Human Resources

Waarom is een antecedentenonderzoek vereist voordat men bij de University of Oregon wordt aangenomen?

De universiteit voert functiegerelateerde antecedentenonderzoeken uit voordat men wordt aangenomen, om te zorgen voor een veilige werkomgeving waarin faculteit, personeel, studenten, middelen en activa van de universiteit worden beschermd, terwijl de integriteit en vertrouwelijkheid van de tijdens de evaluatie verzamelde informatie wordt beschermd.

Kan ik beginnen te werken voordat mijn antecedentenonderzoek is voltooid?

Achtergrondonderzoeken moeten zijn voltooid vóór de eerste dag van de tewerkstelling of aanstelling bij de universiteit. Alle uitzonderingen op deze praktijk moeten worden goedgekeurd door de Talent Acquisition-eenheid in het Office of Human Resources.

Welke posities vereisen een achtergrondonderzoek aan de Universiteit van Oregon?

Het beleid van de universiteit en CAO’s bepalen dat posities zullen worden aangewezen als onderworpen aan een achtergrondonderzoek op basis van een analyse van de toegang en verantwoordelijkheden van de positie.

Op basis van de veronderstelling dat de volgende categorieën voldoen aan een of meer van de tests die in het beleid zijn uiteengezet, zijn de volgende functies onderworpen aan een strafrechtelijk antecedentenonderzoek voorafgaand aan de aanwerving:

• Tenure-track en non-tenure-track faculteit, inclusief Pro-Tempore, Clinical (Professoren in de praktijk), en Visiting Faculty; Docenten, docenten en bibliothecarissen, en faculteit in administratieve functies
• Post-Doctoral Scholars and Fellows
• Research Associates/Assistants
• Graduate Employees
• Classified Staff
• Officers of Administration, met inbegrip van degenen met een tijdelijke aanstelling of een opdracht van bepaalde duur
• Executives

Worden alle sollicitanten aan een antecedentenonderzoek onderworpen?

In de meeste gevallen zal een antecedentenonderzoek worden uitgevoerd voor de uiteindelijke kandidaat en alleen na een voorwaardelijk aanbod van een baan. In informele aanbiedingsbrieven die worden afgegeven voordat het antecedentenonderzoek is voltooid, wordt de finalist meegedeeld dat het aanbod afhankelijk is van de succesvolle afronding van alle vereiste antecedentenonderzoeken.

Zijn er uitzonderingen op de eis van een strafrechtelijk antecedentenonderzoek in de hierboven geschetste categorieën?

Als de aanwervende autoriteiten van mening zijn dat een bepaalde functie niet voldoet aan de tests die in het beleid zijn uiteengezet, kunnen zij contact opnemen met Human Resources om verdere analyse van de achtergrondcontrole-eis voor die functie te vragen.

Hoe weet ik of een achtergrondcontrole vereist is voor de functie waarin ik geïnteresseerd ben?

Onderzoekscommissies voor tenure-track faculteitsposities zullen kandidaten tijdens het selectieproces informeren over de achtergrondcontrole-eisen van de universiteit. Voor alle andere functies zal een verklaring waarin potentiële sollicitanten worden geïnformeerd over de vereiste van passende functiegerelateerde antecedentenonderzoek(en) worden opgenomen in de individuele vacatures.

Een algemene verklaring over de antecedentenonderzoeksprocessen van de universiteit wordt verstrekt op de Careers-webpagina (http://hr.uoregon.edu/jobs) Deze gepubliceerde verklaring dient als verplichte kennisgeving aan alle kandidaten.

Welke soorten antecedentenonderzoek zijn vereist bij de Universiteit van Oregon?

Een standaard antecedentenonderzoek omvat een controle van het sofi-nummer, een controle van de strafrechtelijke antecedenten voor misdrijven en misdrijven, en een controle van het nationale register van zedendelinquenten.

