Memo

Funkcje i odbiorcy

Skrót od „memorandum”, memo jest rodzajem dokumentu używanego do komunikowania się z innymi osobami w tej samej organizacji. Notatki (lub memoranda) są zwykle używane do dość krótkich wiadomości o objętości jednej strony lub mniejszej, ale nieformalne raporty o objętości kilku stron mogą również wykorzystywać format notatki.

Format

Memo wyróżnia nagłówek, który zawiera linie DATE, TO, FROM i SUBJECT. Inne linie, takie jak CC lub BCC, mogą być dodane w razie potrzeby. Zamiast linii SUBJECT może być użyta linia RE („Reference”), ale to zastosowanie jest coraz rzadsze, ponieważ „RE” jest często mylone z „Reply” z powodu jego użycia w poczcie elektronicznej.

• DATE: Wymień datę dystrybucji notatki.
• TO: Wymień nazwiska odbiorców notatki. Jeśli jest kilku odbiorców, dopuszczalne jest użycie nazwy grupy, takiej jak „Wszyscy pracownicy” lub „Członkowie Komitetu Personalnego.”
• OD: Wymień nazwisko i stanowisko osoby piszącej(-ych).
• SUBJECT: Potraktuj linię TEMAT jako tytuł notatki. Należy go sprecyzować, aby czytelnicy mogli natychmiast zidentyfikować temat.

Te nagłówki mogą być pisane z podwójnym lub pojedynczym odstępem, a w wierszu SUBJECT często używa się wielkich liter. Ponadto, kolejność elementów może być różna. Wiele organizacji ma swoje własne preferencje stylistyczne w tych kwestiach. Jeśli nie, kolejność wymieniona powyżej, z podwójnym odstępem, jest najbardziej powszechna.

Tekst notatek zazwyczaj używa formatu blokowego, z pojedynczymi odstępami, dodatkowym odstępem między akapitami i brakiem wcięć dla nowych akapitów. Jeśli jednak raport w formacie notatki rozciąga się na kilka stron, można zastosować podwójne odstępy, aby poprawić jego czytelność.

Organizacja

Profesjonalne formy komunikacji są zorganizowane zgodnie z jedną z dwóch strategii: Bezpośrednia i pośrednia.

• Bezpośrednia strategia organizacyjna przedstawia cel dokumentu w pierwszym akapicie (czasami pierwszym zdaniu) i dostarcza wspierających szczegółów w korpusie.
• Pośrednia strategia organizacyjna otwiera się istotnymi, przyciągającymi uwagę szczegółami, które nie podają bezpośrednio celu dokumentu. Cel jest ujawniony w treści wiadomości, zwykle wciśnięty między szczegóły wspierające.

Bezpośrednie podejście jest stosowane do dobrych wiadomości lub rutynowej komunikacji; pośrednie podejście jest stosowane do perswazji, sprzedaży lub złych wiadomości.

Bezpośredni cel jest mile widziany w dobrych wiadomościach lub rutynowych wiadomości, ale może być postrzegane jako nagłe lub niewrażliwe w złych wiadomości lub perswazji wiadomości. W obu typach organizacji, informacje o działaniu (takie jak terminy lub informacje kontaktowe) lub uprzejme oświadczenie końcowe są umieszczane w ostatnim akapicie.

.

Strategia organizacji	Definicja	Typ dokumentu	Treść
			Wprowadzenie	Ciało	Zakończenie
Bezpośredni	Pisarz szybko dochodzi do celu, czasem już w pierwszym zdaniu.	Używany dla dobrej wiadomości lub rutynowej komunikacji (publiczność jest otwarta lub neutralna)	Cel	Szczegóły	Informacja o działaniu lub uprzejme zakończenie
Pośredni	Pisarz stopniowo dochodzi do celu, który jest podany w treści.	Używany do negatywnych, perswazyjnych lub sprzedażowych wiadomości (publiczność nie jest otwarta)	Poważne, przyciągające uwagę stwierdzenia	Stwierdzenie celu jest otoczone szczegółami.	Informacja o działaniu lub uprzejme zakończenie

