Blokování času: co to je a jak na to (plus aplikace)

Výjimečný podnikatel Elon Musk si vždy dokázal najít čas na své děti, a přitom pracovat více než 120 hodin týdně a plánovat s NASA kolonizaci Marsu – díky technice řízení času zvané blokování času.

Tady je vše, co potřebujete vědět o této strategii produktivity, která vám pomůže realizovat velké plány, ale přitom trávit čas s blízkými:

• Co je to blokování času?
• Jak si blokovat čas
• Tipy pro blokování času
• Aplikace pro blokování času

Co je to blokování času?

Blokování času neboli blokování kalendáře spočívá v definování konkrétních časových bloků pro úkoly, události a činnosti ve vašem životě a jejich následném naplánování v kalendáři. Časové bloky můžete naplánovat a dodržovat jak pro pracovní, tak pro osobní úkoly.

Podstata této techniky řízení času je jednoduchá:

1. Přidejte si všechny své denní nebo týdenní úkoly do seznamu úkolů
2. Vyberte si v kalendáři konkrétní časové úseky a vyhraďte je pro úkoly
3. Pracujte na úkolech během předepsaných časových bloků, a snažte se je dokončit dříve, než přijde čas na další časový blok

Jak již bylo zmíněno, tuto techniku time managementu zpopularizoval Elon Musk – v době, kdy byl úřadujícím předsedou představenstva společností Tesla a SpaceX, často pracoval v pětiminutových časových blocích. Kromě toho, že mu blokování času pomohlo úspěšně řídit dvě kolosální společnosti, pomohlo Muskovi také dvakrát týdně cvičit a trávit zhruba 4 dny týdně kvalitní čas se svými dětmi.

Jak si zablokovat časový rozvrh

Teď, když jste pochopili podstatu blokování času, vám ukážeme, jak to celé funguje podrobněji.

Blokování času zahrnuje 4 hlavní kroky, které musíte dodržet:

• Všechno naplánujte
• Vymezte si časové bloky
• Pracujte podle svého rozvrhu
• Testujte a revidujte

Všechno naplánujte

Tento první krok vše uvede do pohybu – v něm musíte nejprve provést brainstorming všech úkolů, na kterých můžete tento týden pracovat, a pak se od nich propracovat níže.

Jakmile skončíte s brainstormingem, pravděpodobně zjistíte, že jste uvedli řadu úkolů, které nejsou prioritní nebo mají vzdálený termín – tyto úkoly prozatím vyřaďte a snažte se omezit svůj denní plán na 3-5 prioritních úkolů denně.

Těmito prioritami mohou být opakující se úkoly, které řešíte každý den, například vyřizování důležitých e-mailů nebo vyřizování hovorů s klienty. Nebo to mohou být úkoly, které řešíte jednou za čas, například vyřízení nějaké neodkladné administrativní práce nebo provedení výzkumu pro váš nový projekt.

Ať tak či onak, nezapomeňte tyto prioritní a nevyhnutelné úkoly zvýraznit ve svém seznamu úkolů. Ke každému úkolu můžete přidat i časový odhad, abyste si usnadnili další postup.

Pokud je to možné, můžete si tyto úkoly navíc ještě rozčlenit na menší úkoly. Například místo toho, abyste si na úkol „odpovědět na e-maily“ vyčlenili 1 hodinu, spočítejte počet e-mailů, které jste ten den obdrželi, a na každý e-mail si vyčleňte 5 minut. Tímto způsobem se vyhnete tomu, že byste na jeden e-mail ztratili 10 minut a pak se vrhli na dokončení dalšího za 2 minuty (což by vedlo k četným chybám) jen proto, abyste dodrželi svůj nepraktický časový blok.

Pokud jste si vybrali priority a sestavili obsáhlý seznam úkolů, je na čase, abyste si definovali přesné časové bloky a vyznačili si je v kalendáři.

