Certified Mail – hur det fungerar
Oct 07, 2010
Vad är Certified Mail?
Certified Mail är i princip en ”extra” inhemsk posttjänst som tilldelar varje postförsändelse ett unikt spårningsnummer och som ger avsändaren ett juridiskt erkänt bevis på att den skickats och levererats.
Varför använda Certified Mail?
Det finns ett antal fördelar med att använda Certified Mail. När mottagaren fysiskt måste skriva under för brevet eller paketet skapar det inte bara en känsla av brådska (dvs. ”Någon vill verkligen att jag ska läsa det här, det är bäst att jag öppnar det nu.”) utan det gör också avsändaren mer officiell (dvs. ”Det här är ett legitimt företag – inte skräppost – det är bäst att jag uppmärksammar det här.”). Dessutom är det spårbart eftersom mottagaren (eller någon på dennes vägnar) måste skriva under för det. Mer om det senare.
Många företag använder Certified Mail för viktig kommunikation, t.ex. för att skicka ett meddelande om återkallande av produkter, ett meddelande om leveranskrav till kunderna, årsrapporter, aktieägarutlåtanden och annan officiell kommunikation med kunder och partner. I vissa fall finns det till och med lagstadgade krav på att meddelanden ska skickas via Certified Mail. Om du ska skicka någon av dessa försändelser – eller annan officiell kommunikation – bör du överväga fördelarna med Certified Mail. Det kan vara något för dig.
Hur fungerar Certified Mail?
När ditt Certified Mail levereras kräver U.S. Postal Service (USPS) enligt sina bestämmelser att mottagaren (eller en auktoriserad representant) undertecknar brevet innan mottagaren kan ta emot och öppna det. USPS behåller de officiella leveransregistren i två år.
Det finns naturligtvis alternativ. Nedan finns de olika sätt som du kan skicka Certified Mail via Click2Mail samt kraven på mottagarens underskrift för varje alternativ.
– Certified Mail. Ger ett unikt spårningsnummer som du kan kontrollera online för att bekräfta att din försändelse kom fram till sin destination. Med det här alternativet får brevbäraren leverera posten till alla som får post på den angivna adressen.
– Certified Mail with Return Receipt (det gröna kortet). Mot en extra avgift bifogas ett grönt kort för returkvitto till postförsändelsen och undertecknas och dateras sedan av mottagaren vid leverans och returneras till dig med posten.
– Certified Mail with Electronic Return Receipt (certifierad post med elektroniskt returkvitto). För en tilläggsavgift (1,00 dollar mindre än för det gröna kortet) registreras en elektronisk version av det gröna kortet som ett PDF-dokument som innehåller en bild av mottagarens underskrift eller en godkänd handstämpel.
– Certified Mail with Return Receipt and Restricted Delivery (certifierad post med returkvitto och begränsad leverans). Det strängaste av Certified Mail-alternativen, med tillägg av begränsad leveransservice till returkvittot, säkerställer leverans till den faktiska mottagaren eller en auktoriserad agent.
Då denna process är tidskrävande och beroende av en fysisk signatur, räkna med att det tar tre till tio arbetsdagar för Certified Mail att levereras. USPS kan inte garantera eller ange ett exakt leveransdatum och en exakt leveranstid med tanke på att leveransen är beroende av att mottagaren är hemma och tillgänglig för att skriva under för postförsändelsen. Certified Mail skickas som First-Class Mail.
Varför är det så tidskrävande? Så här fungerar leveransen (och varför det finns en extra avgift).
Steg ett – Om du skickar till en bostadsadress och ingen är hemma vid leveranstillfället lämnar brevbäraren en påminnelse om leverans i brevlådan. Denna påminnelse informerar dem om att ett USPS Certified Mail brev förvaras på det lokala postkontoret för upphämtning. De måste gå till postkontoret för att skriva under för brevet och hämta det.
Steg ett misslyckat, steg två – Om ingen hämtar brevet efter fem till sju dagar försöker USPS göra en andra leverans. Återigen lämnar brevbäraren efter sig en påminnelse om en leveranssedel om ingen är hemma.
Steg två misslyckat, steg tre – Slutligen, efter 10 till 12 dagar görs det tredje och sista leveransförsöket till leveransadressen. Efter att den sista påminnelsen har lämnats tas brevet tillbaka till postkontoret och hålls kvar i ytterligare fem till sju dagar. Hela denna tidsperiod kan ta 17 till 21 dagar om ingen har gjort anspråk på brevet.
Steg tre misslyckat, steg fyra – USPS markerar då brevet ”Unclaimed” och brevet skickas tillbaka till avsändaren. Icke-anspråktagna försändelser returneras till avsändaren efter 30 dagar.
Håll i minnet att USPS inte tillhandahåller information om spårning av brev ”på väg”. Du får inte uppdaterad leveransinformation förrän USPS brevbärare har försökt eller levererat brevet och skannat brevet eller gjort ett leveransförsök.
Hur Click2Mail kan hjälpa
Click2Mail tillhandahåller ett online-gränssnitt som gör det möjligt för kunderna att skicka Certified Mail direkt från sin dator. Kunderna laddar upp sitt brev och sin postlista (eller så kan de skapa en eller båda dessa poster online), och Click2Mail producerar och postar dokumentet till USPS för leverans.
Varje Click2Mail.com Certified Mailpiece skapas med hjälp av ett unikt USPS-spårningsnummer, så att du kan följa leveransstatusen via din Click2Mail-kontosida på Click2Mail.com, och som också kan användas för att kontrollera leveransstatusen på USPS webbplats. Så enkelt är det!
När du skickar Certified Mail kan du fortfarande dra nytta av alla andra fördelar som Click2Mail erbjuder: personalisering av innehållet med hjälp av dina mottagares namn och personuppgifter, standardisering av sändlistor och skapande online, utskrift och utskick nästa arbetsdag (om det görs före kl. 20.00 EST) och hjälpsam kundsupport som är tillgänglig elva timmar om dygnet, fem dagar i veckan. Med den typen av stöd är det inte meningsfullt att spendera din tid och dina pengar på att skriva ut och fylla dina brevlådor, adressera brevlådorna, köra till postkontoret och stå i kö för att posta dem.
Click2Mail sparar dig tid och pengar samtidigt som det erbjuder alla resurser och stöd för att göra din Certified Mail mer läglig och problemfri. Klicka här för ytterligare information om Click2Mail Certified Mail produkter. Om du har frågor kan du kontakta vår kundtjänst på 866-665-2787 eller .(JavaScript måste vara aktiverat för att visa den här e-postadressen). Live-support via telefon och onlinechatt är tillgänglig måndag-fredag kl. 9-20 EST.
.
