Time Blocking: was es ist und wie man es macht (plus Apps)

Der Ausnahmeunternehmer Elon Musk hat es immer geschafft, Zeit für seine Kinder zu finden, während er 120+ Stunden pro Woche arbeitete und mit der NASA Pläne für die Besiedlung des Mars schmiedete – dank einer Zeitmanagementtechnik namens Time Blocking.

Hier finden Sie alles, was Sie über diese Produktivitätsstrategie wissen müssen, die Ihnen hilft, große Pläne zu verfolgen und trotzdem Zeit mit Ihren Lieben zu verbringen:

• Was ist Zeitblockierung?
• Wie Sie Ihren Zeitplan blockieren
• Tipps zur Zeitblockierung
• Zeitblockierungs-Apps

Was ist Zeitblockierung?

Zeitblockierung oder Kalenderblockierung bedeutet, dass Sie bestimmte Zeitblöcke für die Aufgaben, Ereignisse und Aktivitäten in Ihrem Leben festlegen und diese dann in Ihrem Kalender einplanen. Sie können Zeitblöcke sowohl für geschäftliche als auch für private Aufgaben planen und verfolgen.

Das Wesentliche dieser Zeitmanagementtechnik ist einfach:

1. Hängen Sie alle Ihre täglichen oder wöchentlichen Aufgaben in eine To-Do-Liste ein
2. Wählen Sie bestimmte Zeitfenster in Ihrem Kalender und reservieren Sie diese für die Aufgaben
3. Arbeiten Sie an den Aufgaben während der vorgeschriebenen Zeitblöcke, und versuchen Sie, sie vor dem nächsten Zeitblock abzuschließen

Wie bereits erwähnt, war es Elon Musk, der diese Zeitmanagementtechnik populär machte – er arbeitete oft in 5-Minuten-Zeitblöcken, während er der amtierende Vorsitzende von Tesla und SpaceX war. Abgesehen davon, dass es ihm half, zwei kolossale Unternehmen erfolgreich zu leiten, half die Zeitblockierung Musk auch dabei, zweimal pro Woche Sport zu treiben und etwa 4 Tage pro Woche Zeit mit seinen Kindern zu verbringen.

Wie Sie Ihren Zeitplan blockieren

Nun, da Sie das Wesentliche der Zeitblockierung verstanden haben, erfahren Sie hier, wie das Ganze im Detail funktioniert.

Zeitblockierung umfasst 4 Hauptschritte, die Sie befolgen müssen:

• Alles planen
• Zeitblöcke festlegen
• Ihren Zeitplan umsetzen
• Testen und überarbeiten

Alles planen

Dieser erste Schritt setzt alles in Bewegung – in ihm müssen Sie zunächst alle Aufgaben, die Sie in dieser Woche zu erledigen haben, in einem Brainstorming zusammenstellen und sich dann von dort aus vorarbeiten.

Wenn Sie mit dem Brainstorming fertig sind, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie eine Reihe von Aufgaben aufgelistet haben, die keine Priorität haben oder deren Abgabetermin in weiter Ferne liegt – streichen Sie diese Aufgaben vorerst und beschränken Sie sich auf 3 bis 5 prioritäre Aufgaben pro Tag.

Diese Prioritäten können wiederkehrende Aufgaben sein, die Sie jeden Tag angehen, wie die Beantwortung wichtiger E-Mails oder die Bearbeitung von Kundenanrufen. Es kann sich aber auch um Aufgaben handeln, die Sie nur gelegentlich erledigen, z. B. dringende Verwaltungsarbeiten oder Recherchen für Ihr neues Projekt.

So oder so, stellen Sie sicher, dass Sie diese vorrangigen und unvermeidlichen Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste hervorheben. Sie können sogar Zeitschätzungen für jede Aufgabe hinzufügen, um den nächsten Schritt zu erleichtern.

Darüber hinaus können Sie diese Aufgaben zur Erleichterung auch in kleinere Aufgaben aufteilen, wenn möglich. Zählen Sie zum Beispiel die Anzahl der E-Mails, die Sie an diesem Tag erhalten haben, und nehmen Sie sich für jede E-Mail 5 Minuten Zeit, anstatt 1 Stunde für die Aufgabe „Beantwortung von E-Mails“ einzuplanen. Auf diese Weise vermeiden Sie es, 10 Minuten auf eine E-Mail zu verschwenden und dann die nächste in 2 Minuten zu erledigen (was zu zahlreichen Fehlern führt), nur um Ihren unpraktischen Zeitblock einzuhalten.