Definice časových bloků

V druhém kroku je hlavní složkou čas – budete se muset rozhodnout:

• Kdy potřebujete blokovat čas, definováním konkrétních časů začátku a konce
• Na jak dlouho potřebujete blokovat čas, definováním doby trvání úkolu

Při zodpovídání těchto otázek mějte na paměti, že pro každý úkol existují optimální časové úseky a doba trvání – stačí na ně přijít.

Kdy je třeba blokovat čas

Podle vědeckých poznatků o cirkadiánních rytmech má každá činnost svůj vhodný okamžik – existuje ideální doba pro spánek, jídlo, odpočinek a práci na vašich prioritách. Pokud tedy nemáte na výběr (nebo vám tato praxe nepřipadá přirozená), neměli byste během dne spát 8 hodin a pak ve 3 hodiny ráno začít pracovat na prioritních úkolech.

Pravděpodobně už máte za sebou nějakou historii studia nebo práce, takže už nejspíš víte, kdy je pro vás ideální čas na práci – čas, kdy jste nejpozornější, nejkoncentrovanější a nejspíš se dokážete soustředit bez rozptylování. To je čas, kdy byste měli naplánovat své prioritní úkoly – ostatní úkoly, ať už pracovní, nebo osobní, rozvrhněte kolem tohoto „nejlepšího“ času do různých časových úseků.

Případně si můžete nejdůležitější, nejnaléhavější nebo zkrátka nejobtížnější úkoly naplánovat hned ráno – tento postup je známý jako „snědení žáby“ a umožňuje vám co nejdříve uvolnit zbytek denního rozvrhu pro příjemnější úkoly.

Na jak dlouho si musíte zablokovat čas

Podle vědy o ultradiánních rytmech pracuje lidská mysl v 90minutových cyklech – a podle populárního principu Pomodoro byste měli svůj pracovní den rozčlenit na 25minutovou pracovní dobu a 5minutovou přestávku.

Co z toho plyne?

No, za prvé, nikdy byste si neměli vymezit více než 90 minut na jeden časový blok – věda ukazuje, že se nemůžete kvalitně soustředit na jednu činnost bez přestávky déle než hodinu a půl.

Jak věda o ultradiánních rytmech, tak technika Pomodoro time managementu trvají na tom, abyste si dělali časté přestávky – alespoň 5 minut po každém pracovním sezení. Pokud se vám zdá 90 minut nonstop na práci příliš, můžete si místo toho zvolit 25 minut pro své časové bloky – tato doba je dostatečně dlouhá na to, abyste se mohli na něco plně soustředit, ale dostatečně krátká, abyste se neunavili.

Nebo můžete tyto dva typy předepsaných časových bloků kombinovat podle typu úkolů, na kterých pracujete – 90 minut pro náročnější úkoly a 25 minut pro méně náročné úkoly.

Toto jsou jen některé vědecky podložené návrhy pro vaše časové bloky – možná budete chtít použít své vlastní časové bloky.

Jakmile se rozhodnete, jak budete s časovými bloky nakládat, jednoduše je přidejte do svého kalendáře.

Podnikejte podle svého plánu

Jakmile si vyberete co a určíte kdy a na jak dlouho, budete muset „konat“ podle svých slibů a dodržovat svůj plán.

Začněte s prvním časovým blokem – začněte na něm pracovat v předepsaný čas zahájení a přestaňte na něm pracovat v předepsaný čas ukončení. Pak to opakujte, dokud nedosáhnete konce rozvrhu pro dnešní den.

Může se zdát, že toto je nejjednodušší krok v procesu blokování času – stanovili jste základní pravidla, teď je jen třeba je dodržovat. Jednání podle rozvrhu se však stane snadným a jednoduchým teprve tehdy, až zjistíte, zda vámi předepsané časové bloky fungují i v reálném životě – a právě zde nastupuje krok revize.

Testujte a revidujte

Jakmile začnete pracovat na svých časových blocích, bude nejlepší, když budete sledovat jejich čas v průběhu práce – tak zjistíte, zda některé časové bloky nejsou příliš krátké nebo příliš dlouhé, a budete je moci v budoucnu revidovat a zdokonalovat.

