Functies en doelgroepen
Afkorting van “memorandum”, een memo is een soort document dat wordt gebruikt om met anderen in dezelfde organisatie te communiceren. Memo’s (of memoranda) worden meestal gebruikt voor vrij korte berichten van één pagina of minder, maar informele rapporten van meerdere pagina’s kunnen ook het memo-formaat gebruiken.
Opmaak
Memo’s onderscheiden zich door een kopregel met DATE, TO, FROM, en SUBJECT regels. Andere regels, zoals CC of BCC, kunnen indien nodig worden toegevoegd. Een RE (“Reference”) regel kan worden gebruikt in plaats van SUBJECT, maar dit gebruik wordt steeds zeldzamer omdat “RE” vaak wordt verward met “Reply” vanwege het gebruik ervan in e-mail.
- DATE: Vermeld de datum waarop de memo is verspreid.
- TO: Vermeld de namen van de ontvangers van de memo. Als er meerdere geadresseerden zijn, is het aanvaardbaar een groepsnaam te gebruiken, zoals “Alle werknemers” of “Leden van het personeelscomité.”
- Van: Vermeld de naam en de functie van de schrijver(s).
- SUBJECT: Beschouw de SUBJECT-regel als de titel voor de memo. Maak het specifiek, zodat lezers onmiddellijk het onderwerp kunnen identificeren.
Deze koppen kunnen dubbel of enkel gespatieerd zijn, en de SUBJECT-regel is vaak in allemaal hoofdletters. Bovendien kan de volgorde van de punten variëren. Veel organisaties hebben hun eigen stijlvoorkeuren op deze punten.
In de tekst van memo’s wordt meestal de blokindeling gebruikt, met enkele regels, een extra spatie tussen de alinea’s en geen inspringingen voor nieuwe alinea’s. Als een rapport met memo-opmaak echter enkele pagina’s beslaat, kunnen dubbele spaties worden gebruikt om de leesbaarheid te verbeteren.
Organisatie
Professionele communicatievormen worden georganiseerd volgens een van de twee strategieën: Direct en indirect.
- De directe organisatiestrategie presenteert het doel van het document in de eerste alinea (soms de eerste zin) en geeft ondersteunende details in de hoofdtekst.
- De indirecte organisatiestrategie opent met relevante, de aandacht trekkende details die niet direct het doel van het document aangeven. Het doel wordt onthuld in het lichaam van het bericht, meestal ingeklemd tussen ondersteunende details.
De directe benadering wordt gebruikt voor goed nieuws of routinematige communicatie; de indirecte benadering wordt gebruikt voor persuasieve, verkoop- of slechtnieuwsberichten.
Een direct vermeld doel is welkom in goed nieuws of routinematige berichten, maar kan worden gezien als abrupt of ongevoelig in een slecht nieuws of persuasief bericht. Wanneer het publiek niet ontvankelijk is voor de boodschap, is het het beste om geleidelijk naar het doel toe te leiden.
In beide soorten organisatie wordt actie-informatie (zoals deadlines of contactinformatie) of een beleefde slotverklaring in de laatste alinea geplaatst.
| Organisatiestrategie | Definitie | Type document |
Inhoud |
||
| Inleiding | Bodem | Conclusie | |||
| Direct | Schrijver komt snel tot doel, soms al in de eerste zin. | Gebruikt voor goed nieuws of routineuze communicatie (publiek is ontvankelijk of neutraal) | Doel | Details | Actie-informatie of hoffelijke afsluiting |
| Indirect | Schrijver bouwt geleidelijk op naar het doel, dat in de hoofdtekst wordt vermeld. | Gebruikt voor negatieve, persuasieve of verkoopboodschappen (publiek is niet ontvankelijk) | Relevante, aandachttrekkende uitspraken | Doelverklaring wordt ingeklemd door details. | Actie-informatie of hoffelijke afsluiting |
Sample Direct Memo
Sample Indirect Memo
Stijl en toon
Want memorapporten en beleidsnota’s zijn voorbeelden van documenten met een formelere toon, hebben de meeste memo’s een conversatiestijl – enigszins informeel, maar nog steeds professioneel. Het publiek van memo’s zijn degenen met wie de schrijver werkt, dus de schrijfstijl gaat meestal uit van een relatie met hen (en dus een zekere afwezigheid van formaliteit); bedenk wel dat het om een professionele relatie gaat, dus dat moet in het schrijven tot uitdrukking komen. Verder kan het publiek, zoals bij alle documenten op de werkplek, uit verschillende lezers bestaan, en de stijl en toon moeten geschikt zijn voor al hun technische en bevoegdheidsniveaus.
| Te informeel | Te formeel, stoffig klinkend, breedsprakig | Adequaat evenwicht |
| Hoi, iedereen. Hopelijk hebben jullie een leuk weekend gehad. Ken je die prijzen die we om de zoveel tijd uitreiken? Het is er weer tijd voor! | De missie van Variety Craft Supplies is om klanten te voorzien van betaalbare, kwaliteitsbenodigdheden met een uitstekende klantenservice. Uitstekende klantenservice omvat kennis over de benodigdheden, maar het gaat ook verder dan dat. Het gaat erom dat je de juiste houding hebt om klanten te helpen. Het is tijd om werknemers met een klantgerichte instelling te belonen. |
Directe en beknopte opening vermeldt het doel van de memo. Gelieve uw nominaties voor de driemaandelijkse Customer Service Excellence Award vóór 8 april in te dienen. Help ons geweldige werknemers te identificeren! |
Gemeenschappelijke situaties voor het schrijven van memo’s
Memo’s worden gebruikt in een groot aantal communicatiesituaties op de werkplek, van documentatie van procedures en beleid tot eenvoudige mededelingen. Hieronder vindt u enkele veelvoorkomende soorten memo’s:
- Beleid (wijzigingen en nieuw)
- Instructies
- Procedures
- Aankondigingen
- Ritverslagen
Distributiemedium
Memo’s kunnen handmatig worden gedistribueerd via gedrukte media in organisaties waarin niet alle werknemers toegang hebben tot e-mail. Organisaties met toegang tot e-mail kunnen memo’s verspreiden als bijlagen bij e-mail.
In organisaties waarin e-mail elke werknemer bereikt (of elke werknemer in het publiek van de memo), moeten schrijvers bepalen of ze een memo of een e-mailbericht moeten verzenden om hun informatie over te brengen. In dergelijke gevallen moeten schrijvers drie factoren in overweging nemen: de aard van het bericht, de diepgang/aantal details ervan, en de waarschijnlijkheid dat het wordt afgedrukt om gemakkelijker te kunnen worden geraadpleegd. Deze soorten berichten moeten worden opgeschreven in memo-formaat en als bijlage bij een e-mailbericht worden gevoegd voor een snelle (en milieuvriendelijke) verspreiding:
- Berichten die een officiële uitstraling hebben, zoals nieuw beleid of herzieningen van beleid.
- Berichten die veel details bevatten (zoals instructies over hoe een gecompliceerd apparaat moet worden gekalibreerd).
- Berichten die buiten het bereik van een computer moeten worden geraadpleegd (waardoor een gedrukte kopie nodig is). Voor gedrukte e-mails wordt meestal een klein, moeilijk leesbaar lettertype gebruikt.
*Sommige artikelen worden in meerdere genres en disciplines gebruikt.
