Hoe maak je een dagplanning die je dag niet zal verpesten in 5 stappen

Als het gaat om het maken van een dagplanning, vallen de meeste mensen in een van de twee kampen:

• De overscheduler: Hun agenda’s zien eruit als een vingerverfschilderij van een kleuter. Vergaderingen overlappen elkaar, terwijl herinneringen voor evenementen, pauzes, taken en nog meer vergaderingen afgaan alsof het oudejaarsavond is. Hun dagen worden bepaald vanaf het moment dat ze wakker worden tot hun avondroutine.
• De Minimalist: Ook bekend als “De dromer”. Ze hebben een of twee terugkerende gebeurtenissen, maar een heleboel witte ruimte, zodat ze “vrij” zijn (althans op papier) voor lange stukken werk.

Het probleem is dat beide benaderingen verschrikkelijk zijn om hun eigen redenen.

Overgepland zijn laat geen tijd voor de onvermijdelijke “dringende” taken die opduiken. Eén taak duurt langer dan je dacht (dankzij de planningsfout) en je hele dag wordt in chaos gegooid.

En de minimalist? Ze hebben hun schema gewoon geoffload naar een ander formaat – waarschijnlijk een todo-lijst, een planningsapp of een reeks boze e-mails met de vraag “Waar is dit?”

De waarheid is dat een goede dagelijkse planning een blauwdruk is voor een succesvol leven. Weten wat je bedoeld bent om te doen (en wanneer) creëert een gevoel van doel, betekenis, en focus. Het helpt u uitstelgedrag te voorkomen, gemotiveerd te blijven en uw tijd goed te beheren.

Helaas hebben maar weinigen van ons totale controle over onze dagen. In plaats daarvan hebt u iets flexibel nodig. U hebt een sjabloon voor uw dagschema nodig.

In deze gids gaan we bespreken hoe de meest succesvolle oprichters, creatieven en diepe denkers een sjabloonbenadering van hun dag gebruiken om gefocust, georganiseerd en productief te blijven (en hoe u hetzelfde kunt doen met uw dag!

Hoe maak je een effectieve dagindeling in 5 stappen

1. Begin je dag met je belangrijkste werk
2. Stippel je perfecte dagindeling uit op basis van je persoonlijke “productiviteitscurve”
3. Gebruik “tijdblokkering” om over te schakelen van reactief naar controle over uw tijd
4. Stel uw beschikbaarheid in op het minimum dat u kunt (10-15 minuten)
5. Volg uw flow (van zowel taken als energie)
6. BONUS: Doe regelmatig een agenda-audit om dode tijd op te ruimen

Klaar om echt de controle over uw tijd terug te nemen? RescueTime is ’s werelds krachtigste tijdregistratie- en productiviteitstool. Ontdek hoe het u kan helpen en meld u vandaag nog gratis aan!

Begin uw dag met uw belangrijkste werk

De meest succesvolle mensen krijgen consequent hun belangrijkste werk eerst gedaan.

Dit kan betekenen “een kikker inslikken” (d.w.z. je moeilijkste taak uit de weg ruimen) of tijd uittrekken voor zinvol werk voordat je iets anders gaat doen. Wat ze niet doen, is de dag beginnen met afleiding, emotionele prikkels en stress (zoals e-mail, sociale media en Slack).

Zoals Farnam Street-oprichter Shane Parrish uitlegt:

“Als ik ’s ochtends opsta en als eerste mijn e-mail check, laat ik anderen mijn prioriteiten voor die dag bepalen.”

Er zijn talloze goede voorbeelden van, maar een van mijn favorieten komt van oprichter en academicus Kevin Taylor, die dagelijks terugkerende tijdblokken instelt om ’s ochtends te schrijven:

Zo legt Taylor uit:

“Als je bent zoals de meesten, plan je eerst wat anderen van je eisen en zoek je pas later naar lege plekken in je agenda waar je datgene kunt ‘inpassen’ wat voor jou belangrijk is. (Veel geluk met het vinden van focus tijd in dat soort ‘reactief-ontworpen’ agenda.)

“In plaats daarvan, draai het paradigma om door eerst te plannen wat belangrijk voor je is.”

Het stellen van een terugkerende verplichting aan jezelf als eerste in de ochtend begint je dag met de juiste intentie en zorgt ervoor dat ongeacht wat er verder gebeurt, je iets zinvols hebt gedaan.

Maar misschien nog belangrijker, dit is meestal het meest effectieve moment van je dag. Voor de meeste mensen, hun energie is van nature hoger in de ochtend en er zijn minder afleidingen, wat betekent dat je echt kunt graven in belangrijk werk.

Volgens Alex Pang, auteur van Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

“Twee uur waarin je je echt in het probleem kunt verdiepen, levert oplossingen op die beter zullen zijn dan wanneer je tien uur doorbrengt met vergaderingen en stuiteren op Slack-kanalen.”