Například si zablokujete všechny úkoly na 25 a 90 minut a výsledky sledování času vám řeknou, že to funguje asi v 80 % případů – ale také zjistíte, že některé úkoly zaberou mnohem více nebo méně času.

Možná zjistíte, že efektivní schůzky obvykle trvají 15 minut a že zbylých 10 minut promarníte ve snaze dostát předepsanému časovému bloku.

Možná zjistíte, že řešení kritických chyb v programu vám zabere 2 hodiny, takže váš plán je o půl hodiny kratší.

Ať tak či onak, měli byste změnit svůj přístup – až budete příště vytvářet rozvrh, použijte k definování časových bloků výsledky sledování reálného času pro jednotlivé úkoly. Díky sledování času již budete mít důkaz, že fungují, takže budete vědět, že je dokončíte podle plánu.

Další tipy pro blokování času

Vytvořte si šablony pro blokování času

Blokování času v kalendáři může zabrat nějaký čas, ale vše urychlíte, pokud si vytvoříte šablony pro blokování času – můžete si vytvořit prázdné časové úseky s časem začátku a konce a jen je vyplňovat úkoly tak, jak vám budou zadávány.

Vyhraďte si prázdné časové sloty pro své každodenní činnosti – například si vyhraďte časy, kdy budete cvičit, kdy se budete ráno sprchovat, kdy budete snídat.

Můžete si také vyhradit prázdné časové úseky pro své prioritní úkoly – pokud jste si vypočítali svůj biologický hlavní čas, pochopíte, kdy je vaše nejefektivnější časové okno, a budete vědět, že si tyto předem připravené časové úseky máte vždy vyhradit pro své prioritní úkoly.

Sledujte tematické dny

Můžete během dne plnit různé úkoly nebo si můžete určit tematické dny, kdy budete řešit jen určitý typ úkolů – generální ředitel Twitteru Jack Dorsey se řídí touto praxí, takže celé úterky věnuje činnostem souvisejícím s produkty a celé středy marketingovým aktivitám.

Podle tohoto vzoru si můžete zablokovat vlastní dny v týdnu pouze pro určité úkoly – například pondělky si zablokujte pro schůzky a hovory s klienty, úterky pro výzkumné činnosti a středy pro administrativu.

Takto se plně ponoříte do jednoho typu činnosti, vyhnete se multitaskingu a budete mít jistotu, že máte k dispozici nástroje a materiály, které pro tento typ úkolů potřebujete.

Zůstaňte flexibilní

Dodržování pevného rozvrhu vám zajistí, že splníte vše, co máte v plánu, ale co když se objeví něco nečekaného?

Abyste předešli překvapením, která by vám zničila rozvrh, vyhraďte si každý den alespoň hodinu na neočekávané úkoly – pokud se stane něco neočekávaného, budete mít jistotu, a pokud ne, budete mít další hodinu na to, abyste mohli ještě chvíli pracovat na svých již naplánovaných prioritách.

Aplikace pro blokování času

Pokud jste pochopili vše, co potřebujete vědět o blokování času, budete potřebovat správné „vybavení“, aby byla tato praxe rychlá a efektivní – v podstatě budete potřebovat:

• Sledování času, abyste mohli sledovat čas svých činností v reálném čase, pochopit, kolik času potřebujete na dokončení jednotlivých úkolů, a definovat přesné časové bloky v kalendáři
• Aplikace To-do, aplikace pro správu úkolů, organizér nebo plánovač, které vám pomohou lépe pochopit a sledovat vaše prioritní úkoly pro dnešní den, nebo v jakémkoli nadcházejícím časovém období
• Aplikace kalendáře, nejlépe s funkcemi uzávěrky a připomenutí, která vám pomůže plánovat časové bloky a zajistí, abyste si nechali čas na vše, co musíte udělat

Tady jsou nejlepší aplikace pro blokování času:

