The Complete Guide to Employment Reference Checks

Een professionele referentiecheck is een veelvoorkomend onderdeel van het wervingsproces. Een referentiecheck wordt uitgevoerd om de geloofsbrieven van een sollicitant te controleren en meer informatie over hem te verkrijgen, zoals zijn werkstijl en waarden. Veel bedrijven beschouwen het controleren van werkreferenties als een essentiële fase in hun aanwervingsproces, maar tegenwoordig worden referentiechecks vaak gezien als een langdurige en frustrerende formaliteit en sommige bedrijven voeren alleen een referentiecheck uit voor hogere functies, of helemaal niet.

Referentiechecks kunnen vaak aanvoelen als een gesprek dat achter gesloten deuren over je wordt gevoerd. Daarom hebben we deze complete gids voor referentiechecks gemaakt om het proces te verduidelijken. U vindt antwoorden op vragen als: “Wat betekent het als een recruiter vraagt om de referenties van een kandidaat te controleren?”, “Wat is de juiste manier om referenties te controleren?” en, “Wie kan een referentie leveren?”

Bij Zinc geloven we dat het proces van het natrekken van arbeidsreferenties veel beter kan. Wij willen u helpen om het meeste uit referentiechecks te halen, of u nu een aanwervende manager of recruiter, kandidaat of referent bent. Zinc biedt niet alleen begeleiding bij uw referentiecheck, maar ook een geautomatiseerde referentiecheckservice die referentiechecks van het pijnlijkste onderdeel van uw wervingsproces tot het indrukwekkendste maakt.

Inhoud

• Referencing: De basis

• Referencing voor aanwervende managers en recruiters

• Referencing voor kandidaten

• Referencing voor referenten

• Conclusie

Referencing: De grondbeginselen

De professionele referentiecheck maakt al lang deel uit van het wervingsproces. Het soort informatie dat wordt verzameld en hoe diepgaand de controles zijn, kan per bedrijf, bedrijfstak en regio verschillen. In dit gedeelte leest u wat een referentiecheck inhoudt en wie referenties kan geven.

Wat betekent het als een recruiter vraagt om de referenties van een kandidaat te controleren?

Wanneer een potentiële werkgever om professionele referenties vraagt, vragen ze om contactgegevens van mensen die meer informatie kunnen geven over de kandidaten die ze in dienst nemen. Op het meest elementaire niveau voeren werkgevers een referentiecontrole uit om zich ervan te vergewissen dat de kandidaat correcte informatie heeft verstrekt over zijn vroegere werk of studie, bv. zijn functietitel of de data waarop hij heeft gewerkt of de cursus die hij heeft gevolgd. Vaak is deze verificatie van de arbeidsverhouding het enige wat bedrijven vragen. Controle van de dienstbetrekking is de basis van elke referentie, maar de referentiemethoden variëren naargelang van het bedrijf, de bedrijfstak, de locatie en de anciënniteit van de baan. Lees verder om meer te weten te komen.

Wat gebeurt er wanneer een werkgever referenties controleert?

Referencing praktijken variëren sterk tussen organisaties, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de industrie, sommige controleren alleen referenties voor senior posities.

Bij het natrekken van referenties vraagt de recruiter meestal naar de gegevens van mensen (referees) die kunnen instaan voor de vaardigheden, ervaring en bekwaamheid van de kandidaat om het werk te doen. Gewoonlijk zullen zij dan de referees vragen om de werkgegevens van de kandidaat te verifiëren en in sommige gevallen zullen zij verdere vragen stellen over de kandidaat.

Sommige aanwervende managers erkennen dat referenties een waardevolle bron kunnen zijn en zullen meer gedetailleerde vragen stellen om goed geïnformeerd inzicht te krijgen in de sterke en zwakke punten van de kandidaat en hoe de kandidaat zou passen binnen of zou toevoegen aan hun bedrijfscultuur.

We hebben ontdekt dat als referenties vóór het aanbod worden benaderd, de referenties de besluitvorming in het wervingsproces kunnen vergemakkelijken door competentie-informatie te extraheren. Als referees na het aanbod worden gecontacteerd, is de referentie nuttiger als aanwervende managers vragen stellen die zijn gericht op werkstijl en cultuur om onboarding te helpen personaliseren.

Voor sommige functies worden ook verdere achtergrondcontroles uitgevoerd om nalevings- en veiligheidsredenen, bijvoorbeeld financiële controles of strafbladcontroles, maar deze moeten niet worden beschouwd als referenties.

Wie kan referenties geven?

Een persoon die een professionele referentie geeft, wordt een referee genoemd. Een referee is iemand die de ervaring van een kandidaat kan bevestigen. We hebben deze lijst met definities samengesteld om u een idee te geven van de verschillende soorten referees die bedrijven vragen en we wegen de voor- en nadelen van elk type af.

1. Professionele referentieProfessionele referenties zijn bevestigingen van iemand die uw kwalificaties, ervaring en algemene geschiktheid voor een baan kan bevestigen. Afhankelijk van het bedrijf kan een professionele referentie verwijzen naar een van de drie verschillende soorten referenties:

   • Professionele (HR): Dit is het soort referentie dat wordt gegeven door de HR-afdeling van uw vorige bedrijf. Dit soort referentie controleert de functietitel, data en niet veel meer. Voor sommige bedrijven is dit de enige referentie die ze formeel geven.

