Come attirare i migliori volontari (e mantenerli)

I volontari sono, senza dubbio, una delle risorse più preziose a cui un’organizzazione non profit può accedere. Questo è principalmente il caso perché le organizzazioni non profit e pubbliche spesso si affidano ai volontari per portare avanti la loro missione e i loro obiettivi. I volontari del nonprofit di solito donano il loro tempo e le loro capacità per sostenere la realizzazione dei programmi del nonprofit.

Studi recenti stimano che circa cento milioni di persone fanno volontariato ogni anno con un valore annuale di circa 150 miliardi di dollari.

I volontari possono aiutare il vostro nonprofit a risparmiare denaro, fornire un migliore supporto ai beneficiari, aumentare il contatto con la comunità più grande, e rendere disponibili migliori competenze.

I volontari possono aiutare con qualsiasi numero di compiti – da quelli amministrativi e di raccolta fondi alla realizzazione dei programmi e alla diffusione della parola sul vostro nonprofit. Sono, infatti, la spina dorsale del settore nonprofit.

Molte organizzazioni nonprofit lottano per attrarre tutti i volontari che vorrebbero, e quando lo fanno – a volte lottano per mantenerli. Affrontiamo questi problemi in questo articolo.

Ecco come attirare e mantenere i migliori volontari per il tuo Nonprofit

1. Metti in ordine la tua casa
2. Decidi come vuoi reclutare
3. Usa la tua rete sociale
4. Trova i volontari
5. Offri Opportunità online
6. Esplora il microvolontariato
7. Comunica le aspettative
8. Rendilo piacevole
9. Riconosci e presta attenzione

Metti in ordine la tua casa

Prima di portare i volontari a bordo, assicurati di mettere in ordine la tua casa. Cosa significa?

Lavora con la tua squadra e chiarisci alcune aree chiave. Per esempio:

1.1. Descrizione del lavoro del volontario

Questo passo è incredibilmente importante – non solo per assicurarti che il lavoro venga svolto da qualcuno che abbia le giuste competenze, ma anche per aumentare le possibilità che il volontario (o i volontari) siano soddisfatti del loro ruolo (l’adattamento al ruolo è cruciale per la soddisfazione sul lavoro).

Con il tuo team, esamina i tuoi piani e le strategie e rivedi i progressi fatti finora. Dov’è che state facendo veramente bene? Dove siete rimasti indietro? Identificate le aree, i progetti e i programmi che non stanno dando buoni risultati e poi prendete in considerazione il reclutamento di volontari per aiutarvi con quelli. Assicurati di identificare chiaramente le competenze necessarie a tal fine e recluta i volontari per quei ruoli specifici.

Avere una descrizione scritta del lavoro aiuterà anche con l’inserimento dei volontari quando sarà necessario.

1.2. Processo di onboarding

L’onboarding dei volontari è il meccanismo attraverso il quale i nuovi volontari acquisiscono le conoscenze, le abilità e i comportamenti necessari per diventare membri effettivi della vostra organizzazione.

A seconda delle risorse a vostra disposizione, potreste pensare di creare un manuale per i volontari o un programma di formazione formale in persona – qualunque cosa serva per far salire a bordo i nuovi volontari in modo efficiente e completo.

Preparate tutto ciò prima di iniziare a reclutare. In questo modo, non vi troverete mai in una posizione in cui questo non è pronto quando arriva un nuovo volontario.

Decidete come volete reclutare

Ci sono diversi metodi che potete usare per reclutare volontari. Non tutti i metodi saranno adatti al tuo no-profit. Questo è il motivo per cui il passo 1 è importante. Quando sai chi hai bisogno di reclutare e cosa faranno – il come diventa molto più facile.

Oltre a prendere in considerazione i lavori che hai bisogno di volontari, considera anche chi potrebbe fare meglio quei lavori e chi potrebbe essere interessato in primo luogo. A seconda della vostra missione/campo di lavoro – potreste attrarre volontari da diversi gruppi demografici (ad esempio, Baby Boomers o Millennials).

Decidete come volete promuovere il/i ruolo/i: portali online, fiere del volontariato, social media, radio. Questo dipenderà dal vostro gruppo demografico.

Infine, decidete per quanto tempo avrete bisogno dei volontari e cosa ci si aspetta esattamente da loro.