• Clockify – aplikace pro sledování času
• Kalendář Google – klasická kalendářová aplikace
• Libovolná.do – univerzální správce úkolů a pomocník v kalendáři
• Todoist – aplikace pro tvorbu seznamu úkolů
• Edo Agenda – organizér agendy
• Fantastical 2 – aplikace kalendáře pro Mac
• Remember the Milk – aplikace pro tvorbu seznamu úkolů a správu úkolů
• DigiCal – denní plánovač
• Things – aplikace pro správu úkolů
• TimeBlocks – mobilní plánovač, kalendář, a aplikace pro organizování
• Jorte – kalendář a osobní organizér
• Cozi – rodinný organizér

Clockify – aplikace pro sledování času

Clockify je aplikace pro sledování času s efektivními funkcemi blokování času – budete moci sledovat čas, který strávíte naplánovanými časovými bloky, jak na nich pracujete, a zjistit, zda budete muset v budoucnu provádět revize stejných časových bloků.

Budete moci:

• Sledovat čas v reálném čase, s přesností na vteřiny, které skutečně potřebujete k dokončení úkolu
• Přidávat čas, který jste již strávili na naplánovaných časových blocích, ručně na stránce Sledování času nebo v zobrazení timesheetu
• Vytvářet odhady svých časových bloků a porovnávat, zda tyto odhady skutečně splňujete
• Analyzovat čas, který jste strávili na projektech a úkolech v aplikaci Týden, Podrobných a souhrnných přehledech
• Pomocí integrace s Kalendářem Google můžete sledovat čas na naplánovaných akcích a úkolech, aniž byste museli opustit Kalendář Google

Budete si také moci definovat 4 různé typy hodinových sazeb a nechat si čas, který sledujete na naplánovaných časových blocích, automaticky přepočítat na výdělek v části Přehledy aplikace.

K dispozici pro: Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox

Kalendář Google – klasická kalendářová aplikace

Kalendář Google je klasická kalendářová aplikace, která umožňuje plánovat události, úkoly a připomenutí ve vizuálních časových blocích – každá položka kalendáře představuje časový blok.

Budete moci:

• Vytvořte si různé, barevně odlišené kalendáře pro různé části svého života
• Naplánujte si období soustředěného času a naplánujte připomenutí pro opakující se časové bloky/úkoly
• Naplánujte si schůzky se skupinami, kdy jsou všichni k dispozici, pomocí analýzy navrhovaných časů
• Přidávejte události a plánujte schůzky s kolegy z celého světa
• Definujte si přesnou pracovní dobu, aby kolegové z týmu věděli, kdy jste k dispozici
• Povolte si oznámení na ploše, abyste byli upozorněni na další časový blok/úkol v agendě

Funkce zvýraznění v Kalendáři Google vám pomůže připomenout vaši denní agendu – každé ráno před začátkem pracovního dne (kolem páté hodiny ranní) vám přijde automatický e-mail se souhrnem událostí/upozornění/úkolů, které vás ten den čekají.

K dispozici pro:

Any.do – všestranný správce úkolů a asistent kalendáře

Any.do je komplexní správce úkolů s funkcemi klasického kalendáře, připomínače a plánovače. Budete moci plánovat a realizovat svůj rozvrh blokování času a také spolupracovat s ostatními ve společném systému blokování času.

V podstatě budete moci:

• Přidávat úkoly, určovat jejich správnou prioritu, organizovat je jako seznamy a rozdělovat je na dílčí úkoly
• Spravovat sdílené projekty
• Definovat opakující se úkoly a nastavovat pro ně připomenutí
• Přidávat události a úkoly do kalendáře, a pak si užívejte jejich kombinované zobrazení, které zvýrazní vaše zaneprázdněné hodiny a volné časové bloky
• Všechny úkoly s nižší prioritou si nechte automaticky přeplánovat, abyste měli více prostoru pro priority

Hlavním prvkem této aplikace kalendáře jsou její funkce hlasových příkazů – získáte možnost přidávat události a úkoly diktováním, požádat o dnešní program na dálku a také řešit seznamy úkolů bez použití rukou.

K dispozici pro:

Todoist – aplikace pro seznamy úkolů

Todoist je dokonalá aplikace pro seznamy úkolů, která nabízí řadu funkcí pro správu úkolů a také řadu integrací a možností synchronizace.

