Frivilliga är utan tvekan en av de mest värdefulla resurserna som en ideell organisation kan få tillgång till. Detta beror främst på att ideella och offentliga organisationer ofta förlitar sig på volontärer för att genomföra sitt uppdrag och sina mål. Ideella volontärer ger vanligtvis sin tid och sina färdigheter för att stödja ideella programleveranser.
Nyligen genomförda studier uppskattar att omkring hundra miljoner människor arbetar ideellt varje år med ett årligt värde i storleksordningen 150 miljarder dollar.
Frivilliga kan hjälpa din ideella organisation att spara pengar, ge bättre stöd till förmånstagare, öka kontakten med det större samhället och tillgängliggöra bättre sakkunskap.
Frivilliga kan hjälpa till med ett stort antal uppgifter – från administrativa uppgifter och insamlande av medel till programleveranser och att sprida information om din ideella organisation. De är verkligen ryggraden i den ideella sektorn.
Många ideella organisationer kämpar för att locka till sig så många frivilliga som de skulle önska, och när de gör det – kämpar de ibland för att behålla dem. Vi tar upp dessa frågor i den här artikeln.
- Här får du veta hur du lockar till dig och behåller de bästa volontärerna för din ideella organisation
- Sätt ordning på ditt hus
- 1.1. Beskrivning av volontärernas arbete
- 1.2. Inskolningsprocess
- Beslut hur du vill rekrytera
- 2.1. Utarbeta ditt rekryteringsbudskap
- 2.2. ”Varm kropp” eller riktad rekrytering
- Använd ditt sociala nätverk
- Finn dina volontärer
- Att erbjuda möjligheter till volontärarbete online
- Utforska mikrovolontärarbete
- Kommunicera förväntningar
- Gör det trevligt
- Att erkänna och vara uppmärksam
- Hur rekryterar man volontärer till en kyrka?
- Begynna att bygga relationer
- Identifiera rollerna
- Gör det enkelt att ansöka
- Gör volontärupplevelsen bra
- Hur rekryterar man volontärer för barntjänst?
- Slutsats
Här får du veta hur du lockar till dig och behåller de bästa volontärerna för din ideella organisation
- Sätt ordning på ditt hus
- Beslut hur du vill rekrytera
- Använd ditt sociala nätverk
- Finn dina volontärer
- Anbud. Online möjligheter
- Utforska mikrovolontärarbete
- Kommunicera förväntningar
- Gör det trevligt
- Att erkänna och uppmärksamma
Sätt ordning på ditt hus
Innan du tar med dig volontärerna ombord, se till att få ordning på ditt hus. Vad innebär detta?
Arbeta med ditt team och få klarhet i några nyckelområden. Till exempel:
1.1. Beskrivning av volontärernas arbete
Detta steg är otroligt viktigt – inte bara för att se till att du får jobbet utfört av någon som har rätt kompetens, utan också för att öka chanserna att volontärerna kommer att vara nöjda med sin roll (rollanpassning är avgörande för arbetstillfredsställelse).
Tillsamman med teamet ska du gå igenom dina planer och strategier och se över dina framsteg så här långt. Var är det som ni gör riktigt bra ifrån? Var släpar ni efter? Identifiera de områden, projekt och program som presterar sämre och överväg sedan att rekrytera frivilliga för att hjälpa till med dessa. Se till att du tydligt identifierar de färdigheter som behövs för att detta ska kunna ske och rekrytera volontärer för dessa specifika roller.
Att ha en utskriven arbetsbeskrivning kommer också att underlätta inskolningen av volontären/volontärerna när det är dags för det.
1.2. Inskolningsprocess
Inskolning av volontärer är den mekanism genom vilken nya volontärer förvärvar den kunskap, de färdigheter och de beteenden som krävs för att bli effektiva medlemmar i din organisation.
Avhängigt av de resurser du har till förfogande kan du överväga att skapa en handbok för volontärer eller ett formellt utbildningsprogram som genomförs personligen – vad som helst som krävs för att på ett effektivt och heltäckande sätt få de nya volontärrekryteringarna med på tåget.