Wenn Sie Ihre Prioritäten ausgewählt und eine umfassende Aufgabenliste zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, genaue Zeitblöcke festzulegen und diese in Ihrem Kalender zu markieren.

Zeitblöcke festlegen

Im zweiten Schritt ist die Zeit die wichtigste Komponente – Sie müssen sich entscheiden:

• Wann Sie die Zeit blockieren müssen, indem Sie bestimmte Start- und Endzeiten festlegen
• Für wie lange Sie die Zeit blockieren müssen, indem Sie die Aufgabendauer festlegen

Beim Beantworten dieser Fragen sollten Sie bedenken, dass es für jede Aufgabe optimale Zeiträume und Dauer gibt – Sie müssen sie nur herausfinden.

Wann müssen Sie die Zeit blockieren

Nach den Erkenntnissen der Wissenschaft über den zirkadianen Rhythmus hat jede Tätigkeit einen günstigen Zeitpunkt – es gibt eine ideale Zeit zum Schlafen, Essen, Entspannen und Arbeiten an Ihren Prioritäten. Wenn Sie also keine andere Wahl haben (oder diese Praxis für Sie natürlich ist), sollten Sie nicht 8 Stunden am Tag schlafen und dann um 3 Uhr morgens mit der Arbeit an prioritären Aufgaben beginnen.

Da Sie wahrscheinlich schon immer studiert oder gearbeitet haben, wissen Sie wahrscheinlich schon, wann Ihre ideale Zeit für die Arbeit ist – die Zeit, in der Sie am wachsten und konzentriertesten sind und sich am ehesten ohne Ablenkungen konzentrieren können. Dies ist die Zeit, in der Sie Ihre vorrangigen Aufgaben planen sollten – planen Sie andere Aufgaben, ob geschäftlich oder privat, um diese „beste“ Zeit herum, in anderen Zeitfenstern.

Alternativ können Sie Ihre wichtigste, dringendste oder einfach die schwierigste Aufgabe gleich am Morgen einplanen – diese Praxis ist als „den Frosch essen“ bekannt und ermöglicht es Ihnen, den Rest Ihres Tagesplans so schnell wie möglich für angenehmere Aufgaben freizugeben.

Für wie lange Sie die Zeit blockieren müssen

Nach der Wissenschaft des Ultradianischen Rhythmus arbeitet der menschliche Geist in 90-Minuten-Zyklen – und nach dem beliebten Pomodoro-Prinzip sollten Sie Ihren Arbeitstag in 25-Minuten-Arbeitszeit und 5-Minuten-Pausenzeit unterteilen.

Was haben wir davon?

Erstens sollten Sie nie mehr als 90 Minuten für einen Zeitblock festlegen – die Wissenschaft zeigt, dass Sie sich nicht länger als anderthalb Stunden ohne Pause auf eine Tätigkeit konzentrieren können.

Sowohl die Wissenschaft des Ultradianischen Rhythmus als auch die Pomodoro-Zeitmanagementtechnik verlangen, dass Sie häufig Pausen machen – mindestens 5 Minuten nach jeder Arbeitssitzung. Wenn Ihnen 90 Minuten nonstop für die Arbeit zu viel sind, können Sie stattdessen 25 Minuten für Ihre Zeitblöcke wählen – diese Zeit ist lang genug, damit Sie sich voll und ganz auf etwas konzentrieren können, aber kurz genug, damit Sie sich nicht ermüden.

Oder Sie können diese beiden Arten von vorgeschriebenen Zeitblöcken kombinieren, je nach Art der Aufgaben, an denen Sie arbeiten – 90 Minuten für anspruchsvollere Aufgaben und 25 Minuten für weniger anspruchsvolle Aufgaben.

Dies sind nur einige wissenschaftlich fundierte Vorschläge für Ihre Zeitblöcke – vielleicht möchten Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Zeitblöcke verwenden.

Wenn Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihre Zeitblöcke handhaben wollen, fügen Sie sie einfach Ihrem Kalender hinzu.

Handeln Sie nach Ihrem Zeitplan

Wenn Sie das „Was“ ausgewählt und das „Wann“ und „Wie lange“ festgelegt haben, müssen Sie Ihre Versprechen einlösen und Ihrem Zeitplan folgen.