V aplikaci gist budete moci:

• Vytvářet úkoly a zadání a seskupovat je do projektů
• Definovat termín splnění úkolů
• Řadit úkoly podle úrovně priority pomocí barevných příznaků
• Vytvářet a spravovat seznamy úkolů
• Spolupracovat s ostatními na projektech a úkolech
• Vkládat k položkám úkolů další materiály, a přidávat k nim poučné komentáře

Todoist nabízí komplexnější správu úkolů než většina podobných aplikací, protože umožňuje zpracovávat projekty jako časové bloky v zobrazení kalendáře a jako Ganttovy grafy – budete si moci zobrazit všechny své projekty zmapované s příslušnými termíny, výsledky projektů a závislostmi.

K dispozici pro: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Chrome, Firefox, Safari, Apple Watch, Android Wear

Edo Agenda – organizér agendy

Edo Agenda je organizér agendy a osobní pracovní prostor, který vám má pomoci být produktivnější a zároveň vám ponechat dostatek času, abyste mohli uplatnit svou kreativní stránku na tvůrčích úkolech.

Nejdůležitějším prvkem organizéru agendy je zobrazení deníku – v něm budete moci definovat úkoly, přidávat k nim připomenutí a seskupovat je podle typu nebo projektu. Pokud úkol nesouvisí s jinými úkoly (nebo nemá definitivní termín), můžete jej definovat jako „plovoucí“ a zařadit do skupiny úkolů, které nemají téma ani termín.

Tato aplikace je další, která se bezproblémově synchronizuje s Kalendářem Google, takže nebudete mít problém převést své plány, úkoly a události do přímých časových bloků kalendáře.

Fantastical 2 – kalendářová aplikace pro Mac

Fantastical 2 je kalendářová aplikace exkluzivně pro Mac s obvyklými funkcemi kalendáře pro časové blokování – budete moci přeorganizovat svůj rozvrh podle týmových priorit, ale také duplikovat události napříč kalendáři a pár kliknutími zobrazit týdenní agendu.

Budete moci:

• Zobrazovat mapy zobrazující místa, kde máte naplánované události
• Využívat různé kalendářové sady, které vám mají pomoci zlepšit plánování
• Vytvářet připomenutí pro časově blokované události a úkoly během okamžiku tak, že začnete větu slovy „připomenutí“ nebo „připomeň mi to“
• Užívat si zobrazení celého kalendáře pro časové bloky, které jste měli naplánované na den, týden, měsíc nebo rok

Významnou funkcí aplikace je její miniokno – toto okno Fantastical 2 obývá lištu nabídek a umožňuje rychleji vytvářet, zobrazovat a upravovat události, úkoly a připomenutí. Pokud používáte Mac

Remember the Milk – aplikace pro správu seznamů úkolů a úkolů

Remember the Milk je aplikace pro správu seznamů úkolů a úkolů, která vám má pomoci zvládnout seznamy úkolů – zejména pokud máte nabitý program a pravděpodobně zapomenete na své priority (například nákup mléka).

Budete moci:

• Zaznamenávat úkoly a to-do v jednoduchém pracovním prostoru
• Definovat připomenutí pro každý úkol a nastavit, aby vám přišla přes Twitter, Text nebo e-mail
• Sdílet seznamy a delegovat úkoly na ostatní
• Uspořádat a kategorizovat úkoly pomocí úrovní priority, značek, termínů a dalších možností
• Vyhledávat úkoly, poznámky a pak si nejdůležitější vyhledávání uložte jako „Chytré seznamy“ pro snadnější přístup

Výraznou funkcí aplikace Remember the Milk je její nedávná integrace s asistentem Google – jakmile dáte asistentovi pokyn k přidání úkolu do seznamu, asistent vás upozorní, kdy má být úkol splněn.

DigiCal – denní plánovač

DigiCal je v jádru jednoduchý denní plánovač, ale s několika zobrazeními kalendáře, widgety, katalogem kalendářů a integrací s několika významnými online kalendáři.

