Sådan tiltrækker du de bedste frivillige (og beholder dem)

Frivillige er uden tvivl en af de mest værdifulde ressourcer, som en nonprofitorganisation kan få adgang til. Dette er primært tilfældet, fordi nonprofit- og offentlige organisationer ofte er afhængige af frivillige til at udføre deres mission og mål. Frivillige i nonprofitorganisationer giver normalt deres tid og færdigheder for at støtte nonprofitorganisationers programudførelse.

Nyere undersøgelser anslår, at omkring hundrede millioner mennesker arbejder frivilligt hvert år med en årlig værdi på omkring 150 milliarder dollars.

Frivillige kan hjælpe din nonprofitorganisation med at spare penge, yde bedre støtte til modtagerne, øge kontakten med det større samfund og stille bedre ekspertise til rådighed.

Frivillige kan hjælpe med en lang række opgaver – lige fra administrative opgaver og fundraising til programudførelse og formidling af kendskabet til din nonprofitorganisation. De er faktisk rygraden i den almennyttige sektor.

Mange almennyttige organisationer kæmper for at tiltrække så mange frivillige, som de kunne ønske sig, og når de gør det – kæmper de nogle gange for at holde på dem. Vi behandler disse spørgsmål i denne artikel.

Her er hvordan du tiltrækker og beholder de bedste frivillige til din nonprofitorganisation

1. Få orden i dit hus
2. Beslut dig for, hvordan du vil rekruttere
3. Brug dit sociale netværk
4. Find dine frivillige
5. Opfordr. Online-muligheder
6. Udforsk mikro-frivilligt arbejde
7. Kommunikér forventninger
8. Gør det behageligt
9. Herkend og vær opmærksom

Skab orden i dit hus

Hvor du henter de frivillige om bord, skal du sørge for at få orden i dit hus. Hvad betyder det?

Arbejd sammen med dit team og få klarhed over nogle nøgleområder. For eksempel:

1.1. Beskrivelse af de frivilliges jobbeskrivelse

Dette skridt er utrolig vigtigt – ikke kun for at sikre, at du får jobbet udført af en person, der har de rette kompetencer, men også for at øge chancerne for, at den/de frivillige bliver tilfredse i deres rolle (rolletilpasning er afgørende for jobtilfredshed).

Gå sammen med dit team dine planer og strategier igennem og gennemgå dine fremskridt indtil videre. Hvor er det, at I gør det rigtig godt? Hvor halter I bagefter? Identificer de områder, projekter og programmer, der ikke klarer sig godt nok, og overvej derefter at rekruttere frivillige til at hjælpe med disse områder, projekter og programmer. Sørg for klart at identificere de færdigheder, der er nødvendige for, at det kan ske, og rekruttere frivillige til disse specifikke roller.

Hvis du har en skriftlig jobbeskrivelse, vil det også hjælpe med onboarding af den/de frivillige(r), når det kommer dertil.

1.2. Onboarding-processen

Onboarding af frivillige er den mekanisme, hvormed nye frivillige får den nødvendige viden, færdigheder og adfærd for at blive effektive medlemmer af din organisation.

Afhængigt af de ressourcer, du har til rådighed, kan du overveje at oprette en håndbog for frivillige eller et formelt personligt uddannelsesprogram – hvad der end skal til for effektivt og omfattende at få de nye frivillige rekrutteret om bord.

Har disse klar, før du begynder at rekruttere. På den måde vil du aldrig stå i en situation, hvor dette ikke er klar, når en ny frivillig kommer ind.

Beslut, hvordan du vil rekruttere

Der er flere metoder, du kan bruge til at rekruttere frivillige. Ikke alle metoder vil være velegnede til din nonprofitorganisation. Det er derfor, at trin 1 er vigtigt. Når du ved, hvem du skal rekruttere, og hvad de skal gøre – bliver det meget nemmere at finde ud af hvordan.

Ud over at tage hensyn til de opgaver, du har brug for frivillige til at udføre, skal du også overveje, hvem der bedst kan udføre disse opgaver, og hvem der i første omgang kunne være interesseret. Afhængigt af din mission/dit arbejdsområde – kan du tiltrække frivillige fra forskellige demografiske grupper (f.eks. babyboomere eller tusindårige).

Beslut, hvordan du vil promovere rollen/rollerne: onlineportaler, frivillighedsmesser, sociale medier, radio. Dette vil afhænge af din demografiske gruppe.

Slutteligt skal du beslutte, hvor længe du vil have brug for de frivillige, og hvad der præcist forventes af dem.