Dit soort vooruitgang boeken heeft een domino-effect van motivatie en productiviteit dat je de rest van de dag voortdraagt.

Als u een hulpmiddel wilt om u aan deze tijd te binden, probeer dan de RescueTime Agenda-integratie. Voeg gewoon #focustime toe aan de titel van uw ochtendblok op uw dagelijkse planningssjabloon en alle afleidende websites (zoals sociale media, nieuws en entertainment) worden geblokkeerd voor de duur ervan.

Ten slotte hoeft u niet altijd precies te weten wat u tijdens deze periode gaat doen. Het is genoeg om gewoon je beste uren te besteden aan zinvol werk.

Bepaal uw perfecte dagelijkse schema volgens uw persoonlijke “productiviteitscurve”

De reden dat de meeste succesvolle mensen hun eerste uren van de dag wijden aan zinvol werk, is omdat dat is wanneer hun energieniveaus het hoogst zijn. Echter, met een beetje werk, kunt u diezelfde aanpak gebruiken om de rest van uw dagelijkse schema sjabloon aan te passen aan uw energieniveaus.

We gaan allemaal door eb en vloed van energie gedurende de dag dankzij iets dat ons Circadiaans Ritme wordt genoemd. Dit is een interne klok die onze geest en ons lichaam stuurt door momenten van alertheid en slaperigheid.

De sleutel tot een succesvol dagelijks schema sjabloon is om uw energieniveaus af te stemmen op het soort werk dat u doet.

Wanneer onze energie laag is, zijn we minder creatief, hebben we het moeilijker om beslissingen te nemen, en raken we gemakkelijker gestrest en overweldigd. Aan de andere kant, studies tonen aan dat we tot 500% productiever zijn wanneer onze energie hoog is en we in een staat van flow kunnen komen.

Dus hoe ontdek je wanneer je energieniveaus van nature hoger en lager zijn gedurende de dag?

Experimenteer met uw circadiaans ritme

De meeste mensen volgen een vergelijkbaar circadiaans ritme gedurende de dag.

Nadat we wakker worden en uit onze slaaptraagheid komen, begint ons energieniveau op natuurlijke wijze te stijgen. Tegen 10 uur ’s ochtends hebben we onze piekconcentratieniveaus bereikt, die dalen tot een natuurlijke energiedip na de lunch tussen 1 en 3 uur ’s middags.

In de namiddag stijgen onze energieniveaus weer tot ze weer dalen ergens tussen 9 en 11 uur ’s avonds, wanneer de meesten van ons naar bed gaan.

Dus zou je bijvoorbeeld een dagschema kunnen opstellen dat dit patroon volgt:

• Hoge-energie werk tot rond het middaguur
• Bellen, vergaderingen en e-mails van 1-3
• Vrije tijd voor dringende taken of meer vergaderingen tot het einde van de dag

Dit is een vrij goed begin, maar wat als het niet werkt voor u of als u nauwkeuriger wilt zijn?

Gebruik uw persoonlijke productiviteitsgegevens om uw “productiviteitscurve” in kaart te brengen

In plaats van te vertrouwen op zelfrapportage of het bijhouden van uw stemming, is het veel gemakkelijker (en nauwkeuriger) om een tijdregistratietool zoals RescueTime te gebruiken om automatisch gegevens voor u te verzamelen.

Na het verzamelen van een beetje gegevens, zal uw RescueTime-dashboard u laten zien aan welke apps, tools, websites en projecten u tijd besteedt, wanneer u productief bent (of afgeleid), evenals trends in uw activiteiten, en nog veel meer.

In ons voorbeeld laat het rapport Productiviteitstrends over een week zien wanneer u op een bepaalde dag het meest productief bent en wanneer u bent afgeleid. Dit staat onder Rapporten > Productiviteit > Tijdstip van dag.

Door dit rapport te bekijken, krijgen we een duidelijke dagelijkse trend van productiviteit en afleiding, zodat we een dagelijks planningsjabloon kunnen maken dat overeenkomt:

• Gerichte, ontspannen tijd tijdens piekuren
• Gesprekken, gesprekken en e-mail wanneer het energieniveau laag is
• Pauzes wanneer de kans het grootst is dat u in een dip raakt

In wezen schakelt u over van het plannen van uw dag op basis van tijd naar het plannen op basis van uw energie.

(Bekijk hier onze volledige gids over hoe u uw meest productieve uren kunt vinden!)

Gebruik “tijd blokkeren” om over te schakelen van reactief zijn naar controle over uw tijd

Uw productiviteitscurve is een kaart van hoe u een volledige dag kunt invullen in uw dagelijkse schema sjabloon.

