Helicht belangrijke gegevens met Excel voorwaardelijke opmaak

Als u een kantoor binnenloopt, zult u waarschijnlijk een Microsoft Excel-gebruiker aantreffen. Het is een nuttig hulpmiddel voor bedrijfsanalyse als het goed wordt gebruikt. Het probleem met veel spreadsheets is dat alle cellen er hetzelfde uitzien. Je moet op zoek naar belangrijke informatie. In deze handleiding laat ik zien hoe je cellen in Excel kunt markeren met behulp van verschillende methoden. (Download voorbeeld spreadsheet in de Bronnen sectie.)

Ik zie dit scenario routinematig. Je krijgt een spreadsheet van iemand met honderden gegevensrijen die er hetzelfde uitzien. Alles is op dezelfde saaie manier geformatteerd. Maar zijn de gegevens hetzelfde? Zijn er celwaarden die anders zijn dan de rest? Is er iets buiten het gemiddelde? Dit zijn typische vragen die gebruikers hebben wanneer ze spreadsheets openen.

Excel-cellen opmaken op basis van voorwaarden

In plaats van de lezer elke cel te laten scannen, kunt u de software wat beenwerk laten doen met behulp van voorwaardelijke opmaak. Hiermee kan Excel een gedefinieerde opmaak toepassen op cellen die aan specifieke criteria voldoen. Dit zijn regels die u kunt definiëren.

Het doel is om belangrijke informatie te laten opvallen, zodat u deze gemakkelijker kunt vinden.

Excel doet een deel hiervan al voor u. Wanneer u bijvoorbeeld getallen opmaakt, zijn er opties om negatieve getallen in het rood weer te geven. Dit is een voorbeeld van een vooraf gedefinieerde opmaak.

Het programma stelt u zelfs in staat opmaakopties te gebruiken op afzonderlijke cellen of rijen. De eenvoudigste methode is om Excel de voorwaardelijke opmaak te laten toepassen als aan bepaalde voorwaarden of locaties wordt voldaan. Hiervoor wordt de methode “Celwaarde is” gebruikt.

Enkele voorbeelden van celwaarde-markering zijn:

• Een rode vulling toepassen als de waarde lager is dan 50
• Een cursief, vet lettertype toepassen als de waarde tussen 70 en 90 ligt
• Een groene lettertypekleur toepassen als de tekst “Montana.”
• Waarden die gelijk zijn aan 15 markeren
• Een gele vulling toepassen op dubbele waarden
• Een pijlpictogram Omhoog toevoegen aan celwaarden boven 10%

Excel stelt u ook in staat formules te gebruiken voor voorwaardelijke opmaak. Een voordeel van Excel formules is dat je kunt verwijzen naar de waarden elders in je spreadsheet. In het onderstaande voorbeeld vraag ik om een groene achtergrondkleur toe te passen als de waarde in B2 groter is dan de waarde in C2.

Microsoft heeft deze functie in de loop der jaren sterk verbeterd en geeft nu vooraf populaire voorbeelden, zodat u niet meer zo vaak op formules hoeft te vertrouwen. Hieronder vindt u enkele populaire voorbeelden.

Hoe Excel voorwaardelijke opmaak toepassen

Een nieuwe opmaakregel toevoegen is eenvoudig. Het moeilijkste deel is het vinden van wat u wilt benadrukken op uw spreadsheet. Het helpt om na te denken over de behoeften van uw publiek en welke acties zij zouden kunnen ondernemen.

Voorbeeld 1: Cellen boven een specifiek getal markeren

Als u wilt meelopen, is dit voorbeeld 1 uit het voorbeeld-spreadsheet. Ik ga geselecteerde cellen markeren als de bevolking van de staat groter is dan of gelijk is aan 2% van de Amerikaanse bevolking.

1. Open het voorbeeld-spreadsheet state-counts-cf.xlsx en klik op het tabblad Voorbeeld 1.
2. Klik op cel F2.
3. Selecteer de hele kolom door op Ctrl +Shift + ↓ te drukken.
4. Klik vanuit het tabblad Home op de knop Voorwaardelijke opmaak.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de optie Celregels markeren.
6. Selecteer in het zijmenu Groter dan…

1. Voer een aanpassing uit op de waarde in het veld Cellen opmaken die groter zijn dan:.

Note: Excel vult dit veld vooraf in op basis van de bestaande waarden van uw gemarkeerde cellen.

