Prawdopodobnie jednym z najbardziej przydatnych narzędzi w SharePoint jest historia wersji. Daje Ci ona bieżącą listę zmian, które zaszły w Twoich plikach w ciągu ich życia. W szczególności, historia wersji daje dostęp do starych kopii plików i pokazuje numer każdej wersji, rozmiar każdej wersji, jak również kto i kiedy stworzył każdą wersję.
Może myślisz, że narzędzie do tworzenia kopii zapasowych, którego Twoja organizacja używa na swoich dyskach współdzielonych jest już wystarczająco dobre? Że nigdy nie będziesz potrzebował czegoś innego? Pomyśl jeszcze raz. Poniżej przedstawiam bardzo realne przykłady, kiedy wiele kopii zapasowych na dyskach współdzielonych nie spełni twoich potrzeb, potencjalnie powodując godziny przeróbek, których w przeciwnym razie nigdy nie musiałbyś robić, gdybyś – zgadłeś – używał SharePointa od początku.
Historia wersji jest generalnie używana na dwa sposoby:
- Plain old version history: Uzyskanie czystej radości z posiadania starych wersji plików zapisanych i przechowywanych w SharePoint, dzięki czemu można porównać bieżącą wersję ze starszymi kopiami (świetne do uzyskania kontekstu zmian lub bieżącego stanu), śledzić, kto dokonał jakich zmian (lub kto był w twoim pliku), i/lub przywrócić stare wersje, jeśli bieżąca jest zła, spieprzona lub po prostu zbyt godna pożałowania. Zasadniczo jest to miły, prosty, przyjazny dla użytkownika system tworzenia kopii zapasowych i audytu. I nie wymaga pomocy działu IT, aby go używać.
- Solidny system wydawania: Historia wersji pozwala publikować dokumenty w sposób nie różniący się od tego, w jaki wydawane jest oprogramowanie. Numer wersji coś znaczy, dostęp do różnych typów wersji roboczych jest ograniczony, a dokumenty są silnie kontrolowane. Ten system jest niezwykle przydatny w korporacyjnej atmosferze, ale również bardziej skomplikowany w konfiguracji i utrzymaniu.
W tym poście zamierzam omówić tylko typowe zastosowania historii wersji – punkt 1 powyżej. W przyszłym poście omówię, jak używać systemu wydawania wersji w Twojej organizacji. A jeśli chciałbyś zrozumieć te koncepcje w formacie wideo (wiesz, sposób przyszłości), zerknij poniżej.
Jeśli Twoja organizacja używa dysków współdzielonych jako głównej metody przechowywania i udostępniania plików, być może zauważyłeś – potencjalnie w przypływie czystej paniki – że nie ma naprawdę łatwego sposobu na uzyskanie starej wersji pliku, jeśli coś pójdzie nie tak. Jesteś na łasce zegara kopii zapasowej, który prawdopodobnie wykonuje codzienną pracę, powiedzmy o północy, aby przechowywać i tworzyć kopie zapasowe twoich plików.
Jeśli masz szczęście, twój dział IT tworzy kopie zapasowe częściej. Jeden z moich poprzednich pracodawców faktycznie tworzył kopie zapasowe współdzielonych dysków co godzinę i zapisywał te pliki przez jeden dzień. Następnie zapisywał dzienną kopię zapasową (powiedzmy, co noc o północy) przez tydzień, a tygodniową (powiedzmy, od niedzieli w nocy) przez miesiąc. Ale większość miejsc tego nie robi. Jest to ogromne obciążenie dla zasobów, zarówno ludzi, jak i przestrzeni.
Nie jest to również tak użyteczne, jak się wydaje. Jeśli masz opcję tworzenia kopii zapasowych co godzinę i dużo pracujesz nad plikiem w ciągu tej godziny, a następnie przez pomyłkę zapiszesz plik, utkniesz z tym, co zostało zarchiwizowane w ostatniej godzinie, niezależnie od tego, ile razy zapisałeś plik w ciągu tej godziny. Możesz być utraty ton produktywności z jednym błędnym click.
Więc, podczas gdy kopie zapasowe dysku wspólnego oferują wartość, to arbitralne i oparte na kiedy dział IT skonfigurować swoje systemy do auto-backup. Nie wiesz, jak długo trwają te kopie zapasowe, może nie być udokumentowane, kiedy one faktycznie powstają – co do godziny, pół godziny, północy, kiedy? – i być może będziesz musiał złożyć zgłoszenie o problemach, aby uzyskać dostęp. Brzmi niewiarygodnie.