   • Professional (Character): Managers of andere collega’s kunnen aanbieden een meer gedetailleerde referentie te geven, vooral wanneer het bedrijfsbeleid is om alleen een HR-referentie te geven. Dit soort referentie wordt soms een persoonlijke referentie genoemd, maar voor de duidelijkheid zullen we naar dit soort referentie verwijzen als een professionele (karakter) referentie. Bij het kiezen van een professionele (karakter) referentie zullen kandidaten met werkervaring meestal de gegevens van vroegere werkgevers, lijnmanagers, supervisors, of gerespecteerde collega’s als referentie opgeven. Pas afgestudeerde kandidaten kunnen een leraar of universitair docent vragen om in te staan voor hun capaciteiten in plaats van een collega op het werk. Kandidaten die als zelfstandige hebben gewerkt, kunnen ook klanten of verkopers vragen om voor hun vaardigheden en ervaring in te staan.

   • Professional (Recruiter): recruiters van externe bureaus die u in een functie hebben geplaatst, kunnen ook worden gebruikt als referenten om referenties te verstrekken voor de verificatie van de werkgelegenheid. Recruiters kunnen werkgegevens verifiëren, maar geen gedetailleerd commentaar geven op de prestaties van de kandidaat.

2. Referentie via achterkanaal:Bij referenties via achterkanaal (ook bekend als backdoor) identificeren aanwervende managers wederzijdse connecties en nemen ze contact met hen op om de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te bespreken. Dit kan gebeuren door sociale media zoals LinkedIn te controleren op wederzijdse connecties of een wederzijdse contactpersoon bij een bedrijf waarmee de kandidaat heeft samengewerkt. Dit is meestal de meest informele vorm van referentiecheck.

3. Persoonlijke referentie:Een persoonlijke referentie is afkomstig van een scheidsrechter die de kandidaat op een persoonlijke, niet professionele manier kent. Deze referenties kunnen worden gegeven als de kandidaat geen werkervaring heeft, bijvoorbeeld als hij net is afgestudeerd van school of universiteit, of als de kandidaat een carrièreswitch maakt. In sommige gevallen wordt dit type referentie een karakterreferentie genoemd.

Vaak kunnen deze termen ouderwets aanvoelen en zijn ze niet noodzakelijkerwijs een afspiegeling van de huidige arbeidswereld. Bovendien varieert de terminologie die mensen gebruiken om te verwijzen naar verschillende soorten referenties tussen verschillende industrieën en geografische gebieden, dus als u niet zeker weet welk soort referentie u nodig hebt, kunt u dit het beste navragen bij de persoon die om uw referenties vraagt.

Er zijn andere gevallen buiten het werk waarvoor ook referenties nodig zijn. Zo kunnen verhuurders vragen om referenties van potentiële huurders, universiteiten kunnen vragen om referentiebrieven voor aankomende studenten. Deze gids richt zich op professionele referenties voor werkgelegenheidsdoeleinden.

Hoe controleert een bedrijf referenties?

Er zijn verschillende manieren om een referentie te verzamelen. Hoe een referentie wordt verzameld, hangt af van het bedrijf, de bedrijfstak en het geografische gebied. Hier zijn de belangrijkste methoden voor het verzamelen van referenties:

Geschreven referenties:

Referentiebrieven zijn de meest traditionele vorm van referentiecontrole, maar ze kunnen veel tijd in beslag nemen en betekenen extra papierwerk voor de hiring manager. Wanneer referencing via e-mail wordt gedaan, gebeurt dit bijna altijd via PDF- of Word-bijlagen, of dit nu is door vragen te stellen of een online formulier te sturen dat de referee moet invullen.

Bij het ontvangen van een schriftelijke referentie via e-mail, is het het beste om ervoor te zorgen dat de referentie afkomstig is van een werk-e-mail met een bedrijfsdomein om de kans te verkleinen dat de referentie frauduleus kan zijn.

Telefoontje:

Dit kan de gemakkelijkste manier zijn om een referentie te verzamelen als de referent antwoordt en bereid is om te spreken. Dit kan tijdrovend zijn en moeilijk in te plannen. Soms krijg je de referent niet te pakken of word je doorgeschakeld naar HR.

De referent kan het gevoel hebben dat hij openhartiger kan spreken, maar omdat de referentie niet is opgeschreven, kun je alleen teruggrijpen op de aantekeningen die je maakt.

Bedenk dat het gemakkelijker is om een identiteit te vervalsen via de telefoon, dus u kunt het risico lopen op referentiefraude wanneer u een referentie verzamelt via de telefoon.

Geautomatiseerde referentiesoftware:

Er zijn nu technologische oplossingen voor online referentiechecks die het proces automatiseren van het indienen van de contactgegevens van de referent tot het verzamelen van de referenties.

Zinc’s referencing tool stelt kandidaten bijvoorbeeld in staat om hun referentiegegevens privé te houden en slaat de referentie veilig op, zodat de kandidaat deze kan delen met wie hij of zij maar wil en gedurende zijn of haar carrière kan hergebruiken. Door dit proces te automatiseren, komt er tijd vrij zodat zij zich op andere taken kunnen richten.

Referenties die via Zinc worden verzameld, worden geverifieerd met bedrijfse-mails en via een LinkedIn-account. De referenties zijn ook fraudebestendig omdat ze zijn vastgelegd op een blockchain.

Derde partij referencing services:

Dit zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in de praktijk van referencing. Zij kunnen een van de bovenstaande dingen doen of ze kunnen speciaal gebouwde software gebruiken.

Waarom vragen recruiters om meer dan één referee?

Het vragen om meer dan één referee is een gangbare praktijk. Het helpt de recruiter om er zeker van te zijn dat de informatie die hij over de kandidaat heeft, waar is. Als meer dan één persoon verifieert wat de kandidaat heeft verteld, kan de recruiter met meer vertrouwen zijn aanwervingsbeslissingen nemen. Het geeft ook een meer afgerond beeld van de kandidaat door het verzamelen van verschillende perspectieven en informatie over hoe ze presteerden in verschillende rollen.