2.1. Udarbejd dit rekrutteringsbudskab

Uanset hvilken rekrutteringsmetode du vil bruge, skal du have et overbevisende rekrutteringsbudskab. Forklar, hvad din nonprofitorganisation håber at opnå, og hvorfor du har brug for hjælp. Gør dit budskab kort, enkelt og direkte. Formidl behovet for den frivilliges tjeneste.

Påpeg de fordele (f.eks. færdigheder og erfaring), som den frivillige vil få, samt de fordele for samfundet, der opstår ved frivilligt arbejde.

2.2. “Warm Body” eller målrettet rekruttering

Beslut, om du vil foretage en mere bred rekruttering (dvs. “warm body”) eller en mere målrettet rekruttering. Rekruttering med varm krop er mere hensigtsmæssig, hvis du skal rekruttere et stort antal frivillige i (normalt) meget korte perioder eller til en specifik begivenhed. Dette kan omfatte uddeling af flyers, opstilling af brochurer, tale til grupper, opslag på sociale medier og meget mere.

Target rekruttering indebærer normalt en målrettet kampagne over for en bestemt gruppe af personer. Denne type rekruttering er effektiv, når du har brug for personer med meget specifikke færdigheder. Tænk over, hvor du kan finde disse frivillige, og hvad der ville motivere dem.

Nyt dit sociale netværk

Måske har de frivillige, du leder efter, ligget lige for næsen af dig hele tiden. En af de bedste måder at rekruttere frivillige på er simpelthen at spørge dine venner og familiemedlemmer, om de eller nogen de kender måske har lyst til at arbejde som frivillig. Bed derefter dine nuværende frivillige og andre ansatte om at gøre det samme.

Og derudover kan du overveje at spørge:

• Dine klienter, deres familier og slægtninge
• Alumni fra dit/jeres program/er
• Personer i din organisations nabolag
• Individuelle, der er blevet berørt af det problem, du forsøger at løse

Denne taktik vil få din rækkevidde til at vokse eksponentielt. Desuden opbygger den sociale beviser gennem mund-til-mund markedsføring. Folk er mere tilbøjelige til at stole på folk, de kender, end på organisationer. Det er også lettere at “overtale” folk, der allerede kender dig på en eller anden måde, end det er dem, der ikke gør (svarende til forskellen mellem “kolde” og “varme” kundeemner inden for salg).

Denne type rekruttering involverer derfor primært folk, der allerede kender din nonprofitorganisation eller det problem, du tager fat på, eller som er forbundet gennem venner eller medarbejdere.

Find dine frivillige

Ud over at bruge dit sociale netværk til at finde frivillige er der et væld af andre måder at rekruttere den rigtige slags støtte på.

Her er nogle steder, du kan lede efter:

• Skoler og universiteter
  Skoler og universiteter er ofte fyldt med unge og entusiastiske personer, der ønsker at engagere sig i samfundsarbejde. Tag kontakt til afdelingen for studenterservice.
• Virksomheder
  I mange samfund søger virksomheder efter muligheder for samfundsengagement for deres medarbejdere. Henvend dig til en virksomheds afdeling for samfundsrelationer, samfundsanliggender eller virksomhedens afdeling for donationer. Frivilligt arbejde i virksomheder er en stadig mere populær praksis.
• Klubber og samfundsgrupper
  Træd frem til sociale og professionelle klubber, studenterforeninger og broderskaber på campus, medlemsgrupper og samfundsgrupper. Alle disse kan være fremragende ressourcer for frivillige.

Overvej desuden at sætte flyers op og placere annoncer i medierne.

Afgiv online-muligheder

Overvej om muligt at tilbyde online-muligheder for frivilligt arbejde. Dette kan især være nyttigt, hvis du henvender dig til erhvervsaktive, som ellers ville have svært ved at få tid til at arbejde frivilligt ved siden af deres fuldtidsjob og personlige forpligtelser.

Selv om nogle virksomheder opfordrer deres medarbejdere til at arbejde frivilligt i arbejdstiden (hvilket allerede er sjældent), mister medarbejderne stadig værdifuld tid på at komme til din almennyttige organisation.

Tag besværet ud af frivilligt arbejde ved at tilbyde virtuelle muligheder for frivilligt arbejde. Gennem online-frivilligt arbejde kan enkeltpersoner give deres færdigheder, viden og evner direkte fra deres computere eller smartphones.