2.1. Abbozza il tuo messaggio di reclutamento

A prescindere dal metodo di reclutamento che userai, devi avere un messaggio di reclutamento convincente. Spiega cosa spera di ottenere la tua no-profit e perché hai bisogno di aiuto. Rendi il tuo messaggio breve, semplice e diretto. Comunica il bisogno del servizio del volontario.

Sottolinea i benefici (ad esempio, competenze ed esperienza) che il volontario riceverà e i benefici per la comunità che derivano dal volontariato.

2.2. “Corpo caldo” o reclutamento mirato

Decidi se vuoi fare un reclutamento più ampio (cioè corpo caldo) o più mirato. Il reclutamento a corpo caldo è più appropriato se stai reclutando un gran numero di volontari per (di solito) brevi periodi di tempo o per un evento specifico. Questo potrebbe comportare la distribuzione di volantini, la creazione di opuscoli, parlare a gruppi, pubblicare sui social e altro ancora.

Il reclutamento mirato di solito comporta una campagna mirata verso un gruppo specifico di individui. Questo tipo di reclutamento è efficace quando avete bisogno di individui con competenze molto specifiche. Pensa a dove potresti trovare quei volontari e a cosa li motiverebbe.

Utilizza la tua rete sociale

Forse i volontari che stai cercando sono stati proprio sotto il tuo naso per tutto il tempo. Uno dei modi migliori per reclutare volontari è semplicemente chiedere ai tuoi amici e alla tua famiglia se loro o qualcuno che conoscono potrebbe voler fare volontariato. Poi, chiedete ai vostri attuali volontari e agli altri membri dello staff di fare lo stesso.

Inoltre, considera di chiedere:

• I tuoi clienti, le loro famiglie e i loro parenti
• Alunni del tuo programma/i
• Persone nel quartiere della tua organizzazione
• Individui che sono stati colpiti dal problema che stai cercando di risolvere

Questa tattica aiuterà la tua portata a crescere esponenzialmente. Inoltre, costruisce la prova sociale attraverso il marketing del passaparola. Le persone sono più propense a fidarsi delle persone che conoscono piuttosto che delle organizzazioni. È anche più facile ‘persuadere’ le persone che già ti conoscono in un modo o nell’altro rispetto a quelle che non ti conoscono (in modo simile alla differenza tra lead ‘freddi’ e ‘caldi’ nelle vendite).

Questo tipo di reclutamento, quindi, coinvolge principalmente persone che hanno già familiarità con la tua nonprofit o il problema che affronti, o che sono collegati attraverso amici o membri dello staff.

Trova i tuoi volontari

Oltre ad usare la tua rete sociale per trovare volontari, ci sono molti altri modi per reclutare il giusto tipo di supporto.

Ecco alcuni posti dove puoi cercare:

• Scuole e università
  Le scuole e le università sono spesso piene di individui giovani ed entusiasti che vogliono impegnarsi nel servizio comunitario. Mettiti in contatto con il dipartimento dei servizi agli studenti.
• Imprese
  In molte comunità, le imprese cercano opportunità di coinvolgimento nella comunità per i loro dipendenti. Rivolgiti al dipartimento delle relazioni comunitarie, degli affari comunitari o delle donazioni aziendali di un’azienda. Il volontariato aziendale è una pratica sempre più popolare.
• Club e gruppi comunitari
  Rivolgiti ai club sociali e professionali, alle sorelle e alle confraternite del campus, ai gruppi di membri e ai gruppi comunitari. Tutti questi possono essere eccellenti risorse di volontariato.

In aggiunta a questi, considera la possibilità di affiggere volantini e mettere annunci nei media.

Offri opportunità online

Se possibile, considera di offrire opportunità di volontariato online. Questo potrebbe essere particolarmente utile se ti rivolgi a professionisti che lavorano e che altrimenti troverebbero difficile avere tempo per fare volontariato in aggiunta ai loro lavori a tempo pieno e agli obblighi personali.

Anche se alcune aziende incoraggiano i loro dipendenti a fare volontariato durante l’orario di lavoro (il che è già raro), i dipendenti perdono comunque tempo prezioso per raggiungere il tuo no-profit.

Togli la seccatura del volontariato offrendo opportunità di volontariato virtuale. Attraverso il volontariato online, gli individui possono dare le loro competenze, conoscenze e capacità direttamente dal loro computer o smartphone.

