Hoe je weg te winnen in de Japanse bedrijfscultuur

Inzicht krijgen in de fijne kneepjes van de Japanse bedrijfscultuur is geen grap. Dit artikel is bedoeld voor niet-Japanse werknemers die willen aansluiten bij hun Japanse collega’s. Als u wilt uitblinken als lid van een “kaisha” (woord voor “bedrijf” in het Japans), moet u de sociale en culturele achtergrond achter de Japanse bedrijfscultuur begrijpen.

We behandelen het concept van de “Japanse manier van werken”, enkele van de filosofieën en communicatie-instrumenten, evenals wat advies voor niet-Japanse werknemers. Dus hopelijk weet u aan het eind van dit artikel hoe u uw weg kunt vinden in de Japanse bedrijfscultuur.

DE JAPANSE MANIER VAN WERKEN

Voor een Japanner is werken niet alleen het krijgen van een salaris in ruil voor het uitvoeren van taken. Het is echte toewijding aan het bedrijf waarvoor men werkt, dat in ruil levenslang werk biedt aan al zijn werknemers, althans zo was het vroeger in de jaren 60 en 70.

Deze mentaliteit van je met hart en ziel inzetten voor een baan om uit te blinken in het belang van het geheel komt voort uit het shintoïsme, confucianisme en boeddhisme. Hoewel de dingen mettertijd langzaam veranderen, kun je niet anders dan het bijproduct van dit culturele erfgoed op de Japanse bedrijfscultuur opmerken. Alles, van hoe relaties worden ontwikkeld tot het kwaliteitsniveau van het eindproduct of de dienst en de balans tussen werk en privé, wordt beïnvloed.

Enkele voorbeelden van de Japanse Manier van Werken zijn:

Kikubari

Empathie, Onbaatzuchtigheid, Gemeenschapszin.

Er is geen directe vertaling voor deze term, maar de woorden hierboven zouden u moeten helpen een idee te krijgen van de betekenis die het uitdrukt. Zich bewust zijn van de behoeften van mensen en ernaar handelen voordat erom gevraagd wordt, maakt deel uit van de Japanse “omotenashi” of gastvrijheid.

Top-Notch Quality

Het beste bereiken bij je eerste poging lijkt misschien de Japanse manier (vooral als je hier ooit leraar bent geweest). Vergeet niet dat je geen perfectie kunt bereiken zonder een trial-and-error aanpak. Een stapsgewijze aanpak waarbij je leert van je fouten (zelfs als je je moet verontschuldigen voor het maken ervan) is belangrijk in de Japanse cultuur, waar het maken van die fouten niet alleen aanvaardbaar is, maar ook noodzakelijk voor verbetering.

Dienst Zangyou – Overwerk

Verlaat je pas als je je voldaan voelt en alsof je alles hebt gegeven. Door lang te blijven kun je meer leren en perfectie bereiken. In sommige omstandigheden hoeft u echter niet over te werken, ook al wordt u dat gevraagd. Omdat dit een delicaat en breed onderwerp is, hebben we er een apart artikel over Onbetaalde overuren in Japan aan gewijd, waar je een aantal nuttige tips kunt vinden.

Gemba

De term Gemba betekent “de werkelijke plaats”, of de plaats waar het werk wordt gedaan of waarde wordt gecreëerd. Om antwoorden te krijgen, moet je naar de werkelijke plaats gaan, de echte feiten verzamelen, vragen stellen en leren. Wat dit betekent in een bedrijfsomgeving is dat u het vertrouwen van uw superieuren kunt winnen als u “naar de gemba gaat”.

Laat hen zien dat u de leiding hebt en ga direct zelf controleren wat het probleem is waar het er het meest toe doet. Op deze manier zult u niet in de fout vervallen om alleen maar naar resultaten te kijken en oppervlakkig te evalueren wat er is gebeurd. In plaats daarvan krijgt u de kans om de werkelijke bron van het probleem te begrijpen. Als u meer wilt weten over dit concept kunt u dit artikel bekijken, getiteld “Wat is Gemba: Definitions and tools”, waarin wordt beschreven hoe “Gemba walks” in een bedrijfscontext worden uitgevoerd.