Internettet har skabt en uovertruffen mulighed for almennyttige organisationer i nød. Fra dataindtastning og grafisk design til fundraising og forvaltning af sociale medier – denne form for frivilligt arbejde er ikke begrænset af geografiske grænser eller tidsbegrænsninger. Det er også mere omkostningseffektivt. Denne form for frivilligt arbejde baseret på færdigheder er især uvurderlig for mindre, lokale nonprofitorganisationer, der måske mangler menneskelige ressourcer (tænk på en lille nonprofitorganisation et sted i Sydøstasien, der kan få adgang til førsteklasses udviklere fra Silicon Valley) – eller omvendt!

Denne form for frivilligt arbejde gælder ikke kun for færdigheder som grafisk design eller forvaltning af sociale medier. Frivillige kan f.eks. undervise i simpel computerviden eller engelsk. Naturligvis vil mulighederne for online-frivilligt arbejde være forskellige fra nonprofitorganisation til nonprofitorganisation.

Udforsk mikro-frivilligt arbejde

Der har været en masse snak om mikro-frivilligt arbejde på det seneste. Det er helt sikkert en voksende tendens. Det meste mikro-frivilligt arbejde fandt sted i Storbritannien. Australien (33 %) oplevede den næststørste interesse for mikro-frivilligt arbejde i 2015, mens USA vokser fra sølle 3 %.

Sådan defineres det:

“Mikro-frivilligt arbejde tager en simpel idé – at folk er mere tilbøjelige til at give deres tid frivilligt i korte og bekvemme bidder – og gør den til en ny tilgang til samfundsindsats. Det tilbyder frivillige en række nemme opgaver, der kan udføres når som helst, hvor som helst og på dine egne betingelser.”

Mikrofrivilligt arbejde kan omfatte alt fra at dele andragender til at luge ukrudt i en lokal park i et lokalsamfund. Det giver fleksibilitet for de frivillige og mange muligheder for nonprofitorganisationer.

Hvis du vil afprøve mikro-frivilligt arbejde, skal du sikre dig, at dine opgaver er passende (f.eks. ingen komplekse projekter, der virkelig er tidskritiske), og tænke det igennem: Hvor meget supervision kræver disse opgaver? Hvem skal gøre det? Hvordan vil vi verificere kvaliteten?
Sørg for, at opgaverne er korte – normalt ikke mere end 30 minutter – og ikke stedspecifikke. De skal også være engagerende og gøre en forskel – ingen kedelige administrative opgaver, som ingen andre har lyst til at udføre.

Selv om nogen måske kun bidrager til din nonprofitorganisation én gang i 30 minutter, skal du stadig give dem den nødvendige vejledning til at udføre opgaven. Du vil også gerne takke dem og undersøge, om du kan bygge videre på dette engagement for at skabe noget mere langsigtet.

Mikrofrivilligt arbejde er et glimrende supplement til traditionelle frivillighedsprogrammer!

Kommuniker forventninger

Frivillige kommer ligesom medarbejdere til din nonprofitorganisation med en passion for din sag og interesse for dit arbejde. De har ligesom alle andre mennesker forudfattede idéer og forventninger til deres roller og din nonprofitorganisation.

For at holde dine frivillige tilfredse er det vigtigt at kommunikere forventninger klart og tydeligt fra starten af jeres samarbejde.

Frivillige bør gøres bekendt med deres jobbeskrivelser i detaljer, herunder det indre arbejde i din nonprofitorganisation (i det omfang, det er nødvendigt for, at de kan trives i deres roller), deres supervisor/kontaktpunkt og kommunikationssystemet. Vigtigst af alt bør de frivillige forstå, hvordan de vil hjælpe din nonprofitorganisation med at fremme dens mission.

Det er i onboarding-processen, at du bliver nødt til at afbalancere de frivilliges forventninger med dine egne organisatoriske mål og programforventninger. Dette vil sætte tonen for en positiv oplevelse for dine frivillige. Dine frivillige skal føle, at deres forventninger bliver hørt, og at deres spørgsmål bliver besvaret. Dette øger chancerne for, at de vil fortsætte deres engagement i din nonprofitorganisation.

Gennem at kommunikere forventninger hjælper du også nye frivillige med at vænne sig til nye omgivelser og overvinde de følelser, der følger med forandringer.

Gør det sjovt

Sjov er den hemmelige ingrediens for både medarbejderes og frivilliges engagement. Selvfølgelig er det vigtigt at udarbejde jobbeskrivelser og gøre dine frivillige fortrolige med det interne kommunikationssystem – men det er (måske lige så vigtigt) at skabe et miljø, hvor de frivillige vil have det sjovt og nyde deres arbejde.