Beginnen Sie mit Ihrem ersten Zeitblock – beginnen Sie zur vorgeschriebenen Anfangszeit mit der Arbeit und beenden Sie sie zur vorgeschriebenen Endzeit. Dann wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie das Ende des Zeitplans für den heutigen Tag erreicht haben.

Dies mag wie der einfachste Schritt im Zeitblockierungsprozess erscheinen – Sie haben die Grundregeln festgelegt, jetzt müssen Sie sie nur noch befolgen. Aber die Umsetzung Ihres Zeitplans wird erst dann leicht und einfach, wenn Sie herausfinden, ob Ihre vorgeschriebenen Zeitblöcke im wirklichen Leben funktionieren – und hier kommt der Schritt der Überarbeitung ins Spiel.

Testen und überarbeiten

Wenn Sie mit der Arbeit an Ihren Zeitblöcken beginnen, ist es am besten, wenn Sie die Zeit während der Arbeit verfolgen – auf diese Weise werden Sie wissen, ob einige Zeitblöcke zu kurz oder zu lang sind, und Sie können sie in Zukunft überarbeiten und verbessern.

Sie blockieren zum Beispiel alle Ihre Aufgaben mit 25 und 90 Minuten, und Ihre Zeiterfassungsergebnisse sagen Ihnen, dass dies in etwa 80 % der Fälle funktioniert – aber Sie finden auch heraus, dass einige Aufgaben viel mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen als das.

Vielleicht stellen Sie fest, dass effektive Besprechungen typischerweise 15 Minuten dauern und dass Sie die restlichen 10 Minuten damit verschwenden, Ihren vorgegebenen Zeitblock einzuhalten.

Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie 2 Stunden brauchen, um kritische Fehler in Ihrem Programm zu beheben, so dass Ihr Zeitplan eine halbe Stunde zu kurz ist.

So oder so, Sie sollten Ihren Ansatz ändern – wenn Sie das nächste Mal einen Zeitplan erstellen, verwenden Sie Ihre Zeiterfassungsergebnisse aus dem wirklichen Leben für jede Aufgabe, um Zeitblöcke zu definieren. Mit der Zeiterfassung haben Sie bereits den Beweis, dass sie funktionieren, so dass Sie wissen, dass Sie den Zeitplan einhalten werden.

Zusätzliche Tipps zur Zeitblockierung

Erstellen Sie Vorlagen für die Zeitblockierung

Das Blockieren von Zeit in Ihrem Kalender kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie können die Dinge beschleunigen, wenn Sie Vorlagen für die Zeitblockierung erstellen – Sie können leere Zeitfenster mit Start- und Endzeiten erstellen und diese einfach mit Aufgaben ausfüllen, wenn Sie mit ihnen betraut werden.

Reservieren Sie leere Zeitfenster für Ihre täglichen Aktivitäten – zum Beispiel die Zeiten, zu denen Sie Sport treiben, morgens duschen oder frühstücken.

Sie können auch leere Zeitfenster für Ihre vorrangigen Aufgaben reservieren – wenn Sie Ihre biologische Hauptzeit berechnet haben, wissen Sie, wann Ihr effektivstes Zeitfenster ist, und Sie wissen, dass Sie diese vorgefertigten Zeitfenster immer für Ihre vorrangigen Aufgaben reservieren sollten.

Folgen Sie Thementagen

Sie können verschiedene Aufgaben während des Tages erledigen, oder Sie können Thementage festlegen, an denen Sie nur eine bestimmte Art von Aufgaben in Angriff nehmen – der CEO von Twitter, Jack Dorsey, folgt dieser Praxis, sodass er ganze Dienstage mit produktbezogenen Aktivitäten und ganze Mittwoche mit Marketingaktivitäten verbringt.

Nach diesem Vorbild können Sie Ihre eigenen Wochentage nur für bestimmte Aufgaben blockieren – zum Beispiel montags für Besprechungen und Kundenanrufe, dienstags für Forschungsaktivitäten und mittwochs für die Verwaltung.

Auf diese Weise können Sie sich voll und ganz auf eine Art von Tätigkeit konzentrieren, Multitasking vermeiden und sicherstellen, dass Sie die Werkzeuge und Materialien haben, die Sie für diese Art von Aufgabe benötigen.

Bleiben Sie flexibel

Das Einhalten eines starren Zeitplans stellt sicher, dass Sie alles auf Ihrer Agenda erreichen, aber was, wenn etwas Unerwartetes auftaucht?

