Certified Mail – Sådan fungerer det
Oct 07, 2010
Hvad er Certified Mail?
Certified Mail er en “ekstra” indenlandsk posttjeneste, der tildeler et unikt sporingsnummer til hver enkelt postforsendelse og giver afsenderen et juridisk anerkendt bevis for både afsendelse og levering.
Hvorfor bruge Certified Mail?
Der er en række fordele ved at bruge Certified Mail. Når modtageren fysisk skal underskrive for brevet eller pakken, skaber det ikke blot en følelse af, at det haster (dvs. “Nogen vil virkelig gerne have, at jeg læser dette, jeg må hellere åbne det nu”), men det gør også afsenderen mere officiel (dvs. “Dette er en legitim forretning – ikke junk mail – jeg må hellere være opmærksom på dette”). Desuden er det sporbart, da modtageren (eller en person på dennes vegne) skal underskrive for det. Mere om det senere.
Mange virksomheder bruger Certified Mail til vigtig kommunikation, f.eks. til at sende en meddelelse om tilbagekaldelse af et produkt, en meddelelse om leveringspligt til deres kunder, årsrapporter, aktionærerklæringer og anden officiel kommunikation med kunder og partnere. I nogle tilfælde er der endda lovmæssige krav om meddelelse via Certified Mail, som specificerer brugen af denne form for meddelelse. Hvis du skal sende en af disse forsendelser – eller anden officiel kommunikation – bør du overveje fordelene ved Certified Mail. Det er måske noget for dig.
Hvordan fungerer Certified Mail?
Ved levering af din Certified Mail kræver U.S. Postal Service (USPS) regler, at der skal indhentes en underskrift fra adressaten (eller en autoriseret agent), før adressaten kan modtage og åbne brevet. USPS opbevarer de officielle leveringsregistre i to år.
Der er selvfølgelig også andre muligheder. Nedenfor er de forskellige måder, du kan sende Certified Mail via Click2Mail, samt kravene til modtagerens underskrift for hver mulighed.
– Certified Mail. Giver et unikt sporingsnummer, som du kan tjekke online for at bekræfte, at din forsendelse er ankommet til sin destination. Med denne mulighed har brevbæreren lov til at udlevere posten til alle, der modtager post på den givne adresse.
– Certified Mail med returkvittering (det grønne kort). Mod et ekstra gebyr vedhæftes et grønt kort med returkvittering til postforsendelsen, som derefter underskrives og dateres af modtageren ved levering og returneres til dig med posten.
– Certified Mail med elektronisk returkvittering. For et ekstra gebyr (1,00 USD mindre end det grønne kort) registreres en elektronisk version af det grønne kort som et PDF-dokument, der indeholder et billede af modtagerens underskrift eller et godkendt håndstempel.
– Certified Mail with Return Receipt and Restricted Delivery (certificeret post med returkvittering og begrænset levering). Den strengeste af Certified Mail mulighederne, hvor tilføjelse af begrænset leveringsservice til returkvitteringen sikrer levering til den faktiske modtager eller en autoriseret agent.
Da denne proces er tidskrævende og afhængig af en fysisk underskrift, skal du regne med, at din Certified Mail tager tre til ti arbejdsdage for levering. USPS kan ikke garantere eller angive en nøjagtig leveringsdato og et nøjagtigt leveringstidspunkt, da leveringen afhænger af, at modtageren er hjemme og er til rådighed til at underskrive for poststykket. Certified Mail sendes som First-Class Mail.
Hvorfor så tidskrævende? Sådan fungerer leveringen (og derfor er der et ekstra gebyr).
Strap et – Hvis du sender til en privatadresse, og der ikke er nogen hjemme på leveringstidspunktet, lægger postbuddet en påmindelsesseddel i postkassen. Denne påmindelse informerer dem om, at et USPS Certified Mail brev opbevares på det lokale postkontor til afhentning. De skal tage hen til postkontoret for at underskrive for brevet og afhente det.
Trin et mislykkedes ikke, trin to – Hvis ingen henter brevet efter fem til syv dage, forsøger USPS at foretage en ny levering. Igen efterlader brevbæreren en påmindelse om en afleveringsseddel, hvis der ikke er nogen hjemme.
Strin to mislykkedes, trin tre – Endelig, efter 10 til 12 dage, foretages det tredje og sidste leveringsforsøg til leveringsadressen. Når den sidste påmindelse er efterladt, tages brevet tilbage til postkontoret og opbevares i yderligere fem til syv dage. Hele denne tidsramme kan tage 17 til 21 dage, hvis ingen har gjort krav på brevet.
Strin tre mislykkes, trin fire – USPS markerer derefter brevet som “uopkrævet”, og brevet sendes tilbage til afsenderen. Uopkrævede forsendelser returneres til afsenderen efter 30 dage.
Husk, USPS giver ikke oplysninger om sporing af breve “undervejs”. Du får først opdaterede leveringsoplysninger, når USPS-brevbæreren har forsøgt eller leveret brevet og scannet brevet eller foretaget et leveringsforsøg.
Hvordan Click2Mail kan hjælpe
Click2Mail tilbyder en online grænseflade, der gør det muligt for kunderne at sende Certified Mail direkte fra deres computer. Kunderne uploader deres poststykke og postliste (eller de kan oprette en eller begge dele online), hvorefter Click2Mail producerer og sender dokumentet til USPS med henblik på levering.
Hvert Click2Mail.com Certified Mailpiece oprettes med et unikt USPS-sporingsnummer, så du kan følge dets leveringsstatus via din Click2Mail kontoside på Click2Mail.com, og som også kan bruges til at kontrollere leveringsstatus på USPS’ websted. Så nemt er det!
Når du sender Certified Mail, kan du stadig drage fordel af alle de andre fordele, som Click2Mail tilbyder: personalisering af indhold ved hjælp af dine modtageres navn og personlige oplysninger; standardisering af postlister og onlineoprettelse; udskrivning og forsendelse næste arbejdsdag (hvis den er bestilt inden kl. 20.00 EST) og hjælpsom kundesupport, der er tilgængelig elleve timer i døgnet, fem dage om ugen. Med den slags støtte giver det ingen mening at bruge tid og penge på at udskrive og fylde dine postforsendelser, adressere poststykkerne, køre til posthuset og stå i kø for at sende dem ud.
Click2Mail sparer dig tid og penge og tilbyder samtidig alle de ressourcer og den støtte, der gør din Certified Mail mere rettidig og problemfri. Klik her for yderligere oplysninger om Click2Mail Certified Mail produkter. Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte vores kundeservice på 866-665-2787 eller .(JavaScript skal være aktiveret for at kunne se denne e-mailadresse). Live telefon- og online chat-support er tilgængelig mandag-fredag fra kl. 9.00 til 20.00 EST.
