In alle sectoren van het bedrijfsleven, zijn er een aantal termen waarvan je nooit zeker bent dat je de definitie kent. Echter, als het gaat om event management, de definitie is eenvoudig. In de kern, event management is het proces van het plannen van een evenement. Dit is elk type evenement, of het nu persoonlijk, virtueel of hybride wordt georganiseerd. Het is synoniem met event planning en meeting planning. Net als die andere termen variëren de omvang van elk project en de details afhankelijk van de bedrijfstak, de grootte van het bedrijf, enzovoort. Dus, wat is event management?
Event Management is Event Planning
Event planning gaat door veel verschillende namen. Sommige evenementenplanners worden administratief assistent genoemd, anderen worden evenementencoördinator genoemd, en weer anderen worden evenemententechnoloog genoemd. Wat hebben al deze titels gemeen? Ze hebben allemaal een rol in de planning van een evenement. Of de evenementen nu intern of extern zijn, groot of klein, persoonlijk of virtueel, ze moeten allemaal worden gepland.
Virtueel evenementenbeheer
In de nieuwe omgeving van vandaag hebben we moeten leren hoe we niet alleen onze in-person evenementen, maar ook onze virtuele programma’s moeten beheren. Het beheer van virtuele evenementen vereist dezelfde stappen als het beheer van uw persoonlijke evenement, maar met de extra uitdaging om ervoor te zorgen dat uw inhoud twee keer zo boeiend is. In-person evenementen hebben de extra bonus van reizen, netwerken en gratis eten, maar een virtueel evenement is grotendeels afhankelijk van de inhoud om de aanwezigen betrokken te houden. Zorg er bij het beheer van een virtueel evenement voor dat uw sprekers voorbereid zijn om hun inhoud virtueel te presenteren, en dat uw inhoud interessant en beknopt is.
Different Aspecten van Event Management
Building the Perfect Event
Het begint eenvoudig. Een thema. Een plan. Een doel. Uw evenement heeft vanaf het begin een doel, dat de inhoud, de sprekers en de locatie zal sturen. Vervolgens is het tijd om de basis op te zetten. U moet een evenementwebsite bouwen die bezoekers verleidt om uw evenement bij te wonen. Tegenwoordig is het makkelijker dan ooit om een prachtig ontworpen website te bouwen, gewoon door het begrijpen van de Event Website Basics. Vervolgens hebt u een veilige betalingsverwerking nodig, zodat deelnemers gemakkelijk voor evenementen kunnen betalen.
Promotie via kanalen met automatisering
Als niemand van uw evenement weet, hoe kunnen ze zich dan registreren? Dat is waarom promotie zo belangrijk is. Kijk naar De beste manieren om uw evenement te promoten voor inspiratie. Gerichte e-mailmarketing is een geweldige manier om uw evenementen te promoten als u een uitgebreide database hebt. Andere manieren om te promoten? Sociale media blijven een van de beste gratis promotiekanalen.
Managing Attendee Information and Communication
Het doel van een evenement is altijd om contacten te leggen. Bij eventmanagement gaat het niet alleen om het kiezen van linnengoed of de juiste leverancier van virtuele technologie, maar ook om het zo goed mogelijk beheren van contacten. Tijdens het evenement verzamelt u leads die naar de verkoop gaan. Deze leads zullen van cruciaal belang zijn als het gaat om het bewijzen van uw Event ROI.
Het meten van uw succes om Event ROI aan te tonen
Eventmanagement eindigt niet wanneer het evenement is afgelopen. In de loop van het evenement is het belangrijk om succes te bewijzen en verbeterpunten te identificeren. Gegevens die tijdens het proces zijn verkregen, helpen u hierbij. Live polling is een geweldige manier om erachter te komen wat de deelnemers van het evenement vonden.
There’s Tech for That
Eventmanagement gaat over het samenstellen van een ongelooflijke ervaring, het faciliteren van verbindingen, het toevoegen van leads aan de verkooppijplijn en het bewijzen van succes. Het is een moeilijke baan waarbij je eindeloos veel borden moet draaien en de klok rond moet werken om een onvergetelijk moment voor de aanwezigen te creëren. En het is er een die een beetje gemakkelijker kan worden gemaakt door te profiteren van technologie, vooral wanneer u een virtueel evenement of een hybride evenement wilt plannen. Terwijl veel planners vertrouwen op plakbriefjes en spreadsheets, is er technologie beschikbaar die uren bespaart en evenementen naar een hoger niveau tilt. Ontdek welke evenemententechnologie u kan helpen slagen in How to Select the Right Event Management Technology.
