Procurement 101Purchase Requisition vs Purchase Order

Dla kogoś nowego lub nieobeznanego z zaopatrzeniem i zamówieniami biznesowymi, terminy „zamówienia zakupu” i „rekwizycje” (czasami nazywane również „purchase requisitions” lub „order requisitions”) mogą być początkowo nieco mylące. Oba terminy oznaczają, że przedsiębiorstwo musi zakupić towary lub usługi. Oba stanowią również integralną część procesu zakupu do zapłaty (zwanego również P2P), który obejmuje identyfikację potrzeb, zatwierdzanie i składanie zamówień zakupu, a wreszcie uzgadnianie otrzymanych dostaw i wystawionych faktur poprzez 3-stronne dopasowanie.

Pobierz nasz darmowy przewodnik szybkiego startu procesu zamówień

Jeśli zamówienia i zamówienia zakupu mają tak wiele wspólnego, to jaka jest różnica?

Najprościej rzecz ujmując, zamówienia stają się ostatecznie zamówieniami zakupu po ich zatwierdzeniu. Zamówienia zakupu są wysyłane do dostawców, a nie zamówienia.

Zapotrzebowania są wskazówką, że w przedsiębiorstwie muszą zostać zakupione określone towary lub usługi. Są one wykorzystywane przez pracowników firmy do przekazywania informacji o rzeczach, które potrzebują zakupić do osób odpowiedzialnych za zaopatrzenie. Zapotrzebowania są wewnętrzne zamówienia, co oznacza, że nigdy nie wychodzą poza firmę.

Zlecenia zakupu są wysyłane do dostawców lub sprzedawców w celu wskazania zamiaru zakupu towarów lub usług. Niezależnie od wielkości lub specjalizacji firmy, zamówienia zakupu powszechnie wymagają weryfikacji przez menedżera, która ma miejsce przed wysłaniem ich do dostawcy, podobnie jak w przypadku zamówień. Główna różnica polega na tym, że zamówienia, otrzymane od pracowników, są wykorzystywane wewnętrznie przez działy zakupów do śledzenia towarów i usług, które muszą zakupić, podczas gdy zamówienia zakupu są narzędziami do działania na rzecz tych potrzeb poprzez dokonywanie tych zakupów od wskazanych dostawców.

Jako przykład podstawowego łańcucha zdarzeń prowadzących do wysłania zamówienia zakupu, powiedzmy, że zakład produkcyjny jest na wyczerpaniu pewnego składnika potrzebnego do wytwarzania swoich produktów, takich jak śruby metalowe:

1. Pracownik zauważa to i nie jest odpowiedzialny za tworzenie zamówień zakupu, wskazuje, że więcej śrub metalowych muszą być zakupione poprzez złożenie zamówienia zakupu do kierownika magazynu.
2. Po jego zatwierdzeniu kierownik magazynu przekazuje zapotrzebowanie zakupu do działu zakupów w celu uzyskania drugiej rundy zatwierdzeń.
3. Po zweryfikowaniu wydatków kierownik ds. zakupów wypełnia zatwierdzone zamówienie zakupu wymaganą ilością metalowych śrub określonych w zamówieniu zakupu. (Czasami ten krok jest zastępowany przez złożenie RFQ lub RFP, jeśli nabywca planuje negocjacje z dostawcą.)
4. W większych firmach, zamówienie zakupu może być nawet przeglądane i zatwierdzane jeden lub więcej razy przed wysłaniem sfinalizowanego zamówienia zakupu do dostawcy.

Ale jak ważne są zamówienia przy tworzeniu procesu zakupu?

Dlaczego rekwizycje są konieczne?

Dlaczego nie tworzyć zamówień zakupu natychmiast, gdy potrzebne są towary i usługi?

To dobre pytania, a odpowiedzi na nie mogą się różnić w zależności od przedsiębiorstwa.

Jednym z uniwersalnych powodów jest to, że zamówienia rekwizycyjne mogą być ważnym czynnikiem w optymalizacji redukcji całkowitych kosztów zakupu. W przypadku niektórych przedsiębiorstw i agencji rządowych, wielokrotne notowania zakupu od różnych dostawców są wymogiem przy zamówieniach rekwizycyjnych, przed utworzeniem zamówienia zakupu, w celu zapewnienia, że najlepsze jakościowo produkty i ceny są osiągane z każdego zamówienia.