Het aantal referenties waar een recruiter om vraagt, varieert afhankelijk van de branche. Veel financiële instellingen zullen bijvoorbeeld referentiechecks nodig hebben die 5 jaar van het dienstverband bestrijken vanwege FCA-richtlijnen. Sommige referenties die terugkomen zijn slechts datumbevestigingen, dus de recruiter kan een andere referee om meer gedetailleerde informatie willen vragen.

Waar kan ik juridisch advies krijgen over referenties?

Als u denkt dat de wet is overtreden rond een referentiecheck waarbij u betrokken bent geweest, bijvoorbeeld als er iets vals of misleidends is gezegd in een referentie, wilt u dit misschien aanvechten. Het kan raadzaam zijn om eerst met de betrokken persoon te praten om te zien of u het eens kunt worden over een oplossing. Als u de kwestie niet kunt oplossen door met de persoon in kwestie te praten, kunt u juridisch advies inwinnen. Hieronder vindt u enkele gratis bronnen die u kunnen helpen:

Verenigde Staten van Amerika: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Verenigd Koninkrijk: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australië: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

Terug naar boven

Referentietips voor wervingsmanagers en recruiters

In bijna alle sectoren van de arbeidswereld is de technologische vooruitgang groot, maar de praktijk van het refereren is vaak verankerd in beleid en kan verouderd aanvoelen. Deze sectie beantwoordt uw vragen en geeft u enkele tips over hoe u referencing in de 21e eeuw kunt brengen, zodat u het meeste uit uw referentiechecks kunt halen.

In deze sectie beantwoorden wij uw vragen en geven u een referenten checklist.

Waarom zouden aanwervende managers referenties controleren?

In het Verenigd Koninkrijk is het controleren van referenties een beetje uit de mode geraakt. Het wordt beschouwd als iets wat bedrijven vinden dat ze moeten doen, maar in werkelijkheid wordt het vaak gezien als een verguisde formaliteit, alleen uitgevoerd om compliance redenen. Sommige managers vinden dat het natrekken van referenties geen nuttige informatie oplevert, behalve dan een bevestiging van wat de kandidaat hen al heeft verteld, en dat is als ze er al voor kiezen om een referentie te nemen. Bij Zinc geloven we dat referentiechecks beter, opener en nuttiger kunnen zijn voor alle betrokken partijen. Als u uw referentiechecks goed uitvoert, kunt u nuttige inzichten verwerven die u echt kunnen helpen de juiste aanwervingsbeslissingen te nemen en die op meer gebieden van het traject van invloed zijn dan u aanvankelijk misschien dacht.

Er zijn nieuwe praktijken en technologieën die u kunt toepassen om uw referencing-praktijken te updaten en het meeste uit referencing te halen, zoals geautomatiseerde referencing-tools en backchannel referencing. Vandaag de dag zijn kandidaten beter dan ooit in het afnemen van sollicitatiegesprekken, dus het is nog moeilijker om te beoordelen of de kandidaat het woord kan voeren. Uit onderzoek blijkt ook dat ongeveer 10% van de kandidaten liegt op hun cv – een verontrustende vaststelling voor recruiters. Reden te meer om uw referentiechecks optimaal te benutten om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon aanneemt.

Waarvoor worden arbeidsreferenties gecheckt?

Het checken van referenties kan voor u een belangrijke mogelijkheid zijn om ervoor te zorgen dat u de juiste persoon aanneemt. Het natrekken van referenties kan een rol spelen bij verschillende aspecten van het wervingstraject, zoals:

1. Compliance. De meest voorkomende reden voor een referentiecheck is compliance en het bewijs van due diligence. In dit geval kunnen referenties worden gebruikt om na te gaan of de kandidaat is wie hij zegt dat hij is en of hij zich niet heeft ingelaten met corrupte activiteiten.

2. Verdergaande beoordeling en screening. Referenties kunnen worden gebruikt om na te gaan of de vaardigheden, bekwaamheden en competenties van de kandidaat overeenkomen met of zelfs beter zijn dan wat de kandidaat in zijn cv en sollicitatiegesprek heeft laten zien.

3. Onboarding en prestatiebeheer. U kunt referenten vragen naar voorkeursstijlen voor management, werkstijlen en waarden om het inwerktraject te helpen personaliseren. Referenties kunnen worden gebruikt om u te helpen beslissen hoeveel structuur u de nieuwe werknemer wilt geven, hoe u hem het beste kunt stimuleren en in welke omgeving hij het beste zal presteren.

Wanneer moet ik de referenties van een sollicitant controleren?

Een referentiecheck geeft u niet alleen de kans om de informatie die u over uw kandidaat hebt, te verifiëren, maar als het goed wordt gedaan, kan het u ook een dieper inzicht geven in de sterke en zwakke punten van de kandidaat, hoe hij in uw team zal passen, wat hij aan uw team kan toevoegen en zelfs voor welke managementstijl de kandidaat het meest geschikt zou zijn. Als u uw referentiechecks op deze manier maximaliseert, kan dat de on-boarding vergemakkelijken en u helpen de reis van uw kandidaat te personaliseren, zodat hij of zij een positieve ervaring heeft. Hoe u de referenties wilt gebruiken, kan bepalen wanneer in het wervingsproces u refereert. Zinc heeft verschillende soorten referentiehulpmiddelen ontwikkeld, specifiek voor deze scenario’s en nog veel meer.

• Pre-offer: referentie voor assessment.Als u referenties wilt gebruiken om de competenties van een kandidaat te controleren, raden wij u aan eerder in het proces te refereren, ofwel voordat u een gesprek voert of voordat u een aanbod doet. De referenties kunnen dan worden gebruikt om u te helpen een keuze te maken tussen kandidaten op basis van hun capaciteiten. Als u na het doen van een aanbod een referentie voor een beoordeling hebt opgesteld en u merkt dat de competenties van de kandidaat niet overeenkomen met het cv of met het goede interview, moet u wellicht het lastige proces van het intrekken van een aanbod doorlopen.