Internet ha creato un’opportunità senza pari per le organizzazioni non profit in difficoltà. Dall’inserimento dei dati e dalla progettazione grafica alla raccolta di fondi e alla gestione dei social media, questo tipo di volontariato non è limitato dai confini geografici o dai vincoli di tempo. È anche più conveniente. Questo volontariato basato sulle competenze è particolarmente prezioso per le piccole organizzazioni non profit locali che potrebbero essere carenti di risorse umane (si pensi a una piccola organizzazione non profit nel sud-est asiatico che può avere accesso a sviluppatori di alto livello della Silicon Valley) – o viceversa!

Questo tipo di volontariato non si applica solo a competenze come la progettazione grafica o la gestione dei social media. I volontari possono, per esempio, insegnare semplici conoscenze informatiche o l’inglese. Naturalmente, le opportunità di volontariato online saranno diverse da una no-profit all’altra.

Esplora il microvolontariato

C’è stato molto fermento intorno al microvolontariato ultimamente. È certamente una tendenza in crescita. La maggior parte del micro-volontariato ha avuto luogo nel Regno Unito. L’Australia (33%) ha visto il prossimo maggiore interesse nel micro-volontariato nel 2015, mentre gli Stati Uniti stanno crescendo da un misero 3%.

Ecco come viene definito:

“Il microvolontariato prende un’idea semplice – che le persone sono più propense a offrire il loro tempo come volontari in pezzi brevi e convenienti, di dimensioni ridotte – e lo trasforma in un nuovo approccio all’azione comunitaria. Offre ai volontari una serie di compiti facili che possono essere svolti in qualsiasi momento, ovunque, alle proprie condizioni.”

Il microvolontariato può includere tutto, dalla condivisione di petizioni al diserbo di un parco comunitario locale. Offre flessibilità ai volontari e molte opportunità per le organizzazioni non profit.

Se vuoi provare il microvolontariato, assicurati che i tuoi compiti siano appropriati (ad esempio, nessun progetto complesso che sia davvero sensibile al tempo) e pensaci bene: quanta supervisione richiedono questi compiti? Chi lo farà? Come verificheremo la qualità?
Assicuratevi che gli incarichi siano brevi – di solito non più di 30 minuti – e non specifici del luogo. Dovrebbero anche essere coinvolgenti e fare la differenza – non noiosi compiti amministrativi che nessun altro vuole fare.

Anche se qualcuno potrebbe contribuire al tuo nonprofit una volta per 30 minuti, forniscigli comunque la guida necessaria per completare il compito. Volete anche ringraziarli e verificare se potete costruire su questo impegno per creare qualcosa di più a lungo termine.

Il microvolontariato è un eccellente supplemento ai programmi di volontariato tradizionali!

Comunicare le aspettative

I volontari, come i dipendenti, vengono nel vostro no-profit con una passione per la vostra causa e interesse nel vostro lavoro. Essi, come ogni altro essere umano, hanno idee e aspettative preconcette sul loro ruolo e sulla vostra organizzazione no-profit.

Per rendere felici i vostri volontari, è essenziale comunicare chiaramente le aspettative fin dall’inizio del vostro lavoro insieme.

I volontari dovrebbero conoscere in dettaglio le loro mansioni, compreso il funzionamento interno della vostra organizzazione no-profit (nella misura necessaria perché possano prosperare nel loro ruolo), il loro supervisore/punto di contatto e il sistema di comunicazione. Soprattutto, i volontari devono capire come aiuteranno la vostra organizzazione no-profit a portare avanti la sua missione.

E’ nel processo di inserimento che dovrete bilanciare le aspettative dei volontari con i vostri obiettivi organizzativi e le aspettative del programma. Questo darà il tono per un’esperienza positiva per i vostri volontari. I vostri volontari dovrebbero sentirsi come se le loro aspettative fossero state ascoltate e le loro domande avessero ricevuto una risposta. Questo aumenta le possibilità che continuino il loro coinvolgimento con la vostra organizzazione no-profit.

Comunicare le aspettative aiuterà anche i nuovi volontari ad acclimatarsi al nuovo ambiente e a superare le emozioni che derivano dal cambiamento.

Make it Enjoyable

Il divertimento è l’ingrediente segreto per il coinvolgimento sia dei dipendenti che dei volontari. Certo, è importante redigere le descrizioni delle mansioni e far familiarizzare i volontari con il sistema di comunicazione interno – ma è (forse anche altrettanto) importante creare un ambiente in cui i volontari si divertano e apprezzino il loro lavoro.

