Prawdopodobnie jednym z najbardziej przydatnych narzędzi w SharePoint jest historia wersji. Daje Ci ona bieżącą listę zmian, które zaszły w Twoich plikach w ciągu ich życia. W szczególności, historia wersji daje dostęp do starych kopii plików i pokazuje numer każdej wersji, rozmiar każdej wersji, jak również kto i kiedy stworzył każdą wersję.
Może myślisz, że narzędzie do tworzenia kopii zapasowych, którego Twoja organizacja używa na swoich dyskach współdzielonych jest już wystarczająco dobre? Że nigdy nie będziesz potrzebował czegoś innego? Pomyśl jeszcze raz. Poniżej przedstawiam bardzo realne przykłady, kiedy wiele kopii zapasowych na dyskach współdzielonych nie spełni twoich potrzeb, potencjalnie powodując godziny przeróbek, których w przeciwnym razie nigdy nie musiałbyś robić, gdybyś – zgadłeś – używał SharePointa od początku.
Historia wersji jest generalnie używana na dwa sposoby:
Plain old version history: Uzyskanie czystej radości z posiadania starych wersji plików zapisanych i przechowywanych w SharePoint, dzięki czemu można porównać bieżącą wersję ze starszymi kopiami (świetne do uzyskania kontekstu zmian lub bieżącego stanu), śledzić, kto dokonał jakich zmian (lub kto był w twoim pliku), i/lub przywrócić stare wersje, jeśli bieżąca jest zła, spieprzona lub po prostu zbyt godna pożałowania. Zasadniczo jest to miły, prosty, przyjazny dla użytkownika system tworzenia kopii zapasowych i audytu. I nie wymaga pomocy działu IT, aby go używać.
Solidny system wydawania: Historia wersji pozwala publikować dokumenty w sposób nie różniący się od tego, w jaki wydawane jest oprogramowanie. Numer wersji coś znaczy, dostęp do różnych typów wersji roboczych jest ograniczony, a dokumenty są silnie kontrolowane. Ten system jest niezwykle przydatny w korporacyjnej atmosferze, ale również bardziej skomplikowany w konfiguracji i utrzymaniu.
W tym poście zamierzam omówić tylko typowe zastosowania historii wersji – punkt 1 powyżej. W przyszłym poście omówię, jak używać systemu wydawania wersji w Twojej organizacji. A jeśli chciałbyś zrozumieć te koncepcje w formacie wideo (wiesz, sposób przyszłości), zerknij poniżej.
Jeśli Twoja organizacja używa dysków współdzielonych jako głównej metody przechowywania i udostępniania plików, być może zauważyłeś – potencjalnie w przypływie czystej paniki – że nie ma naprawdę łatwego sposobu na uzyskanie starej wersji pliku, jeśli coś pójdzie nie tak. Jesteś na łasce zegara kopii zapasowej, który prawdopodobnie wykonuje codzienną pracę, powiedzmy o północy, aby przechowywać i tworzyć kopie zapasowe twoich plików.
Jeśli masz szczęście, twój dział IT tworzy kopie zapasowe częściej. Jeden z moich poprzednich pracodawców faktycznie tworzył kopie zapasowe współdzielonych dysków co godzinę i zapisywał te pliki przez jeden dzień. Następnie zapisywał dzienną kopię zapasową (powiedzmy, co noc o północy) przez tydzień, a tygodniową (powiedzmy, od niedzieli w nocy) przez miesiąc. Ale większość miejsc tego nie robi. Jest to ogromne obciążenie dla zasobów, zarówno ludzi, jak i przestrzeni.
Nie jest to również tak użyteczne, jak się wydaje. Jeśli masz opcję tworzenia kopii zapasowych co godzinę i dużo pracujesz nad plikiem w ciągu tej godziny, a następnie przez pomyłkę zapiszesz plik, utkniesz z tym, co zostało zarchiwizowane w ostatniej godzinie, niezależnie od tego, ile razy zapisałeś plik w ciągu tej godziny. Możesz być utraty ton produktywności z jednym błędnym click.
Więc, podczas gdy kopie zapasowe dysku wspólnego oferują wartość, to arbitralne i oparte na kiedy dział IT skonfigurować swoje systemy do auto-backup. Nie wiesz, jak długo trwają te kopie zapasowe, może nie być udokumentowane, kiedy one faktycznie powstają – co do godziny, pół godziny, północy, kiedy? – i być może będziesz musiał złożyć zgłoszenie o problemach, aby uzyskać dostęp. Brzmi niewiarygodnie.
SharePoint oferuje historię wersji, która tworzy nową wersję pliku 1) za każdym razem, gdy zapisujesz plik, 2) za każdym razem, gdy sprawdzasz plik, 3) nadpisujesz istniejący plik lub 4) jeśli jesteś współautorem, co pół godziny po tym, jak ktoś zacznie edytować plik.
Dlaczego jest to lepsze? Wersje są tworzone wtedy, kiedy uważasz, że powinny być. Nie musisz już polegać na systemie, aby tworzył kopie zapasowe za Ciebie. Możesz cofnąć się i przejrzeć każdą historyczną wersję, którą chcesz. Możesz nawet przywrócić starą wersję, całkowicie nadpisując bieżącą. (A jeśli żałujesz, że podjąłeś taką decyzję, możesz przywrócić ostatnią wersję po przywróceniu! Tak meta!)
Historia wersji daje Ci kontrolę nad czasem życia Twoich plików, pozwala zobaczyć, kto w nich był, i daje Ci możliwość naprawienia błędów.
Upewnij się, że historia wersji jest włączona w Twojej bibliotece dokumentów. Niestety, historia wersji jest domyślnie wyłączona w zupełnie nowej bibliotece dokumentów w SharePoint 2013. Od końca 2015 roku, nowa biblioteka dokumentów w SharePoint Online, na szczęście, ma włączoną historię wersji.
To powiedziawszy, twoim obowiązkiem jest sprawdzenie, aby upewnić się, że historia wersji jest włączona w twojej bibliotece dokumentów. Nie zakładaj tego po prostu! Oto jak: jeśli widzisz opcje historii wersji pokazane poniżej, to znaczy, że jest ona włączona.