I. Algemeen
II. Vrijwillige Inhoudingen
III. Onvrijwillige inhoudingen
I. Algemeen
Aftrekposten worden van het brutosalaris van een werknemer afgetrokken op basis van vastgestelde tarieven en verzoeken van werknemers om vrijwillige inhoudingen. Voor salarisdoeleinden worden inhoudingen in twee soorten verdeeld:
- Vrijwillige inhoudingen
- Onvrijwillige (verplichte) inhoudingen: belastingen, derdenbeslag, en boetes
II. Vrijwillige inhoudingen
Vrijwillige inhoudingen zijn bedragen die een werknemer op zijn brutoloon in mindering wil laten brengen. Voorbeelden zijn collectieve levensverzekeringen, inhoudingen voor gezondheidszorg en/of andere uitkeringen, inhoudingen voor de Credit Union, enz. Bovendien kunnen vrijwillige aftrekken van het brutoloon van een werknemer worden afgetrokken als een aftrek vóór belasting, een aftrek met uitgestelde belasting, of een aftrek na belasting.
Aftrek vóór belasting vermindert de federale, staats- en FICA-belastbare brutobedragen. Uitgestelde aftrek vermindert de federale en staat belastbare brutobedragen. Naheffingskortingen worden ingehouden nadat alle belastingen zijn berekend en ingehouden.
Om wijzigingen aan te brengen (toevoegen, wijzigen of verwijderen) in vrijwillige aftrekposten, moet de werknemer contact opnemen met het kantoor dat verantwoordelijk is voor die aftrekpost (zie onderstaande lijst). Als een inhouding niet op het loonstrookje van een werknemer verschijnt na voldoende tijd voor verwerking, moet de werknemer contact opnemen met het kantoor dat verantwoordelijk is voor die inhouding.
De meest voorkomende vrijwillige inhoudingen en het verantwoordelijke kantoor staan hieronder vermeld. Inhoudingen vóór belastingen zijn aangegeven met een asterisk (*) en aftrekkingen met uitgestelde belastingen zijn aangegeven met een cijfersymbool (#). Alle andere aftrekposten worden na de belasting in aanmerking genomen.
| Aftrek | Verantwoordelijk Bureau | |
| Vergoeding hulpfunctionaris | Duke Card Office | |
| Duke Credit Union | Duke Credit Union | |
| Tandarts Insurance* | Human Resource Information Center | |
| Dependent Care Reimbursement* | Human Resource Information Center | |
| DHRH Gilde | Het Gilde bij DHRH | |
| DRH (sieraden, boeken, enz.) | DRH Auxiliaries | |
| Duke Card Flex | Duke Card Office | |
| Employee Recreation Fees | Duke Card Office | |
| Faculty Club | Faculty Club | |
| Fidelity (Retirement)# | Benefits Administration | |
| Gifts-Duke | Alumni &Ontwikkelingsadministratie | |
| Greater Piedmont Credit Union | Greater Piedmont Credit Union | |
| Ziektekostenverzekering* | Human Resource Information Center | |
| Health Care Reimbursement* | Human Resource Information Center | |
| Hospital Auxiliary Sales (sieraden, boeken) | Hospital Auxiliary | |
| Hospital Bills | Patient Revenue Management Organization | |
| Live For Life | Live for Life | |
| Long Term Care | Human Resource Information Center | |
| LTD Enhancer | Human Resource Information Center | |
| NC Mutual Univ. Life | Human Resource Information Center | |
| Optical Wear | Eye Care Associates (externe leverancier) | |
| Parkeergelden (Campus & Medisch Center)* | Parking Services | |
| Personal AD&D | Human Resource Information Center | |
| Personal Casualty (Met Pay) | Human Resource Information Center | |
| Post Retirement Life Insurance | ||
| Scudder (Retirement)# | ||
| Studentenvergoedingen | Bursar’s Office | |
| Supplemental Life | Human Resource Information Center | |
| TIAA-CREF (Retirement)# | Benefits Administration | |
| Universal Life Holroyd | Human Resource Information Center | |
| Valic (Retirement)# | Benefits Administration | |
| Vanguard (Retirement)# | Benefits Administration | |
| Voluntary LTD (Hartford) | Human Resource Information Center | |
| Voluntary STD (Hartford) | Human Resource Information Center |
III. Onvrijwillige inhoudingen
Garnissen
Garnissen zijn bedragen die Corporate Payroll Services volgens de federale of nationale wetgeving moet inhouden op het loon van een werknemer om aan de persoonlijke verplichtingen van de werknemer te voldoen. Voorbeelden zijn: federale, staats-, provinciale of gemeentelijke belastingheffingen, door de rechtbank opgelegde alimentatiebetalingen, of door de rechtbank opgelegde faillissementsbeslissingen. Vragen over beslagleggingen moeten worden gericht aan de instantie die het document afgeeft.
Belastingen
Sociale zekerheidsbelastingen (FICA) worden ingehouden op het loon van ALLE werknemers op basis van de gepubliceerde belastingtarieven en de loongrondslag. Er zijn slechts twee uitzonderingen:
- Geregistreerde, voltijdse Duke-studenten, wier primaire functie student is en geen werknemer, zijn vrijgesteld van FICA-belasting.
- F-1- en J-1-visumhouders die niet-ingezetenen zijn voor Amerikaanse belastingdoeleinden en niet hebben voldaan aan de substantial presence test, zijn vrijgesteld van FICA-belasting.
Corporate Payroll Services is ook verplicht om federale en staatsinkomstenbelastingen in te houden op het loon van elke werknemer. Het bedrag van de inhouding is gebaseerd op het aantal vrijstellingen dat de werknemer heeft geclaimd op belastingformulieren W-4 en NC-4 en de federale en staatsbelastingtabellen van het huidige jaar. Werknemers moeten periodiek hun belastingsituatie evalueren en hun W-4 en NC-4 records online bijwerken met behulp van Duke@Work om hun inhoudingen bij te werken, indien wijzigingen nodig zijn.
Werknemers kunnen verzoeken om een vast bedrag aan federale en/of staatsinkomstenbelasting in te houden in aanvulling op hun reguliere inhouding. Deze vaste federale of staatsbelastingaftrek kan voor elk bedrag zijn en kan op elk moment worden stopgezet door een wijziging te verwerken met behulp van de Duke@Work-module.
Werknemers die hulp nodig hebben bij het bepalen van de inhoudingsvereisten, moeten contact opnemen met individuele belastingaccountants. Ander Duke-personeel mag geen belastingadvies geven.
Als een werknemer geen W-4- en/of NC-4-formulier indient, worden de belastingvrijstellingen standaard op nul inhoudingen en “alleenstaande” burgerlijke staat gesteld.
Noot: Het team van de Corporate Payroll Service is verplicht kopieën van W-4- en NC-4-formulieren in te dienen bij de Internal Revenue Service en het N.C. Department of Revenue wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- een werknemer claimt meer dan 10 vrijstellingen
- een werknemer claimt “vrijgesteld” te zijn van belastinginhouding
In elk geval moeten de papieren formulieren W-4 en NC-4 ter verwerking worden ingediend bij het team van de Corporate Payroll Services.
