UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:
Als office manager kan het een beetje ingewikkeld lijken om uit te zoeken hoe u uw werknemers moet betalen voor verlof. Wat is er nodig als het gaat om vakantiedagen, ziekteverlof en andere vormen van betaald verlof? Zijn er grijze gebieden als het gaat om langdurige afwezigheid van werknemers, zoals zwangerschap of ziekteverlof? Wat voor redelijke aanpassingen moet uw kantoor maken in dit soort scenario’s?
Gelukkig hebben we alles voor u uitgesplitst: Wat is wettelijk verplicht, wat is uw keuze, en wat zit er tussenin. Uiteindelijk zal deze onofficiële gids voor betaald vs. onbetaald verlof al uw meest prangende vragen beantwoorden en u helpen gemakkelijk het juiste beleid voor uw praktijk te maken.
Betaald verlof: Wat is eigenlijk vereist?
In uw praktijk zijn er waarschijnlijk bepaalde soorten verlof die vooraf als betaald zijn bepaald. Van vakantie tot ziekteverlof tot betaalde vakantie en andere vormen van verlof, er zijn altijd bepaalde vereisten die altijd gepaard gaan met betaald verlof. Om betaald verlof uit te zoeken, moet u eerst begrijpen wat vereist is.
Vacatietijd
De meeste mensen zijn bekend met betaald verlof in de vorm van betaalde vrije tijd, of PTO. Om PTO te verdienen, werknemers accumuleren vrije dagen over hun tijd op het werk, die ze vervolgens kunnen gebruiken voor vakanties. Hoewel er geen federaal mandaat is betreffende betaald verlof (of zelfs onbetaald verlof), is het een populair voordeel dat de overgrote meerderheid van de werkgevers verkiest aan te bieden. De hoeveelheid betaalde vakantietijd wordt voor werknemers opgebouwd op basis van de tijd die ze al voor hun praktijk werken en het niveau dat ze binnen het kantoor bekleden. Simpel gezegd, om vakantietijd te verdienen, hoeven in aanmerking komende werknemers alleen maar te komen opdagen om te werken!
Aanbevolen lectuur: Evalueer uw PTO-voordeelbeleid & Maak HR in uw praktijk productiever – deel 1
Ziekteverlof
Geloof het of niet, er zijn geen federale wetten die werkgevers verplichten om het ziekteverlof van hun werknemers te betalen. Echter, veel staten, steden en gemeenten hebben mandaten die lokale werkgevers vereisen om betaalde ziektedagen te bieden. Natuurlijk leidt dit ons naar een van de grootste vragen rond verplicht betaald ziekteverlof: doktersnota’s.
Kortom, een kantoormanager mag geen doktersnota vragen voor dagen die vallen onder het verplichte betaalde ziekteverlof van de werknemer. Dit is een beschermd verlof en moet worden gegeven zonder vragen te stellen, in de meeste scenario’s. Het eisen van een doktersverklaring zou inbreuk maken op dat verplichte betaalde ziekteverlof, en de wet op het verplichte betaalde ziekteverlof staat – zoals alle wetten – niet ter discretie van de werkgever. Het is een mandaat dat de werkgever moet volgen.
Hoewel, zodra het verplichte betaalde ziekteverlof van een werknemer is uitgeput, heeft een kantoormanager wel de flexibiliteit om extra afwezigheid te weigeren of goed te keuren of om doktersbriefjes te vragen om de afwezigheid goed te keuren. Denk eraan dat u, zelfs met een doktersbriefje, nooit een follow-up bij de arts mag doen. Dit zou een inbreuk zijn op de HIPAA-rechten van uw werknemer. Het briefje mag alleen de naam van de arts vermelden en de datum/tijd waarop uw werknemer is gezien. Bovendien, als u een doktersbriefje gaat vragen voor de afwezigheid van een werknemer, moet u ervoor zorgen dat u een beleid hebt (zoals het vragen van een briefje na de derde onbetaalde ziektedag) dat gelijk wordt toegepast op alle werknemers in de praktijk.
Voor verdere vragen, zorg ervoor dat u een consult met HR for Health plant om ervoor te zorgen dat u de wetten kent met betrekking tot doktersbriefjes en verplicht betaald ziekteverlof.
Aanbevolen lectuur: It’s Time to Evaluate Your PTO Benefit Policies (Part 2 – Accrual of Benefits)
Other Paid Leave
Naast vakantietijd en ziekteverlof is uw praktijk wettelijk verplicht om verlofaanpassingen te maken voor jurydienst, stemmen, bepaalde feestdagen en eventuele militaire verantwoordelijkheden. Hoewel of deze al dan niet moeten worden betaald, hangt doorgaans af van de status van een specifieke werknemer (vrijgesteld vs. niet-vrijgesteld). Bovendien kiezen sommige werkgevers ervoor om betaald rouwverlof aan te bieden in het geval van het overlijden van een direct familielid van een werknemer.
Grijze gebieden voor werknemersverlof
Zoals u waarschijnlijk weet, zijn bepaalde delen van werknemersverlof niet zo gesneden en droog. In feite zijn sommige van deze grijze gebieden gewoon verwarrend. Toch zijn deze gebieden dragen eisen van hun eigen, net als de vormen van betaald verlof hierboven verkend. Deze vereisten dienen om u te helpen beter te begrijpen hoe deze verloven een rol spelen in het debat over betaald versus onbetaald verlof.
