- E-handtekeningen zijn een snelle en effectieve manier om handtekeningen te krijgen via e-mail of andere digitale berichtmedia.
- E-handtekeningen worden officieel erkend door de FDIC als een aanvaardbare methode om een contract te ondertekenen, zolang ze zich houden aan het protocol.
- Er zijn verschillende eenvoudig te gebruiken programma’s op de markt die elektronische ondertekening van documenten vergemakkelijken.
Elektronische handtekeningen hebben een geheel nieuw niveau van gemak gecreëerd voor bedrijven die te maken hebben met juridisch bindende contracten. Wat vroeger weken duurde – het verzenden van een contract naar de ondertekenaar, die het vervolgens terugstuurde met zijn handtekening – gebeurt nu onmiddellijk. Het is ook veel efficiënter dan het faxen van een document dat moet worden teruggestuurd met een handtekening, of het e-mailen van een document en het scannen van het ondertekende papier terug in de computer.
Er zijn tal van toepassingen en diensten voor elektronische ondertekening – zoals DocuSign, Adobe Sign en OneSpan – waarmee u verzoeken kunt verzenden en handtekeningen kunt ontvangen voor zakelijke doeleinden. Verschillende handtekeningsprogramma’s kunnen handtekeningen op verschillende manieren verzamelen, zoals de gebruiker die met zijn vinger op een touchpad-interface tekent, zijn naam intypt, een aangewezen pincode invoert of zelfs alleen maar op een selectievakje klikt. Maar heeft een elektronisch ondertekend contract hetzelfde juridische gewicht als een fysiek ondertekend contract, en wat is de juiste manier om deze technologie te implementeren?
De geschiedenis van de elektronische handtekening en de wet
De Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act werd in 2000 tot wet verheven, waarbij de geldigheid van elektronische records en handtekeningen werd vastgesteld voor zaken die van invloed zijn op de interstatelijke of buitenlandse handel, volgens de Federal Deposit Insurance Corporation. De Uniform Electronic Transactions Act was een eenzijdige wet op staatsniveau om elektronische handtekeningen te aanvaarden die door de meeste staten werd aangenomen. De overige staten hebben hun eigen wetten die e-handtekeningen aanvaarden. Internationaal hebben de meeste geïndustrialiseerde landen wetten om e-handtekeningen te accepteren.
Noot van de redacteur: Op zoek naar de juiste software voor documentbeheer voor uw bedrijf? Vul de onderstaande vragenlijst in zodat onze partners contact met u kunnen opnemen over uw behoeften.
E-handtekeningen zijn gemeengoed geworden op het internet, bij e-commerce en in de online financiële sector. Indien correct gebruikt, hebben een elektronisch ondertekend document en een met pen en inkt ondertekend document dezelfde juridische status. Er zijn echter een paar verschillen tussen de twee, met regels die bedrijven moeten volgen bij het opstellen van een contract dat is bedoeld om elektronisch te worden ondertekend.
Eisen van een elektronische handtekening
Bij het opstellen van een contract of een ander juridisch bindend document dat elektronisch moet worden ondertekend, zijn dit volgens Adobe Sign de regels waaraan u moet voldoen om de handtekening geldig te laten zijn:
- Intentie om te ondertekenen: De ondertekenaar moet duidelijk de intentie tonen om het document te ondertekenen. Deze intentie blijkt uit het feit dat hij zijn handtekening elektronisch heeft gezet, zijn naam heeft getypt of op een aanvaardingsvakje heeft geklikt.
- Toestemming om langs elektronische weg zaken te doen: De overeenkomst moet een clausule bevatten waaruit blijkt dat alle betrokken partijen ermee instemmen dat de transactie elektronisch plaatsvindt.
- Bewaring van gegevens: De overeenkomst moet voor beide partijen toegankelijk blijven en moet worden bewaard in de vorm waarin zij werd ondertekend. Deze eis wordt gemakkelijk gedekt door de volgende regel.
- Ondertekende afschriften: Beide partijen moeten een kopie van het ondertekende document ontvangen. De meeste toepassingen voor elektronische handtekeningen verzenden deze automatisch.
