DIGITAL BUILDER

Co to jest polecenie zmiany w budownictwie?

Według niektórych szacunków, średnio 35% projektów doświadcza co najmniej jednej dużej zmiany w trakcie trwania projektu. Jako wykonawca, zlecenia zmian mogą sprawić, że poczujesz się jak w pułapce między skałą a twardym miejscem. Kiedy pojawia się żądanie zlecenia zmiany, nie można powiedzieć właścicielowi projektu „nie” i nie można po prostu zignorować zmiany; trzeba znaleźć rozwiązanie (i to szybko).

W swoim rdzeniu, zamówienie zmiany jest praca, która jest dodawana lub usuwana z oryginalnego zakresu pracy, jak uzgodniono w umowie podpisanej przez klienta i wykonawcę przed rozpoczęciem pracy. W miarę postępu prac, jednak ktoś (właściciel lub wykonawca) decyduje, że zmiana jest potrzebna, aby dostosować się do nieprzewidzianych czynników.

Pomimo, że zlecenie zmiany może brzmieć jak jednostronna prośba lub decyzja, to tak nie jest. W rzeczywistości, polecenie zmiany jest zmianą umowy. Jak wyjaśnia Construction Law Today, „polecenie zmiany jest dwustronną umową pomiędzy stronami umowy – właścicielem i głównym wykonawcą, głównym wykonawcą i podwykonawcą, dwoma lub więcej podwykonawcami – o zmianie umowy. Polecenie zmiany reprezentuje wzajemny konsensus pomiędzy stronami w sprawie zmiany pracy, ceny, harmonogramu lub innego warunku umowy.”

Jako takie, polecenie zmiany musi zostać wypisane i zatwierdzone przez wszystkie strony, co może zająć czas, pieniądze i cierpliwość do wykonania.

Co zazwyczaj zawierają polecenia zmiany?

Zlecenia zmiany różnią się w zależności od projektu, zainteresowanych stron i konkretnej zmiany potrzebnej jednej lub obu stronom. Jednak wszystkie zlecenia zmian muszą zawierać szczegółowe informacje, w tym:

• Opis żądanej zmiany w porównaniu z oryginalną umową lub ofertą
• Dokumentację kosztów podwykonawców
• Podsumowanie przez wykonawcę całkowitych kosztów proponowanej zmiany
• Oświadczenie o podstawie kontraktowej żądanej zmiany i jej wpływie na datę ukończenia projektu

Kiedy zazwyczaj występują zlecenia zmian budowlanych?

W rzeczywistości, zlecenia zmian są tak powszechne, że dotyczą więcej niż jednej trzeciej projektów. W związku z tym, można rozsądnie oczekiwać, że napotkasz wiele zleceń zmian w trakcie swojej kariery budowlanej. Pomimo tego, zaskakująca liczba wykonawców nie planuje ich, co jest jedną z najczęstszych przyczyn przekroczenia kosztów.

Jak wyjaśnia Journal of Construction Engineering, „Różne przyczyny przekroczenia kosztów budowy i harmonogramu w każdym projekcie obejmują błędy projektowe, nieodpowiedni zakres, pogodę, zmiany w projekcie i niedoszacowanie czasu potrzebnego do ukończenia projektu. Pozycje pominięte w kosztorysie inżyniera projektu z powodu błędów projektowych lub nieodpowiedniego zakresu często skutkują zleceniami zmian, co zwiększa koszty, a także wydłuża czas realizacji.”

Niektóre z najczęstszych przyczyn zamówień na zmiany obejmują:

• Niedokładne specyfikacje w oryginalnych projektach lub umowie
• Niejednoznaczne lub niedokładne rysunki
• Nieprzewidziane warunki w miejscu pracy, takie jak przeszkody, których nie można było zaplanować
• Pracownicy lub materiały, które nie dotarły lub dotarły z opóźnieniem na miejsce
• Błędne budżety i harmonogramy

Pomimo, że nie będziesz musiał zajmować się zleceniem zmiany w niektórych projektach, bycie przygotowanym z usprawnionym i standardowym podejściem zapewnia, że jesteś przynajmniej gotowy na ich pojawienie się.

Jak przygotować się do zleceń zmian?

Niezależnie od tego, co powoduje zlecenie zmiany, jeśli chcesz się upewnić, że nie prowadzi ono do jeszcze bardziej kosztownych opóźnień lub nawet niepowodzenia projektu, potrzebujesz niezawodnego procesu, aby przewidzieć najgorsze. Idealnie byłoby, gdybyś Ty i Twój klient określili w oryginalnym kontrakcie, jak zamierzacie postępować w przypadku zlecenia zmiany. Kiedy sformalizujesz proces, istnieje mniejsza szansa, że ktokolwiek będzie zaskoczony lub zdenerwowany tym, co nastąpi później.

Z drugiej strony, jeśli zdecydujesz się nie określać, co się stanie do samego momentu, kiedy zmiana będzie potrzebna, wynikające z tego nieporozumienia mogą prowadzić do złej krwi, a nawet naruszenia umowy. Nikt tego nie potrzebuje (ani nie chce), więc zamiast tego podejmij wysiłek, aby zawrzeć niezbędne sformułowania w umowie od tego momentu. Następnie, gdy trzeba zmienić umowę, będziesz wiedział dokładnie, jak to zrobić w odniesieniu do potrzeb wszystkich stron.

