Procurement 101Purchase Requisition vs Purchase Order

Voor iemand die nieuw of onbekend is met inkoop en bedrijfsbestellingen, kunnen de termen “inkooporders” en “requisitions” (ook wel “inkoopaanvragen” of “bestelaanvragen” genoemd) in het begin een beetje verwarrend overkomen. Het zijn beide termen die erop kunnen wijzen dat goederen of diensten door een bedrijf moeten worden aangekocht. Ze zijn ook allebei een integraal onderdeel van het purchase to pay (ook wel P2P genoemd) proces, dat zich bezighoudt met het vaststellen van de behoeften, het goedkeuren en plaatsen van inkooporders, en ten slotte het afstemmen van de ontvangen leveringen en de gefactureerde facturen via een 3-weg match.

Download onze gratis snelstartgids voor inkoopaanvragen

Als inkoopaanvragen en inkooporders zoveel gemeen hebben, wat is dan het verschil?

Eenvoudig gezegd: inkoopaanvragen worden uiteindelijk inkooporders zodra die aanvragen zijn goedgekeurd. Inkooporders worden naar leveranciers verstuurd – niet naar aanvragen.

Aanvragen zijn een indicatie dat bepaalde goederen of diensten binnen een bedrijf moeten worden ingekocht. Ze worden gebruikt door werknemers van het bedrijf om de dingen die ze nodig hebben te kopen communiceren aan degenen die verantwoordelijk zijn voor de inkoop. Requisities zijn interne bestellingen, wat betekent dat ze nooit naar buiten het bedrijf gaan.

Inkooporders worden naar leveranciers of verkopers gestuurd om aan te geven dat het de bedoeling is om goederen of diensten te kopen. Ongeacht de grootte of specialisatie van een bedrijf, inkooporders vereisen meestal verificatie door een manager voordat ze naar een leverancier worden gestuurd, vergelijkbaar met requisities. Het belangrijkste verschil is dat aanvragen, wanneer ze van werknemers worden ontvangen, intern worden gebruikt door inkoopafdelingen om de goederen en diensten te volgen die ze nodig hebben om te kopen, terwijl inkooporders hulpmiddelen zijn om op die behoeften te handelen door die aankopen te doen bij aangewezen leveranciers.

Als voorbeeld van een basisketen van gebeurtenissen die leiden tot het verzenden van een inkooporder, laten we zeggen dat een fabriek een bepaalde component, zoals metalen bouten, die nodig is om haar producten te maken, bijna op heeft:

1. Een werknemer merkt dit op en, niet degene die verantwoordelijk is voor het maken van inkooporders, geeft aan dat er meer metalen bouten moeten worden gekocht door een inkoopverzoek in te dienen bij de magazijnmanager.
2. Als deze is goedgekeurd, dient de magazijnmeester de inkooporder vervolgens in bij de inkoopafdeling voor de tweede goedkeuringsronde.
3. Na controle van de uitgaven vult de inkoopmanager de goedgekeurde inkooporder met de vereiste hoeveelheid metalen bouten die in de inkooporder zijn gespecificeerd. (Soms wordt deze stap vervangen door het indienen van een RFQ of een RFP als de inkoper van plan is om met de leverancier te onderhandelen.)
4. In grotere bedrijven kan de inkooporder zelfs een of meer keren worden herzien en goedgekeurd voordat de definitieve inkooporder naar een leverancier wordt verzonden.

Maar hoe belangrijk zijn aanvragen bij het creëren van een inkoopproces?

Waarom zijn inkooporders nodig?

Waarom worden inkooporders niet onmiddellijk aangemaakt wanneer goederen en diensten nodig zijn?

Dit zijn goede vragen, en de antwoorden kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen.

Een van de universele redenen is dat inkooporders een belangrijke factor kunnen zijn bij de optimalisering van de verlaging van de totale inkoopkosten. In het geval van sommige bedrijven en overheidsinstellingen zijn meerdere inkoopoffertes van verschillende leveranciers een vereiste bij requisitie-orders, voordat een inkooporder wordt aangemaakt, om ervoor te zorgen dat bij elke bestelling de beste kwaliteit producten en prijzen worden verkregen.

