Sertifioitu posti – miten se toimii
Oct 07, 2010
Mikä on sertifioitu posti?
Sertifioitu posti on ”ylimääräinen” kotimainen postipalvelu, joka antaa jokaiselle lähetetylle postilähetykselle ainutkertaisen seurantanumeron ja antaa lähettäjälle oikeudellisesti tunnustetun todisteen sekä postituksesta että jakelusta.
Miksi käyttää sertifioitua postia?
Sertifioidun postin käyttämiseen liittyy useita etuja. Kun vastaanottajan on fyysisesti allekirjoitettava kirje tai paketti, se luo kiireellisyyden tunteen (ts. ”Joku todella haluaa, että luen tämän, minun on parasta avata se nyt.”), mutta se tekee myös postittajasta virallisemman (ts. ”Tämä on laillista liiketoimintaa – ei roskapostia – minun on parempi kiinnittää huomiota tähän.”). Lisäksi se on jäljitettävissä, koska vastaanottajan (tai jonkun hänen puolestaan) on allekirjoitettava se. Tästä lisää myöhemmin.
Monet yritykset käyttävät Certified Mail -lähetystä tärkeisiin viestintätarkoituksiin, kuten: tuotteiden takaisinkutsuilmoitusten lähettämiseen, toimitusvelvollisuuteen perustuvan viestin lähettämiseen asiakkailleen, vuosikertomuksiin, osakkeenomistajien selvityksiin ja muuhun viralliseen viestintään asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Joissakin tapauksissa lakisääteiset vaatimukset Certified Mailin kautta tapahtuvasta ilmoittamisesta jopa määrittelevät sen käytön. Jos postitat jotakin näistä lähetyksistä – tai muuta virallista viestintää – harkitse Certified Mailin etuja. Se saattaa olla sinua varten.
Miten Certified Mail toimii?
Sertifioidun postilähetyksen jakelun yhteydessä U.S. Postal Servicen (USPS) määräykset edellyttävät, että vastaanottajan (tai valtuutetun edustajan) allekirjoitus on saatava ennen kuin vastaanottaja voi vastaanottaa ja avata kirjeen. USPS säilyttää viralliset jakelutiedot kahden vuoden ajan.
Vaihtoehtoja on tietysti olemassa. Alla on lueteltu eri tapoja, joilla voit lähettää Certified Mail -lähetyksen Click2Mailin kautta, sekä kunkin vaihtoehdon vastaanottajan allekirjoitusvaatimukset.
– Certified Mail. Tarjoaa yksilöllisen seurantanumeron, jonka voit tarkistaa verkossa vahvistaaksesi, että postilähetys on saapunut perille. Tässä vaihtoehdossa kirjeen kuljettaja saa toimittaa postin kaikille, jotka saavat postia kyseiseen osoitteeseen.
– Certified Mail with Return Receipt (vihreä kortti). Lisämaksusta postilähetykseen liitetään paluukuitin vihreä kortti, jonka vastaanottaja allekirjoittaa ja päivättää jakelun jälkeen ja joka palautetaan sinulle postitse.
– Certified Mail with Electronic Return Receipt. Lisämaksua vastaan (1,00 dollaria vähemmän kuin vihreä kortti) vihreän kortin sähköinen versio kaapataan PDF-dokumenttina, joka sisältää kuvan vastaanottajan allekirjoituksesta tai hyväksytystä käsinleimasta.
– Certified Mail with Return Receipt and Restricted Delivery. Tiukin Certified Mail -vaihtoehdoista, kun palautuskuittiin lisätään rajoitettu jakelupalvelu, joka varmistaa toimituksen todelliselle vastaanottajalle tai valtuutetulle asiamiehelle.
Koska tämä prosessi on aikaa vievä ja riippuu fyysisestä allekirjoituksesta, varaudu siihen, että Certified Mail -postin toimitus kestää kolmesta kymmeneen arkipäivää. USPS ei voi taata tai määritellä tarkkaa jakelupäivää ja -aikaa, koska jakelu riippuu siitä, onko vastaanottaja kotona ja pystyykö hän kuittaamaan postilähetyksen. Certified Mail lähetetään First-Class Mail -lähetyksenä.