• Post-offer: referenten voor onboarding.Als u wilt weten hoe u uw nieuwe aanwinst het beste in uw team kunt integreren, kunt u voor onboardingdoeleinden referentiechecks na het aanbod gebruiken. Door de referenten te vragen naar de werkstijlen van de kandidaat, de voorkeursstijlen van het management, de cultuur en de waarden, kunt u hun onboardingervaring verpersoonlijken en anticiperen op mogelijke problemen. Een positieve onboarding-ervaring leidt tot een hogere retentiegraad, dus het is zinvol om op deze manier het maximale uit uw referentiechecks te halen.

Waar moet ik op letten bij het natrekken van de referenties van een kandidaat?

In de eerste plaats moet u bij het natrekken van de referenties het arbeidsverleden van uw kandidaat controleren en nagaan of de functietitels, de data en het soort werk dat hij of zij op zijn of haar cv heeft gezet, correct zijn. Soms is dit alles wat u wilt of moet controleren.

Als u meer gedetailleerde informatie over uw kandidaat wilt achterhalen, kan de referentiecheck een kans zijn voor u om relevante inzichten te verkrijgen om uw aanwervingsbeslissingen te onderbouwen.Referencing kan helpen extra informatie te krijgen op veel verschillende gebieden. Uw aanwervingsproces kan u helpen bepalen welke informatie u uit referencies wilt halen Denk aan uw bedrijf en de behoeften en uitdagingen van het specifieke team waarvoor u mensen aanwerft. U kunt vragen stellen die het inwerken vergemakkelijken, bijvoorbeeld over managementstijlen en werkomgevingen. Als cultuur een prominente factor is in uw wervingsproces, dan wilt u misschien vragen stellen die zijn afgestemd op de waarden van uw bedrijf.

Als dit nuttig klinkt, maar u zich zorgen maakt dat referentiechecks te tijdrovend zijn of als u niet zeker weet hoe u dit soort informatie moet verzamelen, zijn er bedrijven voor referentiechecks van derden die de referenties namens u kunnen verzamelen. Zinc biedt een geautomatiseerde referentieservice met aanpasbare vragen, zodat u uw online referentiechecks kunt maximaliseren zonder extra gedoe.

Welke vragen moet ik stellen bij het natrekken van referenties?

De meest voorkomende vragen voor recruiters om referees te vragen, hebben betrekking op het verifiëren van de ervaring van de kandidaat, zoals hun rol en de data waarop ze hebben gewerkt. Als de referentiecheck zal worden gebruikt om uw wervingsbeslissingen te onderbouwen, kunt u overwegen om meer gedetailleerde vragen te stellen over hun vaardigheden, ervaring en werkstijlen. Als u geïnteresseerd bent in het koesteren van uw bedrijfscultuur, kunt u vragen stellen met dit in gedachten.

Kijk eens naar de referentievragengenerator van Zinc om ideeën op te doen voor cultuurgerichte vragen die je zou kunnen stellen, of lees onze blog over de beste referentiecheckvragen.

Welke vragen moet ik niet stellen bij een referentie?

Het zou een goed idee zijn om uit de buurt te blijven van onderwerpen die tot discriminatie zouden kunnen leiden. Vermijd vragen over ras, godsdienst, seksualiteit, burgerlijke staat, geslacht, lichamelijke gezondheid of handicap van de kandidaat, omdat deze niet van invloed mogen zijn op uw aanwervingsbeslissingen. Als u ervoor kiest om een kandidaat niet aan te nemen nadat u de scheidsrechter naar deze onderwerpen hebt gevraagd, kunt u zich in troebele juridische wateren begeven.

U kunt ook op uw hoede zijn voor subjectieve, gesloten vragen zoals “zou u deze persoon opnieuw aannemen”, omdat het antwoord van de scheidsrechter zeer subjectief kan zijn en niet noodzakelijk het vermogen van de kandidaat weerspiegelt om de baan te doen waarvoor hij solliciteert.

We geven meer voorbeelden van vragen die u moet vermijden in onze blog over de beste referentievragen.

Heb ik toestemming nodig om een referentie te verzamelen?

Aangezien een referentie wordt geclassificeerd als persoonsgegevens, moet u mogelijk aantonen dat u toestemming van de kandidaat hebt om de referentie te verzamelen. In plaats van de kandidaat mondeling om referentiegegevens te vragen, kunt u proberen dit via e-mail te doen en hen expliciet te vragen of zij ermee instemmen dat u namens hen contact opneemt met hun referent. Dit betekent dat u hun schriftelijke antwoord als bewijs hebt. Referentiegegevens kunnen geacht worden twee eigenaren te hebben: de kandidaat en de referee. U moet rekening houden met beide eigenaren wanneer u ervoor zorgt dat uw referencing-praktijken voldoen aan de regels voor gegevensbescherming, zoals GDPR.

Wat moet ik doen als ik geen contact kan opnemen met een referee?

Een veelvoorkomend probleem dat u kunt tegenkomen bij het verzamelen van een referentie is dat u niet in staat bent om rechtstreeks contact op te nemen met de referee. Dit kan om een van de twee redenen zijn: dat u bent overgedragen aan HR in plaats van de referee rechtstreeks, of dat de referee het bedrijf heeft verlaten.

In veel grote bedrijven zal de HR-afdeling verantwoordelijk zijn voor het verstrekken van referenties, maar zoals hierboven vermeld, kan een HR-referentie u alleen basiswerkgelegenheidsgegevens zoals data en functietitel geven. Als u rechtstreeks met de referent wilt spreken, probeer dan volhardend te zijn en misschien wordt u doorverbonden met de juiste persoon. Als dit niet werkt, vraag de kandidaat dan om de persoonlijke werk-e-mail van de referent en, indien mogelijk, een rechtstreeks telefoonnummer om ervoor te zorgen dat u de persoon krijgt die u moet spreken.