En af måderne at opnå dette på er at skabe et miljø, hvor de frivillige nemt kan udvikle personlige, følelsesmæssige og professionelle forbindelser. I din onboarding-proces kan du, hvis ressourcerne tillader det, inkludere aktiviteter, der vil dyrke sådanne forbindelser mellem de frivillige og mellem frivillige og personale.

Du kan f.eks. udtænke isbrydere og organisere uformelle sociale sammenkomster, hvor frivillige og personale lærer hinanden at kende. Desuden kan du udforme et skyggeprogram, hvor nye frivillige følger erfarne frivillige i en periode.

En følelse af tilhørsforhold og et fællesskab bidrager i høj grad til at skabe en positiv og behagelig atmosfære, som de frivillige vil have lyst til at vende tilbage til.

Rekognition og opmærksomhed

Som tidligere nævnt gælder lignende principper, der sikrer høj medarbejderfastholdelse, også for fastholdelse af dine frivillige.

Rekognition og opmærksomhed er det grundlæggende i effektiv frivilligledelse og engagement af frivillige.

Dank enhver frivillig, der hjælper på nogen måde. Behandl alle med samme respekt, og sørg for, at ingen indsats går ubemærket hen – så meget som du har råd til.

Sørg desuden for at anerkende de mest aktive frivillige i din nonprofitorganisation (f.eks. ugens/månedens frivillige eller en belønning).
Offentlig anerkendelse af frivillige vil få dem til at føle sig stolte over deres egne præstationer.

Vær opmærksom på dine frivilliges oplevelse – hvad der motiverer dem, hvordan de har det, og hvordan du kan hjælpe dem med at udvikle sig.

Selv om folk begynder at arbejde frivilligt af mange forskellige årsager, og de bliver/forlader det også af mange forskellige årsager, er det sikkert at sige, at følgende kan hjælpe:

• Autonomi
  Giv dine frivillige et passende niveau af autonomi, hvor de kan lede deres egne opgaver og finde på strategier og teknikker til at nå målene.
• Mesterskab
  Sørg for, at dine frivillige lærer i deres roller. De frivillige skal føle, at de gør fremskridt – som om de “mestrer” noget. Match frivillige til roller, der er lige præcis den rette mængde af “udfordring” for dem. Det vil være med til at holde dem motiverede.

Mål
Dette er nok let for nonprofitorganisationer – som allerede rekrutterer frivillige, der er engageret i deres mission/årsag, men alle bliver til tider optaget af de små detaljer i deres rolle. Sørg for, at dine frivillige kan se, at de forfølger et højere formål og bidrager til noget, der er større end dem selv.

Informelt set er det vigtigt at fortælle de frivillige, at de gør et godt stykke arbejde, og spørge dem om deres mening om interne udviklinger.
Gør noget særligt til dine frivilliges fødselsdage, skriv om dem på dine sociale medier, giv dem uddannelse, og invester i et par medarbejderfordele, som de har adgang til. At være opmærksom vil få dine frivillige til at føle sig værdsat og øge chancerne for, at de bliver hos din nonprofitorganisation.

Hvordan rekrutterer man frivillige til en kirke?

Få frivillige til kirken betyder at indsnævre din rekrutterings- og fastholdelsesproces for frivillige til specifikt at være baseret omkring din kirke. En kirke har brug for frivillige til at hjælpe med at tage sig af meget specifikke krav og opgaver – fra græsslåning til at reparere korets kjoler, en kirke har brug for frivillige til at hjælpe med forskellige aspekter af dens drift.

Start med at opbygge relationer

Som kirke skal du lade dem, der er interesserede i at tjene kirken, melde sig frivilligt. Der vil være mange medlemmer af din menighed eller nye medlemmer af samfundet, som ønsker at yde tjeneste i kirken. Gør dig bekendt med din menighed og lær om deres familier og hvad de laver, informer dem om, hvordan deres færdigheder eller hobbyer kan være til hjælp i kirken. Dine nuværende frivillige kender måske flere, der er interesserede i at arbejde frivilligt i din kirke, ræk ud efter dem.

Identificer rollerne

Vær klar over de forskellige tjenester og krav, som din kirke har brug for. Hold en liste over roller og det forventede arbejde fra frivillige, hvilke færdigheder vil passe til rollen? Angiv, hvad der forventes af de frivillige for hver opgave.

