Wat is een Convenience Fee & Can You Charge One to Your Customers?

Als ondernemer weet u dat elke cent telt, vooral in een mogelijke economische neergang zoals die welke is veroorzaakt door de COVID-19-pandemie. Op dit moment bent u waarschijnlijk elk aspect van uw activiteiten aan het onderzoeken om te zien waar u geld kunt besparen of sommige kosten van bedrijfseigendom kunt compenseren.

Als uw bedrijf creditcards gebruikt, dan weet u dat u kosten in rekening worden gebracht voor elke betaling die met een kaart wordt gedaan. U zou deze kosten niet hoeven te betalen als de klant contant of per cheque betaalde, maar gezien het feit dat we in de richting van een cashloze samenleving gaan, voelt u zich misschien gedwongen om creditcardbetalingen te accepteren.

Er is één zekere manier voor winkeliers om creditcardkosten terug te verdienen, en dat is door de kosten aan klanten door te berekenen, hetzij via toeslagen of gemaksvergoedingen. We hebben al een artikel over toeslagen, dus dit artikel richt zich op convenience fees.

What Is A Convenience Fee?

Een convenience fee is een bedrag dat u toevoegt aan de aankoopprijs; de klant betaalt deze vergoeding in ruil voor de mogelijkheid om een meer handige betaalmethode te gebruiken. Het is belangrijk te onthouden dat de klant altijd de keuze moet hebben om een andere standaardbetaalmethode te gebruiken waarvoor de extra convenience fee niet hoeft te worden betaald. De vergoeding houdt technisch gezien geen verband met het gebruik van kredietkaarten. Het is bedoeld om de handelaar te helpen de extra kosten voor het opzetten van een nieuw betalingskanaal terug te verdienen.

Als voorbeeld, bioscopen verkopen meestal kaartjes aan de kassa. Klanten kunnen betalen met een creditcard en die kosten worden geabsorbeerd als een kosten van het zakendoen. Maar de bioscoopeigenaar kan een alternatieve manier bieden om kaartjes te kopen – via onlineverkoop – waarbij klanten met een creditcard moeten betalen. De bioscoopeigenaar kan dan een vergoeding vragen voor online aankopen, omdat degenen die deze vergoeding niet willen betalen, altijd nog aan de kassa kunnen kopen.

In de praktijk lijken gemaksvergoedingen het meest te worden toegepast op betalingen zoals nutsvoorzieningen, huur, collegegeld, overheidsheffingen (bv. voor de registratie van motorvoertuigen) en zelfs belastingen. Al deze kosten moeten traditioneel per cheque of persoonlijk worden betaald, zodat online-betaling met een kredietkaart zeer duidelijk een extra gemak is.

Er zijn regels voor de wijze waarop u een gemakstoeslag mag aanrekenen, en die verschillen per kaart. Visa heeft het meest grondige beleid over dit onderwerp, terwijl Discover en American Express nogal vaag zijn en zich baseren op bredere regels die gelden voor de manier waarop handelaren kaartbetalingen accepteren, punt uit. We zullen deze regels hieronder uitleggen en u laten zien hoe u op de juiste manier een gemakstoeslag in rekening brengt.

Laten we echter eerst het verschil verduidelijken tussen gemakskosten en toeslagen.

Gemakstoeslag VS Toeslagen

Zoals vermeld in de inleiding, is het toevoegen van een creditcardtoeslag een andere manier om creditcardkosten te compenseren. Een toeslag is niet hetzelfde als een gemakstoeslag, hoewel ze vaak met elkaar worden verward.

