- E-podpisy są szybkim i skutecznym sposobem na uzyskanie podpisów poprzez e-mail lub inne cyfrowe media komunikacyjne.
- E-podpisy są oficjalnie uznane przez FDIC jako akceptowalna metoda podpisywania umów, tak długo jak przestrzegają protokołu.
- Istnieje kilka łatwych w użyciu programów na rynku, które ułatwiają elektroniczne podpisywanie dokumentów.
Podpisy elektroniczne stworzyły zupełnie nowy poziom wygody dla firm, które zajmują się prawnie wiążącymi umowami. To, co wcześniej zajmowało tygodnie – wysyłanie umowy do podpisującego, który następnie odsyłał ją z powrotem wraz ze swoim podpisem – teraz dzieje się natychmiast. Jest to również o wiele bardziej wydajne niż faksowanie dokumentu, który ma być zwrócony z podpisem, lub wysyłanie dokumentu pocztą elektroniczną i skanowanie podpisanego papieru z powrotem do komputera.
Istnieją liczne aplikacje i usługi do podpisu elektronicznego – takie jak DocuSign, Adobe Sign i OneSpan – które pozwalają na wysyłanie żądań i otrzymywanie podpisów do celów biznesowych. Różne programy do podpisu mogą zbierać podpisy na różne sposoby, np. użytkownik podpisuje się palcem na interfejsie touchpada, wpisuje swoje nazwisko, wprowadza wyznaczony kod PIN lub nawet po prostu klika pole wyboru. Ale czy elektronicznie podpisana umowa ma taką samą wagę prawną jak fizycznie podpisana i jaki jest właściwy sposób wdrożenia tej technologii?
Historia podpisu elektronicznego i prawo
Ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (ESIGN) została wprowadzona w 2000 roku, ustanawiając ważność elektronicznych zapisów i podpisów w sprawach mających wpływ na handel międzystanowy lub zagraniczny, zgodnie z Federalną Korporacją Ubezpieczeń Depozytów. Jednolita Ustawa o Transakcjach Elektronicznych (Uniform Electronic Transactions Act) była jednostronnym prawem stanowym akceptującym podpisy elektroniczne, które zostało przyjęte przez większość stanów. Pozostałe stany mają swoje własne prawa, które akceptują e-podpisy. Na arenie międzynarodowej, większość krajów uprzemysłowionych posiada prawo akceptujące podpisy elektroniczne.
Uwaga redaktora: Szukasz odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami dla swojej firmy? Wypełnij poniższy kwestionariusz, aby nasi partnerzy skontaktowali się z Tobą w sprawie Twoich potrzeb.
E-podpisy stały się powszechne w całym Internecie, e-commerce i branży finansowej online. Gdy używany prawidłowo, elektronicznie podpisany dokument i jeden podpisany piórem i atramentem mają taką samą pozycję prawną. Jednak istnieje kilka różnic między nimi, z zasadami, które firmy muszą przestrzegać przy sporządzaniu umowy, która ma być podpisana elektronicznie.
Wymagania podpisu elektronicznego
Przy przygotowywaniu umowy lub innego prawnie wiążącego dokumentu, który ma być podpisany elektronicznie, zgodnie z Adobe Sign, są to zasady, które musisz spełnić, aby podpis był ważny:
- Zamiar podpisania: Osoba podpisująca musi wykazać wyraźny zamiar podpisania dokumentu. Zamiar ten przejawia się poprzez czynność nakreślenia podpisu elektronicznego, wpisanie swojego nazwiska lub kliknięcie pola akceptacji.
- Zgoda na prowadzenie działalności w formie elektronicznej: Umowa musi zawierać klauzulę, która wskazuje, że wszystkie zaangażowane strony zgadzają się, aby transakcja odbywała się drogą elektroniczną.
- Przechowywanie zapisów: Umowa musi pozostać dostępna dla obu stron i zachowana w formie, w jakiej była w momencie podpisania. Wymóg ten z łatwością spełnia kolejna zasada.
- Podpisane kopie: Obie strony powinny otrzymać kopię podpisanego dokumentu. Większość aplikacji do podpisu elektronicznego wysyła je automatycznie.
- Klauzula rezygnacji: Osoba podpisująca musi zawsze mieć możliwość odmowy złożenia podpisu elektronicznego i zamiast tego otrzymać fizyczną kopię do podpisania osobiście i odesłania. Firmy powinny być przygotowane na takie zdarzenie.
