Bij het plannen van bedrijfsevenementen en vergaderingen vindt u al snel een wereld aan mogelijkheden voor bijna elk aspect van uw evenement – locatie, decoraties, eten, activiteiten en nog veel meer. Het hebben van zo veel mogelijkheden kan gemakkelijk leiden tot informatie-overbelasting en het moeilijk maken om beslissingen te nemen. Om ervoor te zorgen dat elke beslissing die u neemt tijdens het evenement planningsproces gaat helpen om een samenhangende bijeenkomst voor de aanwezigen te creëren, kan het hebben van een thema een levensredder zijn. Het vaststellen van een evenementthema in een vroeg stadium en het vasthouden aan dit thema gedurende het proces heeft een aantal voordelen, waaronder:
Ondersteunt uw evenementboodschap
Een thema kan een verrassend effectieve manier zijn om de boodschap van het evenement over te brengen en de doelstellingen van uw belanghebbenden te bereiken. Stel bijvoorbeeld dat het evenement gericht is op de start van een langetermijndoelstelling en het doel van het evenement is om werknemers te inspireren om vooruit te kijken naar de toekomst, zodat ze vandaag beslissingen nemen die het succes van morgen ondersteunen. In dit geval zou een evenement met een toekomstthema ideaal zijn om de boodschap op een leuke manier onder de aandacht van de aanwezigen te brengen. De elementen die u in de loop van de dag verweeft, kunnen de langetermijndoelstelling die de organisatie nastreeft onder de aandacht brengen en tegelijkertijd het belang benadrukken om de toekomstige staat bovenaan in het geheugen te houden.
2.
Van de communicatie voorafgaand aan het evenement, tot op de dag van het evenement en de follow-up na het evenement: met een thema kunt u een uniek en herkenbaar merk voor uw evenement creëren. Het menselijk brein verwerkt informatie door het te organiseren in categorieën, dus door een thema te gebruiken, biedt u een samenhangende ervaring die alles samenbrengt voor uw deelnemers.
Elk element dat u kiest en dat het thema ondersteunt, helpt het evenement te verenigen. Kies een ervaringsgerichte activiteit die het thema ondersteunt, kies eten dat erbij past, kies zelfs vervoer dat er op de een of andere manier mee verbonden is. Bijvoorbeeld: u organiseert een bedrijfsvergadering met als doel de productiviteit en het moreel van de verschillende afdelingen te verbeteren. U hebt een aquatisch thema gekozen. Om die samenhang te creëren:
- De locatie ligt aan de oceaan of een groot waterlichaam
- U heeft op de oceaan geïnspireerde drankjes en gerechten
- Uw kleurenschema is een mix van blauwtinten die worden gebruikt in de communicatie vóór het evenement, de website van het evenement, brochures,
- U hebt een boot gepland om deelnemers van de luchthaven naar de locatie te brengen
- De ervaringsgerichte activiteit die u hebt geselecteerd om de boodschap over te brengen, deelt het aquatische thema en ondersteunt de doelen die u wilt bereiken
Omdat er een thema was vastgesteld, konden al deze componenten tijdens het planningsproces worden geselecteerd om bij te dragen aan een samenhangende ervaring voor de aanwezigen. Of het thema nu grillig of serieus is, het verbindt alles met elkaar en maakt het evenement gedenkwaardig.
Draagt bij aan betrokkenheid en opwinding
Het evenementthema is een geweldige manier om opwinding te creëren in de aanloop naar het evenement, en om de aanwezigen betrokken te houden als ze er zijn. U kunt geleidelijk hints geven aan de deelnemers over wat het thema is met behulp van communicatie voorafgaand aan het evenement, zodat ze enthousiast worden over wat hen te wachten staat. Vervolgens zullen ze de hele dag op zoek gaan naar die elementen en kleine details die betrekking hebben op het thema, waardoor het een boeiende en deelbare ervaring wordt.
Gamification is niet alleen een manier om de agenda van uw bedrijfsevenement leuker te maken – het kan een unieke manier zijn om de belangrijkste boodschappen over te brengen en nuttige vaardigheden bij uw deelnemers op te bouwen. Als het effectief wordt gedaan, helpt gamification de aanwezigen om zich volledig ondergedompeld te voelen in de evenementervaring, terwijl het vermoeide tactieken doorgeeft die de aanwezigen verwachten, zoals sprekers, ijsbrekers, goochelaars of komieken. Als u overweegt gamificatie toe te voegen aan een aankomend bedrijfsevenement, neem dan de tijd om de componenten in dit artikel te overwegen, zodat u een plan kunt maken om uw evenement effectief en succesvol te gamificeren.
Leuke ideeën voor vergaderthema’s
Nu we hebben vastgesteld waarom een vergaderthema belangrijk is, volgen hier enkele leuke vergaderthema’s die veel worden gebruikt door evenementprofessionals en die goed in de smaak vallen bij de deelnemers om u op weg te helpen:
|
|
Conclusie
Het kan heel leuk zijn om het juiste thema te bedenken dat aansluit op de doelstellingen van het evenement – en als je eenmaal die eerste beslissing hebt genomen, is het een stuk makkelijker om te beslissen over allerlei onderdelen van je evenement. Een degelijk thema dat aansluit bij de doelstellingen van het evenement maakt niet alleen uw leven gemakkelijker, maar resulteert ook in een evenement dat leuk en boeiend is voor de aanwezigen en tegelijk de doelstellingen van de stakeholders effectief bereikt.