Het kan ook voorkomen dat wanneer u probeert contact op te nemen met de referent op zijn of haar werkplek, hij of zij het bedrijf heeft verlaten. Als dit gebeurt en de HR-afdeling u de nieuwe contactgegevens van de referent niet kan geven, zult u terug moeten gaan naar uw kandidaat om te vragen om actuele gegevens of om de contactgegevens van een andere referent. Dit kan ook een teken zijn dat uw kandidaat niet recentelijk contact heeft opgenomen om te vragen of hij/zij bereid is een referentie te geven.

Wanneer controleren de meeste bedrijven de referenties van een sollicitant?

Wanneer bedrijven referenties natrekken, gebeurt dit meestal nadat de kandidaat de functie voorwaardelijk aangeboden heeft gekregen. Veel werkgevers controleren referenties nadat een aanbod is gedaan om redenen van compliance. Sommige aanwervende managers controleren de referenties van een kandidaat alvorens hem een aanbod te doen. Dit is zodat ze de referenties kunnen gebruiken om hun aanwervingsbeslissingen te helpen onderbouwen, of dat nu is om te beslissen tussen kandidaten of het ontwerpen van onboarding-ervaringen.

We hebben ontdekt dat de fase waarin werkgevers referenties uitvoeren, van invloed is op de bruikbaarheid van verschillende soorten referentie-informatie. Op competenties gebaseerde vragen kunnen bijvoorbeeld nuttig zijn als de referentie vóór het aanbod is uitgevoerd, omdat het kan helpen onderscheid te maken tussen kandidaten, maar het is niet zo nuttig als het aanbod eenmaal is gedaan. Op cultuur gebaseerde vragen kunnen ongelooflijk nuttig zijn als het aanbod eenmaal is gedaan, omdat deze informatie kan worden gebruikt om het inwerktraject te personaliseren en zo de nieuwe medewerker te helpen slagen, maar er zijn niet veel situaties waarin dit soort vragen nuttig zijn als ze vóór het aanbod worden gesteld, omdat ze niet helpen een kandidaat te beoordelen op zijn capaciteiten om het werk te doen. Om deze redenen heeft Zinc verschillende referentiehulpmiddelen ontwikkeld, zodat u het meeste uit uw online referentiechecks kunt halen.

Hoe controleren verschillende bedrijven referenties?

Zoals u misschien al weet, verschillen de referentiemethoden van bedrijf tot bedrijf in verschillende regio’s en bedrijfstakken. Hier volgt een algemeen overzicht van de manier waarop verschillende bedrijven doorgaans referenties natrekken.

• Grote bedrijven maken doorgaans gebruik van derden of hebben een on-boardingteam dat referenties natrekt.

• Middelgrote bedrijven maken ook gebruik van derden of controleren referenties alleen voor seniorfuncties.

• Kleine bedrijven laten recruiters of aanwervende managers zelf contact opnemen met referenten en verzamelen referenties per telefoon of e-mail.

Hoe een valse referentie te herkennen

Onderzoek heeft uitgewezen dat meer dan de helft van de Britse werknemers liegt of belangrijke informatie weglaat op hun cv wanneer ze solliciteren naar een baan. Nog verontrustender is de opkomst van bedrijven die tegen betaling een nep-referentie geven. Dit is verontrustend nieuws voor zowel recruiters als aanwervende managers die erop moeten kunnen vertrouwen dat de mensen die zij in dienst nemen echt zijn.

Het controleren van referenties is één manier om er zeker van te zijn dat uw toekomstige aanwerving legitiem is. Hier volgen een paar maatregelen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat de referenties van uw kandidaat authentiek zijn.

1. Als u nog niet eerder van het vorige bedrijf van de kandidaat hebt gehoord, zoek er dan online naar. Zoek naar een bedrijfswebsite, een Google Maps-vermelding of een LinkedIn-bedrijfsprofiel. Als u een telefoonnummer kunt vinden om te bellen, controleer dan of het netnummer overeenkomt met waar ze zouden moeten zijn.

2. Als u het bedrijf waar de kandidaat beweert te hebben gewerkt niet herkent, kunt u controleren of het wettelijk geregistreerd staat. Hoe u dit doet, hangt af van waar ter wereld het bedrijf is gevestigd. In de VS bijvoorbeeld worden bedrijven geregistreerd op het niveau van de staat. U zou informatie over Amerikaanse bedrijven moeten kunnen vinden op de website van de Secretary of State van elke staat. In het Verenigd Koninkrijk kunt u informatie over geregistreerde bedrijven vinden via Companies House.

3. Noem specifieke referenties – vraag om contact op te nemen met andere collega’s dan degene die de kandidaat als zijn referenties heeft opgegeven. Dit wordt beschouwd als een achterkanaalreferentie (zie: wie kan referenties geven?). U kunt ook op de website van het bedrijf of op LinkedIn kijken of er werknemers zijn die in dezelfde periode hebben gewerkt als uw kandidaat; misschien vindt u zelfs een wederzijdse connectie met wie u kunt spreken.

Uw referentenchecklist:

• Beslis wat voor soort referentie u nodig hebt en wat uw algemene doelstellingen zijn.

• Beslis wanneer u de referentie wilt afnemen, voor of nadat u een aanbod hebt gedaan.

• Beslis welke vragen u de referent wilt stellen.

• Vraag de kandidaat om de juiste contactgegevens.

• Neem contact op met de referenten of maak gebruik van een externe referentenbureau om de referenties voor u te verzamelen.