Um Überraschungen zu vermeiden, die Ihren Zeitplan über den Haufen werfen, sollten Sie jeden Tag mindestens eine Stunde für unerwartete Aufgaben einplanen – wenn etwas Unerwartetes passiert, sind Sie abgesichert, und wenn nicht, haben Sie eine zusätzliche Stunde, um an Ihren bereits geplanten Prioritäten weiterzuarbeiten.

Zeitblockierungs-Apps

Wenn du alles verstanden hast, was du über Zeitblockierung wissen musst, brauchst du die richtige „Ausrüstung“, um die Praxis schnell und effektiv zu machen – im Wesentlichen brauchst du eine:

• Zeiterfassungsgerät, um die Zeit für deine Aktivitäten in Echtzeit zu verfolgen, zu verstehen, wie viel Zeit du für jede Aufgabe brauchst, und genaue Zeitblöcke in deinem Kalender zu definieren
• To-do-App, Aufgabenmanagement-App, Organizer oder Planer, um deine vorrangigen Aufgaben für heute besser zu verstehen und im Auge zu behalten, oder einen beliebigen Zeitraum
• Kalender-App, vorzugsweise mit Termin- und Erinnerungsfunktionen, damit Sie Ihre Zeitblöcke planen und sicherstellen können, dass Sie Zeit für alles haben, was Sie tun müssen

Hier sind die besten Apps zum Zeitblockieren:

• Clockify – App zur Zeiterfassung
• Google Calendar – klassische Kalender-App
• Any.do – vielseitiger Aufgabenmanager und Kalenderassistent
• Todoist – To-Do-Listen-App
• Edo Agenda – Agenda-Organizer
• Fantastical 2 – Mac-Kalender-App
• Remember the Milk – To-Do-Listen- und Aufgabenmanagement-App
• DigiCal – Tagesplaner
• Things – Aufgabenmanagement-App
• TimeBlocks – mobiler Planer, Kalender, und Organizer App
• Jorte – Kalender und persönlicher Organizer
• Cozi – ein Familienorganizer

Clockify – Time Tracker App

Clockify ist eine Time Tracker App mit effizienten Zeitblockierungsfunktionen – Sie können die Zeit, die Sie für Ihre geplanten Zeitblöcke aufwenden, während der Arbeit daran verfolgen, und herausfinden, ob Sie in Zukunft für dieselben Zeitblöcke Revisionen vornehmen müssen.

Das werden Sie können:

• Erfassen Sie die Zeit in Echtzeit, auf die Sekunde genau, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen
• Fügen Sie die Zeit, die Sie bereits für geplante Zeitblöcke aufgewendet haben, manuell auf der Time Tracker-Seite oder in einer Stundenplanansicht hinzu
• Schätzen Sie Ihre Zeitblöcke und vergleichen Sie, ob Sie diese Schätzungen auch wirklich einhalten
• Analysieren Sie die Zeit, die Sie für Projekte und Aufgaben aufgewendet haben, in wöchentlichen, Detaillierte und zusammenfassende Berichte
• Nutzen Sie die Integration mit dem Google-Kalender, um die Zeit für geplante Ereignisse und Aufgaben zu erfassen, ohne den Google-Kalender verlassen zu müssen

Sie können außerdem 4 verschiedene Arten von Stundensätzen definieren und die Zeit, die Sie für geplante Zeitblöcke erfassen, automatisch in den Verdienst im Bereich Berichte der App einrechnen lassen.

Verfügbar für: Web, Windows, Linux, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox

Google Calendar – klassische Kalender-App

Google Calendar ist eine klassische Kalender-App, mit der Sie Ihre Ereignisse, Aufgaben und Erinnerungen in visuellen Zeitblöcken planen können – jeder Kalendereintrag stellt einen Zeitblock dar.

Sie können:

• Erstellen Sie unterschiedliche, farblich gekennzeichnete Kalender für verschiedene Bereiche Ihres Lebens
• Planen Sie Zeiträume, auf die Sie sich konzentrieren können, und planen Sie Erinnerungen für sich wiederholende Zeitblöcke/Aufgaben
• Planen Sie Besprechungen mit Gruppen, wenn jeder verfügbar ist, indem Sie vorgeschlagene Zeiten analysieren
• Fügen Sie Ereignisse hinzu und planen Sie Besprechungen mit Teamkollegen aus der ganzen Welt
• Legen Sie Ihre genauen Arbeitszeiten fest, damit Ihre Teammitglieder wissen, wann Sie verfügbar sind
• Aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen, um an den nächsten Zeitblock/die nächste Aufgabe in Ihrer Agenda erinnert zu werden

Die Highlight-Funktion von Google Kalender hilft Ihnen, sich an Ihre tägliche Agenda zu erinnern – jeden Morgen vor Beginn Ihres Arbeitstages (gegen 5 Uhr) erhalten Sie eine automatische E-Mail mit einer Zusammenfassung der Ereignisse/Erinnerungen/Aufgaben, die an diesem Tag auf Sie warten.