Bezpieczeństwo i prywatność z podpisem elektronicznym
Retelne oprogramowanie do podpisu elektronicznego zawiera środki bezpieczeństwa, aby zapewnić legalność umowy i zapobiec oszustwom. Różne programy oferują różne formy uwierzytelniania, aby upewnić się, że podpisujący jest tym, za kogo się podaje. Aby uzyskać najlepsze bezpieczeństwo, wybierz program, który pozwala na wiele form uwierzytelniania. Innym często stosowanym środkiem bezpieczeństwa jest implementacja podpisu cyfrowego wraz z podpisem elektronicznym.
„Oparte na kryptografii klucza publicznego/prywatnego, podpisy cyfrowe są używane w różnych aplikacjach bezpieczeństwa, e-biznesu i e-commerce,” powiedział Rahim Kaba, wiceprezes ds. marketingu produktów w OneSpan. „W przypadku zastosowania w aplikacji do podpisu elektronicznego, szyfrowanie podpisu cyfrowego zabezpiecza podpisane dane. Jeśli dokument podpisany elektronicznie zostanie zmodyfikowany lub naruszony w jakikolwiek sposób, technologia podpisu cyfrowego wykryje to i unieważni dokument.”
Podpisy cyfrowe są używane do zapobiegania manipulacji, natomiast ścieżki audytu mogą być używane do potwierdzenia legalności dokumentu. Ścieżki audytu to logi wbudowane w dokumenty zawierające informacje o tym kto, w jakiej kolejności, kiedy i gdzie złożył podpis.
Opcje oprogramowania e-podpisu
DocuSign
DocuSign to proste, ale skuteczne oprogramowanie e-podpisu z wieloma różnymi zastosowaniami. Użytkownicy mogą wprowadzić swój podpis elektroniczny na początku dokumentu i powielać go wszędzie tam, gdzie jest to konieczne.
Oprogramowanie pozwala również na przechowywanie określonej liczby dokumentów w chmurze, zapewniając dostęp do wszystkiego, co jest potrzebne w danej chwili. Za pośrednictwem DocuSign można wysyłać dokumenty pocztą elektroniczną do odpowiednich stron, a także posiada on dodatek do Gmaila, który ułatwia wysyłanie i odbieranie dokumentów. W przypadku dokumentów poufnych można wymagać weryfikacji przez SMS lub e-mail.
DocuSign jest doskonałym rozwiązaniem dla prostych umów, które nie wymagają notariusza lub osobistego podpisu. Jest to jedno z najpopularniejszych oprogramowań do podpisu elektronicznego na rynku, szczycące się czystym, wydajnym interfejsem, który świetnie sprawdza się w różnych scenariuszach.
Adobe Sign
Adobe Sign sprawia, że podpisywanie oficjalnych dokumentów jest szybkie i bezbolesne. Obsługuje dwa różne typy podpisów, które mogą być skuteczne dla różnych celów: podpisy elektroniczne i podpisy cyfrowe.
Podpisy elektroniczne są bardziej swobodne. Są dobre dla podstawowych umów i pozwalają na szybką weryfikację poprzez wygenerowany podpis. Podpisy cyfrowe są bardziej szyfrowane i wymagają od podpisującego przejścia przez proces uwierzytelniania tożsamości. Są one lepsze dla dokumentów, które wymagają dodatkowego poziomu bezpieczeństwa.
Adobe jest łatwy w użyciu i skuteczny w generowaniu wiarygodnych podpisów elektronicznych. Interfejs użytkownika jest nieco sztywny w porównaniu do DocuSign, ale Adobe jest lepszy dla ważnych dokumentów, które wymagają dodatkowej opieki.
Podpisy cyfrowe to oszczędność czasu i są zatwierdzone przez prawo tak długo, jak długo przestrzegasz wymagań i wytycznych dotyczących użytkowania. Najlepsze marki podpisu elektronicznego pomogą Ci przestrzegać tych zasad i zachować bezpieczeństwo Twoich umów i innych dokumentów.
„Bezpieczeństwo dokumentu i podpisu są w sercu każdej elektronicznie podpisanej umowy lub dokumentu,” powiedział Kaba.
.
