Jak zrobić codzienny harmonogram, który nie zrujnuje twojego dnia w 5 krokach

Jeśli chodzi o robienie codziennego harmonogramu, większość ludzi wpada do jednego z dwóch obozów:

• The Overscheduler: Ich kalendarze wyglądają jak malowanie palcem przedszkolaka. Spotkania nakładają się na spotkania, a przypomnienia o wydarzeniach, przerwach, zadaniach i kolejnych spotkaniach wylatują jak w sylwestra. Ich dni są określone od momentu obudzenia się do ich wieczornej rutyny.
• Minimalista: Znany również jako „Marzyciel”. Mają jedno lub dwa powtarzające się wydarzenia, ale mnóstwo białej przestrzeni, więc są „wolni” (przynajmniej na papierze) na długie odcinki pracy.

Problem polega na tym, że oba te podejścia są straszne z ich własnych powodów.

Bycie nadmiernie rozplanowanym nie pozostawia czasu na nieuniknione „pilne” zadania, które się pojawiają. Jedno zadanie trwa dłużej niż zakładałeś (dzięki błędowi planowania) i cały twój dzień jest wrzucony w chaos.

A minimalista? Oni po prostu przeładowany ich harmonogram do jakiegoś innego formatu – najprawdopodobniej listy rzeczy do zrobienia, aplikacji planowania, lub serii gniewnych e-maili z pytaniem „Gdzie to jest?”

Prawda jest taka, że dobry codzienny harmonogram jest planem udanego życia. Wiedząc, co masz robić (i kiedy), tworzy poczucie celu, znaczenia i skupienia. Pomaga uniknąć prokrastynacji, pozostać zmotywowanym i właściwie zarządzać swoim czasem.

Niestety, niewielu z nas ma całkowitą kontrolę nad swoimi dniami. Zamiast tego, potrzebujesz czegoś elastycznego. Potrzebujesz szablonu dziennego harmonogramu.

W tym przewodniku, mamy zamiar pokryć, jak najbardziej udanych założycieli, twórców i głębokie myśliciele używać szablonowe podejście do ich dzień, aby utrzymać koncentrację, zorganizowane i produktywne (i jak można zrobić to samo z dnia!)

Jak zrobić efektywny dzienny harmonogram w 5 krokach

1. Zacznij dzień od swojej najważniejszej pracy
2. Zaplanuj swój idealny dzienny harmonogram zgodnie z osobistą „krzywą produktywności”

.

3. Użyj „blokady czasowej” aby zmienić swój czas z reaktywnego na kontrolowany
4. Ustaw swoją dostępność na minimum jakie możesz (10-15 minut)
5. Podążaj za swoim przepływem (zarówno zadań jak i energii)
6. BONUS: Zrób regularny audyt kalendarza, aby wyczyścić martwy czas

Czy jesteś gotowy, aby naprawdę odzyskać kontrolę nad swoim czasem? RescueTime to najpotężniejsze na świecie narzędzie do śledzenia czasu i produktywności. Dowiedz się, jak może pomóc i zarejestruj się za darmo już dziś!

Zacznij dzień od najważniejszej pracy

Najbardziej skuteczni ludzie konsekwentnie wykonują swoją najważniejszą pracę jako pierwsi.

Może to oznaczać „połknięcie żaby” (tj. usunięcie najtrudniejszego zadania z drogi) lub zablokowanie czasu na znaczącą pracę przed czymkolwiek innym. To, czego nie robią, to rozpoczynanie dnia od rozpraszaczy, wyzwalaczy emocjonalnych i stresu (tj. e-mail, media społecznościowe i Slack).

Jak wyjaśnia założyciel Farnam Street, Shane Parrish:

„Gdybym wstał rano i pierwszą rzeczą, jaką zrobiłem, było sprawdzenie poczty elektronicznej, pozwoliłbym innym dyktować moje priorytety na ten dzień.”

