Certified Mail – Hogyan működik
Oct 07, 2010
Mi az a Certified Mail?
A Certified Mail lényegében egy “extra” belföldi postai szolgáltatás, amely minden egyes feladott küldeményhez egyedi nyomon követési számot rendel, és a feladó számára jogilag elismert bizonyítékot biztosít mind a postázásról, mind a kézbesítésről.
Miért használja a Certified Mailt?
A Certified Mail használatának számos előnye van. Ha a címzettnek fizikailag alá kell írnia a levelet vagy csomagot, az nemcsak a sürgősség érzetét kelti (azaz “Valaki tényleg azt akarja, hogy ezt elolvassam, jobb, ha most azonnal kinyitom.”), hanem a feladót is hivatalosabbá teszi (azaz “Ez egy törvényes üzlet – nem levélszemét – jobb, ha odafigyelek erre.”). Ráadásul nyomon követhető, mivel a címzettnek (vagy valakinek a nevében) alá kell írnia. Erről bővebben később.
Sok vállalat használja a hitelesített levelet olyan fontos közlésekhez, mint például: termékvisszahívási értesítés küldése, kézbesítésre kötelezett üzenet küldése ügyfeleiknek, éves jelentések, részvényesi nyilatkozatok és egyéb hivatalos közlések az ügyfelekkel és partnerekkel. Egyes esetekben a Certified Mailen keresztül történő értesítésre vonatkozó jogi követelmények még meg is határozzák annak használatát. Ha ezek közül bármelyik küldeményt – vagy más hivatalos kommunikációt – postázza, fontolja meg a Certified Mail előnyeit. Lehet, hogy Önnek való.
Hogyan működik a Certified Mail?
A Certified Mail kézbesítésekor a U.S. Postal Service (USPS) szabályzata előírja, hogy a címzettnek (vagy meghatalmazottjának) alá kell írnia a levelet, mielőtt a címzett átveheti és felbonthatja azt. Az USPS két évig megőrzi a hivatalos kézbesítési nyilvántartást.
Természetesen vannak lehetőségek. Az alábbiakban a Click2Mail-en keresztül küldhető hitelesített levelek különböző módjait, valamint az egyes lehetőségekhez tartozó címzett aláírási követelményeket ismertetjük.
– Hitelesített levél. Egyedi nyomon követési számot biztosít, amelyet online ellenőrizhet, hogy megerősítse, hogy a küldemény megérkezett a célállomásra. Ezzel az opcióval a levélfutár bárkinek kézbesítheti a küldeményt, aki az adott címre levelet kap.
– Certified Mail with Return Receipt (a zöld kártya). Felár ellenében a postai küldeményhez csatolnak egy tértivevényes zöld kártyát, amelyet a címzett a kézbesítéskor aláírásával és dátummal lát el, majd postai úton visszaküldik Önnek.
– Certified Mail with Electronic Return Receipt. További díj ellenében (1,00 $-val kevesebb, mint a zöldkártya) a zöldkártya elektronikus változatát PDF dokumentumként rögzítik, amely tartalmazza a címzett aláírásának képét vagy egy jóváhagyott kézi bélyegzőt.
– Certified Mail with Return Receipt and Restricted Delivery. A legszigorúbb Certified Mail opció, a tértivevényhez korlátozott kézbesítési szolgáltatás hozzáadása biztosítja a kézbesítést a tényleges címzettnek vagy egy meghatalmazottnak.
Mivel ez az eljárás időigényes és fizikai aláírástól függ, számoljon azzal, hogy a Certified Mail kézbesítése három-tíz munkanapot vesz igénybe. Az USPS nem tudja garantálni vagy meghatározni a kézbesítés pontos dátumát és idejét, mivel a kézbesítés attól függ, hogy a címzett otthon van-e és tud-e aláírni a küldeményért. A hitelesített leveleket első osztályú postai küldeményként küldik.
Miért ilyen időigényes? Így működik a kézbesítés (és ezért van külön díj).
Első lépés – Ha lakossági címre küldi a levelet, és a kézbesítés időpontjában senki sincs otthon, a levélkihordó egy kézbesítési emlékeztető cédulát hagy a postaládában. Ez az emlékeztető tájékoztatja őket arról, hogy az USPS Certified Mail levelet a helyi postahivatalban őrzik átvételre. A postahivatalba kell menniük, hogy aláírják a levelet és átvegyék.
Első lépés sikertelen, második lépés – Ha öt-hét nap elteltével senki sem veszi át a levelet, az USPS megkísérli a második kézbesítést. Ha senki sincs otthon, a levélkihordó ismét hagy egy kézbesítési emlékeztetőt.
Kettedik lépés sikertelen, harmadik lépés – Végül 10-12 nap elteltével a harmadik és egyben utolsó kézbesítési kísérletet tesznek a kézbesítési címre. Az utolsó értesítési emlékeztető hátrahagyása után a levelet visszaviszik a postára, és további öt-hét napig visszatartják. Ez a teljes időtartam 17-21 napig is eltarthat, ha senki sem igényelte a levelet.
Harmadik lépés sikertelen, negyedik lépés – az USPS ezután a levelet “Nem igényelt”-nek jelöli, és a levél visszakerül a feladóhoz. A nem igényelt küldeményeket 30 nap elteltével visszaküldik a feladónak.
Ne feledje, hogy az USPS nem nyújt “útközbeni” levélkövetési információkat. Addig nem kap frissített kézbesítési információkat, amíg az USPS levélkihordó meg nem kísérelte vagy ki nem kézbesítette a levelet, és be nem szkennelte a levelet, vagy meg nem kísérelte a kézbesítést.
Hogyan segíthet a Click2Mail
A Click2Mail olyan online felületet biztosít, amellyel az ügyfelek közvetlenül a számítógépükről küldhetnek hitelesített leveleket. Az ügyfelek feltöltik a postai küldeményt és a levelezési listát (vagy online létrehozhatják az egyiket vagy mindkettőt), a Click2Mail pedig elkészíti és feladja a dokumentumot az USPS-nek kézbesítés céljából.
Minden Click2Mail.com Certified Mailpiece egyedi USPS nyomonkövetési számmal készül, amely lehetővé teszi a kézbesítés állapotának nyomon követését a Click2Mail.com Click2Mail fiókoldalán keresztül, és amely a kézbesítés állapotának ellenőrzésére is használható az USPS weboldalán. Ilyen egyszerű!
A Certified Mail küldése során továbbra is élvezheti a Click2Mail által kínált összes többi előnyt: a tartalom személyre szabása a címzettek nevének és személyes adatainak felhasználásával; levelezési lista szabványosítása és online létrehozása; másnapi nyomtatás és postázás (ha EST 8 óra előtt adta fel), valamint a hét öt napján, napi tizenegy órában elérhető, segítőkész ügyfélszolgálat. Ilyen támogatással nincs értelme időt és pénzt költeni a levelezőlapok nyomtatására és kitöltésére, a postai küldemények címzésére, a postára vezetésre és a sorban állásra a feladáshoz.
A Click2Mail időt és pénzt takarít meg Önnek, miközben minden erőforrást és támogatást kínál ahhoz, hogy a hitelesített levelek időben és problémamentesen érkezzenek. Kattintson ide a Click2Mail Certified Mail termékekkel kapcsolatos további információkért. Ha kérdése van, forduljon ügyfélszolgálatunkhoz a 866-665-2787-es telefonszámon vagy .(Az e-mail cím megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScriptet). Az élő telefonos és online chat ügyfélszolgálat hétfőtől péntekig, 9:00 és 20:00 óra között áll rendelkezésre (EST).
