst is ingeschakeld
- Wanneer versies worden gemaakt
- Hoeveel versies worden opgeslagen
- Toegang tot de versies van een bestand
- Het deelvenster voor versiegeschiedenis
- Actie ondernemen op een oude versie
- Koper let op
- SharePoint 2013, 2016, en Online
- SharePoint 2010
- SharePoint 2007
- Meer over versiegeschiedenis
Zorg ervoor dat het eerst is ingeschakeld
Zorg ervoor dat versiegeschiedenis is ingeschakeld in uw documentbibliotheek. Helaas is versiegeschiedenis standaard uitgeschakeld in een gloednieuwe documentbibliotheek in SharePoint 2013. Vanaf eind 2015 is versiegeschiedenis gelukkig wel ingeschakeld in een nieuwe documentbibliotheek in SharePoint Online.
Dit gezegd hebbende, is het uw verantwoordelijkheid om te controleren of versiegeschiedenis is ingeschakeld in uw documentbibliotheek. Niet zomaar aannemen! Als u de onderstaande opties voor versiegeschiedenis ziet, is deze ingeschakeld.
Wanneer versies worden gemaakt
Versies worden gemaakt wanneer u een van de volgende acties uitvoert:
- Sla het bestand op (client-app): Wanneer u een bestand opent in de clienttoepassing – dus niet Office Web Apps (OWA) of Office Online (OO), die zich in de browser bevinden – en in die toepassing op de knop “Opslaan” klikt, wordt een nieuwe versie gemaakt.
- Als voorbeeld: als u een Word-document opent in de volledige Word-app, wordt een nieuwe versie gemaakt telkens wanneer u in Word op de knop “Opslaan” drukt.
- Dertig minuten lang bewerken (browser-app): Elke dertig minuten nadat u bent begonnen met het bewerken van een Office-bestand in OWA/OO, wordt een nieuwe versie gemaakt. Omdat er geen “Opslaan” knop is in OWA/OO, is er geen intuïtieve manier om het maken van een versie te forceren. Als u een versie geforceerd wilt aanmaken, moet u OWA/OO sluiten (geen zorgen, uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen, ze zijn alleen nog niet in een nieuwe versie), het bestand uitchecken, en het dan direct weer inchecken.
- Een bestand overschrijven: Wanneer u een bestand uploadt met dezelfde naam als een reeds bestaand bestand in de documentbibliotheek. In plaats van het bestand volledig te overschrijven, wordt er een nieuwe versie van gemaakt.
- Als u bijvoorbeeld een bestand uploadt met de naam “Movie1.mp4” en uw bibliotheek bevat al een bestand met die naam, zal SharePoint u vragen of u het bestand wilt vervangen. Als u dat aangeeft, wordt er een nieuwe versie van dat bestand gemaakt, ook al is het een heel ander bestand.
- Een bestand inchecken: Als u een bestand incheckt nadat u het hebt uitgecheckt, wordt een nieuwe versie gemaakt; zelfs als u geen wijzigingen aanbrengt, krijgt u toch de optie om een nieuwe versie te maken.
Hoeveel versies worden opgeslagen
Het aantal versies dat wordt opgeslagen, hangt af van het systeem dat u gebruikt en de instellingen van de bibliotheek waarin u opslaat.
Volgens Microsoft hebben SharePoint 2013 en SharePoint Online (Office 365) de volgende limieten:
- Grootste versies: Microsoft stelt voor niet meer dan 400.000 versies op te slaan. Daarna werkt het openen, opslaan, verwijderen of bekijken van de versiegeschiedenis mogelijk niet meer. (Lees: “Probeer het op eigen risico.”) God helpe je als je ooit 400.000 versies moet bewaren. Als dat het geval is, is er vast een advocaat bij betrokken.
- Minder belangrijke versies: Maximaal 511 kleine versies zijn toegestaan. Dat is een harde limiet en je kunt er niet overheen gaan.
Dat gezegd hebbende, wanneer u versiegeschiedenis inschakelt in een bibliotheek op locatie (dus SharePoint 2013), voert het geen numerieke limiet in, dus het is in wezen oneindig. Een bibliotheek in SharePoint Online daarentegen voert automatisch een limiet in van 500 hoofdversies om mee te beginnen. In beide systemen kan deze waarde worden gewijzigd door de site-eigenaar.
