De vier financiële basisoverzichten zijn de winst-en-verliesrekening, het overzicht van ingehouden winsten, de balans en het kasstroomoverzicht. Wegens de complexiteit van het kasstroomoverzicht vindt u informatie over dat overzicht in een afzonderlijk bericht. Ons doel hier is om een basisgevoel te krijgen van wat er in elk van de overzichten staat en wat het doel van elk overzicht is.
Het eerste wat u moet doen wanneer u met een overzicht begint, is de koptekst. De kop vertelt de lezer waar hij of zij naar kijkt. De kop voor alle verklaringen is als volgt:
Bedrijfsnaam
Naam van de verklaring
Datum
De datum kan een beetje lastig zijn, maar dat bespreken we in de context van elk van de verklaringen.
U moet de jaarrekening in een bepaalde volgorde opstellen:
- Inkomstenrekening
- Staat van ingehouden winsten
- Balans
- Cash Flow
De reden hiervoor is dat u informatie uit de vorige jaarrekening nodig hebt om de volgende in te vullen. U zult de informatiestroom zien als we een voorbeeld voltooien. Het is belangrijk op te merken dat u elk getal uit de proefbalans slechts één keer gebruikt. Als een getal eenmaal is gebruikt, zal het niet meer worden gebruikt. Merk op dat ik niet heb geschreven dat als je een rekening eenmaal hebt gebruikt, je die niet meer zult gebruiken. Er is één rekening die op twee verschillende afschriften zal worden gebruikt. Kun je raden welke?
De resultatenrekening
Uit de naam zou je moeten kunnen opmaken dat de rekening iets met inkomen te maken heeft. Inkomsten doen me denken aan inkomsten, maar als we met bedrijven werken, denken de meesten van ons aan inkomsten in termen van winst. Inkomsten zijn mooi, maar aan het eind van de dag krijgen wij, kleine ondernemers, onze inkomsten niet mee naar huis omdat we kosten moeten betalen. Een andere naam voor de resultatenrekening is de winst- en verliesrekening. De basisopmaak van de resultatenrekening is inkomsten – uitgaven = netto-inkomen.
De resultatenrekening is als een film die ons alles vertelt wat er in het jaar in het bedrijf is gebeurd. Het omvat alle gegenereerde inkomsten en alle gemaakte kosten. We kunnen zien of de onderneming op enig moment in het jaar geld heeft geleend door te kijken naar de rentelasten. We kunnen zien of de onderneming de ruimte die zij in gebruik heeft, bezit of huurt aan de hand van de huurkosten. Heeft de onderneming werknemers in dienst? Kijk dan naar de loonkosten. De resultatenrekening beslaat de gehele periode, of dat nu een maand, een kwartaal of een jaar is. Daarom moet bij het invullen van de resultatenrekening de datum in de kop Voor de (maand/kwartaal/jaar) eindigende (datum) zijn. Voor een jaarrekening over een jaar die eindigt op 31 december 2013, zou de datum op de winst-en-verliesrekening luiden Voor het jaar eindigend op 31 december 2013.
Waar halen we de informatie voor de winst-en-verliesrekening vandaan? Uit de proefbalans! Ik beschouw de proefbalans als de basis voor het opstellen van de jaarrekening. Hier is de proefbalans die wordt gebruikt in de post waarin ze worden besproken.
De proefbalans is zo ingedeeld dat hij ons helpt bij het opstellen van de jaarrekening. Merk op dat inkomsten en uitgaven samen worden opgesomd om het opstellen van de resultatenrekening vrij gemakkelijk te maken.
Merk op dat we in ons overzicht de inkomsten bovenaan hebben gezet. Als er meerdere inkomstenrekeningen waren, zouden we ze allemaal opnoemen en dan de totale inkomsten krijgen, zoals we ook voor de uitgaven hebben gedaan. Vervolgens hebben we onze formule, inkomsten – uitgaven = netto-inkomsten, gebruikt om de verklaring af te ronden.
Bedenk dat dit een basisinkomstenverklaring is. Er zijn ingewikkelder formaten voor de winst- en verliesrekening, maar dit is de basis voor alle winst- en verliesrekeningen.
De staat van ingehouden winsten
De staat van ingehouden winsten helpt ons het saldo op de rekening van ingehouden winsten bij te werken. U zult opmerken dat wij in dit proces geen enkele journaalpost naar Ingehouden winst hebben ingevuld. We zullen ingehouden winsten gebruiken in boekingen wanneer we slotboekingen bespreken. Omdat wij geen boekingen hebben gedaan op de Overgedragen Winstrekeningen, is het huidige saldo op de rekening het saldo van vorig jaar. Het is nog niet bijgewerkt om de verandering voor dit jaar weer te geven. Het overzicht van de ingehouden winst is de eerste stap in het bijwerken van dat saldo.