Verfügbar für: Web, iOS, Android, Chrome, Firefox

Any.do – vielseitiger Aufgabenmanager und Kalenderassistent

Any.do ist ein allumfassender Aufgabenmanager mit den Funktionen einer klassischen Kalender-, Erinnerungs- und Planer-App. Sie können Ihren Zeitblockierungsplan planen und umsetzen sowie mit anderen in einem gemeinsamen Zeitblockierungssystem zusammenarbeiten.

Im Wesentlichen werden Sie in der Lage sein:

• Aufgaben hinzufügen, die richtigen Prioritäten setzen, sie in Listen organisieren und in Unteraufgaben aufteilen
• Gemeinsame Projekte verwalten
• Wiederkehrende Aufgaben definieren und Erinnerungen für sie festlegen
• Ereignisse und Aufgaben in Ihrem Kalender hinzufügen, und genießen Sie dann die kombinierte Ansicht, die Ihre Arbeitszeiten und freien Zeitblöcke hervorhebt
• Lassen Sie alle Aufgaben mit geringerer Priorität automatisch umplanen, um mehr Platz für Prioritäten zu schaffen

Das Highlight dieser Kalender-App sind die Sprachbefehlsfunktionen – Sie können Ereignisse und Aufgaben per Diktat hinzufügen, aus der Ferne nach der heutigen Agenda fragen und Ihre Aufgabenlisten freihändig abarbeiten.

Verfügbar für: Web, Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox

Todoist – To-Do-Listen-App

Todoist ist die ultimative To-Do-Listen-App, die eine Reihe von Aufgabenmanagement-Funktionen sowie eine Reihe von Integrationen und Synchronisierungsoptionen bietet.

In gist kannst du das:

• Aufgaben und Zuweisungen erstellen und in Projekten gruppieren
• Fristen für Aufgaben festlegen
• Aufgaben nach Prioritätsstufe mit farbcodierten Flaggen ordnen
• To-Do-Listen erstellen und verwalten
• Mit anderen an Projekten und Aufgaben zusammenarbeiten
• Zusätzliches Material zu To-Do-Elementen hochladen, und fügen Sie ihnen aufschlussreiche Kommentare hinzu

Todoist bietet eine rundere Aufgabenverwaltung als die meisten ähnlichen Anwendungen, indem Sie Ihre Projekte als Zeitblöcke in einer Kalenderansicht und als Gantt-Diagramme verwalten können – Sie können alle Ihre Projekte mit ihren jeweiligen Fristen, Projektleistungen und Abhängigkeiten anzeigen.

Verfügbar für: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Chrome, Firefox, Safari, Apple Watch, Android Wear

Edo Agenda – Terminplaner

Edo Agenda ist ein Terminplaner und persönlicher Arbeitsbereich, der Ihnen helfen soll, produktiver zu sein, und Ihnen gleichzeitig genug Zeit lässt, um Ihre kreative Seite an kreativen Aufgaben zu üben.

Das wichtigste Element des Terminplaners ist die Journalansicht – darin können Sie Aufgaben definieren, ihnen Erinnerungen hinzufügen und sie nach Typ oder Projekt gruppieren. Wenn eine Aufgabe keinen Bezug zu anderen Aufgaben hat (oder keine endgültige Frist), können Sie sie als „schwebend“ definieren und in die Gruppe der Aufgaben ohne Thema oder Frist einordnen.

Auch diese App lässt sich nahtlos mit dem Google-Kalender synchronisieren, sodass Sie keine Probleme haben werden, Ihre Pläne, Aufgaben und Ereignisse in einfache Kalenderzeitblöcke umzuwandeln.

Das Highlight der Edo Agenda App ist, dass Sie Ihre Aufgaben mit Bildern verknüpfen können – wenn Sie zum Beispiel eine Einkaufsliste erstellen, können Sie Bilder als Referenz zu Ihren Lebensmitteln verwenden und diese anstelle von regulären schriftlichen Einträgen abhaken.