Terug naar boven

Referentietips voor kandidaten

Als kandidaat kan de referentiecheck lijken op een geheimzinnig proces waarbij uw toekomstige werkgever met uw vorige werkgever over u spreekt. Het kan verwarrend zijn om te weten wie u als referentie moet opgeven, hoe u om een referentie moet vragen en of u uw referentie kunt inzien. Dit gedeelte geeft antwoord op deze vragen en meer.

Wie moet ik als referentie opgeven?

Iedereen die kan instaan voor uw professionele capaciteiten kan een referentie voor u opgeven. De beste persoon om een referentie te geven is iemand die u heeft geleid of met wie u nauw heeft samengewerkt, zoals een supervisor of een manager. Vrienden en familie worden zelden als geschikte referenten beschouwd. Uw toekomstige werkgever zal uw werkervaring en capaciteiten willen verifiëren. Hoewel vrienden en familie graag positief over u praten, zijn ze misschien niet in staat om de professionele inzichten te geven die nodig zijn om uw sollicitatieprocedure te informeren.

Zie ook: Wie kan referenties geven?

Wat als ik geen professionele referenties heb? (geen ervaring)

Als u geen werkervaring hebt, bijvoorbeeld als u net van school of de universiteit komt, is het mogelijk dat u geen vroegere werkgever hebt aan wie u een referentie kunt vragen. Als dit voor u het geval is, moet u met uw toekomstige werkgever praten en hem vragen wat voor soort referentie hij accepteert. Hier volgen een paar suggesties voor geschikte niet-professionele referenten.

• Als u onlangs uw opleiding hebt afgerond, kunt u overwegen een leraar of docent te vragen met wie u een goede relatie hebt. Een bijzonder nuttige referee zou iemand kunnen zijn die u les heeft gegeven of u heeft begeleid bij een belangrijk project, werkstuk of proefschrift.

• Als u deel hebt uitgemaakt van een jeugdgroep, zou u een jeugdleider kunnen vragen u een referentie te geven.

• Als u vrijwilligerswerk hebt gedaan voor plaatselijke groepen, liefdadigheidsinstellingen of projecten, kunt u een begeleider of teamleider van een van deze projecten vragen om u een referentie te geven.

• Of als u iemand kent met een goede reputatie in de gemeenschap, bijvoorbeeld een gemeenteraadslid, kunt u hem vragen u een referentie te geven.

Hoe vraag ik om een referentie?

Nadat u een aantal mensen hebt gevonden die bereid zijn u een referentie te geven, moet u contact met hen opnemen om te vragen of zij bereid zijn door uw toekomstige werkgever te worden benaderd. Hun toestemming krijgen is belangrijk, dus misschien wil je dit schriftelijk doen via e-mail. U kunt deze gelegenheid ook aangrijpen om hen te herinneren aan relevante vaardigheden die u hebt getoond of projecten waaraan u hebt gewerkt terwijl u met hen samenwerkte.

Waarom vragen recruiters om 2-5 referenties?

Recruiters vragen meestal om meer dan één referentie als waarborg bij het verifiëren van de informatie die een kandidaat hen heeft gegeven. Het aannemen van een nieuw personeelslid brengt altijd een zeker risico met zich mee, dus als meer dan één externe persoon de informatie bevestigt die de kandidaat heeft gegeven, kunnen ze met meer vertrouwen hun aanwervingsbeslissingen nemen. Ze kunnen ook om nalevingsredenen vragen, omdat sommige sectoren, zoals financiën, referentiechecks over een bepaald aantal jaren vereisen.

Accepteert mijn nieuwe werkgever een schriftelijke referentie?

Referentiebrieven zijn niet hetzelfde als een toekomstige werkgever of externe leverancier die rechtstreeks contact opneemt met uw referenten. Uw recruiter of aanwervende manager kan vragen willen stellen die specifiek zijn voor de functie waarvoor u solliciteert, dus een referentiebrief kan niet genoeg zijn om u de functie te bezorgen. Als je een referentiebrief hebt – een fysieke brief of een Word/PDF-document – kan het geen kwaad om te vragen of je toekomstige werkgever die zal aanvaarden. Wees niet ontmoedigd als ze weigeren, het betekent gewoon dat ze hun eigen referentiepraktijken hebben die ze willen volgen.

Een referentiebrief kan moeilijker te valideren zijn dan een geverifieerde e-mailketen vanaf het e-mailadres van het bedrijf van de referent of een digitale geverifieerde referentie, dus u kunt een van deze methoden overwegen in plaats van een brief.

Kan ik mijn referenties inzien?

Uw referenties worden geclassificeerd als uw persoonlijke gegevens. Sinds 2018, in het VK en de EU, bepaalt GDPR dat u het recht hebt om gratis toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens die door bedrijven worden bewaard. Als u uw referentie wilt zien, hebt u het recht om de relevante afdeling van het bedrijf te vragen om u de referentie of eventuele notities van een telefoongesprek te verstrekken.

In andere delen van de wereld kunt u vragen om uw referenties in te zien, maar het bedrijf is mogelijk niet wettelijk verplicht om u uw referentie te laten zien.

Er zijn enkele digitale hulpmiddelen waarmee sollicitanten hun referenties kunnen verzamelen, bekijken en hergebruiken. Zinc stelt gebruikers bijvoorbeeld in staat om geverifieerde referenties te verzamelen en deze te delen met potentiële werkgevers. Zinc-referenties worden opgeslagen op de blockchain, dus ze zijn eeuwigdurend.

Zijn referenties voor werk vertrouwelijk?

Wanneer referenties worden verzameld als onderdeel van het wervingsproces, moet uw recruiter of wervingsmanager uw referenties mogelijk delen met iemand anders in het bedrijf. Vaak zijn veel mensen betrokken bij de aanwervingsbeslissing, zodat zij informatie over alle kandidaten zullen delen met de relevante mensen binnen hun bedrijf.

