Automatyzacja systemów telefonicznych była jedną z najważniejszych rzeczy, jakie kiedykolwiek stworzono dla firm. To jest szczerze rodzaj szaleństwa nie skorzystać z automatyzacji do zarządzania połączeń biznesowych, ponieważ nie robi nic, ale dodać wartość dla Ciebie, na całym pokładzie.
To oszczędza czas, oszczędza pracę, daje rozmówcy lepsze doświadczenie i zapobiega utracie sprzedaży z powodu zdezorientowanych lub sfrustrowanych rozmówców. Istnieje wiele sposobów, że automatyzacja może umożliwić systemowi telefonicznemu lepsze funkcjonowanie, a oto kilka z tych korzyści.
Utwórz katalog firmowy
Nawet jeśli masz tylko niewielką liczbę pracowników, dodanie katalogu firmowego pozwala profesjonalnie skierować dzwoniących do właściwej osoby, od razu. Dzięki katalogowi nie ma potrzeby, aby rozmawiali z przedstawicielem, zanim zostaną przeniesieni do właściwej osoby, ponieważ można wyeliminować ten krok, pozwalając im połączyć się z tą osobą na własną rękę.
Gdy ktoś dzwoni, może po prostu wybrać rozszerzenie, które odpowiada właściwej osobie lub działowi, bez konieczności rozmowy z żywym agentem. Tak więc, co zrobić, to dodać rozszerzenia dla każdego z pracowników lub depts, które są połączone z odpowiednimi telefonami przekierowania dla każdego z nich.
Ten, utworzyć wiadomość audio, która zawiera pełną listę i dołączyć, że wiadomość audio do opcji menu do wyboru. Kiedy dzwoniący wybierze, „#1”, na przykład (lub jakikolwiek inny numer, który wyznaczysz), natychmiast usłyszy wiadomość audio z katalogu firmowego, który utworzyłeś. Jak tylko usłyszą rozszerzenie, które odpowiada osobie, której potrzebują, mogą wybrać go w dowolnym momencie.
Jest to szczególnie skuteczne i bardzo pomocne dla rozmówców, gdy masz więcej niż kilku pracowników, w którym to przypadku można nawet utworzyć katalog dial-by-name, aby ułatwić rozmówcom znaleźć osobę, której szukają.
Menu połączeń (tj, auto attendant, drzewo telefoniczne) jest jednym z najbardziej przydatnych narzędzi automatyzacji i jest już od dłuższego czasu. Jeśli nie korzystałeś z tej technologii dla swojej firmy wcześniej, to brakuje Ci jednego z najlepszych sposobów na efektywne zarządzanie i kierowanie połączeń.
Jest błędne przekonanie, że menu połączeń jest tylko dla dużych firm z tonami objętości, ale żadna firma nie jest zbyt mała, aby z tego korzystać. Bez względu na to, jaki rozmiar firmy masz, menu połączeń może zaoszczędzić Ci wiele kłopotów, a jeśli nic innego, to natychmiast sprawia, że brzmisz bardziej profesjonalnie, gdy klienci dzwonią do Ciebie.
Podstawowo, jest to wirtualny recepcjonista; tak, można rzeczywiście korzystać z menu, aby zastąpić żywą osobę, która odpowiada na wszystkie połączenia, ponieważ automatycznie zrobi większość z tego, co zrobiłby recepcjonista.
Zautomatyzowane menu może powitać rozmówcę, kieruje je do osoby lub działu, że potrzebują, a nawet niech wybrać opcję tylko usłyszeć informacje, takie jak kierunki jazdy, godziny, lub inne szybkie informacje. Najlepszą rzeczą jest to, że ekrany menu dzwonią za Ciebie, w wielu przypadkach bez potrzeby rozmowy z żywą osobą.
Korzystając z menu połączeń, możesz utworzyć indywidualną opcję menu, którą rozmówca może wybrać, aby zostać wysłanym bezpośrednio do skrzynki poczty głosowej. Oczywiście, opcje menu są uniwersalne i mogą być używane do kierowania rozmówców do dowolnego miejsca docelowego, a to obejmuje kierowanie do poczty głosowej.
To działa jako miły dodatek do menu, ponieważ eliminuje potrzebę odbierania połączenia od kogoś, kto po prostu potrzebuje dotrzeć do skrzynki pocztowej konkretnej osoby. Ponadto, ponieważ mogą po prostu nacisnąć numer i połączyć się natychmiast z pocztą głosową, oznacza to, że rozmówca nie musi czekać na dzwonek przez jakiś czas, zanim zostanie przeniesiony do poczty głosowej.
Jeśli to konieczne, można również utworzyć wiele opcji menu, które każdy wysłać do różnych skrzynek pocztowych, które odpowiadają różnych, poszczególnych pracowników.