Istnieje mnóstwo świetnych przykładów tego w praktyce, ale jeden z moich ulubionych pochodzi od założyciela i naukowca Kevina Taylora, który ustawia powtarzające się codziennie, bloki czasowe na pisanie rano:

Jak wyjaśnia Taylor:

„Jeśli jesteś jak większość, najpierw planujesz to, czego inni od ciebie wymagają, a dopiero później szukasz pustych szczelin w kalendarzu, w których mógłbyś 'zmieścić’ to, co jest dla ciebie ważne. (Powodzenia w znalezieniu czasu na skupienie w tego typu 'reaktywnie zaprojektowanym’ kalendarzu.)

„Zamiast tego, odwróć paradygmat poprzez zaplanowanie tego, co jest dla ciebie ważne jako pierwsze.”

Ustalenie powtarzającego się zobowiązania wobec siebie z samego rana rozpoczyna twój dzień z właściwą intencją i zapewnia, że bez względu na to, co jeszcze się wydarzy, zrobiłeś coś znaczącego.

Ale może nawet ważniejsze jest to, że jest to zazwyczaj najbardziej efektywny czas twojego dnia. Dla większości ludzi ich energia jest naturalnie wyższa rano i jest mniej czynników rozpraszających, co oznacza, że możesz naprawdę zagłębić się w ważną pracę.

Według Alexa Panga, autora książki Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

„Dwie godziny, w których możesz naprawdę zagłębić się w problem, przynoszą rozwiązania, które będą lepsze, niż gdybyś spędził 10 godzin rozbitych przez spotkania i odbijanie się na kanałach Slacka.”

Robienie postępów w ten sposób ma efekt domina motywacji i produktywności, który przenosi cię przez resztę dnia.

Jeśli chcesz mieć narzędzie, które pomoże Ci zaangażować się w ten czas, wypróbuj integrację RescueTime Calendar. Po prostu dodaj #focustime do tytułu swojego porannego bloku na szablonie dziennego harmonogramu, a wszystkie rozpraszające strony internetowe (takie jak media społecznościowe, wiadomości i rozrywka) zostaną zablokowane na czas jego trwania.

Na koniec, nie zawsze musisz dokładnie wiedzieć, co będziesz robić w tym czasie. Wystarczy, że po prostu poświęcisz swoje najlepsze godziny na sensowną pracę.

Map out your perfect daily schedule according to your personal „productivity curve”

The reason most successful people dedicate their first hours of the day to meaningful work is because that’s when their energy levels are highest. Jednakże, przy odrobinie pracy, możesz użyć tego samego podejścia, aby dopasować resztę swojego dziennego szablonu harmonogramu do swoich poziomów energii.

Wszyscy przechodzimy przez przypływy i odpływy energii w ciągu dnia dzięki czemuś, co nazywa się naszym rytmem okołodobowym. To jest wewnętrzny zegar, który wysyła nasz umysł i ciało przez momenty czujności i senności.

Kluczem do udanego dziennego szablonu harmonogramu jest dopasowanie poziomów energii do rodzaju pracy, którą wykonujesz.

Gdy nasza energia jest niska, jesteśmy mniej kreatywni, mamy trudniejszy czas podejmowania decyzji, i dostać się łatwiej zestresowany i przytłoczony. Z drugiej strony, badania pokazują, że jesteśmy do 500% bardziej produktywni, kiedy nasza energia jest wysoka i możemy dostać się w stan przepływu.

Więc jak odkryć, kiedy twoje poziomy energii są naturalnie wyższe i niższe w ciągu dnia?

Experiment with your Circadian Rhythm

The majority of people follow a similar Circadian Rhythm throughout the day.

Po przebudzeniu i wyrwaniu się z bezwładu snu nasz poziom energii zaczyna naturalnie wzrastać. Do około 10 rano trafiliśmy na nasz szczytowy poziom koncentracji, który jeździ aż do naturalnego po-obiadowego spadku energii między 1-3 pm.

Po południu, nasz poziom energii wzrasta ponownie aż do spadku ponownie gdzieś między 9-11 pm, kiedy większość z nas idzie do łóżka.