Over het algemeen wordt een toeslag toegevoegd aan de normale prijs van een product of dienst wanneer een klant met een creditcard betaalt. Het kan worden toegepast op alle creditcardbetalingen voor een specifieke kaart of op specifieke categorieën van producten. U hebt geen primaire of secundaire betaalkanalen nodig om toeslagen in te stellen, wat de zaken wat eenvoudiger maakt. Niet elke staat staat echter toeslagen toe. De regels met betrekking tot toeslagen zijn complex, dus zorg ervoor dat u met uw creditcardacquirer spreekt om ervoor te zorgen dat u alle regels volgt voordat u deze vergoeding gaat berekenen.

We hebben een goed artikel over toeslagen – wat ze zijn en hoe ze te implementeren – dus zorg ervoor dat u het artikel bekijkt terwijl u uw opties overweegt.

Hoe (op de juiste wijze) gemaksgeld in rekening te brengen

Als u gemaksgeld in rekening wilt brengen, moet u ervoor zorgen dat u dit op de juiste manier doet. Elke creditcardmaatschappij heeft zijn eigen regels, en ze raden handelaren allemaal aan om met hun kaartverwerker te overleggen als ze een vergoeding in rekening willen brengen. In feite lijkt het erop dat u het precieze bedrag dat u in rekening kunt brengen niet kunt achterhalen zonder samen te werken met uw verwerker. Hieronder nemen we de regels van Visa, Mastercard, Discover en American Express door, zodat u een beter idee krijgt van wat u moet doen om een convenience fee in rekening te brengen.

Visa

Volgens de website van Visa:

In bepaalde landen, zoals Rusland, de VS en sommige landen in Azië, mag een handelaar een convenience fee in rekening brengen aan de klant. De vergoeding moet een vast bedrag zijn (geen percentage van het transactiebedrag), duidelijk worden bekendgemaakt en een vergoeding vormen voor het gemak van betaling via een alternatief betalingskanaal (zoals online) dat verschilt van het normale betalingskanaal van de handelaar (bijvoorbeeld verzending van een cheque via de post of betaling in persoon).

De bijzonderheden van de Visa-regels inzake gemaksdiensten zijn te vinden in de Visakernregels en de Visa-product- en -dienstregels op de website van Visa. Paragraaf 5.6.2 gaat over convenience fees en is voor het laatst gewijzigd in 2020.

Als uw bedrijf in de VS is gevestigd, zijn dit enkele belangrijke punten om rekening mee te houden bij het invoeren van een convenience fee voor Visa-kaarten:

• Kan alleen online in rekening worden gebracht.
• Kan niet in rekening worden gebracht als u uitsluitend online handelaar bent (als u dat bent, overweeg dan een toeslag).
• Moet duidelijk vermelden en de kaarthouder een kans geven om de betaling te annuleren alvorens te betalen.
• De vergoeding moet in het totaalbedrag van de transactie worden opgenomen en niet afzonderlijk in rekening worden gebracht.
• Toepasselijk op alle vormen van betaling die in het betalingskanaal worden aanvaard.
• De vergoeding moet een vast of vast bedrag zijn, ongeacht de waarde van de verschuldigde betaling.
• Kan geen kosten in rekening brengen voor terugkerende transacties of transacties in termijnen.
• Kan niet zowel een gemaksvergoeding als een toeslag in rekening brengen.

Wenst u een convenience fee in te voeren voor Visa-kaarten, dan raden wij u aan sectie 5.6.2 van de Visa-regels te lezen en met uw verwerker samen te werken.

Wenst u als dienstverlenend bedrijf een service fee in rekening te brengen in plaats van een convenience fee, dan staat Visa dergelijke kosten voor sommige MCC-codes wel toe. Omdat dit artikel alleen betrekking heeft op convenience fees, gaan we niet in detail in op service fees. Als u een dergelijke vergoeding wilt invoeren, moet u de service fee-vereisten in Regel 5.6.3 bekijken en met uw verwerker overleggen.