Verfügbar für: Web, Android, iOS

Fantastical 2 – Mac-Kalender-App

Fantastical 2 ist eine Mac-exklusive Kalender-App mit den üblichen zeitblockierungsfreundlichen Kalenderfunktionen – Sie können Ihren Zeitplan nach den Prioritäten des Teams umorganisieren, aber auch Ereignisse in verschiedenen Kalendern duplizieren und Ihre wöchentliche Agenda mit ein paar Klicks einsehen.

Sie werden in der Lage sein,:

• Anzeigen von Karten mit den Orten, an denen Sie Veranstaltungen geplant haben
• Nutzen Sie verschiedene Kalendersets, die Ihnen helfen, Ihre Planung zu verbessern
• Erstellen Sie im Handumdrehen Erinnerungen für Ihre zeitlich begrenzten Veranstaltungen und Aufgaben, indem Sie einen Satz mit „Erinnerung“ oder „erinnern Sie mich an“
• Genießen Sie eine vollständige Kalenderansicht für die Zeitblöcke, die Sie pro Tag geplant haben, Woche, Monat oder Jahr

Das Highlight der App ist das Minifenster – dieses Fantastical 2-Fenster befindet sich in der Menüleiste und ermöglicht es Ihnen, Ereignisse, Aufgaben und Erinnerungen schneller zu erstellen, anzuzeigen und zu bearbeiten.

Verfügbar für: Mac

Remember the Milk – To-Do-Liste und Aufgabenmanagement-App

Remember the Milk ist eine To-Do-Liste und Aufgabenmanagement-App, die Ihnen helfen soll, Ihre To-Do-Listen zu verwalten – vor allem, wenn Sie einen vollen Terminkalender haben und Ihre Prioritäten (wie den Kauf der Milch) leicht vergessen.

Du wirst in der Lage sein:

• Notieren Sie Aufgaben und To-Dos in einem einfachen Arbeitsbereich
• Definieren Sie Erinnerungen für jede Aufgabe und stellen Sie sie so ein, dass sie Sie per Twitter, Text oder E-Mail erreichen
• Teilen Sie Listen und delegieren Sie Aufgaben an andere
• Organisieren und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben mit Prioritätsstufen, Tags, Fristen und mehr
• Suchen Sie nach Aufgaben, Notizen und speichern Sie Ihre wichtigsten Suchanfragen als „Intelligente Listen“ für einen leichteren Zugriff

Das herausragende Merkmal von Remember the Milk ist die kürzlich erfolgte Integration mit Google Assistant – sobald Sie Ihren Assistant anweisen, eine Aufgabe zur Liste hinzuzufügen, benachrichtigt der Assistant Sie, wenn die Aufgabe fällig ist. Mit einer ähnlichen Befehlskette können Sie den Assistant anweisen, eine Aufgabe an einen Kollegen oder Freund zu delegieren.

Verfügbar für: Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry, Apple Watch, Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Safari

DigiCal – Tagesplaner

DigiCal ist im Kern ein einfacher Tagesplaner, aber mit mehreren Kalenderansichten, Widgets, einem Kalenderkatalog und Integrationen mit mehreren namhaften Online-Kalendern.

Innerhalb dieser App können Sie:

• Termine planen und dann in 7 verschiedenen Kalenderansichten anzeigen, einschließlich einer täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder Agenda-Übersicht Ihrer Ereignisse
• Genießen Sie 6 funktionale Widgets und 9 voreingestellte Themen
• Synchronisieren und planen Sie Ihren eigenen Zeitplan nach den offiziellen TV-Zeitplänen – kreuzen Sie Ihre zeitblockierten Aufgaben an, aber verpassen Sie deswegen auch kein wichtiges Spiel
• Synchronisieren Sie mit den beliebtesten Online-Kalendern, wie Google Calendar, Exchange und Outlook.com

Das herausragende Merkmal dieser App ist die Wettervorhersage, die sie zu einem perfekten Begleiter für Outdoor-Fotografen macht – Sie können Ihre Outdoor-Events und Aufgaben entsprechend der Außentemperatur, der Bewölkung, der Windverhältnisse sowie der Zeiten für Sonnenauf- und -untergang koordinieren.

Verfügbar für: Android

Things – App zur Aufgabenverwaltung

Things ist eine weitere App zur Aufgabenverwaltung mit einer journalähnlichen Ansicht – Sie können To-Do-Listen erstellen, Einkaufs- und Lebensmittellisten zusammenstellen, Aufgaben nach Projekten gruppiert anzeigen und ihnen Notizen hinzufügen. Und das alles nach der Getting Things Done-Methodik.

