Dit was een vraag toen Office 365 Groups een paar jaar geleden zijn intrede deed in de wereld en het is tot op de dag van vandaag nog steeds DE GROTE vraag. Wanneer moet u gewoon een SharePoint-site maken en wanneer kiest u voor een Office 365 Group-site met alle toeters en bellen die daarbij komen kijken?
Laat ik eerst het verschil uitleggen tussen een gewone SharePoint-site en een Office 365 Group. Daarna zal ik enkele richtlijnen/argumenten voor elke optie geven. Hopelijk helpt dit u het debat over “Office 365-groepen of SharePoint-teamsites” te beslechten.
Dit hebben we altijd gehad in SharePoint. Tot Office 365 Groups uitkwam, was dit de enige plek die we konden maken en hebben voor samenwerking. Sites werden gebruikt voor documentbeheer, maar je kon ze ook opleuken met andere webonderdelen (takenlijst, agenda, enz.). In het afgelopen jaar kreeg een klassieke SharePoint-site wat extra liefde en renaissance met moderne pagina-ervaring. Dus zelfs als uw intranet vol staat met klassieke sites, kunt u ze eenvoudig converteren naar een moderne pagina-ervaring.
Voorbeeld van een klassieke SharePoint-pagina
Voorbeeld van een moderne SharePoint-pagina
Office 365 Group
Office 365 Group is, zoals ik eerder heb gedocumenteerd, in wezen een beveiligings-/lidmaatschapsgroep die is gekoppeld aan verschillende Office 365-tools en -apps.
Hier is wat u krijgt als onderdeel van een Office 365 Group wanneer u er een maakt:
- E-mail distributielijst (Outlook)
- Groepsagenda (Outlook)
- Notitie-taking tool (OneNote)
- Taakbeheer tool (Planner)
- Chat tool (MS Teams) – zie een Opmerking hieronder
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
NOOT: Een MS Team (chat app/tool) wordt niet automatisch aangemaakt wanneer u een Office 365 Group aanmaakt. U moet het handmatig verbinden/aanmaken nadat een Office 365 Group is gemaakt. Het wordt alleen automatisch gemaakt wanneer u een nieuw Team maakt vanuit MS Teams.
Dus nu, met een Office 365 Group, is de SharePoint-site slechts een klein stukje van een puzzel. Al deze tools werken hand in hand en zijn goed geïntegreerd. Wanneer u bijvoorbeeld bestanden uitwisselt in MS Teams, worden deze opgeslagen in een documentbibliotheek in SharePoint (met een map die automatisch wordt aangemaakt voor elk kanaal binnen een Team).
Dus terug naar de vraag, wanneer gebruikt u een SharePoint-site en wanneer gebruikt u een Office 365 Group? Kijk, dat hangt af van wie je spreekt – er is geen goed of fout antwoord hier. Ik heb sommige klanten die alleen Office 365 Groups maken (voor elke afdeling of project). Ik denk nog steeds dat “gewone” sites (die niet verbonden zijn met Office 365 Groups) ook hun plaats hebben. Bijvoorbeeld, stel dat uw Human Resources-afdeling een site voor werknemers moet maken om beleidsregels, formulieren, enz. op te slaan. Er is hier echt geen sociale component nodig, zoals Planner of Teams, dus een goede oude site zou volstaan.
Aan de andere kant, als u een project moet beheren, kan een Office 365-groep een beter alternatief blijken te zijn, omdat u naast bestandsopslag ook een e-maildistributielijst, taakhulpprogramma, enz. krijgt. – voor het geval uw project die nodig heeft.
Gebruik Office 365 Groups als u….
- snel en eenvoudig wilt samenwerken
- informele vergaderruimten wilt
- korte miniprojecten hebt
- niet wilt worden belast met het beheer van SharePoint-teamsites
- alleen een plek nodig hebt om documenten, koppelingen en afbeeldingen te delen en geen tools voor sociale samenwerking nodig hebt
Hier vindt u ook een video die ik over dit onderwerp heb gemaakt.