Miksi niin aikaa vievää? Näin jakelu toimii (ja miksi siitä peritään lisämaksu).
Ensimmäinen vaihe – Jos posti lähetetään asuinosoitteeseen eikä kukaan ole kotona jakeluhetkellä, kirjeenkantaja jättää postilaatikkoon jakelumuistutuskortin. Tällä muistutuksella ilmoitetaan, että USPS Certified Mail -kirje pidetään paikallisessa postitoimistossa noutoa varten. Heidän on mentävä postitoimistoon kuittaamaan kirje ja noutamaan se.
Ensimmäinen vaihe epäonnistui, toinen vaihe – Jos kukaan ei nosta kirjettä viiden tai seitsemän päivän kuluttua, USPS yrittää toista jakelua. Jälleen kerran kirjeen kuljettaja jättää jälkeensä muistutuksen jakelulapusta, jos kukaan ei ole kotona.
Vaihe kaksi epäonnistui, vaihe kolme – Lopuksi 10-12 päivän kuluttua tehdään kolmas ja viimeinen toimitusyritys toimitusosoitteeseen. Kun viimeinen tiedoksiantomuistutus on jätetty, kirje viedään takaisin postitoimistoon, jossa sitä säilytetään vielä viidestä seitsemään päivää. Koko tämä ajanjakso voi kestää 17-21 päivää, jos kukaan ei ole hakenut kirjettä.
Vaihe kolme epäonnistui, vaihe neljä – USPS merkitsee kirjeen tämän jälkeen ”lunastamattomaksi” ja kirje palautetaan lähettäjälle. Lunastamattomat lähetykset palautetaan lähettäjälle 30 päivän kuluttua.
Muista, että USPS ei tarjoa kirjeen seurantatietoja ”matkan aikana”. Saat päivitetyt toimitustiedot vasta, kun USPS:n kirjeen kuljettaja on yrittänyt toimittaa kirjeen tai toimittanut sen ja skannannut kirjeen tai tehnyt toimitusyrityksen.
Miten Click2Mail voi auttaa
Click2Mail tarjoaa online-käyttöliittymän, jonka avulla asiakkaat voivat lähettää Certified Mail -lähetyksiä suoraan tietokoneeltaan. Asiakkaat lataavat postilähetyksensä ja postituslistansa (tai he voivat luoda jommankumman tai molemmat näistä kohteista verkossa), ja Click2Mail tuottaa asiakirjan ja lähettää sen USPS:lle toimitettavaksi.
Jokainen Click2Mail.comin sertifioitu postilähetys luodaan käyttämällä yksilöllistä USPS:n seurantanumeroa, jonka avulla voit seurata sen toimitustilaa Click2Mail.comin Click2Mail-tilisi sivun kautta ja jota voit käyttää myös toimitustilan tarkistamiseen USPS:n verkkosivustolla. Näin helppoa se on!
Kun lähetät Certified Mail -lähetyksen, voit silti hyötyä kaikista muista Click2Mailin tarjoamista eduista: sisällön personointi vastaanottajien nimellä ja henkilökohtaisilla tiedoilla, postituslistan standardointi ja luominen verkossa, tulostus ja postitus seuraavana arkipäivänä (jos lähetys on lähetetty ennen kello 20.00 EST) ja avulias asiakastuki, joka on käytettävissäsi yksitoista tuntia vuorokaudessa viitenä päivänä viikossa. Tällaisen tuen ansiosta ei ole järkevää käyttää aikaa ja rahaa postilähetysten tulostamiseen ja täyttämiseen, postilähetysten osoitteistamiseen, postitoimistoon ajamiseen ja postitusjonossa seisomiseen.
Click2Mail säästää aikaa ja rahaa samalla kun se tarjoaa kaikki resurssit ja tuen, jotta Certified Mail -lähetys olisi oikea-aikaisempaa ja vaivattomampaa. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja Click2Mail Certified Mail -tuotteista. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä asiakastukeen numerossa 866-665-2787 tai .(JavaScript must be enabled to view this email address). Suora puhelin- ja verkkokeskustelutuki on käytettävissä maanantaista perjantaihin klo 9-20 EST.
.