Uno dei modi per raggiungere questo obiettivo è creare un ambiente in cui i volontari possano facilmente sviluppare connessioni personali, emotive e professionali. Nel vostro processo di inserimento, risorse permettendo, includete attività che coltivino queste connessioni tra i volontari e tra i volontari e lo staff.

Per esempio, potreste progettare dei rompighiaccio e organizzare incontri sociali informali dove i volontari e lo staff possano conoscersi tra loro. Inoltre, potreste progettare un programma di affiancamento in cui i nuovi volontari saranno l’ombra dei volontari esperti per un certo periodo di tempo.

Il senso di appartenenza e la comunità sono molto importanti per creare un’atmosfera positiva e piacevole in cui i volontari vorranno continuare a tornare.

Riconoscere e prestare attenzione

Come detto in precedenza, principi simili che assicurano un’alta ritenzione dei dipendenti si applicano anche alla ritenzione dei volontari.

Riconoscere e prestare attenzione sono le basi di un’efficace gestione dei volontari e del loro impegno.

Ringraziate ogni volontario che aiuta in qualsiasi modo. Tratta tutti con lo stesso rispetto e assicurati che nessuno sforzo passi inosservato – per quanto tu possa permetterti di farlo.

Inoltre, assicurati di riconoscere i volontari più attivi nella tua nonprofit (ad esempio il volontario della settimana/mese o un premio).
Riconoscere pubblicamente i volontari li farà sentire orgogliosi dei loro risultati.

Presta attenzione all’esperienza dei tuoi volontari – cosa li motiva, come si sentono, e come puoi aiutarli a crescere.

Anche se le persone iniziano a fare volontariato per molte ragioni diverse, e rimangono/lasciano per molte ragioni diverse, si può dire che quanto segue può aiutare:

• Autonomia
  Consenti ai tuoi volontari di avere un adeguato livello di autonomia in cui possono dirigere i loro compiti e inventare strategie e tecniche per raggiungere gli obiettivi.
• Padronanza
  Assicurati che i tuoi volontari imparino nel loro ruolo. I volontari dovrebbero sentire che stanno facendo progressi, come se stessero “padroneggiando” qualcosa. Abbinate i volontari a ruoli che siano il giusto grado di “sfida” per loro. Questo aiuterà a mantenerli motivati.

Scopo
Questo è probabilmente facile per le organizzazioni no-profit – che già reclutano volontari che credono nella loro missione/causa, ma tutti si impantanano a volte nel nitty-gritty del loro ruolo. Assicuratevi che i vostri volontari vedano che stanno perseguendo uno scopo più alto e che stanno contribuendo a qualcosa di più grande di loro.

Informalmente, dire ai volontari che stanno facendo un ottimo lavoro e chiedere le loro opinioni sugli sviluppi interni sono tutti importanti.
Fate qualcosa di speciale per i compleanni dei vostri volontari, postate su di loro sui vostri social media, fornite loro formazione, e investite in un paio di vantaggi per i dipendenti a cui avranno accesso. Prestare attenzione farà sentire i vostri volontari apprezzati e aumenterà le possibilità che rimangano con la vostra organizzazione no-profit.

Come reclutare volontari per una chiesa?

Trovare volontari per la chiesa significa restringere il processo di reclutamento e di mantenimento dei volontari in modo specifico intorno alla vostra chiesa. Una chiesa ha bisogno di volontari che aiutino a prendersi cura di requisiti e compiti molto specifici – dal falciare i prati al sistemare gli abiti del coro, una chiesa ha bisogno di volontari per assistere in vari aspetti delle sue operazioni.

Iniziare a costruire relazioni

Come chiesa, devi lasciare che coloro che sono interessati a servire la chiesa, si offrano volontari. Ci saranno molti membri della tua congregazione o nuovi membri della comunità che desiderano prestare servizio in chiesa. Familiarizzate con la vostra congregazione e imparate a conoscere le loro famiglie e quello che fanno, informateli su come le loro abilità o hobby possono essere d’aiuto in chiesa. I tuoi attuali volontari potrebbero conoscere altre persone interessate a fare volontariato nella tua chiesa, contattali.

Identifica i ruoli

Siiiate chiari sui vari servizi e requisiti di cui la vostra chiesa ha bisogno. Tieni una lista dei ruoli e del lavoro che ci si aspetta dai volontari, che tipo di competenze saranno adatte al ruolo? Specifica cosa ci si aspetta dai volontari per ogni compito.