SharePoint oferuje historię wersji, która tworzy nową wersję pliku 1) za każdym razem, gdy zapisujesz plik, 2) za każdym razem, gdy sprawdzasz plik, 3) nadpisujesz istniejący plik lub 4) jeśli jesteś współautorem, co pół godziny po tym, jak ktoś zacznie edytować plik.
Dlaczego jest to lepsze? Wersje są tworzone wtedy, kiedy uważasz, że powinny być. Nie musisz już polegać na systemie, aby tworzył kopie zapasowe za Ciebie. Możesz cofnąć się i przejrzeć każdą historyczną wersję, którą chcesz. Możesz nawet przywrócić starą wersję, całkowicie nadpisując bieżącą. (A jeśli żałujesz, że podjąłeś taką decyzję, możesz przywrócić ostatnią wersję po przywróceniu! Tak meta!)
Historia wersji daje Ci kontrolę nad czasem życia Twoich plików, pozwala zobaczyć, kto w nich był, i daje Ci możliwość naprawienia błędów.
Upewnij się najpierw, że jest włączona
Upewnij się, że historia wersji jest włączona w Twojej bibliotece dokumentów. Niestety, historia wersji jest domyślnie wyłączona w zupełnie nowej bibliotece dokumentów w SharePoint 2013. Od końca 2015 roku, nowa biblioteka dokumentów w SharePoint Online, na szczęście, ma włączoną historię wersji.
To powiedziawszy, twoim obowiązkiem jest sprawdzenie, aby upewnić się, że historia wersji jest włączona w twojej bibliotece dokumentów. Nie zakładaj tego po prostu! Oto jak: jeśli widzisz opcje historii wersji pokazane poniżej, to znaczy, że jest ona włączona.
Gdy tworzone są wersje
Wersje będą tworzone za każdym razem, gdy wykonasz jedną z następujących czynności:
- Zapisz plik (aplikacja kliencka): Gdy otworzysz plik w aplikacji klienckiej – a więc nie Office Web Apps (OWA) lub Office Online (OO), które znajdują się w przeglądarce – i klikniesz przycisk „Zapisz” w tej aplikacji, zostanie utworzona nowa wersja.
- Na przykład, jeśli otworzysz dokument programu Word w pełnej aplikacji Word, nowa wersja zostanie utworzona za każdym razem, gdy naciśniesz przycisk „Zapisz” w programie Word.
- Edytuj przez trzydzieści minut (aplikacja przeglądarki): Co trzydzieści minut od rozpoczęcia edycji pliku pakietu Office w aplikacji OWA/OO zostanie utworzona nowa wersja. Ponieważ w OWA/OO nie ma przycisku „Zapisz”, nie ma intuicyjnego sposobu, aby wymusić utworzenie wersji. Jeśli chcemy wymusić utworzenie wersji, należy zamknąć OWA/OO (bez obaw, zmiany są automatycznie zapisywane, tylko jeszcze nie w nowej wersji), wypisać plik i natychmiast ponownie go wypisać.
- Nadpisanie pliku: Gdy przesyłasz plik o takiej samej nazwie jak plik już istniejący w bibliotece dokumentów. Zamiast całkowicie nadpisać plik, tworzy jego nową wersję.
- Na przykład, jeśli załadujesz plik o nazwie „Movie1.mp4”, a Twoja biblioteka posiada już plik o tej nazwie, SharePoint zapyta Cię, czy chcesz zastąpić ten plik. Jeśli wskażesz, że tak, utworzy nową wersję tego pliku, nawet jeśli jest to zupełnie inny plik.
- Zameldowanie pliku: Zameldowanie się w pliku po jego wymeldowaniu spowoduje utworzenie nowej wersji; nawet jeśli nie wprowadzisz żadnych zmian, nadal będziesz miał możliwość utworzenia nowej wersji.
Ile wersji jest zapisywanych
Liczba wersji, które zostaną zapisane, zależy od używanego systemu i ustawień biblioteki, do której zapisujesz.
Według firmy Microsoft programy SharePoint 2013 i SharePoint Online (Office 365) mają następujące ograniczenia:
- Ważne wersje: Microsoft sugeruje, aby nie zapisywać więcej niż 400 000 wersji. Po tym czasie otwieranie, zapisywanie, usuwanie lub przeglądanie historii wersji może nie działać. (Czytaj: „Spróbuj na własne ryzyko”.) Niech Bóg Ci pomoże, jeśli kiedykolwiek znajdziesz się w potrzebie zachowania 400 000. Jeśli tak się stanie, będę tam prawnik zaangażowany jakoś.
