Wanneer twee of meer mensen bijeenkomen met het doel om tot consensus te komen, is de kans groot dat zij in het proces verschillende rollen op zich nemen. Deze wisselwerking tussen individuen en de groep vormt een belangrijke basis voor groepsdynamiek.
In vergaderingen is het speelveld niet gelijk. Deelnemers aan vergaderingen worden vaak beïnvloed door anderen in de groep. Machtige leiders, deelnemers met persoonlijke vooroordelen (inclusief culturele verschillen) en overtuigende persoonlijkheden kunnen het individu of de groep dwingen en de uitkomst van de vergadering beïnvloeden.
Rollen in vergaderingen
Als de groepsleden samenhangend denken, gericht op het bevorderen van de doelstellingen van de vergadering, dan is alles goed. Maar niet iedereen houdt zich aan de regels. Als leider van een vergadering helpt het om de verschillende rollen in vergaderingen te kennen en de spelers te herkennen die deze rollen vervullen.
Onderhoudsrollen
Acties van deelnemers aan een vergadering met behoudsrollen zijn bedoeld om een ondersteunende sfeer te scheppen, die vaak nodig is als er spanningen ontstaan – mogelijk als gevolg van een onopgelost meningsverschil.
- Ondersteuner, vaak uitgedrukt in ondersteunende opmerkingen, zoals “Mary, dat is een uitstekend idee,” of “Ik zie dat Marketing en Verkoop het eens zijn over ten minste drie van de vier punten die worden besproken” die spanning kunnen verlichten.
- Poortwachter, iemand die kan inspringen als iemand het gesprek monopoliseert, of als iemand te verlegen is om zich uit te spreken en een duwtje in de rug nodig heeft. Het kan zijn dat de basisregels van de vergadering, of op zijn minst de relevante voor het probleem in kwestie, moeten worden geherformuleerd.
Taakrollen
Acties door deelnemers aan de vergadering met taakrollen helpen de vergadering vooruit te helpen.
- Initiator, stelt een actie voor – een taak of doel – als de vergadering begint, of als de vergadering op een laag pitje staat en een kick-start nodig heeft.
- Informatie- / opiniezoeker, gericht op het vragen van feiten, ideeën of meningen aan de deelnemers.
- Consensus tester, die nagaat of de groep meer discussie nodig heeft alvorens verder te gaan naar de volgende stap.
- Verhelderaar, die nagaat of deelnemers behoefte hebben aan meer begrip van een bepaalde kwestie of presentatie.
- Samenvatter, vat het verloop van de vergadering samen, zodat iedereen op één lijn zit.
Hinderlijke rollen
Acties van deelnemers aan de vergadering met hinderlijke rollen zijn schadelijk voor de voortgang van de vergadering. Iedereen zou beter af zijn zonder hen.
- Dominator, stelt te veel vragen (uit balans met het algemene verloop van de vergadering) en/of is gewoon langdradig voor de microfoon.
- Ongericht, belemmert het proces door niet volledig aanwezig te zijn, niet deel te nemen (vergelijkbaar met slechts de helft van de mensen in een staat die over een kwestie stemt – wat resulteert in een scheve vertegenwoordiging).
- Afbreker, valt andere deelnemers of hun standpunten aan. Creëert spanning, lost vertrouwen en de bereidheid om samen te werken op.
- Koppig, werkt niet mee en blokkeert de voorwaartse beweging.
- Afleider, het voeren van zijgesprekken die niet alleen de vergadering voor anderen verstoren, maar ook de afleiders verwijderen van actieve deelname aan de groep.
Rollen bepalen om de groep in evenwicht te brengen
Een uitstekende manier om een gevoel voor groepsdynamiek te krijgen is om een vergadering bij te wonen waaraan u niet actief deelneemt. Het zal duidelijk worden wie gemakkelijk naar voren treedt, wie achterover leunt, wie onderbreekt. Bepaalde persoonlijkheidskenmerken, zoals zelfvertrouwen en ongeduld, komen in het begin naar voren.
Door kennis te nemen van de soorten deelnemers en het algemene discussietraject zal snel duidelijk worden hoe een groepsvergadering kan worden beïnvloed door persoonlijkheidsfactoren die moeten worden erkend en aangepakt als onderdeel van de beste praktijken voor vergaderingen.
