To było pytanie, kiedy Office 365 Groups pojawił się na świecie kilka lat temu i do dziś pozostaje WIELKIM pytaniem. Kiedy trzeba utworzyć tylko witrynę SharePoint, a kiedy zdecydować się na witrynę grupy Office 365 ze wszystkimi dzwonkami i gwizdkami, które pochodzą z nim?
Po pierwsze, pozwól mi wyjaśnić różnicę między zwykłą witryną SharePoint i grupą Office 365. Następnie przedstawię kilka wskazówek/argumentów dla każdej z opcji. Mam nadzieję, że to pomoże Ci rozstrzygnąć debatę „Grupy Office 365 lub witryny zespołu SharePoint”.
Mieliśmy to na zawsze w SharePoint. Do czasu pojawienia się Office 365 Groups, było to jedyne miejsce, które mogliśmy stworzyć i mieć do współpracy. Witryny były używane do zarządzania dokumentami, ale można je było również wzbogacić o inne części webowe (lista zadań, kalendarz, itp.). W ciągu ostatniego roku, klasyczna witryna SharePoint dostała trochę dodatkowej miłości i renesansu z nowoczesnym doświadczeniem strony. Więc nawet jeśli twój Intranet jest pełen tych klasycznych witryn, możesz łatwo przekonwertować je na nowoczesne strony doświadczenia.
Przykład klasycznej strony SharePoint
Przykład nowoczesnej strony SharePoint
Grupa Office 365
Grupa Office 365, jak wcześniej udokumentowałem jest zasadniczo grupą bezpieczeństwa/członkostwa związaną z różnymi narzędziami i aplikacjami Office 365.
Tutaj jest to, co dostajesz jako część grupy Office 365, gdy ją tworzysz:
- Lista dystrybucyjna poczty e-mail (Outlook)
- Kalendarz grupowy (Outlook)
- Notatka-.narzędzie do robienia notatek (OneNote)
- Narzędzie do zarządzania zadaniami (Planner)
- Narzędzie do czatu (MS Teams) – patrz Uwaga poniżej
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
UWAGA: Zespół MS (aplikacja/narzędzie do czatowania) nie jest tworzony automatycznie podczas tworzenia grupy Office 365. Musisz połączyć/utworzyć go ręcznie po utworzeniu grupy Office 365. Jest on tworzony automatycznie tylko wtedy, gdy tworzysz nowy Zespół z MS Teams.
Więc teraz, z Grupą Office 365, witryna SharePoint jest tylko małym elementem układanki. Wszystkie te narzędzia działają ręka w rękę i są dobrze zintegrowane. Na przykład, kiedy wymieniasz pliki w MS Teams, są one przechowywane w bibliotece dokumentów zlokalizowanej w SharePoint (z folderem automatycznie tworzonym dla każdego kanału w ramach Zespołu).
Wracamy więc do pytania, kiedy używasz witryny SharePoint, a kiedy Grupy Office 365? Spójrz, to zależy od tego, z kim rozmawiasz – nie ma tu dobrej lub złej odpowiedzi. Mam kilku klientów, którzy tworzą tylko Grupy Office 365 (dla każdego działu lub projektu). Nadal uważam, że „zwykłe” witryny (te niepołączone z Grupami Office 365) też mają swoje miejsce. Na przykład, powiedzmy, że twój dział kadr musi utworzyć witrynę pracowniczą do przechowywania zasad, formularzy itp. Naprawdę nie jest tu wymagany komponent społecznościowy, jak Planner czy Teams, więc wystarczy stara, dobra witryna.
Z innej strony, jeśli potrzebujesz zarządzać projektem, Grupa Office 365 może okazać się lepszą alternatywą, ponieważ oprócz przechowywania plików otrzymujesz listę dystrybucyjną e-maili, narzędzie do zadań itp. – na wypadek, gdyby Twój projekt tego wymagał.
Używaj Grup Office 365, jeśli….
- Chcesz szybkiej i łatwej współpracy
- Chcesz mieć możliwość posiadania nieformalnych przestrzeni do spotkań
- Masz krótkie mini projekty
- Nie chcesz być obciążony zarządzaniem witrynami zespołu SharePoint
- Tylko potrzebujesz miejsca do udostępniania dokumentów, linków, obrazów i nie potrzebujesz narzędzi do współpracy społecznościowej
Tutaj znajduje się film, który również stworzyłem na ten temat.
