Poșta Certificată – Cum funcționează
Oct 07, 2010
Ce este Poșta Certificată?
În esență, Poșta Certificată este un serviciu poștal intern „suplimentar” care atribuie un număr unic de urmărire fiecărui articol expediat și oferă expeditorului o dovadă recunoscută din punct de vedere legal atât a expedierii cât și a livrării.
De ce să folosiți Poșta Certificată?
Există o serie de avantaje ale utilizării Poștei Certificate. Atunci când destinatarul trebuie să semneze fizic pentru scrisoare sau pachet, se creează nu numai un sentiment de urgență (de exemplu: „Cineva chiar vrea ca eu să citesc asta, ar fi bine să o deschid acum.”), dar, de asemenea, face expeditorul mai oficial (de exemplu: „Aceasta este o afacere legitimă – nu corespondență nesolicitată – ar fi bine să fiu atent la asta.”). În plus, este ușor de urmărit, având în vedere că destinatarul (sau cineva în numele acestuia) trebuie să semneze pentru ea. Mai multe despre asta mai târziu.
Multe companii folosesc Poșta Certificată pentru comunicări importante, cum ar fi: trimiterea unui anunț de retragere a unui produs, un mesaj cu livrare obligatorie către clienții lor, rapoarte anuale, declarații ale acționarilor și alte comunicări oficiale cu clienții și partenerii. În unele cazuri, cerințele legale pentru notificarea prin Poșta Certificată chiar specifică utilizarea acesteia. Dacă expediați oricare dintre aceste articole – sau alte comunicări oficiale – luați în considerare avantajele Poștei Certificată. S-ar putea să fie pentru dumneavoastră.
Cum funcționează Poșta Certificată?
La livrarea Poștei Certificate, reglementările Serviciului Poștal al S.U.A. (USPS) impun obținerea semnăturii destinatarului (sau a agentului autorizat) înainte ca destinatarul să primească și să deschidă scrisoarea. USPS păstrează înregistrările oficiale de livrare timp de doi ani.
Bineînțeles, există opțiuni. Mai jos sunt prezentate diferitele moduri în care puteți trimite Poșta Certificată prin Click2Mail, precum și cerințele privind semnătura destinatarului pentru fiecare opțiune.
– Poșta Certificată. Oferă un număr unic de urmărire pe care îl puteți verifica online pentru a confirma că obiectul poștal a ajuns la destinație. Cu această opțiune, poștașul este autorizat să livreze corespondența oricărei persoane care primește corespondență la adresa dată.
– Poșta certificată cu confirmare de primire (cartea verde). Pentru o taxă suplimentară, o carte verde de confirmare de primire înapoiere este atașată la obiectul de corespondență și apoi semnată și datată de către destinatar la livrare și vă este returnată prin poștă.
– Poșta certificată cu confirmare de primire electronică. Pentru o taxă suplimentară (cu 1,00 USD mai puțin decât cartea verde), o versiune electronică a cărții verzi este capturată ca document PDF care include o imagine a semnăturii destinatarului sau o ștampilă manuală aprobată.
– Poșta certificată cu confirmare de primire și livrare restricționată. Cea mai strictă dintre opțiunile de Poștă Certificată, adăugarea serviciului de livrare restrânsă la chitanța de retur asigură livrarea către destinatarul real sau către un agent autorizat.
Pentru că acest proces necesită mult timp și depinde de o semnătură fizică, planificați ca livrarea prin Poșta Certificată să dureze între trei și zece zile lucrătoare. USPS nu poate garanta sau specifica o dată și o oră exacte de livrare, având în vedere că livrarea depinde de faptul că destinatarul se află acasă și este disponibil pentru a semna de primirea trimiterii poștale. Poșta Certificată este trimisă prin First-Class Mail.
De ce durează atât de mult? Iată cum funcționează livrarea (și de ce există o taxă suplimentară).
Primul pas – Dacă trimiteți corespondența la o adresă rezidențială și nu este nimeni acasă în momentul livrării, poștașul lasă în cutia poștală un bon de aducere aminte de livrare. Acest memento îi informează că o scrisoare USPS Certified Mail este reținută la oficiul poștal local pentru a fi preluată. Aceștia trebuie să meargă la oficiul poștal pentru a semna pentru scrisoare și a o ridica.
Primul pas nereușit, pasul doi – Dacă nimeni nu ridică scrisoarea după cinci până la șapte zile, USPS încearcă o a doua livrare. Din nou, poștașul va lăsa în urmă un bon de livrare de reamintire în cazul în care nu este nimeni acasă.
Pasul doi nereușit, pasul trei – În cele din urmă, după 10 până la 12 zile, se face a treia și ultima încercare de livrare la adresa de livrare. După lăsarea ultimului aviz de atenționare, scrisoarea este dusă înapoi la oficiul poștal și reținută pentru încă cinci până la șapte zile. Acest întreg interval de timp poate dura între 17 și 21 de zile dacă nimeni nu a revendicat scrisoarea.
Pasul trei nereușit, pasul patru – USPS marchează apoi scrisoarea „Unclaimed” (nerevendicată) și scrisoarea este returnată expeditorului. Trimiterile nerevendicate vor fi returnate expeditorului după 30 de zile.
Amintește-ți că USPS nu oferă informații de urmărire a scrisorilor „pe traseu”. Nu veți primi informații actualizate despre livrare până când poștașul USPS nu va încerca sau nu va livra scrisoarea și nu va scana scrisoarea sau nu va face o încercare de livrare.
Cum vă poate ajuta Click2Mail
Click2Mail oferă o interfață online care permite clienților să trimită Poșta Certificată direct de pe computerul lor. Clienții își încarcă obiectul de corespondență și lista de corespondență (sau pot crea unul sau ambele elemente online), iar Click2Mail produce și trimite documentul către USPS pentru livrare.
Care piesă de Poștă Certificată Click2Mail.com este creată folosind un număr unic de urmărire USPS, care vă permite să urmăriți starea de livrare a acesteia prin intermediul paginii contului dumneavoastră Click2Mail de pe Click2Mail.com și care poate fi, de asemenea, utilizat pentru a verifica starea de livrare pe site-ul web al USPS. Este la fel de simplu ca asta!
Când trimiteți Poșta Certificată, puteți beneficia în continuare de toate celelalte beneficii pe care le oferă Click2Mail: personalizarea conținutului folosind numele și informațiile personale ale destinatarilor; standardizarea și crearea online a listelor de corespondență; tipărirea și expedierea în următoarea zi lucrătoare (dacă este plasată înainte de ora 8 p.m. EST), precum și asistență utilă pentru clienți disponibilă unsprezece ore pe zi, cinci zile pe săptămână. Cu acest tip de asistență, nu are sens să vă cheltuiți timpul și banii pentru a tipări și a umple plicurile poștale, pentru a adresa trimiterile poștale, pentru a conduce până la oficiul poștal și pentru a sta la coadă pentru a le expedia.
Click2Mail vă economisește timp și bani în timp ce vă oferă toate resursele și asistența necesară pentru a vă face Poșta Certificată mai punctuală și mai lipsită de probleme. Faceți clic aici pentru informații suplimentare despre produsele Click2Mail Certified Mail. Dacă aveți întrebări, contactați serviciul nostru de asistență pentru clienți la 866-665-2787 sau .(JavaScript trebuie să fie activat pentru a vedea această adresă de e-mail). Asistența live prin telefon și chat online este disponibilă de luni până vineri, de la 9 a.m. la 8 p.m. EST.
.
