Project Quality Management – A Quick Guide

Wanneer je een project managet, is de Triple Constraint altijd het belangrijkste in je hoofd. Hoe kunt u de omvang, planning en kosten van het project beheersen?

Maar er is een vierde zorg die net zo belangrijk is en soms wordt vergeten in de maalstroom van projectmanagement, en dat is kwaliteit.

Het maakt niet uit of u de beste projectmanagementtools hebt, elke mijlpaal hebt gehaald en het project binnen het budget hebt voltooid als het op te leveren product niet aan de kwaliteitsnormen voldoet. Daarom is projectkwaliteitsmanagement zo belangrijk.

Wat is projectkwaliteitsmanagement?

Projectkwaliteitsmanagement omvat de processen en activiteiten die worden gebruikt om de kwaliteit van de deliverables van een project te achterhalen en te bereiken. Kwaliteit kan echter een ongrijpbaar woord zijn.

Wat is kwaliteit? Hoewel we eindeloos zouden kunnen doorpraten over de “ware” betekenis van kwaliteit en de Socratische methode zouden kunnen gebruiken om een dialoog te voeren over de vele mogelijke betekenissen, is het antwoord voor projectmanagement meer afgebakend.

Kwaliteit is eenvoudigweg wat de klant of stakeholder nodig heeft van de projectresultaten. Door de definitie gebonden te houden aan de klant of stakeholder, kan kwaliteitsmanagement een beperktere focus hebben, waardoor het meer kans heeft zijn doelen te bereiken.

Project Quality Management Concepts

Projectmanagers zien toe op de uitvoering van een projectkwaliteitsmanagementplan. Het belangrijkste idee is, nogmaals, om een product of dienst te leveren volgens de specificaties van de klant of stakeholder. Dit vereist kennis van kwaliteitsmanagementconcepten.

Customer Satisfaction

Zonder klanttevredenheid kan er geen sprake zijn van kwaliteit. Zelfs als een deliverable voldoet aan alle aspecten van wat de klant of stakeholder heeft verlangd, maar dat gebeurt waar het proces zelf niet tot tevredenheid stemde, dan is er een probleem.

Natuurlijk moet de deliverable voldoen aan de overeengekomen eisen, anders is het project mislukt omdat het product van het project en het management van het project niet voldeden aan de verwachtingen van de klant of stakeholder.

Gerelateerd: Wat is Stakeholder Theory?

Daarom betekent het implementeren van kwaliteitsbeheersing het managen van zowel proces als mensen. Spreek regelmatig met uw klant of stakeholder af om hem op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Vraag om hun feedback en zorg ervoor dat u volledig transparant met hen bent om te voorkomen dat er later problemen ontstaan.

Preventie over inspectie

Kwaliteit is niet gratis. De kosten van kwaliteit (COQ) zijn het geld dat wordt besteed aan het oplossen van problemen tijdens het project, en vervolgens na het project, om eventuele mislukkingen te verhelpen. Deze worden opgesplitst in twee categorieën: kosten van conformiteit en kosten van non-conformiteit.

De kosten van conformiteit kunnen worden beschouwd als preventieve kosten. Deze kosten hebben vooral te maken met opleiding, het documentatieproces, de benodigde apparatuur en de tijd die nodig is om de kwaliteit goed te krijgen. Andere kosten die hiermee verband houden, kunnen bestaan uit testen, destructief testverlies en inspecties.

De kosten van non-conformiteit hebben betrekking op interne faalkosten. Deze bestaan uit het opnieuw moeten bewerken van iets of zelfs het volledig slopen ervan. Verdere kosten kunnen voortkomen uit aansprakelijkheden, garantiewerk en verloren omzet.

Continue Improvement

Dit concept van kwaliteitsprojectmanagement is te vinden in Six Sigma en Total Quality Management (TQM) en komt dominant naar voren in het Prevention Over Inspection-concept.

Dit concept is, zoals in de titel wordt uitgelegd, een voortdurende inspanning om in de loop van de tijd verbeteringen aan te brengen in de te leveren producten. Of het nu gaat om kleine, stapsgewijze veranderingen of om grote, de mogelijkheid om veranderingen te identificeren en aan te pakken is altijd aanwezig.

Toepassing van dit concept betekent ook het voortdurend bewaken en documenteren van alle problemen die zich voordoen, zodat u de geleerde lessen kunt gebruiken bij het beheer van toekomstige projecten. Op deze manier voert u een efficiënter project uit en zult u fouten waarschijnlijk niet herhalen.

Gerelateerd: Lessons Learned Template

Hoe implementeert u Quality Project Management

Als u eenmaal een idee heeft van de verschillende concepten, is de volgende stap het implementeren van een project quality management plan. Volg daartoe deze drie stappen.