Family Medical Leave Act (FMLA)
De Family Medical Leave Act is een federaal gemandateerd programma dat werknemers in staat stelt verlof op te nemen voor persoonlijke medische kwesties, medische familiekwesties, of om militaire redenen. Hoewel dit mandaat werknemers toestaat om maximaal 12 weken onbetaald verlof op te nemen en nog steeds in staat te zijn om terug te keren naar het werk, zijn er nog enkele bepalingen.
Ten eerste komen werknemers alleen in aanmerking als ze ten minste een jaar bij uw praktijk hebben gewerkt en ten minste 1.250 uur hebben gewerkt in het jaar voorafgaand aan hun gevraagde verlof. Ten tweede hoeft deze vrije tijd niet te worden betaald, tenzij werknemers bestaande PTO hebben buiten de FMLA-tijd. Maar als de werknemer zijn PTO volledig heeft opgebruikt, bent u niet verplicht om extra tijd te betalen volgens de vereisten van de FMLA. Ten slotte komen werknemers alleen in aanmerking voor FMLA-verlof als de werkgever 50 of meer werknemers heeft binnen een gebied van 75 mijl.
Vaderschaps- en vaderschapsverlof
Hoewel ouderschapsverlof technisch gezien in sommige gevallen onder FMLA kan vallen, kiezen sommige praktijken er nog steeds voor om betaalde (of onbetaalde) vrije tijd specifiek voor nieuwe ouders aan te bieden als een extra voordeel. (Dit kan een aantrekkelijke optie zijn voor uw nieuwe en bestaande werknemers, als u ervoor kiest om het aan te bieden). Het is ook belangrijk om te weten dat als uw praktijk in Californië, Rhode Island of New Jersey is gevestigd, u wettelijk verplicht kunt zijn om ouderschapsverlof aan te bieden, afhankelijk van de grootte van uw team. Overweeg contact op te nemen met HR for Health om meer te weten te komen over uw verantwoordelijkheden als u zich in deze staten bevindt.
Zwangerschapsarbeidsongeschiktheidsverlof
Op de top van verplicht zwangerschaps- en vaderschapsverlof in staten zoals Californië, vragen bepaalde staten werkgevers met een bepaald aantal werknemers om arbeidsongeschiktheidsverlof aan te bieden aan zwangere werknemers die hun huidige taken niet kunnen uitvoeren. Hoewel dit verlof niet verplicht is om betaald te worden, is het weer een grijs gebied waar kantoormanagers vrij zijn om te kiezen hoe ze hun specifieke beleid willen inrichten om het beste aan de behoeften van hun praktijk te voldoen.
Onbetaald verlof: Wat zijn redelijke aanpassingen?
In de wereld van HR slaat één zinsnede angst in de harten van werkgevers overal: redelijke aanpassingen. Deze zin (en de bijbehorende geruchten en misverstanden over de wet waar hij uit voortkomt) roept beelden op van dure veranderingen en mogelijke rechtszaken, maar de realiteit is dat deze aanpassingen vaak heel eenvoudige, heel logische hulpmiddelen zijn. Een hulpmiddel dat zou moeten – en vaak moet – worden beschouwd als een redelijke accommodatie voor werknemers is onbetaald verlof.
Onder de Amerikanen met Handicaps Act (ADA) moeten de meeste perioden van tijdelijk verlof worden beschouwd als redelijke accommodaties als de werknemer erom vraagt. Veel rechtszaken waarin werkgevers aansprakelijk werden gesteld voor schendingen van de ADA hadden betrekking op hun weigering om onbetaald verlof te verlenen. De ADA vereist echter niet dat een onbeperkte periode van onbetaald verlof wordt toegekend. Als noch uw werknemer noch zijn medische zorgverlener een datum kan geven waarop de werknemer kan terugkeren naar het kantoor en de essentiële taken kan uitvoeren die de praktijk nodig heeft, dan is het toekennen van zo’n onbepaalde en onzekere periode van onbetaald verlof misschien niet vereist.
Uiteindelijk is de beste aanpak voor het aanpakken van onbetaald verlof om met de werknemer te communiceren over zijn behoeften op de werkplek op basis van de aanbevelingen van zijn arts. Dit geldt vooral in gevallen van geestelijke gezondheidsproblemen zoals PTSS, angst of depressie, waar korte perioden van onbetaald verlof de algehele mentale en fysieke gezondheid van uw werknemer aanzienlijk kunnen verbeteren en hen in staat kunnen stellen zo goed te blijven werken als van hen wordt verwacht.
Zoals altijd, raadpleeg uw advocaat voor hulp en informeer uzelf over ADA-vereisten om onbedoelde schendingen te voorkomen. Of, neem vandaag nog contact op met HR for Health en plan een consultatie.
Lees meer over het beheer van verlof met de experts van HR for Health. Neem telefonisch contact met ons op via 877-779-4747 of stuur vandaag nog een e-mail naar [email protected].