Hoewel dit niet altijd het geval was. Sommige bedrijven gebruikten requisities en inkooporders helemaal niet. Maar waarom?

In het verleden, toen de bestellingen betrekking hadden op kleinere bedragen, was het afzien van zowel vorderingsopdrachten als inkooporders ten gunste van het doen van een aankoop rechtstreeks met een bedrijfscreditcard een populaire methode die werd gebruikt in het belang van tijdsbesparing.

Maar met de introductie van e-procurement en online inkoopordersoftware, samen met de mogelijkheid om uitgaven met terugwerkende kracht te registreren, kunnen nu zelfs kleine bestellingen en aankopen met gemak worden gedocumenteerd.

“De dagen van buitenissige uitgaven zijn geteld, nu bedrijven nieuwe, eenvoudigere manieren aannemen om aankopen door alle werknemers van hun bedrijf op te sporen en te centraliseren.” – Majdi Sleimen

Naarmate de geldbedragen op inkooporders toenemen, begint het hebben van een systeem om de aanvankelijke aanvraagorders te filteren en de definitieve inkooporders goed te keuren voordat ze worden verzonden, essentieel te worden voor documentatie, vooral voor grotere uitgaven. Voor bedrijven die elke maand een groot aantal inkooporders maken, is het ook een noodzaak om de uitgaven te kunnen controleren zonder de workflow te belemmeren.

Om tijd te blijven besparen en tegelijkertijd de voordelen van deze systemen te behouden, zijn e-procurement en online inkoopordersystemen een populaire benadering geworden voor het afhandelen van alle stappen in het inkooporderproces, vooral in grotere bedrijven.

Een andere geweldige interactie tussen aanvragen en inkooporders in een softwareomgeving is de mogelijkheid om afzonderlijke inkooporders te vullen vanuit meerdere aanvragen – een uiterst handige functie voor bedrijven die te maken hebben met grotere volumes van aanvraagorders.

Wilt u het meeste uit inkooporders en aanvragen halen? Probeer online te gaan.

De meeste zaken worden tegenwoordig online gedaan. Waarom is uw inkoopproces dat niet?

Verveeld om aan uw bureau gekluisterd te zitten, inkoopdetails te wijzigen zonder deze te registreren, tientallen inkooporders bij te houden, vellen papier rond te sturen voor handtekeningen, en de status van elke inkooporder handmatig te volgen? Waarom stroomlijnt u het proces niet met een online inkoopplatform? Als ze digitaal worden afgehandeld, kunnen aanvragen en inkooporders net zo tijdbesparend zijn als een snelle veeg met de bedrijfscreditcard, terwijl u profiteert van gestructureerde goedkeuringsketens, documentatie en de flexibiliteit om ze overal te raadplegen.

Voordat u in het purchase-to-pay-proces springt, loont het de moeite om het verschil te kennen:

Aanvragen zijn interne orders, die door bedrijfsleden worden gebruikt om aan te geven dat er binnen het bedrijf behoefte is aan producten of diensten.

Inkooporders zijn externe bestellingen die naar leveranciers of verkopers worden verzonden om een verbintenis tot aankoop van die producten en diensten uit te drukken of te bevestigen.

Hoewel vergelijkbaar, spelen beide termen een cruciale rol in het purchase to pay-proces dat door de meeste inkoopafdelingen wordt gebruikt, en beide zijn essentiële functies in moderne online inkoop- en orderbeheerplatforms.

De gemiddelde inkoopkostenreductie na implementatie van een inkoopoplossing is ongeveer 15%, en de tijd die nodig is om requisitieorders gevuld te krijgen met maximaal 75%.

Nu u het verschil kent tussen inkooporders en requisities, probeer beide eens comfortabel af te handelen met een online inkoopplatform!

Wilt u meer lezen over het verschil tussen inkooporders en requisities?

Het verschil tussen een Requisitie & een Inkooporder (door Forest Time)

Verschil tussen Inkooporder en Inkoopaanvraag (door Ahmed Ashfaque)