V rámci této aplikace budete mít k dispozici:

• Naplánujte si schůzky a pak si je prohlédněte v 7 různých zobrazeních kalendáře, včetně denního, týdenního, měsíčního nebo přehledu agendy vašich událostí
• Vychutnejte si 6 funkčních widgetů a 9 přednastavených motivů
• Synchronizujte a naplánujte si vlastní rozvrh podle oficiálních televizních programů – zaškrtněte si úkoly blokované časem, ale také kvůli tomu nikdy nezmeškáte důležitý zápas
• Synchronizujte se s nejoblíbenějšími online kalendáři, jako je Kalendář Google, Exchange a Outlook. Pro Android
  

  Věci – aplikace pro správu úkolů

  

  Věci je další aplikace pro správu úkolů se zobrazením podobným deníku – budete si moci vytvářet seznamy úkolů, sestavovat nákupní a potravinové seznamy, zobrazovat úkoly seskupené podle projektů a přidávat k nim poznámky. A to vše podle metodiky Getting Things Done.

  V jednoduchém zobrazení Kalendáře si budete moci blokovat čas pro události a následně je seskupovat podle typu – pracovní, osobní, rodinné nebo jiné vlastní klasifikace.

  Budete také moci:

  • Shromažďovat položky úkolů, které ještě nebyly kategorizovány, a ukládat je v části aplikace Doručená pošta
  • Vytvářet projekty, přidávat k nim odpovídající úkoly, které můžete zaškrtnout, a následně je rozdělit do podrubrik, pro snadnější správu
  • Vytvářejte oblasti a seskupujte související projekty dohromady

  Významným prvkem této aplikace jsou její funkce plánování – budete moci seskupovat úkoly podle denní doby, kdy je třeba je řešit:

  • Dnes – sekce se všemi prioritami pro daný den
  • Večer – sekce pro všechny priority, které plánujete řešit až večer
  • Příští – sekce s odloženými a automaticky generovanými úkoly
  • Kdykoli – úkoly, na které jste si zatím opravdu nevyhradili čas, ale můžete je řešit kdykoli
  • Someday – další úkoly, na které jste si opravdu ještě nezablokovali čas, ale je třeba je vyřídit v určitou dobu

  Dostupné pro:

  TimeBlocks – mobilní plánovač, kalendář a organizér

  

  TimeBlocks je mobilní plánovač a kalendář, který vám pomůže zefektivnit plánování pracovních i osobních úkolů.

  Budete moci:

  • plánovat události, úkoly a definovat související poznámky a alarmy
  • přesouvat & tyto události a úkoly do kalendáře a z kalendáře a také je snadno upravovat
  • zaznamenávat, organizovat a analyzovat zážitky ze svého života
  • nastavovat připomenutí narozenin, svátků, rodinných výročí, a události
  • prohlížet si grafické znázornění událostí a úkolů v kalendáři v podobě koláčových grafů

  Zejména díky funkcím barevného kódování stojí tato aplikace za vyzkoušení – budete si moci definovat kalendáře a úkoly libovolnými barvami a také seskupovat související úkoly a události podle barev, což vám usnadní orientaci v kalendáři.

  K dispozici pro: Pro Android, iOS

  Jorte – kalendář a osobní organizér

  

  Jorte je v podstatě mezinárodní osobní organizér a kalendář událostí – je označován za nejplnohodnotnější aplikaci kalendáře na trhu a jeho funkce tomu skutečně napovídají.

  Budete moci:

  • přidávat události, úkoly a připomenutí do kalendáře událostí
  • sledovat počet dní, které zbývají do splnění úkolu nebo účasti na události, prostřednictvím funkce odpočítávání
  • užívat měsíční, týdenní a denní přehled událostí, úkolů a připomenutí, abyste plně pochopili svůj kompletní rozvrh
  • zlepšete si zážitek z blokování času přizpůsobením písem (podporována většina písem OTF a TTF)
  • využijte Lunární kalendář

  Možná nejvýraznějšími funkcemi Jorte jsou jeho synchronizační funkce – budete moci synchronizovat s Kalendářem Google, Evernote a Microsoft Office 365.

