Werkorders: Definitie, voorbeelden en hoe u uw werk sneller kunt afronden

Het onderhoud, een van de belangrijkste onderdelen van een bedrijf, heeft zich maar langzaam ontwikkeld. Bij de meeste bedrijven worden werkorders nog steeds op dezelfde manier afgehandeld als vijftig jaar geleden.

75% van de bedrijven gebruikt nog steeds papier, spreadsheets of helemaal niets om onderhoudstaken en werkorders te beheren. In een digitaal bedrijfslandschap kan dit een knelpunt creëren dat leidt tot ontevreden klanten en kostbare productiestilstand.

Met de juiste softwareoplossingen kunt u uw werkorderproces optimaliseren en obstakels voor essentieel onderhoud wegnemen die uw bedrijf ervan kunnen weerhouden optimaal te werken.

In dit artikel zullen we behandelen wat werkorders zijn, echte voorbeelden laten zien en laten zien hoe u uw processen kunt transformeren om de efficiëntie van uw bedrijf te verbeteren.

Om naar het gedeelte te gaan dat u het meest interesseert, klikt u hieronder:

• Wat is een werkbon?
• Wie gebruikt werkbonnen?
• Hoe Southern Star 2.500 werkbonnen per week afhandelt

Wat is een werkbon?

Een werkorder is een verzoek om een bepaalde taak te voltooien die formeel wordt ingediend bij een bedrijf of dienst door een klant, of gemaakt intern binnen een organisatie voor een klus te doen. Werkorders worden meestal gemaakt voor onderhoudstechnici, onderhoud of inspectie, maar kunnen van toepassing zijn op elke taak die moet worden voltooid door of binnen een organisatie.

Een werkorder moet worden beoordeeld en geaccepteerd door de aanbieder voor een klant om een ETA (ETA vs ETD) en kosten- of tijdsraming te ontvangen.

Veel industrieën gebruiken werkorders om onderhoud en reparaties te beheren. Een werkorder is vaak het resultaat van een routine-inspectie waarbij de inspecteur problemen constateert. Dit staat los van een inkooporder, waarin de exacte kosten worden vermeld die voor de geleverde diensten moeten worden betaald.

De verouderde oplossing: werkbonnen

Vóór de digitale revolutie behandelden veel bedrijven hun werkorders met behulp van een afklikbaar (scheurbaar) werkbonnenblok.

zoiets als dit:

De inspecteur of onderhoudsmedewerker nam een blokje als dit mee naar inspecties en schreef er ter plekke een werkaanvraag op. Managers kregen een kopie voor de boekhouding.

Maar die dagen zijn voorbij.

De moderne oplossing: software voor werkorderbeheer

In plaats van een fysieke blocnote gebruiken moderne bedrijven software voor werkorderbeheer om hun onderhoudsworkflows af te handelen.

Met deze software kan uw bedrijf privéaanvraagformulieren delen met externe klanten of interne werknemers en eenvoudig nieuwe werkorders digitaal maken.

(Afbeeldingsbron)

U kunt de werkorder vervolgens online afhandelen en alle projecten in één dashboard bijhouden, zodat elk project eenvoudig kan worden opgevolgd.

Wie gebruikt werkorders?

Werkorders worden gebruikt in veel sectoren waar doorlopend onderhoud of kleine klussen deel uitmaken van de klantrelatie. Ze worden gebruikt om de toegang tot deze diensten te vereenvoudigen en de voltooiing van taken te stroomlijnen.

Binnen een bedrijf kunnen de werkorders extern van klanten komen of intern van technici tijdens een inspectie.

Bijv. een klant van een gebouwbeheerbedrijf zou een werkorder kunnen gebruiken voor onderhoudsaanvragen voor een kapotte gootsteen of airconditioning.

In de productiesector zou een fabrieksmanager een defecte robotarm kunnen vinden en een werkorder kunnen versturen om ervoor te zorgen dat de fabriek soepel blijft draaien.

Hoe Southern Star elke week 2.500 werkorders afhandelt

Southern Star is een van de grootste vervoerders van aardgas in de VS. De pijpleiding en faciliteiten strekken zich uit over zeven staten en meer dan 5.800 mijl.