Jednakże nie zawsze tak było. Niektóre firmy unikały całkowicie stosowania zapotrzebowań i zamówień zakupu. Ale dlaczego?

W przeszłości, gdy zamówienia dotyczyły mniejszych kwot pieniędzy, rezygnacja zarówno z zamówień rekwizycyjnych, jak i zamówień zakupu na rzecz dokonywania zakupów bezpośrednio za pomocą firmowej karty kredytowej była popularną metodą stosowaną w interesie oszczędności czasu.

Jednakże wraz z wprowadzeniem oprogramowania e-procurement i zamówień zakupu online, wraz z możliwością retroaktywnego rejestrowania wydatków, nawet małe zamówienia i zakupy mogą być teraz z łatwością dokumentowane.

„Dni samowolnych wydatków są policzone, ponieważ firmy przyjmują nowe, łatwiejsze sposoby śledzenia i centralizacji zakupów dokonywanych przez wszystkich pracowników ich firmy.” – Majdi Sleimen

W miarę wzrostu kwot pieniężnych na zamówieniach zakupu, posiadanie systemu na miejscu do filtrowania początkowych zamówień rekwizycyjnych i zatwierdzania sfinalizowanych zamówień zakupu przed ich wysłaniem zaczyna być niezbędne do dokumentacji, zwłaszcza w przypadku większych wydatków. Dla firm, które sprawiają, że duża liczba zamówień zakupu każdego miesiąca, będąc w stanie kontrolować wydatki bez utrudniania przepływu pracy jest również koniecznością.

Aby kontynuować oszczędność czasu przy zachowaniu zalet tych systemów, e-procurement i online systemy zamówień zakupu stały się popularne podejście do obsługi wszystkich kroków w procesie zamówienia zakupu, zwłaszcza w większych firmach.

Innym wielkim interakcji między rekwizycji i zamówień zakupu w środowisku oprogramowania jest zdolność do populate pojedyncze zamówienia zakupu z wielu rekwizycji – niezwykle przydatna funkcja dla firm, które mają do czynienia z większych ilości zamówień rekwizycji.

Chcesz najbardziej z zamówień zakupu i rekwizycji? Spróbuj przenieść się do trybu online.

W dzisiejszych czasach większość interesów odbywa się online. Dlaczego twój proces zamówień nie jest?

Masz dość bycia przywiązanym do biurka, posiadania szczegółów zakupu zmienionych bez zapisu, próbowania śledzenia dziesiątek zamówień rekwizycyjnych, wysyłania kartek papieru do biura po fizyczne podpisy i próbowania ręcznego śledzenia statusu każdego zamówienia zakupu? Dlaczego nie usprawnić tego procesu za pomocą platformy online? Gdy obsługiwane cyfrowo, zamówienia i zlecenia zakupu może być tak samo oszczędność czasu, jak swift, pojedyncze machnięcia z karty kredytowej firmy, pozwalając jednocześnie czerpać korzyści z zorganizowanych łańcuchów zatwierdzania, dokumentacji i elastyczność, aby uzyskać do nich dostęp w dowolnym miejscu.

Przed skokiem do zakupu do procesu płatności, opłaca się znać różnicę:

Zamówienia są wewnętrzne zamówienia, używane przez członków firmy, aby wskazać zapotrzebowanie na produkty lub usługi w tej firmie.

Zlecenia zakupu są zewnętrzne zamówienia wysyłane do dostawców lub sprzedawców, aby wyrazić lub potwierdzić zobowiązanie do zakupu tych produktów i usług.

Choć podobne, oba terminy odgrywają kluczową rolę w procesie zakupu do zapłaty stosowane przez większość działów zakupu, a oba są niezbędne funkcje w nowoczesnych platformach zakupów online i zarządzania zamówieniami.

Średnia redukcja kosztów zakupu po wdrożeniu rozwiązania zaopatrzeniowego wynosi około 15%, a czas potrzebny do uzyskania zamówień rekwizycyjnych wypełnionych nawet o 75%.

Teraz, gdy już znasz różnicę między zamówieniami zakupu a rekwizycjami, spróbuj obsłużyć oba w komfortowy sposób za pomocą platformy zaopatrzeniowej online!

Chcesz przeczytać więcej na temat różnicy między zamówieniami zakupu a zamówieniami?

Różnica między zapotrzebowaniem & a zamówieniem zakupu (autorstwa Forest Time)

Różnica między zamówieniem zakupu a zapotrzebowaniem zakupu (autorstwa Ahmeda Ashfaque)