Hoe vertalen deze concepten zich in interne organisatieprocessen?

5S

Dit controlesysteem helpt werknemers zich in te stellen op succes.

Hoe?

Door het structureren van een reeks beste praktijken om de werkomgeving kostenefficiënt en effectief te houden, of beter, klaar, als een blanco canvas, voor een soepel en veilig besluitvormingsproces.

5S staat voor: “Sort”, “Set in Order”, “Shine”, “Standardize” en “Sustain”. Het zorgt ervoor dat bedrijven identificeren welke items nodig zijn in de werkruimte, hoe ze op te slaan of te rangschikken op een efficiënte manier, hoe de ruimte vlekkeloos te houden, het creëren van standaardisatie en ten slotte het herzien en onderhouden van elk proces. Als u dieper op het onderwerp wilt ingaan, bekijk dan dit artikel over hoe u 5S in de praktijk kunt brengen.

PDCA

PDCA is een acroniem dat staat voor “Plan”, “Do”, “Check” en “Action”. Het doel ervan is de procesbeheersing te waarborgen en constante verbetering tot stand te brengen. De toepassing ervan is geldig in elke omgeving, bedrijf en rol.

“Planning” bestaat uit het stellen van doelen in lijn met het bedrijfsbelang, maak een plan van aanpak en een schema om te handelen naar die acties.

“Doing”, zo eenvoudig als het klinkt, gaat over het in actie brengen van uw planvorming, terwijl u de juiste aanpassingen maakt.

Daarna volgt een “Check” van de voorgaande stappen.

Ten slotte, in de “Action” fase, moet je handelen naar het resultaat van je evaluatie.

Kaizen

De manier waarop een Japans bedrijf groeit is door dagelijkse kleine stapjes. Een revolutie is niet nodig. In plaats daarvan wordt de voorkeur gegeven aan een gestage en constante verbetering om de kostenefficiëntie te verhogen en een betere en veiligere werkomgeving te creëren.

Deze benadering wordt toegepast op elk niveau van het bedrijf, van een eenvoudige werkplek tot een volledig proces. Iedereen is er verantwoordelijk voor, van de kantoormedewerker tot de CEO. Alle werknemers zijn betrokken bij het verbeteren van het bedrijf. Dit concept is op vele gebieden toegepast om gestandaardiseerde processen te verbeteren. Een van de aspecten die het aanpakt is het verminderen van verspilling, van welke aard dan ook. Zoals, overproductie, nutteloze tijd, buitensporige beweging en buitensporig gebruik van middelen.

Een hulpmiddel voor communicatie: Horenso

Het laatste acroniem waar ik het over ga hebben is waarschijnlijk het meest gewaardeerde stukje kennis dat je onder de knie moet hebben om een ticket te krijgen voor een soepele integratie in de Japanse bedrijfscultuur.

In tegenstelling tot wat westerse bedrijven doen, zetten Japanse bedrijven geen processen op en kennen ze geen specifieke rollen toe aan werknemers waardoor informatie op een vooraf vastgestelde en gereguleerde manier stroomt. Dit ecosysteem is gebaseerd op wederzijds vertrouwen, harmonie en vrijwillige deelname. Op deze manier vindt het delen van informatie naadloos plaats via menselijke interactie, meer dan via e-mail of sociale bedrijfsnetwerken.

Horenso is een term die drie communicatiemiddelen omvat die in de Japanse bedrijfscultuur worden gebruikt: Hokoku, Renraku en Sodan.

Hokoku

Het rapporteren van de huidige status van je taken of recente wijzigingen in je project. Het is onderdeel van het concept van wederzijdse hulp en samenwerking dat ik eerder noemde. Niet alleen dat, het kan een goede gelegenheid zijn voor u om een waardevol advies van uw supervisor te ontvangen. Niet te vergeten dat deze voortdurende mondelinge en schriftelijke rapportage wederzijds vertrouwen schept.