- Minor versions: Dozwolone jest do 511 wersji pomniejszych. To jest twardy limit i nie można go przekroczyć.
To powiedziawszy, kiedy włączasz historię wersji w bibliotece on-premises (więc, SharePoint 2013), nie wprowadza limitu liczbowego, więc jest to w zasadzie nieskończoność. Biblioteka w SharePoint Online, z drugiej strony, automatycznie wprowadza limit 500 głównych wersji na początek. W obu systemach wartość ta może być zmieniona przez właściciela witryny.
Jestem pewien, że powodem braku limitów w on-prem jest to, że Microsoft nie dba o to, ile miejsca używasz na swoim własnym systemie; ale nie chcą, abyś szalał na ich systemie, „marnując” ich przestrzeń. Przynajmniej to ma dla mnie sens. A biorąc pod uwagę, że limit wersji wynosił 100, kiedy używałem SharePoint 2007, ich rozpoczęcie od 500 jest w rzeczywistości całkiem miłe.
(SharePoint 2010 obsługuje 400,000 głównych wersji, jak również; brak słów na temat limitów mniejszych wersji. Podobne źródło dla SharePoint 2007 nie wskazuje limitów na historię wersji.)
Teraz, tylko dlatego, że te liczby są tak wysokie nie oznacza, że powinieneś zacząć tworzyć wersje w sposób dowolny. Właściciel witryny może – z bardzo uzasadnionych powodów lub, czasami, z zupełnie arbitralnych, włączając w to niewiedzę – zmienić maksymalną liczbę wersji na nieco niższą wartość. Dlatego zawsze powinieneś zapytać właściciela witryny, jaka jest polityka historii wersji w Twojej bibliotece dokumentów, aby nie zostać niemile zaskoczonym brakiem najwcześniejszych wersji plików.
Dostęp do wersji pliku
Trzy najpopularniejsze sposoby dostępu do historii wersji pliku to:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę pliku i kliknij „Historia wersji”.
To działa tylko w SharePoint Online i SharePoint 2016. - Zaznacz pole obok nazwy pliku, kliknij kartę „Plik” na wstążce i kliknij „Historia wersji”.
To działa w SharePoint 2013, 2016 i SharePoint Online. - Kliknij elipsę (…) po prawej stronie nazwy pliku, następnie kliknij elipsę (…), która pojawi się w okienku podglądu, a następnie kliknij „Historia wersji”.
To działa w SharePoint 2010, 2013, 2016 i SharePoint Online.
Okienko historii wersji
Po wykonaniu powyższych czynności pojawi się okienko historii wersji, pokazujące bieżące i poprzednie wersje pliku. Zobaczysz informacje wyświetlane w formacie tabelarycznym, zawierające 1) numer wersji (w porządku malejącym), 2) powiązaną datę i znacznik czasu, wyświetlające kiedy wersja została utworzona, 3) kto dokonał zmiany, 4) rozmiar pliku w czasie, gdy zmiana została dokonana, oraz 5) wszelkie komentarze edytora.
Wszystkie metadane, które zostały zmienione, zostaną również wskazane na liście. Możesz sortować kolumny w porządku alfanumerycznym, klikając nagłówek kolumny (np. „No.”, „Modified”, „Modified By” itd.). Jest to przydatne, jeśli szukasz wszystkich zmian dokonanych przez konkretną osobę lub gdy rozmiar pliku pozostał mniej więcej taki sam, wskazując na minimalne zmiany między wersjami.
Jako przykład, zobacz poniższy zrzut ekranu. Jest to arkusz kalkulacyjny Excel, który ma osiem wersji. Wszystkie one zostały stworzone przeze mnie i można zauważyć zmiany rozmiaru sugerujące, że zawartość została dodana lub usunięta z tymi wersjami. Zmieniłem pole Tytuł pliku, kiedy stworzyłem wersję 4.0, aby plik miał bardziej opisową nazwę (i będzie wyświetlał się wyżej w wynikach wyszukiwania). SharePoint pokazuje tę zmianę z wersją 4.0.
Nie korzystałem jeszcze z pola komentarzy. Pole komentarzy jest przydatne do przekazania krótkiego podsumowania zmian, które zostały dokonane, ale łatwo jest zapomnieć o umieszczeniu tutaj informacji, ponieważ jesteś pytany, czy chcesz umieścić komentarz tylko wtedy, gdy wypisujesz, a następnie wczytujesz plik.