  Tyto funkce navíc budete moci využívat ve více než 25 jazycích, například v čínštině, francouzštině, němčině, ale také v katalánštině a řečtině.

  K dispozici je pro: Pro Android, iOS

  Cozi – rodinný organizér

  

  Cozi je aplikace kalendáře, která vám pomůže blokovat čas pro rodinné aktivity a organizovat je – budete moci přidávat aktivity do seznamu úkolů, synchronizovat je s volnými časovými úseky ostatních členů rodiny a také nastavovat připomenutí, abyste měli jistotu, že jsou všichni vždy v obraze.

  V souladu se svým označením „rodinný organizátor“ budete moci:

  • Vytvářet, sdílet a zobrazovat společné nákupní a potravinové seznamy
  • Zaznamenávat a nezapomínat na rodinná výročí, nedělní grilování nebo narozeninové oslavy
  • Vést si rodinný deník, a zachyťte rodinné okamžiky, na které jste si zablokovali čas
  • Blokujte čas pro opakující se události a řešte je podle plánu

  Pokud si nainstalujete widget na obrazovku aplikace, budete mít také co nejrychlejší přístup ke všem sdíleným kalendářům, seznamům úkolů a nákupním seznamům. Je blokování času technika řízení času pro vás?

  Krátce řečeno – ano.

  Technika time managementu, tedy blokování času, má několik výhod, takže je ideální volbou, když hledáte snadný způsob, jak plánovat a řídit své osobní a pracovní úkoly (a zajistit, aby se nekřížily):

  Nutí vás soustředit se na priority

  Při vytváření počátečního plánu časových bloků pocítíte nutkání blokovat co nejvíce kvalitního času pro nejdůležitější úkoly. Budete také cítit nutkání blokovat si časné ranní sloty pro úkoly, které jsou důležité i naléhavé.

  Omezuje prokrastinaci a rozptylování

  Když budete mít v kalendáři naplánovaný úkol doplněný předepsaným časem začátku a konce, budete cítit nutkání tento předepsaný čas dodržet, nebo dokonce překonat – bude tedy méně pravděpodobné, že budete prokrastinovat nebo se stanete obětí rozptylování.

  Dává vám realistický pohled na váš čas a práci

  Říci, že dnes dokončíte návrh projektu, je přinejlepším optimistický odhad, pokud nemáte tento úkol zapsaný v rozvrhu s předpokládaným časem, který vám zabere jeho dokončení – a právě to vám poskytují časové bloky.

  Pomáhá vám evidovat, jak trávíte čas

  Pomocí časových bloků si v podstatě rozdělíte den na předem definované časové úseky – například 1 hodinu na administrativní práci, 1 hodinu na vyřizování denních e-mailů a 3 hodiny na dobu, kdy potřebujete vypracovat návrh projektu.

  Stejně jako vám blokovaný čas v kalendáři slouží jako vodítko pro přežití nabitého seznamu úkolů, slouží vám také jako připomínka toho, čeho jste dosud dosáhli a kolik času jste strávili nad určitými úkoly. Díky těmto údajům můžete přehodnotit svůj rozvrh a zjistit, zda vám každodenní čtyřhodinová účast na schůzkách nebrání soustředit se na jiné důležitější záležitosti.

  Pomůže vám mít čas na všechno

  Pokud se obáváte, že v poslední době netrávíte dost času se svými dětmi, naplánujte si každý den vyhrazený časový blok jen pro ně.

  Pokud vás někdy v blízké době čeká důležitá rodinná večeře, zablokujte si na ni ten den večer a nenechte se odradit žádnou výmluvou.

  Pokud se chcete věnovat nějakému tvůrčímu koníčku, naplánujte si na něj každý týden hodinu a tento čas dodržujte.

  To je jedna z největších výhod této techniky řízení času – nejenže si vyhradíte a ušetříte dostatek času na své pracovní aktivity, ale ušetříte také čas na odpočinek, koníčky, rodinu a přátele nebo na cokoli, co chcete.