Więc, na przykład, możesz stworzyć dzienny szablon harmonogramu, który podąża za tym wzorem:

• Praca wysokoenergetyczna do około południa
• Wezwania, spotkania i e-maile od 1-3
• Czas wolny na pilne zadania lub więcej spotkań do końca dnia

To całkiem dobry początek, ale co, jeśli nie działa dla Ciebie lub chcesz być bardziej dokładny?

Użyj danych o swojej osobistej produktywności, aby nakreślić swoją „krzywą produktywności”

Zamiast polegać na samokontroli lub śledzeniu nastroju, znacznie łatwiej (i dokładniej) jest użyć narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak RescueTime, które automatycznie zbierze dane za Ciebie.

Po zebraniu pewnej ilości danych, Twój pulpit RescueTime pokaże Ci, na jakich aplikacjach, narzędziach, stronach internetowych i projektach spędzasz czas, kiedy jesteś produktywny (lub rozproszony), a także trendy w Twoich działaniach i nie tylko.

Dla naszego przypadku użycia, raport Trendy produktywności w ciągu tygodnia pokaże, kiedy najprawdopodobniej będziesz produktywny lub rozproszony w danym dniu. Znajduje się on w sekcji Raporty > Produktywność > Pora dnia.

Patrząc na ten raport, otrzymujemy jasny dzienny trend produktywności i rozproszenia, dzięki czemu możemy stworzyć szablon dziennego harmonogramu, który będzie pasował:

• Skoncentrowany, spuszczony na głowę czas w godzinach szczytu
• Spotkania, rozmowy i poczta elektroniczna, gdy poziom energii jest niski
• Przerwy, kiedy najprawdopodobniej dopadnie cię zastój

W gruncie rzeczy przechodzisz od planowania dnia wokół czasu do planowania go wokół energii.

(Sprawdź nasz pełny przewodnik, jak znaleźć najbardziej produktywne godziny tutaj!)

Użyj „blokowania czasu”, aby przejść od bycia reaktywnym do kontrolowania swojego czasu

Twoja krzywa produktywności jest mapą tego, jak możesz wypełnić cały dzień w swoim szablonie dziennego harmonogramu.

To nie jest to samo, co dzienny harmonogram The Overscheduler, który wypełnia swoje dni priorytetami innych ludzi. Zamiast tego jest to szablon, kiedy jesteś najbardziej odpowiedni do wykonywania pewnych rodzajów pracy.

Jednym z przykładów tego rodzaju szablonu dziennego harmonogramu w praktyce jest to, co projektantka Jessica Hische nazywa jej „Ultraschedule”:

Ten szablon dziennego harmonogramu jest jak szkielet, na którym budujesz swój tydzień. A jeśli dopasujesz go do swojej dziennej krzywej produktywności, będziesz wiedział, że wykorzystujesz swój czas tak produktywnie, jak to tylko możliwe.

Dla Hische’a oznaczało to utrzymywanie poniedziałku jako „Dnia Administratora” dla regularnych rozmów i spotkań, podczas gdy w środy i piątki odkładał czas na „Pracę Analogową”:

„Są zaplanowane czasy, podczas których mogę być całkowicie zanurzony w poczcie elektronicznej, a przez resztę dnia zmuszam się do ignorowania jej. Przede wszystkim są zaplanowane bloki czasu, w których moje wifi będzie wyłączone.”

Jedną z najlepszych części tego podejścia jest to, że pomaga ci wizualizować swój idealny dzień pracy – ważną umiejętność, którą niewielu z nas praktykuje, według autora Ryana Holiday’a:

„Tak wiele osób ma wielkie cele na przyszłość. Myślę, że lepiej jest wiedzieć, jak wygląda twój idealny dzień. Wtedy możesz zadać sobie pytanie przy każdej okazji i wyborze: Czy to mnie przybliża, czy oddala?”

Wpływ nie polega tylko na tym, że wiesz, co powinieneś robić, ale na tym, że pomaga ci to powiedzieć „nie” rzeczom, które odbierają ci twój idealny dzień. Jak wyjaśnia projektant Brad Frost:

„Przyjęcie zaproszenia na spotkanie wymaga ode mnie poświęcenia czasu na coś innego, a teraz jest to faktycznie zwizualizowane.”