Jak poprawić zarządzanie zleceniami zmian

Prawidłowe zarządzanie zleceniami zmian umożliwia zespołom złagodzenie znaczących kosztów i zakłóceń harmonogramu w budownictwie. Mimo to, dla wielu firm budowlanych skuteczne zarządzanie zleceniami zmian stanowi główny punkt malarski. Zapobieganie występowaniu zleceń zmian i zarządzanie nimi, gdy już wystąpią, wymaga zmiany kulturowej i proceduralnej.

Niemniej jednak, dzięki właściwemu wykorzystaniu technologii w branży budowlanej, dobrej komunikacji i lepszym praktykom gromadzenia danych, firmy budowlane mogą zmniejszyć ilość czasu i pieniędzy marnowanych na zlecenia zmian.

Better Designs and Visualization

Technologia modelowania informacji o budynku (BIM) jest procesem opartym na modelach, który zapewnia wgląd architektom, inżynierom i projektantom podczas planowania budowy budynków i infrastruktury. BIM pomaga w fazie projektowania, zapewniając dokładniejsze wizualizacje, zanim rozpocznie się faza budowy.

Co więcej, BIM może być również stosowany w terenie podczas budowy. Chociaż zmiany, które wystąpią podczas rzeczywistej budowy, będą znacznie droższe niż w fazie projektowania, BIM może pomóc w zapewnieniu dokładniejszej analizy całkowitego wpływu. Narzędzia zintegrowane z BIM dostarczają również lepszych danych w fazie budowy, co pozwala kierownikom projektu lepiej przewidywać, jak zmiany wpłyną na cały projekt.

Poprawa komunikacji w trakcie budowy

Dobra komunikacja jest niezbędna w dużych projektach budowlanych. Wiele firm używa obecnie specjalistycznego oprogramowania do łączenia zespołów niepowiązanych ze sobą stron i promowania współpracy w całym procesie projektowania i budowy. Zastosowanie takiego oprogramowania ułatwia lepszą komunikację we wszystkich działach. Zapewnia to, że wszyscy są na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami. Jeśli zmiana występuje, wszyscy członkowie zespołu są powiadomieni i mogą uczestniczyć w dyskusji, zapobiegając w ten sposób nieporozumień lub braku informacji, które mogą prowadzić do jeszcze więcej opóźnień project.

Specjalistyczne oprogramowanie może być używane do łączenia zaangażowanych stron na miejscu pracy lub gdziekolwiek się znajdują. Jest to kluczowe w fazie budowy, gdy różni członkowie zespołu pracują w różnych miejscach i środowiskach. Zwiększona dokumentacja zmiany poprawia również zdolność do zarządzania przyszłymi zmianami i wynikającymi z nich kosztami.

Zarządzanie dokumentami w chmurze dodaje widoczność i odpowiedzialność do projektu. Elektroniczne zarządzanie komunikacją umożliwia również firmom pozbycie się ręcznego śledzenia zleceń zmian za pomocą programu Excel, poczty elektronicznej i papieru. Gwarantuje to, że dokumentacja jest dostępna natychmiast dla każdego, kto jej potrzebuje i przyspiesza rozprzestrzenianie się informacji w celu zapewnienia maksymalnej wydajności.

Empower Better Change Order Management With More Data

Sukces w zarządzaniu zmianami jest często procesem podejmowania decyzji. Mając do dyspozycji więcej informacji i danych, kierownicy projektu są w stanie lepiej zminimalizować koszty i wpływ na harmonogram w przypadku wystąpienia zlecenia zmiany. Jak wspomniano, oprogramowanie BIM i komunikacyjne usprawnia gromadzenie danych.

Skuteczne gromadzenie danych i zarządzanie nimi zależy od zastosowania odpowiedniej technologii i oprogramowania. Firmy, które korzystają z wielu rozproszonych aplikacji do zarządzania swoimi danymi, ryzykują utratę ważnych informacji. Mając wszystkie informacje dostępne z jednego źródła organizacyjnego, kierownicy projektów są w stanie zobaczyć sumę dostępnych danych i podejmować świadome decyzje w oparciu o te informacje. Aby dane były dostępne dla kierowników projektów, wszyscy muszą używać tego samego oprogramowania do udostępniania swoich informacji.

Czy Twoje obecne procesy zapewniają Ci dane, których potrzebujesz do przechwytywania krytycznych informacji o projekcie? Skorzystaj z naszej bezpłatnej oceny.

Measure Now

Anticipate Construction Change Orders

Jak już wiesz, zlecenia zmian pojawią się w pewnym momencie w Twoich projektach, a najgorsze, co możesz zrobić, to być źle przygotowanym. Zamiast przyjmować podejście defensywne lub, co gorsza, całkowicie je ignorować, wyjdź naprzeciw potencjalnym zmianom, zanim staną się one problemem i zawsze przewiduj potencjał zmian. Dzięki usprawnionemu procesowi dostosowanemu do Twojej firmy, zmniejszysz frustrację związaną ze strasznym zleceniem zmiany i będziesz w stanie pracować bardziej efektywnie w przypadku nieoczekiwanego zdarzenia, utrzymując projekt w ruchu w rezultacie.