Renraku

Verstrekkende stukjes informatie om de lege plekken in te vullen. Dit kan van alles zijn, van kleine stukjes kennis die je hebt opgedaan tijdens een gesprek met je collega’s, tot details van een vergadering die je collega niet heeft bijgewoond, tot interessante verhalen of wat dan ook dat je collega’s kan helpen of een verder inzicht kan geven om te gebruiken. Deel altijd alle nuttige informatie!

Sodan

Op zoek naar advies om een probleem op te lossen. Vraag uw leidinggevende om met u te brainstormen en zorg ervoor dat het probleem dat u probeert aan te kaarten van belang is voor het bedrijf op dezelfde manier waarop het van belang is voor u, onthoud dat het altijd gaat om wederzijdse hulp!

Advies voor niet-Japanse werknemers

Ontwikkel relaties

Maak voor en na het werk contact met uw collega’s.

Het creëren van banden die verder gaan dan de werkomgeving is van fundamenteel belang om deel uit te maken van een Japans bedrijf. Natuurlijk, vooral in het begin, communicatie kan moeilijk zijn, omdat je misschien niet in staat zijn om Japans te spreken zodra je als land in Japan. In een ander artikel in onze Blog vindt u tips over hoe u taalbarrières op uw werkplek kunt overwinnen. Maak gebruik van alle after-work initiatieven, diners en nomikai, d.w.z. bedrijfsborrels, om uw band met uw collega’s te verdiepen.

Wen aan frequente vergaderingen

Als u eenmaal voor een Japans bedrijf werkt, zult u merken dat u meer vergaderingen bijwoont dan u had verwacht. Hoewel het voor jou misschien tijdverspilling is, is het voor je collega’s een belangrijk moment om informatie uit te wisselen. Elk detail wordt onderzocht om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Als dit eenmaal is gebeurd, kan de implementatie snel en soepel verlopen.

“Ohayou Gozaimasu” & “Otsukare Sama Desu”

Het zeggen van een luid Goedemorgen of “Ohayou Gozaimasu” is belangrijk om uw dag te beginnen en met uw collega’s te communiceren.

Hoe zit het als u het kantoor verlaat?

Gebruik de volgende formules om mensen te laten weten waar u zich bevindt. Als u eerder weggaat dan uw collega’s, zegt u “Osakini Shitsurei Shimasu”, wat betekent “Het spijt me dat ik eerder wegga dan u”. Als u aan het eind van de dag vertrekt, zegt u “Otsukare Sama Desu”, wat ruwweg kan worden vertaald als “Ik hoop dat u niet te moe bent”. In beide gevallen krijgt u een warm “Otsukare Sama” terug.

Verontschuldig u, veel!

Er is geen schaamte in het verontschuldigen, integendeel, het is een teken van integriteit en moed. Probeer uw fouten niet goed te praten, maar neem de volle verantwoordelijkheid voor uw project en uw taken. U zult ieders respect winnen.

Show Appreciation

Als een collectieve samenleving is wederzijdse hulp van fundamenteel belang voor ieders welzijn. “Arigatou Gozaimasu” is een manier om dankbaar te zijn voor het karma dat u hebt uitgewisseld met de persoon die u heeft geholpen. Vergeet ook niet te vermelden waar je dankbaar voor bent; hulp, begeleiding, vriendelijkheid, laat je waardering niet leeg lijken. In de Japanse cultuur is het erg belangrijk om aan te geven waarvoor je dankbaar bent.

Tot besluit

Deze korte gids is zeker niet bedoeld om uitputtend te zijn. In feite zou ik u willen aanmoedigen om “uw huiswerk te doen” en meer over de Japanse bedrijfscultuur te onderzoeken. Als je dieper wilt ingaan op Japanse tradities, het dagelijkse gedrag dat van Japanse werknemers wordt verwacht en zelfs dialoogvoorbeelden van veel voorkomende situaties in het Japanse bedrijfskantoor, zowel in het Japans als in het Engels, kijk dan eens naar Winning Together at Japanese Companies van Takashi Kawatani. Deze korte gids heeft me veel geholpen tijdens mijn eerste maanden in een Japans bedrijf.

Werkt u in een Japans bedrijf? Hoe is je ervaring tot nu toe en welk advies zou je anderen in dezelfde situatie geven? Laat het ons weten in de comments.