1. Voer de gewenste waarde in. In ons geval is dat 2,0%. Excel begint cellen voor u te markeren.
2. Klik op het driehoekje met de pijl omlaag op het toetsenbord om uw kleurselectie te maken.

Noot: u kunt een ander schema maken door een aangepaste indeling te selecteren…

1. Klik op OK.

U zou nu uw resultaten toegepast moeten zien.

Voorbeeld 2: Top 10 vermeldingen markeren

Een populair verzoek is het vinden van de topvermeldingen, ongeacht of het om een bepaald aantal of percentage gaat. Dit is een voorbeeld van een van Excel’s vooraf ingestelde of ingebouwde indelingen. Met andere woorden, u hoeft geen specifieke waarden in te voeren zoals u in voorbeeld 1 deed. Deze voorinstellingen zijn opgebouwd rond veelvoorkomende items waar mensen naar zoeken, zoals Top 10 of ondergemiddelde presteerders. Het voordeel is dat u niet zelf hoeft te rekenen.

In dit voorbeeld wil ik de top 10 staten op basis van het aantal Amerikaanse Kamerzetels in kolom D markeren.

1. Open het voorbeeldspreadsheet state-counts-cf.xlsx-voorbeeldspreadsheet en klik op het tabblad Voorbeeld 2.
2. Klik op cel D2.
3. Selecteer de hele kolom door op Ctrl +Shift + ↓ te drukken.
4. Klik vanuit het tabblad Begin op de knop Voorwaardelijke opmaak.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Voorwaardelijke opmaak Boven/Benedenregels.
6. Van het zijmenu, selecteer Top 10 Items…
7. In het Top 10 Items dialoogvenster, pas uw telling of kleurenschema aan indien nodig.
8. Klik OK.

Voorbeeld 3: Toon Gegevensbalken in plaats van Kleurarcering

Een andere nuttige optie is het gebruik van “Gegevensbalken”. Dit is een ander type visualisatie dat u kunt toepassen. Een belangrijk verschil met het Data Bar-formaat is dat het op alle cellen wordt getoond in plaats van op cellen die aan een specifieke voorwaarde voldoen.

Standaard houdt Excel de achtergrond van de tekstwaarde. Ik vind dat dit storend kan zijn. In dit voorbeeld heb ik de kolom % Wijziging gedupliceerd, maar Excel verteld de gegevenswaarde niet in kolom I te plaatsen. Het resultaat is alleen de gegevensbalk.

De gegevensbalkindeling werkt niet goed met alle gegevenstypen. Dit is een goed voorbeeld van het uitproberen van verschillende indelingen om te zien wat het beste werkt voor uw gegevens. Dit geldt vooral als u negatieve waarden of een klein bereik hebt.

1. Open het voorbeeldspreadsheet state-counts-cf.xlsx en klik op het tabblad Voorbeeld 3.
2. Klik op cel I2.
3. Selecteer de hele kolom door op Ctrl +Shift + ↓ te drukken.
4. Klik vanuit het tabblad Begin op de knop Voorwaardelijke opmaak.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Voorwaardelijke opmaak Gegevensbalken.
6. Selecteer in het zijmenu Meer regels…

1. Vink in het gedeelte Bewerk de regelbeschrijving: de optie Alleen balk weergeven aan.

1. Klik op OK.

Voorbeeld 4: Een rij markeren

Het markeren van uitschietende cellen is geweldig, maar als u een groot spreadsheet hebt, ziet u de gekleurde cellen soms niet omdat ze buiten het scherm liggen. In deze situaties helpt het om de hele rij te markeren. Op die manier, ongeacht welke kolommen je bekijkt, weet je welke rijen belangrijk zijn. Dit werkt het beste als je 1 voorwaardelijk hebt.

Een belangrijk verschil hier is dat we niet een kolom markeren maar de hele spreadsheet. Zo krijgen we het rij-effect.