Extra achtergrondcontroles kunnen nodig zijn voor specifieke functies op basis van de functiegerelateerde noodzaak, met inbegrip van maar niet beperkt tot het volgende:

• Graadcontrole: vereist voor alle functies waarvoor een graad als minimumvereiste voor aanwerving is gespecificeerd
• Vermotorvoertuigenregister: vereist voor functies waarvoor verwacht wordt dat een persoon regelmatig een voertuig zal moeten besturen voor universitaire zaken, ongeacht of het een voertuig van de universiteit of een ander voertuig betreft. Opmerking: dit komt niet in de plaats van de certificeringsprocedure voor bestuurders van de universiteit, maar de nieuw aangeworven werknemer kan het verkregen dossier gebruiken ter ondersteuning van het verzoek om certificering voor bestuurders.
• Credit History Check: Alleen uitgevoerd voor functies met uitgebreide bevoegdheid om financiële middelen van de universiteit vast te leggen of met uitgebreide fiduciaire verantwoordelijkheid voor financiële middelen van de universiteit; of zoals vereist door de wet, en zoals van toepassing voor functies met de volgende verantwoordelijkheden:
  • Brede en uitgebreide toegang tot persoonlijk identificeerbare informatie over studenten, faculteit, personeel, alumni, donoren of onderzoekssubjecten;
  • Directe toegang tot en omgang met contant geld en kasequivalenten (d.w.z., cheques, kredietkaartreçu’s, verhandelbare effecten);
  • Publieke veiligheid en campusbeveiliging
  • Merk op dat federale wetgeving discriminatie verbiedt als gevolg van persoonlijk faillissement.
• Werkgelegenheidsverificaties: merk op dat zoekcomités verplicht zijn professionele referentiechecks uit te voeren alvorens een voorwaardelijk aanbod tot tewerkstelling te doen. Indien nodig kan de verkoper van het antecedentenonderzoek ook het werkgelegenheidsonderzoek verrichten.
• Vergificatie van vergunningen: Bevestiging dat de geselecteerde kandidaat of werknemer alle technische/professionele licenties bezit die voor de functie vereist zijn en die door de kandidaat in het sollicitatiemateriaal of zoekprocessen worden genoemd, inclusief verificatie van de beschikking over dergelijke licenties
• Staats- of federale wet- of regelgeving, beroepsverenigingen, vergunningverlenende instanties of contractpartners kunnen aan bepaalde personen aanvullende vereisten voor achtergrondonderzoek opleggen (bijvoorbeeld de Medicare Exclusion/FACIS-controle). In deze gevallen moeten de betrokken persoon en afdeling de noodzaak van een dergelijke controle coördineren met de Talent Acquisition unit.

Maken strafrechtelijke veroordelingen mij uitgesloten van een baan bij de universiteit?

Nee. Het bestaan van een strafrechtelijke veroordeling of andere bevinding zal niet leiden tot automatische diskwalificatie uit de kandidatenpool. Niet alle strafrechtelijke veroordelingen worden beschouwd als werkgerelateerd, en beslissingen over strafrechtelijke veroordelingen en tewerkstelling worden geval per geval genomen. Bevindingen zullen door de universiteit in overweging worden genomen voor zover zij verband houden met de geschiktheid van de sollicitant voor tewerkstelling in de functie waarvoor de sollicitant heeft gesolliciteerd, en kunnen worden overwogen op basis van de volgende factoren:

• Natuur en ernst van de overtreding(en),
• Tijd sinds de veroordeling, voltooiing van de straf of enige andere genoegdoening, en
• Graad van relevantie voor de functie waarvoor de kandidaat wordt overwogen/werknemer wordt uitgeoefend.

Het valt te verwachten dat er universitaire functies zijn waarop het publieke vertrouwen en de reputatie van de universiteit berusten, en de evaluatie van de bevindingen zal noodzakelijkerwijs deze factoren omvatten.

Kandidaten hebben recht op toegang tot informatie over krediet- en/of strafrechtelijke antecedentenonderzoeken die door de universiteit zijn beoordeeld en op een beschrijving van de evaluatie van de bevindingen; een samenvatting van deze rechten is opgenomen in de machtiging voor en vrijgave van het antecedentenonderzoek. Voor verdere vragen nodigen wij kandidaten uit contact op te nemen met Human Resources Talent Acquisition unit op 541-346-5512.