Plan Kwaliteit

Stel eerst vast aan welke eisen de kwaliteit van het te leveren product moet voldoen en hoe het project moet worden gemanaged. Spreek af hoe dit proces zal worden gedocumenteerd en hoe die informatie zal worden geleverd. Gaat u regelmatig vergaderen, e-mailen, enzovoort?

Het plan moet deze bijzonderheden bevatten, evenals maatstaven voor het meten van de kwaliteit tijdens het beheer van het project. Dit plan moet een kwaliteitscontrolelijst bevatten om de punten te verzamelen en te organiseren die u tijdens het project moet halen.

Kwaliteitsborging

Kwaliteitsborging is volgens de American Society for Quality (ASQ) “de geplande en systematische activiteiten die in een kwaliteitssysteem worden uitgevoerd, zodat aan de kwaliteitseisen voor een product of dienst zal worden voldaan.”

Gebruik kwaliteitsborging om ervoor te zorgen dat uw processen er daadwerkelijk toe bijdragen dat de te leveren projectproducten aan de kwaliteitseisen voldoen. Twee manieren om dit te bereiken zijn het gebruik van een proces-checklist en een project-audit.

Kwaliteitsbeheersing

Elk proces heeft bij wijze van spreken een politieagent nodig, die erop toeziet dat de regels worden gevolgd en dat aan de verwachte kwaliteit wordt voldaan. Een aantal manieren om ervoor te zorgen dat de vereiste kwaliteit van de op te leveren producten wordt gehaald, is door middel van peer reviews en testen.

Het is essentieel om de kwaliteit van de op te leveren producten tijdens het projectmanagementproces te controleren, zodat de op te leveren producten kunnen worden aangepast als ze niet voldoen aan de normen die zijn gesteld. Dit kan aan het eind van het project worden gedaan, maar het is niet zo efficiënt om opnieuw te doen in plaats van bij te stellen.

Het proces van projectkwaliteitsbeheer

Het beheer van het proces van projectkwaliteit omvat veel zaken, zoals het stellen van kwaliteitsdoelen waaraan uw team moet voldoen, het bepalen hoe die kwaliteitsdoelen moeten worden gemeten en de rapportage daarover. Projectmanagementtools kunnen hierbij behulpzaam zijn.

Gebruik ProjectManager.com om kwaliteit te beheren

ProjectManager.com wordt geleverd met een dashboard, dat is één scherm waarop u de metriek van elk aspect van het project kunt bekijken. De gegevens worden meestal weergegeven in gemakkelijk leesbare grafieken en diagrammen, die vervolgens kunnen worden gedeeld of afgedrukt voor presentaties.

De gegevens voor ons dashboard worden in real-time bijgewerkt en bieden de meest nauwkeurige meting van de voortgang van het project. Hierdoor kan sneller worden gereageerd op kwaliteitsproblemen, en wordt de kans kleiner dat dergelijke problemen zich verder ontwikkelen tot problemen die het project op een zijspoor zetten.

Online Gantt-diagrammen voor kwaliteitsbeheerplannen

Online Gantt-diagrammen maken het plannen en bewaken van taken met betrekking tot kwaliteitsbeheer eenvoudig. Met ProjectManager.com kunt u een takenlijst of spreadsheet uploaden, die vervolgens direct op een tijdlijn wordt ingevuld.

Het enige dat u hoeft te doen is de duur van elke taak toe te voegen en deze toe te wijzen. Natuurlijk kunt u onze Gantt chart-software ook gebruiken om uw project snel vanaf nul op te bouwen.

Onze online Gantt chart kan ook een geweldig samenwerkingsplatform voor uw team vormen. Elke taak kan meestal worden gekoppeld aan ondersteunende documenten, afbeeldingen en andere bestanden, en biedt een dialoog waarin teamleden over de taak kunnen praten en eventuele problemen kunnen oplossen.

In plaats van alles te moeten micromanagen, zullen teams, door hen de autonomie te geven om samen te werken, het probleem als eerste opmerken. Zij zijn tenslotte degenen in de frontlinie van het project. Zij kunnen dan reageren, of verslag uitbrengen aan u. Bovendien kan uw team met takenlijsten en kanban-borden aan hun taken werken op een manier die zij zelf geschikt achten.

Dankzij de diverse functies van ProjectManager.com kan de kwaliteit van het te leveren product worden aangepakt voordat het te ver van het beoogde doel verwijderd raakt. Kwaliteit staat altijd op het punt achteruit te gaan, dus het hebben van online tools die onmiddellijk worden bijgewerkt, kan het verschil betekenen tussen een succesvol project en een mislukt project.

Kwaliteit is belangrijk in elk project, en om de kwaliteit te waarborgen, zijn de juiste tools nodig om het kwaliteitsbeheer te bewaken. ProjectManager.com is een cloud-gebaseerde software met een real-time dashboard en een online Gantt-diagram die het bewaken van en rapporteren over kwaliteit eenvoudig maken. Probeer het zelf met deze gratis 30-dagen trial.