Sie können in einer einfachen Kalenderansicht Zeit für Ereignisse blockieren und diese dann nach Typ gruppieren – Arbeit, Privat, Familie oder jede andere von Ihnen gewünschte Klassifizierung.

Sie werden auch in der Lage sein:

• Sammeln Sie Aufgaben, die noch nicht kategorisiert wurden, und speichern Sie sie im Posteingang der App
• Erstellen Sie Projekte, fügen Sie ihnen entsprechende Aufgaben hinzu, die Sie abhaken können, und unterteilen Sie sie dann in Unterpunkte, für eine einfachere Verwaltung
• Erstelle Bereiche und gruppiere verwandte Projekte zusammen

Das wichtigste Element dieser App sind die Planungsfunktionen – du kannst Aufgaben nach der Tageszeit gruppieren, zu der sie erledigt werden müssen:

• Heute – der Bereich mit all deinen Prioritäten für diesen Tag
• Abends – der Bereich für all deine Prioritäten, die du erst am Abend angehen willst
• Künftig – der Bereich mit aufgeschobenen und automatisch generierten Aufgaben
• Zu jeder Zeit – Aufgaben, für die du eigentlich noch keine Zeit geblockt hast, aber jederzeit in Angriff nehmen können
• Morgen – weitere Aufgaben, für die Sie eigentlich noch keine Zeit geblockt haben, die aber zu einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen

Verfügbar für: Mac, iOS

TimeBlocks – mobile Planer-, Kalender- und Organizer-App

TimeBlocks ist eine mobile Planer- und Kalender-App, die Ihnen helfen soll, Ihre geschäftliche und persönliche Terminplanung zu optimieren.

Sie werden in der Lage sein:

• Ereignisse und Aufgaben planen und zugehörige Notizen und Alarme definieren
• diese Ereignisse und Aufgaben per Drag &Drop in den und aus dem Kalender ziehen und sie einfach bearbeiten
• Erlebnisse aus deinem Leben aufzeichnen, organisieren und analysieren
• Erinnerungen für Geburtstage, Feiertage, Familienjubiläen, und Ereignisse
• Grafische Darstellungen Ihrer Kalenderereignisse und Aufgaben in Tortendiagrammen anzeigen

Die Farbcodierungsfunktionen dieser App machen sie besonders interessant – Sie können Ihre Kalender und Aufgaben mit beliebigen Farben definieren sowie verwandte Aufgaben und Ereignisse nach Farben gruppieren, um die Kalendernavigation zu erleichtern.

Verfügbar für: Android, iOS

Jorte – Kalender und persönlicher Organizer

Jorte ist im Wesentlichen ein internationaler persönlicher Organizer und Terminkalender – es wird als die voll funktionsfähigste Kalender-App auf dem Markt bezeichnet, und seine Funktionen lassen das auch vermuten.

Sie werden in der Lage sein:

• Ereignisse, Aufgaben und Erinnerungen zu Ihrem Terminkalender hinzufügen
• mit der Countdown-Funktion die Anzahl der verbleibenden Tage bis zur Erledigung einer Aufgabe oder Teilnahme an einer Veranstaltung verfolgen
• eine monatliche, wöchentliche und tägliche Ansicht Ihrer Ereignisse, Aufgaben und Erinnerungen genießen, um Ihren Zeitplan vollständig zu erfassen
• erhöhen Sie Ihre Zeitblockierungserfahrung, indem Sie Ihre Schriftarten personalisieren (die meisten OTF- und TTF-Schriftarten werden unterstützt)
• nutzen Sie den Mondkalender

Die herausragendsten Funktionen von Jorte sind vielleicht die Synchronisierungsfunktionen – Sie können sich mit Google Calendar, Evernote und Microsoft Office 365 synchronisieren.

Außerdem können Sie diese Funktionen in mehr als 25 Sprachen nutzen, darunter Chinesisch, Französisch, Deutsch, aber auch Katalanisch und Griechisch.

Verfügbar für: Android, iOS

Cozi – ein Familienorganisator

Cozi ist eine Kalender-App, die Ihnen helfen soll, Zeit für familienorientierte Aktivitäten zu blockieren und zu organisieren – Sie können Aktivitäten zu einer To-Do-Liste hinzufügen, sie mit den verfügbaren Zeitfenstern anderer Familienmitglieder synchronisieren und Erinnerungen einstellen, um sicherzustellen, dass jeder immer auf dem Laufenden ist.