Academische vrijheid en de uiting van de vrijheid van meningsuiting zijn van cruciaal belang voor het leven van de academie. Bevindingen die voortvloeien uit de uitdrukking van academische vrijheid of de rechten van het Eerste Amendement zullen worden beoordeeld op basis van het belang van deze waarden binnen de academische gemeenschap. Andere veroordelingen worden beoordeeld op basis van de factoren die zijn gedefinieerd voor de beoordeling van alle bevindingen (zie vraag 8).

Wat moet ik doen om toestemming te geven voor een antecedentenonderzoek voor een dienstverband?

Finalisten voor functies moeten de universiteit toestemming geven voor het uitvoeren van een antecedentenonderzoek. De finalist ontvangt per e-mail bericht dat een antecedentenonderzoek vereist is en ontvangt formulieren voor toestemming en openbaarmaking.

De finalist wordt gevraagd identificerende informatie te verstrekken, waaronder andere gebruikte namen, sofi-nummer en geboortedatum, rijbewijsnummer, alle adressen van de afgelopen 7 jaar, en veroordelingsgeschiedenis.

Als ik het gevraagde antecedentenonderzoek weiger, kan ik dan bij de universiteit werken?

Gelukkig genoeg niet. Kandidaten die niet volledig meewerken of onjuiste informatie verstrekken bij een antecedentenonderzoek, komen niet in aanmerking voor de functie. Kandidaten kunnen weigeren toestemming te geven voor een antecedentenonderzoek; in dergelijke gevallen wordt geen antecedentenonderzoek uitgevoerd, maar wordt de kandidaat niet verder in overweging genomen.

Hoe lang duurt het om een antecedentenonderzoek te verwerken?

Achtergrondonderzoeken worden doorgaans binnen drie werkdagen voltooid. Sommige jurisdicties, met name aan de oostkust, kunnen meer tijd nodig hebben.

Kandidaten die internationaal hebben gewoond, hebben mogelijk een internationale controle nodig, afhankelijk van de duur en het doel van hun reis (studenten die bijvoorbeeld een semester in het buitenland hebben gestudeerd, maar hun vaste adres nooit hebben gewijzigd, hoeven mogelijk geen internationale controle te ondergaan). De verwerking van internationale controles neemt extra tijd in beslag.

Hoe weet ik of ik mijn antecedentenonderzoek met succes heb afgerond?

Aannameautoriteiten en afdelingspersoneelscontactpersonen worden per e-mail op de hoogte gesteld wanneer finalisten het antecedentenonderzoek met succes hebben afgerond. U kunt contact opnemen met de departementale HR-contactpersoon voor een update.

Wie is verantwoordelijk voor het beoordelen van het resultaat van het antecedentenonderzoek en het nemen van een beslissing over de tewerkstelling van de finalist bij de universiteit?

Human Resources is belast met de eerste evaluatie van bevindingen om ervoor te zorgen dat beslissingen over bevindingen consistent worden genomen en zijn gebaseerd op verdedigbare, functiegerelateerde analyse en rekening houden met de aard en context van de overtreding.

Hoe worden beslissingen genomen wanneer een antecedentenonderzoek bevindingen oplevert?

Als er bevindingen zijn, wordt het antecedentenrapport door Personeelszaken beoordeeld op basis van de in vraag 8 beschreven criteria. Personeelszaken stelt de finalist op de hoogte van een bevinding (pre-adverse action notification), waarbij toegang wordt verleend tot het volledige rapport en de finalist wordt gewezen op zijn rechten op grond van de FCRA. Human Resources zal de finalist ook vragen om te bevestigen dat het rapport op hem/haar betrekking heeft en zal de finalist uitnodigen om eventuele aanvullende informatie ter overweging te geven.

Na deze stap zal Human Resources een eerste bepaling maken over de vraag of de bevinding voldoende functiegerelateerd is om een evaluatie op het volgende niveau te vragen. Als Human Resources onvoldoende informatie heeft over de functievereisten om deze vaststelling te doen, zal het aanvullende informatie vragen aan de aanwervende eenheid. Als wordt vastgesteld dat de bevindingen substantieel werkgerelateerd zijn, of als er onvoldoende informatie is om dat vast te stellen, zal Personeelszaken een aanbeveling doen over de bevindingen aan de Provost (voor tenure-track of non-tenure-track docenten), aan de VPRI (voor research non-tenure-track docenten) of aan de area Vice President (voor medewerkers), of aan de aangewezen personen in deze rollen. In de aanbeveling zal worden vermeld of diskwalificatie voor die specifieke baan gerechtvaardigd is, gebaseerd op de toepassing van de bovengenoemde criteria.