Rendi facile la candidatura

Rendi semplice il processo di candidatura. Se hai un sito web, assicurati di avere una pagina di iscrizione dei volontari ben visibile sul tuo sito. Così i volontari interessati non perderanno tempo a trovare come raggiungerti online. Se la vostra chiesa ha una presenza sui social media, assicuratevi di impegnarvi con coloro che vi raggiungono e pubblicate i requisiti del volontariato nella vostra chiesa. Inoltre, condividi il tipo di lavoro di volontariato di cui la tua chiesa ha bisogno. Promuovi le opportunità di volontariato della tua chiesa. Anche se la parola viene diffusa offline, mantenete la chiamata all’azione molto chiara – una semplice pagina di iscrizione, o un numero di telefono per inviare un messaggio o per contattare.

Fate in modo che l’esperienza di volontariato sia fantastica

Come i vostri volontari assunti danno il loro servizio disinteressato alla chiesa, assicuratevi che siano riconosciuti e celebrati per questo. L’esperienza complessiva del volontariato in chiesa include come si sentono dopo aver lavorato in chiesa – ascoltate i vostri volontari e fornite un ambiente di lavoro piacevole e caldo, un ambiente in cui siano ascoltati e non trovino alcun motivo per smettere di fare volontariato. Riconoscere gli sforzi dei vostri volontari su base settimanale, mensile o annuale è importante – aiuta la chiesa a rimanere in contatto con tutto il personale esistente o i membri del ministero. Evidenziate le storie dei vostri volontari, onorateli!

Come reclutare volontari per il ministero dei bambini?

Reclutare volontari per il ministero dei bambini richiede un processo di assunzione dei volontari più specifico, ma semplice. Ecco i semplici passi:

1. Raggiungere i genitori e i membri: Parlate con i genitori o altri adulti se sono o conoscono coloro che sono interessati ad aiutare e insegnare. Promuovi la tua richiesta di volontariato sia online che offline.
2. Chiedi personalmente: Se sentite personalmente che la presenza di una persona nel ministero dei bambini può essere di grande beneficio, chiedetelo direttamente a loro. Se rispondono positivamente, negoziate sul tempo che possono impegnare.
3. Accogliete tutti i volontari: Se qualcuno è interessato a parlare al ministero dei bambini, non dite “no”. Parlate loro di come vorrebbero contribuire.
4. Discutete il programma di studi: Informatevi e scambiatevi suggerimenti per le lezioni e le attività. Ancora più importante, sii chiaro sulla dichiarazione della missione del tuo ministero dei bambini e su ciò che cerchi di ottenere. Offrite formazione al vostro volontario, se necessario.
5. Stabilite le aspettative: Stabilire quale lavoro ci si aspetta da loro, ascoltare ciò che possono offrire, potrebbero essere interessati ad andare oltre il dovere solitamente previsto, e offrire di più nel loro servizio, personalmente.
6. Apprezzare e ringraziare i volontari: E’ essenziale ringraziare quei volontari che hanno offerto il loro servizio per il ministero dei bambini.

Conclusione

C’è molto lavoro coinvolto nel reclutamento e nel mantenimento di volontari veramente buoni, ma, come molte cose, diventa più facile con la pratica. Ora dovreste avere un’idea più chiara di come trovare i volontari giusti per la vostra organizzazione no-profit – e mantenerli.

Se vi sentite sopraffatti da quella che sembra essere un’enorme quantità di lavoro solo per avere dei volontari a bordo, state calmi e ottimisti! Quando trovi i volontari giusti, il resto del tuo lavoro diventa più facile. Avrete più risorse per portare a termine la vostra missione, vi farete una reputazione migliore e raggiungerete più persone. I tuoi volontari ti aiuteranno anche a diffondere la voce della tua organizzazione, il che può portare più donazioni, sostenitori e dipendenti. Infine, rafforzerete anche l’immagine della vostra organizzazione nella vostra comunità e creerete consapevolezza sulla vostra missione.

Una rete di volontari è davvero fondamentale per il successo generale di un’organizzazione. I volontari mantengono viva la missione della vostra organizzazione nonprofit nelle loro comunità.

Molti fattori di attrazione e ritenzione dei volontari sono sotto il diretto controllo della vostra organizzazione nonprofit. Anche se sembra che ci siano molti aspetti da gestire, in termini di investimento di tempo ed energia della vostra organizzazione, i volontari valgono più che bene lo sforzo.

“Ci guadagniamo da vivere con quello che otteniamo, ma facciamo una vita con quello che diamo.” – Winston Churchill