- Opt-outclausule: De ondertekenaar moet altijd de mogelijkheid hebben om te weigeren elektronisch te ondertekenen en in plaats daarvan een fysiek exemplaar te ontvangen dat hij persoonlijk moet ondertekenen en terugsturen. Bedrijven moeten hierop voorbereid zijn.
Veiligheid en privacy met elektronische handtekeningen
Getrouwde software voor elektronische handtekeningen bevat veiligheidsmaatregelen om de legitimiteit van een overeenkomst te garanderen en fraude te voorkomen. Verschillende programma’s bieden verschillende vormen van authenticatie om er zeker van te zijn dat de ondertekenaar is wie hij zegt dat hij is. Voor de beste beveiliging kies je een programma dat meerdere vormen van authenticatie mogelijk maakt. Een andere veel voorkomende beveiligingsmaatregel is de implementatie van een digitale handtekening samen met de elektronische.
“Gebaseerd op cryptografie met publieke/private sleutels, worden digitale handtekeningen gebruikt in een verscheidenheid van beveiligings-, e-business- en e-commercetoepassingen,” zegt Rahim Kaba, vice president product marketing bij OneSpan. “Wanneer digitale handtekeningen worden gebruikt binnen een elektronische ondertekeningstoepassing, beveiligt de versleuteling van de digitale handtekening de elektronisch ondertekende gegevens. Als een elektronisch ondertekend document wordt gewijzigd of er op enigerlei wijze mee wordt geknoeid, zal de technologie voor digitale handtekeningen dit detecteren en het document ongeldig maken.”
Terwijl digitale handtekeningen worden gebruikt om knoeien te voorkomen, kunnen audit trails worden gebruikt om de legitimiteit van een document te bevestigen. Audit trails zijn logboeken die in de documenten zijn ingebed met informatie over wie, in welke volgorde, wanneer en waar heeft ondertekend.
E-sign software opties
DocuSign
DocuSign is eenvoudige maar effectieve e-sign software met veel verschillende toepassingen. Gebruikers kunnen hun elektronische handtekening aan het begin van het document invoeren en deze waar nodig repliceren.
De software stelt u ook in staat een bepaald aantal documenten in de cloud op te slaan, zodat u op elk moment toegang hebt tot alles wat u nodig hebt. U kunt documenten via DocuSign naar de benodigde partijen e-mailen, en het heeft ook een Gmail-add-on voor een eenvoudige manier om documenten te verzenden en ontvangen. U kunt sms- of e-mailverificatie vereisen voor gevoelige documenten.
DocuSign is een geweldige oplossing voor eenvoudige contracten die niet hoeven te worden notarieel bekrachtigd of ondertekend in persoon. Het is een van de meest populaire e-sign software op de markt, met een schone, krachtige interface die geweldig is voor verschillende scenario’s.
Adobe Sign
Adobe Sign maakt het ondertekenen van officiële documenten snel en pijnloos. Het ondersteunt twee verschillende soorten handtekeningen die effectief kunnen zijn voor verschillende doeleinden: elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen.
Elektronische handtekeningen zijn meer casual. Ze zijn goed voor basiscontracten en maken een snelle verificatie mogelijk door middel van een gegenereerde handtekening. Digitale handtekeningen zijn zwaarder versleuteld en vereisen dat de ondertekenaar een identiteitsverificatieproces doorloopt. Ze zijn beter voor documenten die een extra niveau van veiligheid nodig hebben.
Adobe is gemakkelijk te gebruiken en effectief in het genereren van betrouwbare elektronische handtekeningen. De UI is een beetje rigide in vergelijking met DocuSign, maar Adobe is beter voor belangrijke documenten die extra zorg nodig hebben.
Digitale handtekeningen zijn tijdbesparend en goedgekeurd door de wet, zolang u de vereisten en richtlijnen voor gebruik volgt. De topmerken van e-handtekeningen helpen u deze regels te volgen en uw contracten en andere documenten veilig te houden.
“Document- en handtekeningbeveiliging vormen de kern van elk elektronisch ondertekend contract of document”, aldus Kaba.