Als het voorwaardelijke aanbod wordt ingetrokken vanwege de bevindingen van het antecedentenonderzoek, hoe word ik dan op de hoogte gesteld?

Als wordt besloten het voorwaardelijke aanbod tot aanstelling in te trekken, zal Personeelszaken de kandidaat ervan in kennis stellen dat hij niet in aanmerking komt voor de functie op grond van de onbevredigende resultaten van een antecedentenonderzoek, en zal de finalist alle vereiste kennisgevingen doen toekomen op grond van de Fair Credit Reporting Act en/of andere toepasselijke wetgeving(en), waaronder het recht om het rapport in te zien en hoe contact kan worden opgenomen met de instantie(s) die de resultaten van het antecedentenonderzoek hebben verstrekt (kennisgeving van nadelige maatregelen).

Blijft mijn antecedentenonderzoek vertrouwelijk gedurende mijn dienstverband bij de universiteit?

De informatie die wordt verzameld als gevolg van een antecedentenonderzoek wordt als gevoelig beschouwd, en de openbaarmaking ervan is beperkt tot die personen die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren. Records worden onderhouden door de afdeling Human Resources van de universiteit in overeenstemming met het schema voor het bewaren van records van de universiteit.

Ik werk al lang voor de universiteit en ik heb nooit een antecedentenonderzoek ingevuld? Zal ik er een moeten voltooien om mijn baan te behouden? Hoe zit het als ik solliciteer naar een nieuwe functie of een promotie accepteer?

Voor huidige werknemers geldt dat bij veranderingen in dienstverband die door de werknemer zelf worden geïnitieerd (bijv. sollicitatie bij een concurrerende werving of aanvaarding van een nieuwe functie via een rechtstreekse aanstelling) een antecedentenonderzoek vereist is als de nieuwe opdracht wordt aangemerkt als een antecedentenonderzoek vereis(t)(en) of (een) vereist(e) onderzoek(en) niet eerder is/zijn uitgevoerd. Veranderingen in het dienstverband die door de universiteit worden geïnitieerd, naar goeddunken van de universiteit (bijv. verandering in functie, overplaatsing naar een nieuwe functie als accommodatie, deelname aan een ontslagproces, directe benoeming via een herplaatsingspool) vereisen doorgaans geen achtergrondonderzoek, tenzij de nieuwe functie vereisten in werking stelt onder collectieve arbeidsovereenkomsten of staats- of federale wetgeving.

De universiteit behoudt zich ook het recht voor om relevante achtergrondcontroles van huidige werknemers uit te voeren wanneer zij daar redelijke gronden voor heeft. Enkele voorbeelden zijn:

• een incident op de werkplek heeft plaatsgevonden
• bij zelfonthulling van criminele activiteiten of nadat de universiteit van dergelijke activiteiten op de hoogte is gesteld
• bij toevoeging van een secundaire of aanvullende opdracht.

Informatie die bij een achtergrondonderzoek wordt ontdekt, kan dienen als basis voor disciplinaire maatregelen tegen een huidige werknemer. Het antecedentenonderzoek van een kandidaat die ook een huidige werknemer is, kan van invloed zijn op het dienstverband van de huidige werknemer, met name bij afwezigheid van volledige zelfonthulling.

Ik ben een huidige werknemer van de universiteit en ik heb onlangs een antecedentenonderzoek ingevuld, moet ik nog een antecedentenonderzoek invullen voor mijn secundaire baan bij de universiteit?

Als een huidige werknemer onlangs een antecedentenonderzoek heeft ondergaan en wordt overwogen voor een secundaire of aanvullende opdracht waarvoor een antecedentenonderzoek is vereist, zullen de bevindingen van het onderzoek worden beoordeeld op relevantie voor de secundaire of aanvullende opdracht.