Gør det nemt at ansøge

Gør ansøgningsprocessen enkel. Hvis du har et websted, skal du sørge for, at du har en side til tilmelding af frivillige, der er velplaceret på dit websted. Så interesserede frivillige ikke spilder tid på at finde ud af, hvordan de kan kontakte dig online. Hvis din kirke har en tilstedeværelse på sociale medier, skal du sørge for at engagere dig i dem, der henvender sig, og skrive om kravene til frivillige i din kirke. Del også om den slags frivilligt arbejde, som din kirke har brug for. Fremme din kirkes muligheder for frivilligt arbejde. Selv hvis ordet spredes offline, skal opfordringen til handling være meget klar – en enkel tilmeldingsside eller et telefonnummer til at sende en sms eller kontakte.

Gør den frivillige oplevelse god

Når dine ansatte frivillige yder deres uselviske tjeneste til kirken, skal du sørge for, at de bliver anerkendt og fejret for det. Den samlede oplevelse af frivilligt arbejde i kirken omfatter også, hvordan de føler sig efter at have arbejdet i kirken – lyt til dine frivillige og sørg for et rart og varmt arbejdsmiljø, hvor de bliver hørt og ikke finder nogen grund til at stoppe med at arbejde frivilligt. Det er vigtigt at anerkende dine frivilliges indsats på ugentlig, månedlig eller årlig basis – det hjælper kirken med at bevare forbindelsen til alle de eksisterende medarbejdere eller medlemmer af ministeriet. Fremhæv dine frivilliges historier, ær dem!

Hvordan rekrutterer man frivillige til børnetjeneste?

Rekruttering af frivillige til børnetjeneste kræver en mere specifik, men enkel, ansættelsesproces for frivillige. Her er de enkle trin:

1. Nå ud til forældre og medlemmer: Tal med forældre eller andre voksne, hvis de er eller kender nogen, der er interesserede i at hjælpe og undervise. Promover dit behov for frivillige både online og offline.
3. Spørg personligt: Hvis du personligt føler, at en persons tilstedeværelse i børnetjenesten kan være til stor gavn, så spørg dem direkte. Hvis de svarer positivt, kan du forhandle om den tid, de kan afsætte.
4. Byd alle frivillige velkommen: Hvis nogen er interesseret i at tale til børnetjenesten, så sig ikke nej. Tal med dem om, hvordan de gerne vil bidrage.
5. Diskutér læseplanen: Informer og udveksl forslag til lektioner og aktiviteter. Endnu vigtigere er det, at du er klar over din mission for børnearbejdet, og hvad du søger at opnå. Tilbyd uddannelse til din frivillige, hvis det er nødvendigt.
6. Fastsæt forventninger: Fastsæt, hvilket arbejde der forventes af dem, lyt til, hvad de kan tilbyde, de kan være interesserede i at gå ud over den normalt forventede pligt og tilbyde mere i deres tjeneste, personligt.
7. Værdsæt og tak de frivillige: Det er vigtigt at takke de frivillige, der har tilbudt deres tjeneste til børnearbejdet.

Slutning

Der er meget arbejde forbundet med virkelig god rekruttering og fastholdelse af frivillige, men som de fleste ting bliver det lettere med øvelse. Du bør nu have en klarere idé om, hvordan du finder de rigtige frivillige til din nonprofitorganisation – og beholder dem.

Hvis du føler dig overvældet af, hvad der synes at være en enorm mængde arbejde bare for at få frivillige med om bord, så bevar roen og optimismen! Når du finder de rigtige frivillige, bliver resten af dit arbejde lettere. Du får flere ressourcer til at udføre din mission, du får et bedre omdømme, og du når ud til flere mennesker. Dine frivillige vil også være med til at sprede budskabet om din organisation, hvilket kan få flere donationer, støtter og medarbejdere ind. Endelig vil du også styrke din organisations image i dit lokalsamfund og skabe opmærksomhed omkring din mission.

Et netværk af frivillige er faktisk afgørende for en organisations overordnede succes. Frivillige holder din nonprofit-mission i live i deres lokalsamfund.

Mange faktorer til tiltrækning og fastholdelse af frivillige er under direkte kontrol af din nonprofitorganisation. Selv om det ser ud til, at der er mange aspekter at jonglere med, er frivillige mere end værd at gøre sig umage med, når det gælder din organisations investering i tid og energi.

“Vi lever af det, vi får, men vi lever af det, vi giver.” – Winston Churchill