Mastercard

De regels van Mastercard voor convenience fees zijn een beetje moeilijk te vinden. Het lijkt erop dat Mastercard wel convenience fees toestaat, maar alleen voor overheids- en onderwijsinstellingen. In het bijzonder, convenience fees zijn alleen toegestaan in verband met deze soorten betalingen:

• Leergeld en door de school gesponsorde kost en inwoning voor basisscholen, middelbare scholen, hogescholen, universiteiten, en professionele scholen.
• Overheids- en gerechtskosten, kosten en boetes, waaronder alimentatie en alimentatie voor kinderen.
• Lokale, staats- en federale belastingen.

Er zijn een aantal aanvullende regels onder het Mastercard Convenience Fee Program. Deze omvatten:

• Als u gemakskosten in rekening brengt voor American Express, Discover, en Visa, dan moet u Mastercard op dezelfde manier behandelen als deze andere kaarten.
• Er zijn aanvullende normen voor de beveiliging van elektronische gegevens waaraan u zich mogelijk dient te houden.
• De kaarthouder moet op de hoogte worden gesteld van de extra convenience fee en moet de kans krijgen om op deze manier niet te betalen.

Ten slotte beveelt Mastercard aan om de convenience fee apart van de eigenlijke betaling in rekening te brengen. Dit is het tegenovergestelde van de eis van Visa. Gelukkig is het geen verplichte regel.

Als u een overheids- of onderwijsentiteit bent en een convenience fee in rekening wilt brengen voor Mastercard-betalingen, neem dan contact op met uw acquirer en werk met hen aan de details.

American Express

American Express lijkt geen beleid te hebben voor convenience fees, maar het verbiedt zijn handelaren ook niet om ze in rekening te brengen (zie sectie 3.3 van de American Express Merchant Reference Guide-U.S., laatst bijgewerkt in april 2019). Het lijkt erop dat u een convenience fee in rekening kunt brengen zolang:

• De vergoeding voldoet aan de definitie van convenience fee (in tegenstelling tot een toeslag),
• U discrimineert niet tegen het gebruik van de American Express-kaart (Sectie 2.U discrimineert niet tegen het gebruik van de American Express-kaart (paragraaf 2.3, vijfde opsommingsteken), en
• U maakt de vergoeding bekend aan de kaarthouder en geeft de kaarthouder de kans om zich terug te trekken.

De veiligste aanpak om American Express toe te voegen aan uw convenience fee-programma is om te overleggen met uw credit card-werver. Maar zolang u aan de vereisten van Visa voldoet, zou u ook aan die van American Express moeten voldoen.

Discover

Net als American Express, lijkt Discover geen regel te hebben voor convenience fees. Er is een ongedateerd artikel op de website van Discover over het betalen van belastingen met een creditcard, en het gaat over convenience fees. Het artikel suggereert dat u uw belastingen kunt betalen met een Discover-kaart, maar dat u meestal een convenience fee zult moeten betalen in een percentagevorm of een forfaitaire vorm.

Omdat er geen duidelijke, vermelde regels zijn over convenience fees, is de enige andere overweging Sectie 2.4 van de Merchant Operating Regulations R11.1 van Discover. Deze regel vereist dat de handelaar niet discrimineert tegen het gebruik van de Discover-kaart, vergelijkbaar met het beleid van American Express. Als u geen gemakskosten in rekening brengt voor Visa, maar er wel een berekent voor Discover, zou u in strijd zijn met deze regel.

Vanuit een praktisch oogpunt, als u de Visa-regels gebruikt en gewoon Discover-kaart toevoegt als een betalingsoptie, zou u moeten voldoen aan de vereisten van Discover voor gemakskosten. (Merk op dat we de Merchant Operation Regulations niet kunnen vinden op de website van Discover, dus we kunnen niet verifiëren hoe actueel de regel zou kunnen zijn. Neem contact op met uw verwerker om te controleren of u aan de regels voldoet.)