1. Open het voorbeeldspreadsheet state-counts-cf.xlsx en klik op het tabblad Example 4.
2. Klik op cel I2.
3. Selecteer alle rijen door op Ctrl +Shift + ↓ + → te drukken.
4. Klik vanuit het tabblad Home op de knop Voorwaardelijke opmaak.
5. Selecteer Nieuwe regel…
6. Selecteer in de module Opmaakregel bewerken de optie Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt.
7. In Opmaak waarden waar deze formule waar is: typt u uw criteria.

1. Klik op de knop Opmaak… om uw oplichtingskleur toe te passen.
2. Klik op OK om uw kleur te accepteren.

In het bovenstaande voorbeeld vraag ik om elke rij te markeren waarin de waarde in kolom F (Totaal percentage van de bevolking van de VS) groter is dan 2%. De accentueringskleur is groen. Ik gebruik ook een gemengde celverwijzing door een $ teken voor F2 in de formule te plaatsen.

outlined_flag Tip: Als u niet zeker weet of u de juiste formule hebt, kunt u deze altijd testen in een andere kolom. Bijvoorbeeld, ik zou in cel H2, deze formule =$F2>20% kunnen invoeren. De H2 cel zou evalueren als ofwel WAAR of ONWAAR. Vervolgens kunt u de formule door de kolom kopiëren om te controleren of de verwachte resultaten worden behaald.

1. Klik op OK.

Uw voorwaardelijke opmaakregels vinden

Soms krijgen we een spreadsheet en ziet u gemarkeerde cellen of rijen. Maar…waar zijn de voorwaardelijke regels, of heeft iemand deze cellen handmatig opgemaakt? Gelukkig biedt Excel een manier om de voorwaardelijke opmaak regels te zien. U kunt de voorbeeldspreadsheet gebruiken om mee te kijken of uw eigen spreadsheet gebruiken.

1. Open uw spreadsheet.
2. Klik op het tabblad Begin op Voorwaardelijke opmaak.
3. Selecteer Regels beheren… in het vervolgkeuzemenu.

1. Selecteer uw werkblad in het Beheer van voorwaardelijke opmaakregels.
2. Klik op OK.

In het bovenstaande voorbeeld ziet u de regel die ik heb toegepast om de rij te markeren. Vanaf hier kunt u een regel toevoegen, bewerken of verwijderen.

Tips & Trucs

In dit artikel zijn slechts enkele manieren behandeld waarop u voorwaardelijke opmaak kunt gebruiken. De beste manier om het te leren is door te experimenteren met gegevens, of het nu uw eigen gegevens zijn of de voorbeeldspreadsheet. Hier zijn enkele andere tips voor u:

• U kunt meerdere regels in dezelfde kolom hebben. U kunt bijvoorbeeld verschillende waarden van een bereik verschillende kleuren geven.
• Probeer met verschillende indelingen om te zien welk type het beste werkt voor uw gegevens.
• Als u onverwachte resultaten krijgt, controleert u of er meerdere voorwaarden worden uitgevoerd en in welke volgorde. Misschien moet u de volgorde wijzigen.
• U kunt bereiken instellen op gegevensbalken. Als u bijvoorbeeld een kolom % voltooid hebt, wilt u misschien een bereik van 0 tot 1 instellen.
• U kunt voorwaardelijke opmaakregels verwijderen met de optie Regels wissen.
• U past uw regels toe nadat u gegevens hebt ingevoerd. Soms worden dubbele regels gemaakt wanneer u rijen invoegt.

Excel’s voorwaardelijke opmaak kan uw spreadsheets bruikbaarder maken als deze op de juiste manier worden gebruikt. Mensen zullen geen tijd verspillen met het zoeken naar belangrijke wijzigingen of die “naald in de hooiberg.”

Extra hulpbron

• Beginnershandleiding bij Excel XLOOKUP
• Hoe gebruik je Excel VLOOKUP
• Hoe gebruik je de IF-functie in Excel
• Hoe een Excel draaitabel maken

Disclaimer: Afbeeldingen van Amazon Product Advertising API. Ik kan een affiliate commissie ontvangen voor deze producten als u ze koopt. Bijgewerkt: 2021-03-25