Ik ben er zeker van dat de reden voor geen limieten in on-prem is omdat het Microsoft niet kan schelen hoeveel ruimte je gebruikt op je eigen systeem; maar ze willen niet dat je helemaal gek wordt op hun systeem, hun ruimte “verspillen”. Tenminste, dat lijkt me logisch. En gezien het feit dat de versielimiet 100 was toen ik SharePoint 2007 gebruikte, is het eigenlijk best aardig om te beginnen bij 500.
(SharePoint 2010 ondersteunt ook 400.000 hoofdversies; geen woord over minder belangrijke versielimieten. Een vergelijkbare bron voor SharePoint 2007 geeft geen limieten aan voor de versiegeschiedenis.)
Nou, alleen omdat deze aantallen allemaal zo hoog zijn, betekent niet dat je willekeurig versies moet gaan maken. Uw site-eigenaar zou – om zeer legitieme redenen of soms om volstrekt willekeurige redenen, waaronder het niet beter weten – het maximum aantal versies naar een wat lage waarde kunnen wijzigen. U moet dus altijd aan de site-eigenaar vragen wat het beleid voor versiegeschiedenis in uw documentbibliotheek is, zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan wanneer de vroegste versies van uw bestanden ontbreken.
Toegang tot de versies van een bestand
De drie meest gebruikelijke manieren om toegang te krijgen tot de versiegeschiedenis van een bestand zijn:
- Klik met de rechtermuisknop op de bestandsnaam en klik op “Versiegeschiedenis”.
Dit werkt alleen in SharePoint Online en SharePoint 2016. - Vink het vakje naast de bestandsnaam aan, klik op het tabblad “Bestand” in het lint en klik op “Versiegeschiedenis”.
Dit werkt in SharePoint 2013, 2016, en SharePoint Online. - Klik op de ellipsen (…) rechts van de bestandsnaam, klik vervolgens op de ellipsen (…) die in het deelvenster met de cursor verschijnen en klik vervolgens op “Versiegeschiedenis”.
Dit werkt in SharePoint 2010, 2013, 2016, en SharePoint Online.
Het deelvenster voor versiegeschiedenis
Als u de bovenstaande stappen volgt, verschijnt het deelvenster voor versiegeschiedenis, waarin u de huidige en vorige versies van uw bestand kunt zien. U ziet de informatie in tabelvorm met 1) het versienummer (in aflopende volgorde), 2) een gekoppelde datum- en tijdstempel die aangeeft wanneer de versie is gemaakt, 3) wie de wijziging heeft aangebracht, 4) de grootte van het bestand op het moment dat de wijziging werd aangebracht, en 5) eventuele opmerkingen van de editor.
Alle metagegevens die zijn gewijzigd, worden ook in de lijst aangegeven. U kunt de kolommen in alfanumerieke volgorde sorteren door op de kolomkop te klikken (b.v. “Nr.”, “Gewijzigd”, “Gewijzigd door”, enz.) Dit is handig als u op zoek bent naar alle wijzigingen die door een bepaalde persoon zijn aangebracht of wanneer de bestandsgrootte ongeveer gelijk is gebleven, wat duidt op minimale wijzigingen tussen versies.
Zie als voorbeeld de schermafbeelding hieronder. Dit is een Excel-spreadsheet met acht versies. Ze zijn allemaal door mij gemaakt en je kunt zien dat de grootte verandert als er inhoud is toegevoegd of verwijderd bij deze versies. Ik heb het titelveld van het bestand gewijzigd toen ik versie 4.0 maakte, zodat het bestand een meer beschrijvende naam kreeg (en hoger in de zoekresultaten zal verschijnen). SharePoint toont die wijziging met versie 4.0.
Ik heb nog geen gebruik gemaakt van het commentaarveld. Het commentaarveld is handig om een korte samenvatting te geven van de wijzigingen die zijn aangebracht, maar het is gemakkelijk om te vergeten hier info in te voegen omdat je alleen wordt gevraagd of je een commentaar wilt opnemen als je het bestand uit- en weer incheckt.