De ingehouden winst is het bedrag van de winst dat de onderneming heeft gehouden (ingehouden) gedurende de jaren dat de onderneming in bedrijf is geweest. Elk jaar genereert de onderneming winst, ook wel netto-inkomen genoemd. Een deel van deze winst kan aan de eigenaars worden uitgekeerd in de vorm van dividenden of uitkeringen. Het verschil tussen het netto-inkomen en de uitkeringen aan de eigenaars is het bedrag dat wordt toegevoegd aan het vorige saldo van de ingehouden winst. Daarom is de indeling van het overzicht van ingehouden winsten als volgt:
Beginsaldo, ingehouden winsten (van de aangepaste proefbalans)
Plus: Netto-inkomen
Less: Dividenden of Uitkeringen
Equivalent: Eindbalans, ingehouden winsten
De netto-inkomsten komen uit de winst-en-verliesrekening en de dividenden of uitkeringen komen uit de proefbalans.
Merk op onze proefbalans op dat de posten die we nodig hebben in blauw zijn gemarkeerd. We kijken naar de resultatenrekening die ons vertelt dat ons netto inkomen $29.800 is. We hebben alles wat we nodig hebben om de verklaring in te vullen.
Note: voor de datum op de verklaring van ingehouden winsten gebruiken we “Voor het jaar eindigend op 31 december 2013” omdat de winst-en-verliesrekening bij de verklaring is betrokken. De staat van ingehouden winsten omvat alle veranderingen in de ingehouden winsten in de loop van het jaar, net als de winst-en-verliesrekening.
De balans
Als u naar de proefbalans kijkt, zult u merken dat de enige rekeningen die we niet hebben gebruikt, de activa, de passiva en het eigen vermogen zijn. Hopelijk doet dit u denken aan de boekhoudkundige vergelijking, die luidt: Activa = Passiva + Eigen vermogen. We weten dat deze vergelijking altijd in evenwicht moet zijn. De balans is in wezen de weergave van de boekhoudkundige vergelijking. We laten op een overzicht zien dat de activa inderdaad gelijk zijn aan de passiva en het eigen vermogen.
In tegenstelling tot de resultatenrekening en de winst-en-verliesrekening, die ons het verhaal van het jaar vertellen, is de balans een momentopname van de saldi op de laatste dag van het jaar. Het is als een foto in plaats van een film. De balans toont ons niet alle schommelingen van de saldi in de loop van het jaar. Zij toont ons zelfs niet de hoogste en laagste saldi van het jaar. Zij toont ons letterlijk alleen het saldo op de laatste dag. Daarom vermelden we bij de datum van de rubriek alleen de laatste dag. Voor het voorbeeld dat we hebben gebruikt, zouden we “31 december 2013” schrijven. Dat is alles. Geen “Voor het eind van het jaar” hier, omdat het niet voor het hele jaar is, maar alleen voor 31 december.
Aan het begin van de post heb ik gezegd dat elk overzicht iets van het vorige overzicht zou vereisen. Wat hebben we nodig van het overzicht van ingehouden winsten? Wat voor soort rekening is ingehouden winsten? Het is een vermogensrekening, wat betekent dat het op de balans moet komen. Ik vroeg in het eerste deel of je kon raden welke rekening gebruikt wordt op meerdere balansen. Het antwoord is Ingehouden winst, die voorkomt op de staat van ingehouden winst en de balans. Neem niet het saldo van de ingehouden winst uit de proefbalans. Gebruik het eindsaldo uit het overzicht van ingehouden winsten.
Hier is onze basisbalans:
Merk op dat de vergelijking wel in evenwicht is. Het bedrag in Ingehouden winst is het bedrag uit de staat van ingehouden winst en niet uit de proefbalans. Dit is een basis, niet-geclassificeerde balans. Er zijn balansen met vlottende en langlopende activa, vlottende en langlopende passiva en een aparte sectie eigen vermogen. Meer complexe vormen van de overzichten zullen in toekomstige berichten worden besproken.
Note: Als uw balans niet in evenwicht is, zijn hier een paar dingen om te controleren:
- Heeft u alleen inkomsten en uitgaven gebruikt op uw winst-en-verliesrekening? Vergeet niet dat u een lijn kunt trekken boven uw eerste inkomstenrekening en dat alles onder die lijn op de resultatenrekening moet komen. Alleen de posten onder die lijn moeten op de winst- en verliesrekening.
- Heb je dividenden/uitkeringen afgetrokken op de staat van ingehouden winst?
- Heb je de eindbalans van ingehouden winst gebruikt?
Een paar andere snelle tips om in gedachten te houden bij het opstellen van je overzichten.
- Gebetaalde kosten zijn een actief, geen uitgave. Het komt op de balans!
- Gecumuleerde afschrijvingen zijn een tegen actief, geen passief. Trek het af van de activa!
- Onverdiende opbrengsten is een passief, geen opbrengst. Het moet op de balans!
Gebruik je proefbalans als een gids. Weet waar u de rekeningen moet scheiden en u zult veel minder snel een fout maken.