Ponieważ rzadko używam wypisywania, prawie nigdy nie zostawiam komentarzy. Ale może to być bardzo pomocne dla ciebie i twoich kolegów. Jeśli nie wymagasz check in/out w swojej bibliotece, nadal możesz wypisać plik, edytować go, a następnie wczytać. Zostaniesz poproszony o komentarz podczas wpisywania pliku.
Panel wersji daje również możliwość usunięcia wszystkich wersji. Jeśli po usunięciu wszystkich wersji uznasz, że żałujesz tej decyzji, możesz przywrócić niektóre lub wszystkie wersje, przechodząc do kosza witryny i przywracając je stamtąd. (Więcej szczegółów na temat przywracania usuniętych wersji poniżej.)
Podejmowanie działań na starej wersji
Z okienka historii wersji możesz przeglądać, przywracać lub usuwać stare wersje plików. Kliknij menu rozwijane, które pojawia się po najechaniu kursorem myszy na znacznik czasu interesującej Cię wersji.
- Kliknij znacznik czasu: Spowoduje to pobranie pliku w takiej postaci, w jakiej istniał, gdy była to najbardziej aktualna wersja. Daje to możliwość otwarcia aktualnej wersji i wersji pobranej i porównania ich w razie potrzeby. Lub jeśli potrzebujesz uzyskać stare informacje/dane ze starej wersji, tak właśnie byś to zrobił.
- Widok: Spowoduje to otwarcie metadanych do pliku. To nie otwiera pliku w stanie tylko do odczytu, nawet jeśli to jest to, co można założyć, że to robi. Wyświetla nazwę pliku, tytuł i wszelkie inne metadane, które mogą być związane z biblioteką dokumentów.
- Przywróć: Wybierając tę opcję, bierzesz tę wersję i robisz z niej „nową” wersję bieżącą. Stara wersja bieżąca staje się kolejną, najbardziej aktualną wersją. Jest to przydatne, jeśli chcesz całkowicie pominąć zmiany wprowadzone przez współpracownika, lub jeśli najnowsza wersja pliku została uszkodzona.
- Usuń: Kliknięcie przycisku Usuń spowoduje przeniesienie tej wersji pliku do kosza Twojej witryny. To może być przydatne, jeśli są przestarzałe informacje, które mogą być szkodliwe dla innych pracy, jeśli natkną się na tej wersji pliku. Może to być również przydatne, jeśli uszkodzona wersja pliku daje ci kłopoty. Po prostu pozbądź się jej. Uwaga: Możesz przywrócić usuniętą wersję, wchodząc do kosza, zaznaczając pole obok nazwy pliku (z numerem wersji w nawiasie obok) i klikając „Przywróć zaznaczenie”. Wersja zostanie przywrócona jako poprawny numer wersji z zachowaniem dokładnych metadanych.
- Bezpośrednie łączenie się z dowolną wersją: Możesz połączyć się z wersją klikając prawym przyciskiem myszy na znacznik czasu danej wersji i klikając „Kopiuj adres odnośnika”. Po wpisaniu skopiowanego adresu URL w pasku adresu, plik zostanie pobrany natychmiast, tak jakbyś kliknął znacznik czasu, jak opisano w pierwszym punkcie tej listy.
Uwaga kupującego
Historia wersji ma swoje ograniczenia. I powinieneś być świadomy, jakie one są. Zapoznaj się z moim postem „Kupujący uważaj” na temat historii wersji. Możesz żałować, jeśli tego nie zrobisz.
- Jak działa wersjonowanie na liście lub w bibliotece?
- Włączanie i konfigurowanie wersjonowania dla listy lub biblioteki (właściciele witryn)
- Wyświetlanie historii wersji elementu lub pliku na liście lub w bibliotece
- Włączanie i konfigurowanie wersjonowania dla biblioteki (właściciele witryn)
- Wyświetlanie historii wersji elementu lub pliku
- Włączanie i konfigurowanie wersjonowania (właściciele witryn)
Uwaga: Historia wersji jest bardzo wartościowym aspektem list i elementów list, ale dla przeciętnego użytkownika, historia wersji w bibliotekach dokumentów jest znacznie bardziej użyteczna i istotna. Historia wersji w listach zostanie omówiona w przyszłym poście.
Więcej o historii wersji
To jest seria na temat historii wersji. Sprawdź inne posty na ten temat.
Podstawy | Buyer Beware | Will I Run Out of Space? | Historia wersji a śledzenie zmian
.