Możesz użyć techniki zwanej Blokowaniem Czasu, aby stworzyć swój własny szablon dziennego harmonogramu, taki jak ten. Sprawdź nasz przewodnik krok po kroku tutaj.

Ustaw swoją dostępność do minimum, które możesz (10-15 minut)

Z twoim sensownym porannym i dziennym szablonem harmonogramu ustawionym i dopasowanym do twojej krzywej produktywności, następne pytanie brzmi: Jak zmieścisz się w nieuniknionych zadaniach, terminach, spotkaniach i obowiązkach, które wkradają się i wyrzucają twój codzienny harmonogram z whack?

Idealny codzienny harmonogram chroni twój czas. Dla Facebook VP of Product, Fidji Simo, oznacza to zmianę domyślnego czasu na spotkania do minimum możliwe:

„Wiele osób nie sprawdzić, aby dowiedzieć się, ile czasu powinny być realistycznie przydzielone do czegoś. Po prostu domyślnie przyjmują 30 minut na małą rozmowę i 60 minut na większą. Przyczynia się to do tego, że kalendarze wyglądają jak ser szwajcarski.”

Zamiast tego Simo ustala minimalny czas spotkań na 10-15 minut (Elon Musk słynnie dzieli cały swój dzień na 5-minutowe kawałki). W ten sposób, to osoba rezerwująca spotkanie może poprosić o więcej czasu, jeśli czuje, że go potrzebuje.

To sprawia, że zarówno Ty, jak i organizator spotkania jesteście odpowiedzialni za podjęcie decyzji, ile czasu naprawdę potrzebujecie. (Który jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia podczas naprawiania naszej obsesji na punkcie spotkań).

Simo zaleca również ustawienie buforów wokół czasów spotkań, jak również odkładanie na bok celowych otwartych szczelin do swojego dnia na niespodzianki z ostatniej chwili. W ten sposób nie jesteś naiwny, jeśli chodzi o rozproszenie uwagi, z którym musisz się zmierzyć.

W Kalendarzu Google (jak również w wielu innych aplikacjach kalendarza) możesz nawet zmienić domyślny czas trwania spotkań i dodać automatyczne bufory.

Efektywny dzień nie jest rządzony przez tyranię 60-minutowego spotkania. Jak wyjaśnia Simo:

„Jestem najbardziej skupiony, gdy sam ustalam swoją agendę, w porównaniu z sytuacją, gdy pozwalam innym ustalać moją agendę.”

Podążaj za swoim przepływem (zarówno zadań, jak i energii)

Przy prawidłowym wykonaniu, Twój codzienny harmonogram powinien nadawać Ci rozpędu, a nie go odbierać.

Jednakże często zapominamy myśleć o naszym stanie umysłu przy planowaniu spotkań, wydarzeń lub zadań. Pomyśl jednak o skoku poznawczym, jaki trzeba wykonać, aby przejść od ćwiczenia głębokiego myślenia, takiego jak kodowanie nowej funkcji, do codziennych rozmów w celu nadrobienia zaległości.

Według Amerykańskiego Stowarzyszenia Psychologicznego, powrót do zdrowia po przesunięciu zadań, takich jak to, może zająć prawie 40% naszego produktywnego czasu.

Pomimo że rozmawialiśmy już o znaczeniu ochrony przepływu energii (i dopasowywania odpowiednich zadań do poziomu energii), musisz również być świadomy swojego przepływu zadań.

Nasze mózgi potrzebują czasu, aby wejść w przepływ zadania. Ale kiedy już się rozgrzeją, łatwiej jest kontynuować pracę i pozostać zmotywowanym.

Dla autora Paula Jarvisa oznacza to „podzielenie” jego dnia na części według czynności. Popołudnie może być poświęcone tylko na pisanie, podczas gdy rano może być wsparciem dla klienta.

„Im dłużej możesz skupić się na jednym typie zadania, tym szybciej możesz je wykonać. Tak więc zgrupowanie całego pisania, które mam do zrobienia rano, oznacza, że mogę napisać 5-6 artykułów za jednym zamachem.”