Entsprechend seiner Bezeichnung „Familienorganisator“ können Sie:

• Gemeinsame Einkaufs- und Lebensmittellisten erstellen, freigeben und anzeigen
• Familienjubiläen, Sonntagsgrillfeste oder Geburtstagsfeiern eintragen und nie wieder vergessen
• Ein Familienjournal führen, und halten Sie die Familienmomente fest, für die Sie Zeit geblockt haben
• Blockieren Sie Zeit für wiederkehrende Ereignisse und erledigen Sie sie nach Zeitplan

Wenn Sie das Bildschirm-Widget der App installieren, können Sie außerdem so schnell wie möglich auf alle gemeinsam genutzten Kalender, To-Do-Checklisten und Einkaufslisten zugreifen.

Verfügbar für: Web, iOS, Android

…Ist Time Blocking am Ende die richtige Zeitmanagement-Technik für Sie?

Kurz gesagt – ja.

Die Zeitmanagementtechnik des Zeitblockierens hat mehrere Vorteile, die sie zu einer perfekten Wahl machen, wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre persönlichen und geschäftlichen Aufgaben zu planen und zu verwalten (und sicherzustellen, dass sie sich nicht überschneiden):

Sie zwingt Sie, sich auf Prioritäten zu konzentrieren

Bei der anfänglichen Planung Ihrer Zeitblöcke werden Sie den Drang verspüren, so viel Zeit wie möglich für Ihre wichtigsten Aufgaben zu blockieren. Sie werden auch den Drang verspüren, Ihre Zeit am frühen Morgen für Aufgaben zu blockieren, die sowohl wichtig als auch dringend sind.

Es reduziert Prokrastination und Ablenkungen

Wenn Sie eine Aufgabe in Ihrem Kalender mit vorgeschriebenen Anfangs- und Endzeiten geplant haben, werden Sie den Drang verspüren, diese vorgeschriebene Zeit einzuhalten oder sogar zu übertreffen – so werden Sie weniger wahrscheinlich prokrastinieren oder Opfer von Ablenkungen werden.

Sie können Ihre Zeit und Ihre Arbeit realistisch einschätzen

Die Aussage, dass Sie einen Projektentwurf heute fertigstellen werden, ist bestenfalls eine optimistische Schätzung, wenn Sie diese Aufgabe nicht in Ihrem Zeitplan notiert haben, mit der voraussichtlichen Zeit, die Sie dafür benötigen werden – und Zeitblöcke geben Ihnen genau das.

Sie helfen Ihnen, einen Überblick darüber zu behalten, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Mit Zeitblöcken teilen Sie Ihren Tag im Wesentlichen in vordefinierte Zeitfenster ein – zum Beispiel 1 Stunde für Verwaltungsarbeit, 1 Stunde für die Beantwortung täglicher E-Mails und 3 Stunden für die Ausarbeitung eines Projektvorschlags.

So wie die Zeit, die Sie in Ihrem Kalender blockieren, Ihnen als Leitfaden dient, um Ihre prall gefüllte To-Do-Liste zu bewältigen, dient sie auch als Erinnerung daran, was Sie bisher erreicht haben und wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufgewendet haben. Anhand dieser Daten können Sie Ihren Zeitplan überdenken und herausfinden, ob die Teilnahme an 4-stündigen Besprechungen pro Tag Sie davon abhält, sich auf andere, wichtigere Dinge zu konzentrieren.

Sie hilft Ihnen, Zeit für alles zu haben

Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie in letzter Zeit nicht genug Zeit mit Ihren Kindern verbracht haben, planen Sie jeden Tag einen eigenen Zeitblock nur für sie ein.

Wenn Sie demnächst ein wichtiges Familienessen haben, planen Sie den Abend dafür ein und lassen Sie sich durch keine Ausrede davon abhalten, daran teilzunehmen.

Wenn Sie einem kreativen Hobby nachgehen wollen, planen Sie jede Woche eine Stunde dafür ein und halten Sie diese Zeit ein.

Das ist einer der größten Vorteile dieser Zeitmanagement-Technik – Sie werden nicht nur genügend Zeit für Ihre Arbeit reservieren und sparen, sondern auch Zeit für Entspannung, Hobbys, Familie und Freunde oder alles, was Sie wollen.