Referenties moeten eerlijk, nauwkeurig en niet misleidend zijn. Als u denkt dat uw referent iets onjuists of discriminerends heeft gezegd, kunt u vragen om de referentie in te zien. Als je van mening bent dat deze referentie je de baan heeft gekost, wil je misschien met je referent praten om te vragen waarom ze hebben gezegd wat ze hebben gezegd en om dit in de toekomst niet meer te doen. Als hun referentie opzettelijk vals of misleidend is, kun je hem misschien aanvechten.

Als u niet tot een overeenkomst kunt komen met uw referent om een meer eerlijke en accurate referentie te schrijven, kunt u overwegen iemand anders te vragen u een referentie te geven. Dit gedeelte kan u helpen te beslissen wie u moet vragen.

Wat betekent het als HR belt na een referentiecheck?

Er zijn een paar scenario’s die hier aan de hand kunnen zijn. Het beste scenario is dat HR je referenties naar tevredenheid heeft nagetrokken en je een aanbod wil doen. Een ander scenario zou kunnen zijn dat zij niet in staat zijn geweest om contact op te nemen met uw referenten en u willen vragen naar alternatieve mensen met wie zij contact kunnen opnemen om uw verleden te verifiëren. Het is ook mogelijk dat ze wel contact met uw referenten hebben kunnen opnemen, maar dat ze niet tevreden waren. Het kan zijn dat er iets uit de referentiecheck naar voren is gekomen dat ze met je willen bespreken, of ze hebben besloten je geen aanbod te doen.

Waarom hebben veel bedrijven een beleid tegen het geven van referenties?

Sommige bedrijven weigeren een referentie te geven, meestal zodat ze elke aansprakelijkheid kunnen vermijden. In sommige bedrijfstakken, zoals de financiële sector, is dit niet toegestaan en kunt u een werkgever die weigert een referentie te geven, aanklagen.Als uw vorige bedrijf heeft geweigerd u een referentie te geven en niet in een bedrijfstak zit waar het geven van een referentie verplicht is, moet u misschien nadenken over andere mensen die u een referentie kunnen geven. Het gedeelte “Wie kan referenties geven?” kan u helpen beslissen wie u het beste kunt vragen.

Kan ik wegkomen met het geven van valse referenties?

Het geven van een valse referentie is een oneerlijke activiteit die u later in de problemen kan brengen. Als u wordt aangenomen na het geven van een valse referentie en uw bedrijf komt erachter, kan dat reden zijn voor ontslag.

Hoewel het waar is dat veel mensen zijn weggekomen met het geven van valse referenties, zijn deze dagen geteld. Werving managers wenden zich tot 3rd party bedrijven met behulp van nieuwe technologieën om hun referenties te verifiëren. Als je het gevoel hebt dat je een referentie voor een bepaalde baan moet vervalsen, is het misschien de moeite waard om te overwegen of de functie überhaupt wel geschikt voor je is.

Terug naar boven

Referentietips voor referenten

Als u een referentie geeft voor een oud-collega of -werknemer, hebt u wellicht vragen over wat voor informatie u in een referentie kunt geven en over de juridische implicaties daarvan. Dit gedeelte geeft antwoord op uw vragen en meer.

Wat mag ik wel en niet zeggen in een referentie?

Wanneer u een referentie geeft, moet wat u zegt eerlijk en nauwkeurig zijn en het mag niet leiden tot discriminatie, dus houd dit in gedachten wanneer u een referentie geeft. Er zijn ook lokale wetten waarmee u mogelijk rekening moet houden.

In de VS zijn er beperkingen op wat wel en niet kan worden onthuld aan potentiële werkgevers in een referentie, variërend van redenen voor ontslag of scheiding tot professioneel gedrag. Deze wetten verschillen per staat, dus als u niet zeker bent, zou het verstandig zijn om te controleren wat u wel en niet kunt zeggen.

In het VK kunnen werknemers het recht hebben om een referentie aan te vechten als ze denken dat het oneerlijk of misleidend was, vooral als ze kunnen bewijzen dat het hen een baan heeft gekost.

Als u een meer gedetailleerde, positieve referentie wilt geven, kunt u beschrijvingen opnemen van wanneer u hebt samengewerkt, projecten waaraan u hebt gewerkt en de sterke punten van de kandidaat in deze situaties. U kunt ook opbouwende kritiek geven en advies over hoe u het beste uit de kandidaat kunt halen, bijvoorbeeld door managementstijlen of werksituaties te noemen waarin hij of zij zou gedijen of juist niet geschikt voor zou zijn. Aanwervende managers zullen alle eerlijke en oprechte informatie die u kunt geven echt op prijs stellen.

Wat moet ik doen als mij wordt gevraagd een referentie te geven die ik niet wil geven?

Of u al dan niet kunt weigeren een referentie te geven, hangt af van het contract dat de kandidaat met uw bedrijf had, de bedrijfstak waarin u opereert en de lokale wetgeving.

Als in hun arbeidscontract staat dat de kandidaat een referentie moet krijgen, moet u zich daaraan houden. In sommige bedrijfstakken staat ook dat u een referentie moet geven (soms binnen een bepaalde termijn), zoals in de financiële wereld of de gezondheidszorg.

Als de wet niet voorschrijft dat u een referentie moet geven, dan kunt u weigeren een referentie te geven. Het zou de kandidaat helpen als u hem of haar kunt vertellen waarom u niet als referentie wilt worden neergezet, bijvoorbeeld als u denkt dat u hun vaardigheden en ervaring niet goed genoeg kent om hen aan te bevelen.