Dit is niet hetzelfde als de dagplanning van De Overscheduler die zijn dagen vult met de prioriteiten van andere mensen. In plaats daarvan is dit een sjabloon van wanneer u het meest geschikt bent om bepaalde soorten werk te doen.

Een voorbeeld van zo’n dagschema-sjabloon in de praktijk is wat ontwerpster Jessica Hische haar “Ultraschedule” noemt:

Dit dagschema-sjabloon is als een geraamte waarop u uw week opbouwt. En als je het afstemt op je dagelijkse productiviteitscurve, weet je dat je zo productief mogelijk met je tijd omgaat.

Voor Hische betekende dit dat hij de maandag als “administratieve dag” moest aanhouden voor regelmatige gesprekken en vergaderingen, terwijl hij op woensdag en vrijdag tijd vrij moest maken voor “analoog werk”:

“Er zijn geplande tijden waarop ik volledig in e-mail kan duiken en de rest van de dag dwing ik mezelf om e-mail te negeren. En bovenal zijn er geplande tijdsblokken waarin mijn wifi uit staat.”

Een van de beste kanten van deze aanpak is dat het je helpt je ideale werkdag te visualiseren – een belangrijke vaardigheid die maar weinigen van ons oefenen, volgens auteur Ryan Holiday:

“Zoveel mensen hebben grote doelen voor de toekomst. Ik denk dat het beter is om te weten hoe je ideale dag eruitziet. Dan kun je jezelf bij elke gelegenheid en keuze afvragen: brengt dit me dichterbij of verder weg?”

Het effect is niet alleen dat je weet wat je zou moeten doen, maar ook dat het je helpt nee te zeggen tegen de dingen die je van je ideale dag afhouden. Zoals ontwerper Brad Frost uitlegt:

“Als ik een uitnodiging voor een vergadering accepteer, moet ik tijd vrijmaken voor iets anders, en dat wordt nu gevisualiseerd.”

U kunt een techniek genaamd Time Blocking gebruiken om uw eigen dagindelingssjabloon zoals deze te maken. Bekijk hier onze stap-voor-stap-handleiding.

Stel uw beschikbaarheid in op het minimum dat u kunt (10-15 minuten)

Met uw zinvolle ochtend- en dagschema dat is afgestemd op uw productiviteitscurve, is de volgende vraag: hoe past u de onvermijdelijke taken, afspraken, vergaderingen en verantwoordelijkheden in die uw dagelijkse schema in de war schoppen?

Een ideaal dagelijks schema beschermt uw tijd. Voor Facebook VP of Product, Fidji Simo, betekent dit dat de standaardtijd voor vergaderingen tot een minimum moet worden teruggebracht:

“Veel mensen gaan niet na hoeveel tijd er realistisch gezien voor iets moet worden uitgetrokken. Ze gaan gewoon uit van 30 minuten voor een klein gesprek en 60 minuten voor een groter gesprek. Dit draagt ertoe bij dat agenda’s eruitzien als Zwitserse kaas.”

In plaats daarvan stelt Simo de minimale tijd voor vergaderingen op 10-15 minuten (Elon Musk is beroemd om het feit dat hij zijn hele dag in stukjes van 5 minuten verdeelt). Op deze manier is het aan de persoon die de vergadering boekt om meer tijd aan te vragen als hij of zij dat nodig vindt.

Dit maakt zowel jou als de organisator van de vergadering verantwoordelijk voor het bepalen van hoeveel tijd je echt nodig hebt. (Wat een geweldige plek is om te beginnen bij het repareren van onze obsessie met vergaderingen).

Simo raadt ook aan buffers rond uw vergadertijden in te stellen, evenals het opzij zetten van opzettelijke open slots in uw dag voor last-minute verrassingen. Op deze manier bent u niet naïef over de afleidingen die u ongetwijfeld zult tegenkomen.

In Google Agenda (evenals veel andere Agenda-apps) kunt u zelfs de standaardduur van vergaderingen wijzigen en geautomatiseerde buffers toevoegen.

Een effectieve dag wordt niet beheerst door de tirannie van de 60-minuten vergadering. Zoals Simo uitlegt:

“Ik ben het meest gefocust als ik mijn eigen agenda bepaal en niet als ik anderen mijn agenda laat bepalen.”

Volg je flow (van zowel taken als energie)

Als je het goed doet, moet je dagelijkse planning je momentum geven, niet wegnemen.

We vergeten echter vaak na te denken over onze gemoedstoestand wanneer we vergaderingen, evenementen of taken inplannen. Maar denk eens aan de cognitieve sprong die nodig is om van een diepgaande denkoefening zoals het coderen van een nieuwe functie naar een dagelijkse inhaalgesprek te gaan.