Omdat ik zelden check in/out gebruik, laat ik bijna nooit commentaar achter. Maar het kan erg nuttig zijn voor u en uw collega’s. Als je in je bibliotheek geen check in/out nodig hebt, kun je het bestand toch uitchecken, bewerken en dan weer inchecken. Bij het inchecken wordt om commentaar gevraagd.
Het versievenster geeft u ook de mogelijkheid om alle versies te verwijderen. Als je na het verwijderen van alle versies besluit dat je spijt hebt van die beslissing, kun je sommige of alle versies terugzetten door naar de prullenbak van de site te gaan en van daaruit de versies terug te zetten. (Meer details over het terugzetten van verwijderde versies vindt u hieronder.)
Actie ondernemen op een oude versie
Vanuit het deelvenster Versiegeschiedenis kunt u oude versies van uw bestanden bekijken, terugzetten, of verwijderen. Klik op het uitklapmenu dat verschijnt wanneer u met de muis over het tijdstempel van de versie gaat waarin u geïnteresseerd bent.
- Klik op het tijdstempel: Dit zal het bestand downloaden zoals het bestond toen dat de meest recente versie was. Dit geeft u de mogelijkheid om de huidige versie en de gedownloade versie te openen en de twee te vergelijken indien nodig. Of als u oude informatie/gegevens uit een oude versie wilt halen, dan kunt u dat op deze manier doen.
- Bekijken: Dit opent de metadata van het bestand. Het opent het bestand niet in een alleen-lezen toestand, ook al is dat wat je zou denken dat het doet. Het toont de bestandsnaam, titel, en alle andere metadata die u aan de documentbibliotheek hebt gekoppeld.
- Herstellen: Door deze optie te kiezen, neemt u die versie en maakt u er de “nieuwe” huidige versie van. De oude huidige versie wordt de op één na meest recente versie. Dit is handig als u wijzigingen door een collega volledig wilt negeren, of als de meest recente versie van het bestand corrupt is geraakt.
- Verwijderen: Als u op verwijderen klikt, wordt deze versie van het bestand naar de prullenbak van uw site verplaatst. Dit kan nuttig zijn als er verouderde informatie is die schadelijk kan zijn voor het werk van anderen als zij op die versie van het bestand stuiten. Het kan ook nuttig zijn als een beschadigde versie van het bestand je problemen geeft. Gewoon weggooien. Opmerking: U kunt een verwijderde versie herstellen door uw prullenbak te openen, het vakje naast de bestandsnaam aan te vinken (met het versienummer tussen haakjes ernaast), en op “Herstel selectie” te klikken. De versie zal worden teruggezet als het juiste versienummer met behoud van nauwkeurige metadata.
- Direct linken naar een versie: U kunt linken naar een versie door met de rechtermuisknop te klikken over de tijdstempel van de betreffende versie en te klikken op “kopieer link adres”. Wanneer u de gekopieerde URL in een adresbalk invoert, wordt het bestand onmiddellijk gedownload, alsof u op de tijdstempel had geklikt, zoals beschreven in de eerste bullet van deze lijst.
Koper let op
Versiegeschiedenis heeft zijn beperkingen. En u moet zich ervan bewust zijn welke dat zijn. Lees mijn bericht “De koper moet oppassen” over versiegeschiedenis. U kunt spijt krijgen als u dat niet doet.
- Hoe werkt versiebeheer in een lijst of bibliotheek?
- Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren (site-eigenaren)
- De versiegeschiedenis van een item of bestand in een lijst of bibliotheek
- Versiebeheer voor een bibliotheek inschakelen en versiebeheer voor een bibliotheek configureren (site-eigenaren)
- Bekijk de versiegeschiedenis van een item of bestand
- Versiebeheer inschakelen en configureren (site-eigenaren)
Note: Versiegeschiedenis is een zeer waardevol aspect van lijsten en lijstitems, maar voor de gemiddelde gebruiker is versiegeschiedenis in documentbibliotheken aanzienlijk nuttiger en relevanter. Versiegeschiedenis in lijsten zal in een toekomstige post worden besproken.
Meer over versiegeschiedenis
Dit is een serie over versiegeschiedenis. Bekijk ook de andere berichten over dit onderwerp.
Basics | Buyer Beware | Will I Run Out of Space? | Versie Geschiedenis vs. Wijzigingen Bijhouden
