Certified Mail – Hoe het werkt
Oct 07, 2010
Wat is Certified Mail?
In wezen is Certified Mail een “extra” binnenlandse postdienst die een uniek volgnummer toekent aan elk verzonden artikel en de afzender een wettelijk erkend bewijs van zowel verzending als bezorging verschaft.
Waarom Certified Mail gebruiken?
Er zijn een aantal voordelen verbonden aan het gebruik van Certified Mail. Wanneer de ontvanger fysiek moet tekenen voor de brief of het pakket, creëert dit niet alleen een gevoel van urgentie (d.w.z. “Iemand wil echt dat ik dit lees, ik kan het beter nu openen.”), maar het maakt de afzender ook officiëler (d.w.z. “Dit is een legitieme zaak – geen junkmail – ik kan hier maar beter aandacht aan besteden.”). Bovendien is het traceerbaar omdat de ontvanger (of iemand namens hem) ervoor moet tekenen. Daarover later meer.
Veel bedrijven gebruiken Certified Mail voor belangrijke mededelingen, zoals: het terugroepen van een product, een bezorgplichtig bericht aan hun klanten, jaarverslagen, verklaringen van aandeelhouders, en andere officiële mededelingen aan klanten en partners. In sommige gevallen is het gebruik van Certified Mail zelfs wettelijk verplicht. Als u een van deze berichten – of andere officiële communicatie – verstuurt, overweeg dan de voordelen van Certified Mail. Misschien is Certified Mail iets voor u.
Hoe werkt Certified Mail?
Bij aflevering van uw Certified Mail is volgens de voorschriften van de U.S. Postal Service (USPS) de handtekening van de geadresseerde (of diens gemachtigde) vereist voordat de geadresseerde de brief in ontvangst kan nemen en openen. De USPS bewaart de officiële afleveringsgegevens gedurende twee jaar.
Natuurlijk zijn er opties. Hieronder vindt u de verschillende manieren waarop u Certified Mail via Click2Mail kunt verzenden, evenals de vereisten voor de handtekening van de ontvanger voor elke optie.
– Certified Mail. Biedt een uniek volgnummer dat u online kunt controleren om te bevestigen dat uw poststuk op de plaats van bestemming is aangekomen. Bij deze optie mag de postbezorger de post bezorgen bij iedereen die post ontvangt op het opgegeven adres.
– Gecertificeerde post met retourontvangst (de groene kaart). Tegen een extra vergoeding wordt een groene kaart met retourontvangst aan het poststuk gehecht en vervolgens bij aflevering door de ontvanger ondertekend en gedateerd en per post aan u geretourneerd.
– Gecertificeerde post met elektronisch retourontvangstbewijs. Tegen een extra vergoeding ($1,00 minder dan de groene kaart) wordt een elektronische versie van de groene kaart vastgelegd als PDF-document met een afbeelding van de handtekening van de ontvanger of een goedgekeurde handstempel.
– Gecertificeerde post met retourontvangst en beperkte aflevering. De meest strikte van de Certified Mail-opties, waarbij het retourbewijs wordt aangevuld met een beperkte bezorging, garandeert de bezorging aan de geadresseerde zelf of aan een gemachtigde.
Omdat dit proces veel tijd in beslag neemt en afhankelijk is van een fysieke handtekening, kunt u ervan uitgaan dat de bezorging van uw Certified Mail drie tot tien werkdagen in beslag zal nemen. USPS kan geen exacte bezorgdatum en -tijd garanderen of opgeven, aangezien de bezorging afhankelijk is van de vraag of de ontvanger thuis is en kan tekenen voor het poststuk. Certified Mail wordt verzonden als First-Class Mail.
Waarom zo’n tijdrovende zaak? Zo werkt de bezorging (en waarom er een extra vergoeding is).
Stap één – Als u een zending naar een woonadres stuurt en er is niemand thuis op het moment van bezorging, laat de postbezorger een herinneringsbriefje in de brievenbus achter. Daarop staat dat een aangetekende zending op het plaatselijke postkantoor wordt bewaard om te worden afgehaald. Zij moeten naar het postkantoor gaan om voor de brief te tekenen en deze af te halen.
Stap één niet succesvol, stap twee – Als na vijf tot zeven dagen niemand de brief ophaalt, probeert USPS een tweede bezorging. Opnieuw laat de postbezorger een herinnering achter als er niemand thuis is.
Stap twee mislukt, stap drie – Tenslotte wordt na 10 tot 12 dagen de derde en laatste afleverpoging op het afleveradres gedaan. Nadat de laatste aanmaning is achtergelaten, wordt de brief teruggebracht naar het postkantoor en daar nog eens vijf tot zeven dagen vastgehouden. Dit hele tijdsbestek kan 17 tot 21 dagen duren als niemand de brief heeft opgeëist.
Stap drie niet succesvol, stap vier – USPS markeert de brief dan ‘Unclaimed’ en de brief gaat terug naar de afzender. Niet opgeëiste zendingen worden na 30 dagen aan de afzender geretourneerd.
Houd er rekening mee dat USPS geen ‘in-route’ tracking informatie voor brieven verstrekt. U krijgt geen bijgewerkte bezorginformatie totdat de USPS-briefbezorger de brief heeft geprobeerd of bezorgd en de brief heeft gescand of een bezorgpoging heeft gedaan.
Hoe Click2Mail kan helpen
Click2Mail biedt een online interface waarmee klanten direct vanaf hun computer Certified Mail kunnen verzenden. Klanten uploaden hun poststuk en mailinglijst (of ze kunnen een of beide van deze items online maken), en Click2Mail produceert en verzendt het document naar de USPS voor aflevering.
Elk Click2Mail.com Certified Mailpiece wordt aangemaakt met een uniek USPS-trackingnummer, waarmee u de bezorgstatus kunt volgen via uw Click2Mail-accountpagina op Click2Mail.com, en die ook kan worden gebruikt om de bezorgstatus te controleren op de website van USPS. Zo eenvoudig is het!
Bij het verzenden van Certified Mail profiteert u nog steeds van alle andere voordelen die Click2Mail biedt: personalisering van de inhoud met behulp van de naam en persoonlijke informatie van uw ontvangers; standaardisering en online creatie van mailinglijsten; printen en verzenden de volgende werkdag (indien geplaatst voor 20.00 uur EST), en behulpzame klantenservice die elf uur per dag, vijf dagen per week beschikbaar is. Met dat soort ondersteuning, heeft het geen zin om uw tijd en geld te besteden aan het afdrukken en vullen van uw mailers, het adresseren van de poststukken, het rijden naar het postkantoor, en in de rij te staan om ze te versturen.
Click2Mail bespaart u tijd en geld terwijl het u alle middelen en ondersteuning biedt om uw Certified Mail sneller en probleemloos te laten verlopen. Klik hier voor meer informatie over Click2Mail Certified Mail-producten. Als u vragen hebt, kunt u contact opnemen met onze Klantenondersteuning op 866-665-2787 of .(JavaScript moet ingeschakeld zijn om dit e-mailadres te zien). Live ondersteuning via telefoon en online chat is beschikbaar van maandag tot vrijdag, van 9.00 tot 20.00 uur EST.