Het antwoord hierop hangt af van uw bedrijfstak of geografisch gebied. In sommige Amerikaanse staten zijn bepaalde industrieën verplicht om binnen een bepaalde periode een referentie te verstrekken of hebben kandidaten een specifieke termijn waarbinnen ze een referentie kunnen aanvragen. U moet de lokale wetgeving controleren om te zien of u al dan niet verplicht bent om een referentie te verstrekken. Als u geen referentie voor de kandidaat wilt geven, zou het nuttig zijn als u uw redenen daarvoor kunt uitleggen, zodat zij een geschiktere referent kunnen kiezen.

Kan ik aansprakelijk worden gesteld als ik een slechte referentie geef?

U moet ervoor zorgen dat wat u in uw referentie zegt, waar en eerlijk is. U kunt aansprakelijk worden gesteld als u opzettelijk iets vermeldt dat onjuist of misleidend is. Zoals altijd verschillen de wetten per land en per staat. Als u het niet zeker weet, moet u de plaatselijke wetgeving controleren of juridisch advies inwinnen.

Hoe snel moet ik een referentie geven?

Afhankelijk van uw bedrijfstak, uw bedrijfsbeleid of lokale wetten, moet u mogelijk binnen een bepaalde periode reageren op een referentie, zoals bijvoorbeeld in sommige Amerikaanse staten. Vacatures worden vaak aangeboden op voorwaarde dat de referenties van de kandidaat bevredigend zijn, dus zo snel mogelijk reageren kan de kandidaat in een gunstiger positie brengen.

Wat kunnen recruiters vragen bij het controleren van referenties?

Bij het verzamelen van referenties zullen de meeste recruiters basisinformatie over de kandidaat vragen, zoals functietitel, en de duur van het dienstverband. Ze kunnen ook de taken en verantwoordelijkheden van de kandidaat willen bevestigen. Sommige recruiters willen misschien iets dieper ingaan op de vaardigheden, capaciteiten en bekwaamheden van de kandidaat om hun aanwervings- of onboardingbeslissingen te onderbouwen.

Waarschuw voor vragen die kunnen leiden tot discriminatie op grond van ras, godsdienst, seksualiteit, burgerlijke staat of geslacht. Vragen als “hoeveel ziektedagen heeft de kandidaat opgenomen?”, “is de kandidaat van plan binnenkort kinderen te krijgen?” of “hoe beoordeelt u de aantrekkelijkheid van de kandidaat?” kunnen bijvoorbeeld leiden tot discriminerende beslissingen. Als u antwoordt, kunt u aansprakelijk worden gesteld, dus u kunt het beste weigeren deze vragen te beantwoorden.

Wie moet toestemming geven voor het natrekken van referenties?

Voor het verzamelen van een referentie hebt u de toestemming van zowel de kandidaat als de referent nodig. Referentiegegevens kunnen worden beschouwd als tweeërlei eigendom, want ook al zijn het de woorden van de referent, de referentie bevat informatie over de kandidaat, zodat dit ook als hun gegevens wordt aangemerkt. U zult ook de toestemming van beide partijen nodig hebben om de referenties op te slaan.

Kan ik een slechte referentie geven?

Legaal gezien moeten referenties waarheidsgetrouwe en eerlijke verslagen zijn die niet opzettelijk misleidend zijn. In sommige gevallen kunnen werkgevers details geven, zoals redenen voor ontslag en eventuele disciplinaire maatregelen. Als u niet zeker bent, kunt u juridisch advies inwinnen.

Welke invloed heeft GDPR op het controleren van referenties?

GDPR is wetgeving in de EU rond gegevensbescherming. Hoe u in de EU referenties verzamelt en opslaat, moet in overeenstemming zijn met GDPR. U kunt de volledige richtlijnen hier lezen, maar het belangrijkste waar u rekening mee moet houden is toestemming om de referentie te verzamelen en op te slaan. Referenties worden geclassificeerd als persoonsgegevens van zowel de referent als de kandidaat, wat betekent dat beiden recht hebben op inzage en beiden recht hebben op verwijdering.

Recruiters – het is uw verantwoordelijkheid om de kandidaat te instrueren om de toestemming van de referent te vragen om zowel de contactgegevens van de referent door te geven als om de referentie te verzamelen. Dit zal het voor u gemakkelijker maken om de referentie te verzamelen, omdat de referee zal verwachten dat u contact opneemt.

Een voordeel van digitale referenties die gedecentraliseerde opslag gebruiken, is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het verwijderen van gegevens van uw persoonlijke schijf of het vragen van toestemming om gegevens op te slaan, bijvoorbeeld als een map met PDF’s of het volgen van informatie in e-mailconversaties.

Terug naar boven

Conclusie

Referentiepraktijken verschillen per bedrijf, bedrijfstak en land. Daarom kan het proces nogal ontmoedigend aanvoelen, waardoor sommige bedrijven de referentiepraktijk helemaal laten vallen. Bij Zinc geloven we dat referencing beter kan. Het kan transparanter, eenvoudiger en productiever voor alle betrokkenen. We hopen dat deze gids heeft geholpen om het referencingproces te verduidelijken, of je nu een baan zoekt, een referentie geeft of mensen aanwerft.

Als u mee wilt doen aan de referencing-revolutie, boek dan een demo om te zien hoe de geautomatiseerde referencing-tools van Zinc u kunnen helpen uw online referentiechecks te maximaliseren.

*Wettelijke disclaimer:

Deze gids is uitsluitend bedoeld voor algemene informatie. Hoewel wij ons inspannen om ervoor te zorgen dat de informatie op deze site correct is, wordt geen garantie, expliciet of impliciet, gegeven met betrekking tot de nauwkeurigheid ervan en aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid voor fouten of omissies. Deze gids vormt geen juridisch advies en noch Zinc, noch een van zijn medewerkers kan aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit het gebruik van, of het niet kunnen gebruiken van de informatie in deze gids. Bovendien kan Zinc niet aansprakelijk worden gesteld voor enige vorm van actie of beslissing die wordt genomen als gevolg van het gebruik van deze gids.