ACH Payments

We hebben in het verleden vragen gehad over de vraag of men een convenience fee in rekening mag brengen voor ACH-betalingen. Voor deze update hebben we enige tijd besteed aan het onderzoeken van deze vraag, maar konden geen definitief antwoord vinden. De meeste ACH-betalingen lopen via het ACH-netwerk dat wordt beheerd door Nacha. Maar, in tegenstelling tot de credit card netwerken, heeft Nacha geen richtlijnen gegeven over convenience fees. Voor zover wij kunnen nagaan, zijn er verschillende staats- en federale wetten (als u in de VS bent) die gemaksvergoedingen voor ACH-betalingen kunnen reguleren. Dit betekent dat de regel mogelijk niet uniform is.

Als u convenience fees in rekening wilt brengen voor ACH-betalingen, raden wij u aan samen te werken met uw verwerker. Zij hebben misschien best-practice suggesties voor u om te volgen, zodat u niet in de problemen komt met de staatswetten.

Hoe een kennisgeving te plaatsen voor het in rekening brengen van een credit card convenience fee

Zoals eerder vermeld, heeft Visa de meest gedetailleerde vereisten voor convenience fees, dus het volgen van de regels van Visa zou moeten voldoen aan de regels die door andere kaartnetwerken worden opgelegd. Over het algemeen, waar een convenience fee is toegestaan (VS, Azië-Pacific), is er geen strikte formulering vereiste voor de aankondiging zelf. Voor Rusland heeft Visa echter de volgende voorgestelde formulering voor het in rekening brengen van een vergoeding aan een terminal:

Fee Notice: will assess a fee to cardholders for transactions at this terminal. Deze kosten worden opgeteld bij het bedrag van uw transactie en komen bovenop de kosten die eventueel door uw financiële instelling in rekening worden gebracht.

Een Russische handelaar moet naast het plaatsen van deze kennisgeving bij de terminal nog enkele andere vereisten in acht nemen.

Als u een in de VS gevestigd bedrijf bent, kunt u de bovenstaande formulering wijzigen en iets gebruiken als:

CONVENIENCE FEE NOTICE: deze methode van online betalen wordt u aangeboden voor uw gemak. Als u doorgaat naar de kassa, wordt u een vergoeding in rekening gebracht van . Deze vergoeding wordt opgeteld bij het totaalbedrag voor de goederen/dienst die u vandaag hebt gekocht. Als u deze kosten niet wenst te betalen, klikt u op “annuleren” hieronder om terug te keren naar de vorige pagina.

Bedenk wel dat, aangezien er geen exacte formulering vereist is, zolang u voldoet aan de vereisten van Visa in sectie 5.6.2 van de Visa-regels, u uw kennisgeving kunt formuleren zoals u wilt.

Zijn Convenience Fees de juiste keuze voor uw bedrijf?

Laten we eens kijken: Creditcardbetalingen accepteren betekent meer kosten voor winkeliers. Soms kunt u de creditcardkosten echter doorberekenen aan de klant in plaats van ze te moeten absorberen als kosten voor het zakendoen. Een van die manieren is het aanrekenen van een convenience fee, maar die methode kan alleen worden toegepast als er voor de klant een andere “standaard” manier van betalen bestaat. Als u een gemakstoeslag wilt vragen, neem dan contact op met uw credit card acquirer. Zij kunnen u helpen alle regels van de creditcardmaatschappijen na te leven en u vertellen hoeveel u voor de vergoeding in rekening mag brengen.

Zullen klanten extra betalen voor een niet-standaardmanier om voor goederen en diensten te betalen? Dat hangt ervan af! Veel mensen zijn bereid extra te betalen om de rij voor het verlengen van hun rijbewijs over te slaan, maar geven misschien niet om de tijdsbesparing wanneer ze hun elektriciteitsrekening gewoon met de post kunnen betalen. Voordat u gemakskosten in rekening brengt, moet u er zeker van zijn dat er vraag naar is, anders zou u kunnen eindigen met een alternatieve betaalmethode die niemand gebruikt.