Ludzie robią różne rzeczy, ale czy wiesz, co większość z nas ma wspólnego?
Robimy najpierw rzeczy najpilniejsze, nie zastanawiając się, czy są one najważniejsze. Możesz powiedzieć, że tak, to normalne, ponieważ w ten sposób zazwyczaj załatwiamy sprawy.
Prawda jest taka, że się mylisz. Oto dlaczego: Istnieją klasyfikacje we wszystkim, co robisz w życiu.
Pierwszą z nich jest pilność sprawy (pilna lub nie pilna), a drugą, według jej ważności (ważna lub nie ważna).
Możemy wtedy stworzyć te kwadranty zarządzania czasem:
- Pierwsze są sprawy, które są Ważne i Pilne. Są to sprawy takie jak kryzysy, nagłe wypadki lub ostateczne terminy. Pamiętasz tę propozycję biznesową, nad którą pracowałeś po godzinach, bo miała być gotowa następnego dnia? To jest przykład sprawy, która powinna być zrobiona właśnie teraz. Ale to było stresujące, prawda? Ale pamiętasz, że została oddana na kilka tygodni przed terminem? Ma to na celu zwrócenie uwagi na to, jak ważne sprawy powinny być załatwiane, zanim staną się pilne, aby uniknąć stresu i konfliktów.
- Drugie są sprawy, które są Ważne, ale Nie Pilne. To właśnie na nich powinieneś się skupić i poświęcić swój czas. Chodzi tu przede wszystkim o planowanie. Zajęcie się tymi sprawami pomoże Ci wykonać zadanie bardziej efektywnie. A robiąc to, w rzeczywistości nauczysz się więcej z tych zadań. Jest to kwadrant możliwości, okazji do nauki, do poprawy siebie lub swoich relacji z ludźmi i zobaczenia, co jest w sklepie dla Ciebie.
- Trzeci to sprawy, które nie są ważne, ale pilne. To jest miejsce, gdzie większość z nas siedzi. Mamy tendencję do skupiania się na sprawach, które są pilne, bez zastanawiania się, czy są one ważne. Problem w tym, że tracimy z oczu ważne sprawy. Ten telefon podczas randki z żoną, odciąga cię od tego, co powinieneś traktować priorytetowo w danej chwili. Wpływa to na twoje priorytety tylko dlatego, że jest pilne.
- Wreszcie są sprawy, które nie są ważne i nie są pilne. Oczywiście, są one tym, co nazywają marnowaniem czasu. Są to więc głównie sprawy, na które nie powinieneś poświęcać tyle czasu, takie jak bezmyślne przeglądanie Facebooka lub oglądanie filmów. Te sprawy tak naprawdę nie są dla ciebie zbyt pomocne, więc warto ograniczyć swój czas na te rzeczy.
Ta matryca decyzyjna, znana również jako matryca 4 kwadrantów zarządzania czasem, jest pomysłem Dwighta Eisenhowera, odznaczonego generała armii i prezydenta Stanów Zjednoczonych.
Powiedział on, że powinniśmy identyfikować się z kilkoma rolami. Możesz być mężem, matką, córką lub biznesmenem.
Te role mogą się jednak zmieniać. Zależą one od tego, co uważasz za priorytet. Te priorytety będą służyć jako przewodniki dla zadań pod ręką dla każdej roli.
Powiedzmy, że twoim priorytetem w tej chwili jest bycie matką, wtedy spędzisz więcej czasu opiekując się swoimi dziećmi.
Dodatkowo, inne role będą musiały poradzić sobie ze zmianą w priorytecie. Twoja świadomość każdej roli i priorytetu pozwala zrównoważyć wszystko.
Jak również, jeśli szukasz lepszego zarządzania czasem – rozważ zainwestowanie w oprogramowanie do śledzenia czasu dla siebie i swojego zespołu. Dzięki aplikacji, która pomoże Ci śledzić czas spędzony na zadaniach, możesz przeanalizować, jakie zadania pochłaniają większość Twoich godzin pracy, jakie są priorytety Twojego zespołu i jak możesz skrócić czas spędzony na załatwianiu spraw.
Podsumowując, celem Eisenhowera dla matrycy czasu Czterech Kwadrantów jest osiągnięcie prawdziwego postępu w życiu. Życie nie polega tylko na byciu pracownikiem lub szefem. To mieszanka wszystkiego. Zapewniając harmonię między rolami, możemy osiągnąć nasze cele.
.