Prawie standardową cechą menu połączeń jest możliwość przekierowywania połączeń, gdy ktoś wybierze daną opcję, na dowolny telefon(y). Możesz zdecydować, które z opcji w menu przesyła do których telefonów, a wszystkie opcje nie muszą dzwonić do wszystkich telefonów, gdy rozmówca je wybiera.
Jeśli masz opcje od 1 do 3 w menu połączeń, na przykład, po prostu wybierz, które telefony będą dzwonić, gdy rozmówca naciśnie jeden z tych numerów na ich dial pad. Wówczas będą dzwonić tylko te telefony, które zostały ustawione dla każdej z opcji. Tak więc może to wyglądać następująco:
Scheduled Forwarding
Scheduled Forwarding jest niezwykle użyteczną metodą dla firm do organizowania niestandardowych harmonogramów zarządzania połączeniami. Ta funkcja jest wyłączną usługą wirtualnego telefonu Talkroute i nie znajdziesz automatyzacji tak wysoko funkcjonującej jak ta u żadnego innego wirtualnego dostawcy. Można w zasadzie tworzyć niestandardowe harmonogramy przekazywania połączeń dla każdego z telefonów, aby upewnić się, że właściwi ludzie są na harmonogramie połączeń w odpowiednim czasie i uniknąć nakładania się.
To jest wielki dla automatyzacji zmiany biegów w firmie, lub dostosowanie różnych pracowników, którzy pracują w różnych dniach tygodnia. Po ustawieniu harmonogramu przekierowania dla telefonu, telefon ten będzie dzwonił tylko w godzinach i dniach tygodnia, dla których został zaplanowany.
Powiadomienia e-mail dla wiadomości
Możesz myśleć, „Mam już wystarczająco dużo powiadomień w moim życiu…”, ale są to powiadomienia dla Twojej firmy, których będziesz chciał. Powiadomienia e-mail dla wiadomości biznesowych są ważne, ponieważ możesz nie mieć chwili w danym czasie, aby sprawdzić swoje wiadomości, lub zdarzyło się, że przegapisz wiadomość na telefonie.
Podstawowym zastosowaniem tych powiadomień e-mail jest poczta głosowa. Skonfiguruj swoje konto, aby wysyłać nowe wiadomości poczty głosowej na określony adres e-mail, wybierz dowolny adres e-mail, który chcesz (nie tylko właściciel konta), i uzyskać ping z poczty e-mail w momencie klient pozostawia pocztę głosową dla Ciebie.
Możesz nawet skonfigurować wiele skrzynek pocztowych na koncie dla różnych pracowników, a następnie ustawić każdą skrzynkę pocztową do trasy do tej osoby e-mail. Oprócz poczty głosowej, możesz również otrzymywać powiadomienia za każdym razem, gdy nadejdzie nowa wiadomość tekstowa od klienta (jeśli używasz wiadomości tekstowych dla firm).
Ustaw tylko jeden adres e-mail, aby otrzymywać nowe powiadomienia tekstowe, lub możesz ustawić wiele adresów e-mail w razie potrzeby, aby upewnić się, że ktoś z Twojego zespołu na pewno odpowie.
Godziny pracy
Przy korzystaniu z wirtualnego systemu telefonicznego, dobrze jest mieć ustawione godziny pracy, aby upewnić się, że telefony nie mogą dzwonić o każdej porze dnia. Jeśli ustawisz swoje godziny pracy na 8 rano do 6 po południu, na przykład, wtedy połączenia będą tylko dzwonić na telefony spedycyjne w tych godzinach.
To zapewni, że wszystkie telefony spedycyjne nie będą dzwonić we wszystkich godzinach nocnych, chyba że oczywiście chcesz być otwarty 24 godziny na dobę. Aby zilustrować, jak godziny pracy będzie działać z wirtualnego systemu telefonicznego, porównaj go do godzin pracy dla każdego sklepu w budynku murowanym.
W ten sam sposób, że regularne sklep blokuje swoje drzwi w określonej godzinie, i przestaje odbierać telefony, to jest dokładnie jak godziny pracy funkcja działa z wirtualnego systemu. Kiedy ludzie dzwonią do firmy po normalnych godzinach pracy, można ustawić po godzinach wiadomość audio i dać im możliwość opuszczenia poczty głosowej.
Możesz być coraz przez tylko telefon komórkowy, telefon stacjonarny, lub kilka telefonów stacjonarnych, aby uruchomić firmę, a nawet jeśli to może działać, gdy jesteś nowy biznes, dodając trochę automatyzacji z wirtualnym systemem telefonicznym może przynieść cię do bardziej profesjonalnego poziomu.
To może nie być konieczne dla Ciebie, aby dodać wszystkie te funkcje do systemu telefonicznego, ale przynajmniej, aby zautomatyzować zarządzanie połączeniami nawet trochę stworzy znacznie lepsze doświadczenie dla swoich rozmówców. I to jest cały cel tych automatyzacji, aby poprawić doświadczenie klientów, którzy próbują dotrzeć do Ciebie, jak również doświadczenie obsługi tych połączeń.
.