To jest również to, co Paul Graham z Y Combinator nazywa „Maker Time” – długie odcinki czasu potrzebne do pracy nad wymagającymi poznawczo zadaniami, takimi jak pisanie lub kodowanie (vs. Manager Time, który jest podzielony na krótkie segmenty).

Jak wypełniasz swój szablon dziennego harmonogramu zadaniami i to-do, staraj się grupować podobne zadania. A kiedy przychodzi czas, aby faktycznie wykonać pracę, upewnij się, że jesteś skupiony i wolny od rozpraszaczy.

Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc wesprzeć twój przepływ zadań. Tim Ferriss, autor Four Hour Work Week, ma swój telefon w trybie samolotowym przez 80% czasu. Podczas gdy funkcja FocusTime firmy RescueTime może zablokować rozpraszające witryny i powiadomienia, które cię wykoleją.

Osobiście lubię używać FocusTime do sesji Pomodoro, w których pracuję intensywnie przez 25-30 minut, a następnie robię krótką przerwę.

BONUS: Zrób regularny audyt kalendarza, aby usunąć martwy czas

Na koniec, ten szablon dziennego harmonogramu nic nie znaczy, jeśli Twój kalendarz jest już pełen powtarzających się spotkań i zadań.

Większość ludzi używa swojego kalendarza jako narzędzia skierowanego do przodu, aby zaplanować to, co ma nadejść. Ale jest to również świetne narzędzie do refleksji. Audyt kalendarza to proste ćwiczenie, w którym przeglądasz i sprawdzasz przeszłe zobowiązania.

Co trzy miesiące wiceprezes ds. produktu w Facebooku Fidji Simo przeprowadza audyt kalendarza, aby dowiedzieć się:

• Czas, jaki spędziła nad każdym projektem
• Jak podzielono jej czas na spotkania z poszczególnymi liderami w porównaniu z dużymi spotkaniami
• Procent czasu, jaki poświęciła na rekrutację w porównaniu z zarządzaniem i budowaniem

Mając te dane w ręku, może sprawdzić, czy spędzony czas odpowiada jej intencjom. A jeśli nie, dostosowuje się.

„Wszystkie inne rzeczy w moim kalendarzu były mniej ważne, ale zajmowały więcej czasu z powodów dziedzictwa.

„Były powtarzające się spotkania, które nie wymagały już mojej obecności, spotkania w celu podjęcia decyzji na mniej ważne tematy itp…”

Integracja kalendarza RescueTime daje szybki wgląd w to, ile czasu spędzasz w pracy każdego dnia, całkowity czas spotkań, średnią produktywność i czy osiągasz swoje dzienne cele, czy nie.

Spójrz teraz na swój tygodniowy lub miesięczny harmonogram. Jak wiele z tych powtarzających się spotkań można by skrócić lub zrezygnować z nich?

Czy Twoje zobowiązania czasowe pasują do Twoich celów?

Jeśli nie, czas cofnąć te godziny.

Na koniec, trzymaj wszystkie swoje zobowiązania czasowe w jednym miejscu

Może się wydawać, że dobrym pomysłem jest oddzielenie kalendarza osobistego od zawodowego, ale to tylko proszenie się o kłopoty, gdy zobowiązania nakładają się na siebie. Zamiast tego użyj kodowania kolorami, aby rozróżnić działania lub utwórz inny „szablonowy” kalendarz, aby zachować porządek.

Możesz myśleć o swoim kalendarzu jak o wielkim pustym słoiku. Każde zadanie, które dodajesz – czy to osobiste, czy zawodowe – wypełnia przestrzeń. I chociaż możesz przypisywać zadaniom różne poziomy ważności, Twój kalendarz tego nie robi.

Godzina to godzina, niezależnie od tego, na co ją przeznaczysz.

Czy naprawdę chcesz odzyskać kontrolę nad swoim czasem? RescueTime to najpotężniejsze na świecie narzędzie do śledzenia czasu i produktywności. Dowiedz się, jak może pomóc i zarejestruj się za darmo już dziś!