Zawsze, gdy dwie lub więcej osób spotyka się w celu osiągnięcia konsensusu, są szanse, że przyjmą różne role w procesie. Ta interakcja pomiędzy jednostkami i grupą tworzy ważną podstawę dla dynamiki grupy.
W spotkaniach, pole gry nie jest równe. Uczestnicy spotkań są często pod wpływem innych osób w grupie. Silni liderzy, uczestnicy z osobistymi uprzedzeniami (w tym różnice kulturowe) i przekonujące osobowości mogą wywierać nacisk na jednostkę lub grupę i wpływać na wynik spotkania.
Role odgrywane na spotkaniach
Jeśli członkowie grupy są spójni w myśleniu, skupieni na realizacji celów spotkania, to wszystko jest w porządku. Jednak nie wszyscy grają zgodnie z zasadami. Jako lider spotkania, pomocne jest poznanie zakresu ról występujących na spotkaniach i rozpoznanie graczy, którzy je pełnią.
Role podtrzymujące
Działania uczestników spotkania z rolami podtrzymującymi mają na celu stworzenie wspierającej atmosfery, często potrzebnej, gdy pojawiają się napięcia – prawdopodobnie z powodu nierozwiązanej różnicy zdań.
- Wspierający, często wyrażany poprzez wspierające komentarze, takie jak „Mary, to doskonały pomysł” lub „Widzę, że Marketing i Sprzedaż zgadzają się co najmniej w trzech z czterech omawianych punktów”, które mogą rozładować napięcie.
- Bramkarz, ktoś, kto może wkroczyć, jeśli ktoś monopolizuje rozmowę lub jeśli ktoś jest zbyt nieśmiały, aby się wypowiedzieć i potrzebuje kuksańca. Może się zdarzyć, że podstawowe zasady spotkania, a przynajmniej te istotne dla omawianego problemu, muszą zostać ponownie przedstawione.
Role zadaniowe
Działania uczestników spotkania z rolami zadaniowymi pomagają posuwać spotkanie do przodu.
- Inicjator, proponujący działanie – zadanie lub cel – gdy spotkanie się rozpoczyna lub gdy spotkanie jest w fazie zastoju i potrzebuje zastrzyku energii.
- Poszukiwacz informacji / opinii, skupiający się na żądaniu od uczestników faktów, pomysłów lub opinii.
- Tester konsensusu, sprawdzający, czy grupa potrzebuje więcej dyskusji przed przejściem do następnego kroku.
- Wyjaśniacz, sprawdzający, czy uczestnicy potrzebują lepszego zrozumienia danej sprawy lub prezentacji.
- Summarizer, podsumowujący dotychczasowe postępowanie, aby upewnić się, że wszyscy są po tej samej stronie.
Hindering Roles
Działania uczestników spotkania z rolami utrudniającymi są szkodliwe dla postępu spotkania. Wszyscy lepiej poradziliby sobie bez nich.
- Dominator, zadający zbyt wiele pytań (poza równowagą z ogólnym przebiegiem spotkania) i/lub po prostu rozwlekle mówiący do mikrofonu.
- Nieskoncentrowany, utrudniający proces poprzez brak pełnej obecności, nieuczestniczący (podobnie jak tylko połowa ludzi w stanie głosuje w jakiejś sprawie-skutkuje to wypaczoną reprezentacją).
- Degradator, atakujący innych uczestników lub ich punkt widzenia. Tworzenie napięcia, rozładowywanie zaufania i chęci do wspólnej pracy.
- Uparty, niechętny do współpracy, blokuje ruch do przodu.
- Rozpraszacz, prowadzenie pobocznych rozmów, które nie tylko zakłócają spotkanie dla innych, ale także odsuwają rozpraszających od aktywnego uczestnictwa w grupie.
Zidentyfikuj role, aby zrównoważyć grupę
Doskonałym sposobem na uzyskanie poczucia dynamiki grupy jest siedzenie na spotkaniu, w którym nie bierzesz aktywnego udziału. Stanie się jasne, kto chętnie robi kroki do przodu, kto siedzi z tyłu, kto przerywa. Pewne cechy osobowości, takie jak pewność siebie i niecierpliwość, pojawią się już na samym początku.
Biorąc pod uwagę typy uczestników, jak również ogólną ścieżkę dyskusji, szybko okaże się, jak na spotkanie grupowe mogą wpływać czynniki osobowościowe, które powinny być rozpoznane i zaadresowane jako część najlepszych praktyk spotkań.