Przykładowa notatka bezpośrednia

Przykładowa notatka pośrednia

Styl i ton

Przykładowe raporty i notatki polityczne są przykładami dokumentów, które mają bardziej formalny ton, większość notatek będzie miała styl konwersacyjny – lekko nieformalny, ale wciąż profesjonalny. Odbiorcami notatek są osoby, z którymi autor pracuje, więc styl pisania zazwyczaj zakłada relację z nimi (a zatem pewien brak formalności); należy pamiętać, że relacja ta ma charakter zawodowy, więc pismo powinno to odzwierciedlać. Ponadto, podobnie jak w przypadku wszystkich dokumentów w miejscu pracy, odbiorcami mogą być różni czytelnicy, a styl i ton powinny być odpowiednie dla wszystkich ich poziomów technicznych i autorytetu.

Zbyt nieformalny	Zbyt formalny, nadęty, słowny	Właściwa równowaga
Witam wszystkich. Mam nadzieję, że mieliście udany weekend. Znacie te nagrody, które rozdajemy co jakiś czas? Nadszedł czas na nie ponownie!	Misją Variety Craft Supplies jest dostarczanie klientom niedrogich, wysokiej jakości materiałów z doskonałą obsługą klienta. Doskonała obsługa klienta obejmuje wiedzę na temat materiałów eksploatacyjnych, ale wykracza poza to. Chodzi o posiadanie właściwego nastawienia do pomagania klientom. Nadszedł czas, aby nagrodzić pracowników, którzy są zorientowani na klienta.	Bezpośrednie i zwięzłe otwarcie określa cel notatki. Proszę przesłać nominacje do kwartalnej nagrody Customer Service Excellence Award do 8 kwietnia. Pomóż nam wyróżnić wspaniałych pracowników!

Wspólne sytuacje pisania notatek

Matki są używane w różnych sytuacjach komunikacyjnych w miejscu pracy, od dokumentacji procedur i polityk po proste ogłoszenia. Poniżej podano kilka typowych rodzajów notatek:

• Polityki (zmiany i nowe)
• Instrukcje
• Procedury
• Ogłoszenia
• Raporty z podróży

Środek dystrybucji

Mematki mogą być dystrybuowane ręcznie za pomocą druku w organizacjach, w których nie wszyscy pracownicy mają dostęp do poczty elektronicznej. Organizacje posiadające dostęp do poczty elektronicznej mogą rozpowszechniać notatki jako załączniki do wiadomości e-mail.

W organizacjach, w których poczta elektroniczna dociera do każdego pracownika (lub każdego pracownika z grupy odbiorców notatki), autorzy muszą zdecydować, czy wysłać notatkę czy wiadomość e-mail, aby przekazać swoją informację. W takich przypadkach autorzy powinni wziąć pod uwagę trzy czynniki: charakter wiadomości, szczegółowość/liczbę szczegółów oraz prawdopodobieństwo wydrukowania jej w celu łatwiejszego odniesienia się do niej. Te rodzaje wiadomości powinny być zapisywane w formacie notatki i dołączane do wiadomości e-mail w celu szybkiej (i przyjaznej dla środowiska) dystrybucji:

• Wiadomości, które mają oficjalną aurę, takie jak nowe zasady lub zmiany zasad.
• Wiadomości zawierające wiele szczegółów (takie jak instrukcje dotyczące kalibracji skomplikowanej maszyny).
• Wiadomości wymagające odniesienia się do nich z dala od komputera (wymagające kopii drukowanej). W drukowanych kopiach wiadomości e-mail zazwyczaj stosuje się małą czcionkę, która jest trudna do odczytania.

*Niektóre artykuły są używane w wielu gatunkach i dyscyplinach.

.