Volgens de American Psychology Association kan het herstellen van verschuivende taken als deze bijna 40% van onze productieve tijd in beslag nemen.

Hoewel we al spraken over het belang van het beschermen van uw energiestroom (en het afstemmen van de juiste taken op uw energieniveaus), moet u zich ook bewust zijn van uw taakstroom.

Onze hersenen hebben tijd nodig om in de flow van een taak te komen. Maar als ze eenmaal zijn opgewarmd, is het gemakkelijker om door te gaan en gemotiveerd te blijven.

Voor auteur Paul Jarvis betekent dit dat hij zijn dag “opdeelt” in activiteiten. Een middag kan worden gewijd aan schrijven, terwijl een ochtend kan worden besteed aan klantenservice.

“Hoe langer je je kunt concentreren op één soort taak, hoe sneller je het voor elkaar krijgt. Dus door al het schrijfwerk dat ik moet doen in een ochtend te groeperen, kan ik in één klap 5-6 artikelen schrijven.”

Dit is ook wat Y Combinator Paul Graham “Maker Time” noemt – de lange stukken tijd die nodig zijn om te werken aan cognitief veeleisende taken zoals schrijven of coderen (in tegenstelling tot Manager Time, die in korte stukjes wordt opgedeeld).

Tijdens het invullen van je dagschema met je taken en to-dos, probeer je vergelijkbare taken te groeperen. En wanneer het tijd is om het werk daadwerkelijk te doen, zorg er dan voor dat u gefocust bent en vrij van afleiding.

Er zijn veel hulpmiddelen die je kunnen helpen bij het uitvoeren van je taken. Tim Ferriss, auteur van de Four Hour Work Week, heeft zijn telefoon 80% van de tijd in de vliegtuigmodus staan. Terwijl de FocusTime-functie van RescueTime kan blokkeren dat afleidende sites en meldingen u doen ontsporen.

Persoonlijk gebruik ik FocusTime graag voor Pomodoro-sessies waarbij ik 25-30 minuten intensief werk en dan een korte pauze neem.

BONUS: Doe een regelmatige agenda-audit om dode tijd op te ruimen

Ten slotte betekent deze dagschema-sjabloon niets als uw agenda al vol zit met terugkerende vergaderingen en taken.

De meeste mensen gebruiken hun agenda als een vooruitkijkend hulpmiddel om te plannen wat komen gaat. Maar het is ook een geweldig hulpmiddel voor reflectie. Een agenda-audit is een eenvoudige oefening waarbij u verplichtingen uit het verleden doorneemt en controleert.

Olke drie maanden controleert Facebook VP Product Fidji Simo haar agenda om erachter te komen:

• De tijd die ze aan elk project heeft besteed
• Hoe haar tijd was verdeeld in vergaderingen met individuele leiders versus grote vergaderingen
• Het percentage van de tijd dat ze besteedde aan het werven versus beheren en bouwen

Met deze gegevens in de hand, kan ze zien of haar bestede tijd overeenkomt met haar bedoelingen. En zo niet, dan past ze aan.

“Alle andere dingen in mijn agenda waren minder belangrijk, maar namen om legacy-redenen meer tijd in beslag.”

“Er waren terugkerende vergaderingen die ik niet meer hoefde bij te wonen, vergaderingen om beslissingen te nemen over minder belangrijke onderwerpen, enzovoort.”

De RescueTime Agenda-integratie geeft u snel inzicht in hoeveel tijd u per dag besteedt aan uw werk, de totale vergadertijd, uw gemiddelde productiviteit en of u uw dagelijkse doelen haalt of niet.

Kijk nu eens naar uw week- of maandschema. Hoeveel van die terugkerende vergaderingen kunnen worden verkort of geschrapt?

Komen uw tijdsverplichtingen overeen met uw doelen?

Zo niet, dan is het tijd om die uren terug te nemen.

Tot slot: houd al uw tijdsverplichtingen op één plaats

Het lijkt misschien een goed idee om uw persoonlijke en professionele agenda’s van elkaar te scheiden, maar dit is vragen om problemen wanneer verplichtingen elkaar overlappen. Gebruik in plaats daarvan kleurcodering om onderscheid te maken tussen activiteiten of maak een andere “sjabloon” agenda om dingen schoon te houden.

Je kunt je agenda zien als een grote lege pot. Elke taak die u toevoegt – of het nu persoonlijk of professioneel is – vult ruimte op. En terwijl u misschien verschillende niveaus van belang aan taken toekent, doet uw agenda dat niet.

Een uur is een uur, ongeacht waar u het aan besteedt.

Klaar om de controle over uw tijd terug te nemen? RescueTime is ’s werelds krachtigste tijdregistratie- en productiviteitstool. Ontdek hoe het u kan helpen en meld u vandaag nog gratis aan!