Wanneer je met aardgas te maken hebt, kan zelfs één foutje honderdduizenden (zo niet miljoenen) dollars aan gederfde inkomsten en schade betekenen.

Het spreekt dus voor zich dat Southern Star preventief onderhoud zeer serieus neemt.

Zo serieus dat ze een team van meer dan 250 technici hebben die 24 uur per dag aan onderhoud werken.

Zoals je zou verwachten, was het plannen en uitzenden van het Southern Star-team om onderhoudswerkorders af te handelen een grote operationele hindernis. Managers keken handmatig naar preventieve onderhoudstaken en probeerden deze te matchen met beschikbare technici.

Het handmatig controleren van de locatie van elke technicus, hun vaardigheden en de prioriteit van taken vertraagde het hele bedrijf, en de kosten van die vertraging waren hoog.

Daarom kozen ze voor OptimoRoute. Met OptimoRoute, is het een heel ander proces. Met kwalificaties, schema’s en servicegebieden die op technicusniveau zijn ingesteld, heeft OptimoRoute het meeste handwerk van het plannen geëlimineerd.

Schedulers kunnen eenvoudig de werkorders importeren en OptimoRoute vindt het beste tijdstip voor een gekwalificeerde technicus om de klus te klaren.

OptimoRoute houdt zelfs rekening met de prioriteit van de orders, en met wekelijkse planningsfuncties kan het team gemakkelijk tot vijf weken vooruit plannen.

Dit hielp het team van technici en dispatchers van Southern Star om maar liefst 100% meer werkorders per dag af te handelen.

Met een aangepaste kaartoverlay (aangezien een groot deel van het pijpleidinggebied van Southern Star afgelegen woestijn is), hielpen de routeoptimaliseringsmogelijkheden van OptimoRoute technici ook om sneller op hun onderhoudslocaties te komen.

OptimoRoute heeft een robuuste API die u kunt gebruiken om te integreren met uw huidige werkorderbeheersysteem. U kunt automatisch duizenden orders importeren met alle benodigde informatie (locatie, type reparatie, vereist gereedschap of expertise, enz.

U kunt zelfs real-time gegevens ophalen over uitgevoerde taken als u de OptimoRoute-app gebruikt om de voortgang te volgen.

Lees meer over hoe OptimoRoute Southern Star heeft geholpen hun werkorderbeheer en logistieke efficiëntie te verbeteren in onze volledige uitsplitsing.

Final Thoughts

Voor een klein bedrijf met slechts een paar klanten, is het indienen en beheren van werkorders misschien niet uw grootste probleem om op te lossen.

Maar zodra je een bepaalde schaal bereikt, gaat elk buitendienstbedrijf worstelen.

Het maximaliseren van het aantal werkorders dat uw bestaande team kan verwerken, zal u helpen gezonde winstmarges te behouden, klanten tevreden te houden en meer inkomsten te genereren.

OptimoRoute is ontworpen om de productiviteit van uw personeel te helpen maximaliseren door het elimineren van knelpunten en het optimaliseren van dispatching en routing.

Om te zien hoe wij uw bedrijf kunnen helpen, start uw gratis proefversie vandaag.

Vragen over werkorders

Waarvoor worden werkorders gebruikt?

Werkorders worden gebruikt om de door een klant of organisatie gevraagde diensten in detail te beschrijven en de verantwoordelijkheid voor de voltooiing van taken toe te wijzen.

Hoe schrijft u een werkopdracht?

Om een werkopdracht te schrijven, moet u een reeks specifieke gegevens verstrekken over de taak, wanneer deze zal worden voltooid en wie de taak uitvoert. Werkorders bevatten gewoonlijk de volgende informatie:

• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsadres
• Werkordernummer
• Beschrijving van de uit te voeren taak
• Datum waarop de taak moet zijn voltooid
• Werknemer aangesteld voor de taak

Hoe moet u een werkorder beheren?

De meest efficiënte manier om werkorders te beheren is met een soort werkorderbeheersoftware. Deze software automatiseert het genereren van werkorders met behulp van een sjabloon en stelt u in staat al uw uitstaande en komende werkorders te bekijken en te beheren vanuit één overzicht in uw dashboard.