Har du dessa klara innan du börjar rekrytera. På så sätt kommer du aldrig att hamna i en situation där detta inte är klart när en ny volontär kommer in.
Beslut hur du vill rekrytera
Det finns flera metoder som du kan använda för att rekrytera volontärer. Alla metoder kommer inte att vara lämpliga för din ideella organisation. Det är därför som steg 1 är viktigt. När du vet vem du behöver rekrytera och vad de ska göra – blir hur mycket lättare.
Förutom att ta hänsyn till de arbetsuppgifter som du behöver volontärer för att utföra, ska du också fundera på vem som skulle kunna utföra dessa arbetsuppgifter bäst och vem som skulle kunna vara intresserad i första hand. Beroende på ditt uppdrag/arbetsområde kan du locka volontärer från olika demografiska grupper (t.ex. babyboomare eller millennials).
Beslut hur du vill marknadsföra rollerna: onlineportaler, volontärmässor, sociala medier, radio. Detta beror på din demografiska grupp.
Slutligt, bestäm hur länge du behöver volontärerna och exakt vad som förväntas av dem.
2.1. Utarbeta ditt rekryteringsbudskap
Oavsett vilken rekryteringsmetod du kommer att använda måste du ha ett övertygande rekryteringsbudskap. Förklara vad din ideella organisation hoppas uppnå och varför ni behöver hjälp. Gör ditt budskap kort, enkelt och direkt. Kommunicera behovet av volontärens tjänst.
Poäng fram de fördelar (t.ex. färdigheter och erfarenhet) som volontären kommer att få samt de samhällsfördelar som uppstår genom volontärarbete.
2.2. ”Varm kropp” eller riktad rekrytering
Beslut om du vill göra mer av bred rekrytering (dvs. varm kropp) eller mer av riktad rekrytering. Rekrytering med varm kropp är lämpligare om du rekryterar ett stort antal volontärer för (vanligtvis) mycket korta perioder eller för ett specifikt evenemang. Det kan handla om att dela ut flygblad, sätta upp broschyrer, tala med grupper, publicera på sociala medier med mera.
Targeted recruitment innebär vanligtvis en riktad kampanj mot en specifik grupp individer. Denna typ av rekrytering är effektiv när du behöver personer med mycket specifika färdigheter. Tänk på var du kan hitta dessa volontärer och vad som skulle motivera dem.
Kanske har de volontärer du letar efter funnits rakt framför näsan på dig hela tiden. Ett av de bästa sätten att rekrytera volontärer är att helt enkelt fråga dina vänner och familjemedlemmar om de eller någon de känner kanske vill arbeta som volontär. Be sedan dina nuvarande volontärer och andra anställda att göra detsamma.
Fundera dessutom på att fråga:
- Dina klienter, deras familjer och släktingar
- Alumni från ditt/dina program
- Personer i din organisations grannskap
- Individer som har påverkats av det problem som du försöker lösa
Denna taktik kommer att hjälpa dig att få din räckvidd att växa exponentiellt. Dessutom bygger den upp sociala bevis genom muntlig marknadsföring. Människor är mer benägna att lita på människor de känner än på organisationer. Det är också lättare att ”övertyga” människor som redan känner dig på ett eller annat sätt än de som inte gör det (ungefär som skillnaden mellan ”kalla” och ”varma” leads inom försäljningen).
Den här typen av rekrytering involverar därför i första hand människor som redan är bekanta med din ideella organisation eller det problem som du tar itu med, eller som är anslutna genom vänner eller anställda.
Finn dina volontärer
Förutom att använda ditt sociala nätverk för att hitta volontärer finns det en uppsjö av andra sätt att rekrytera rätt sorts stöd.
Här är några ställen som du kan leta efter:
- Skolor och universitet
Skolor och universitet är ofta fyllda av unga och entusiastiska personer som vill engagera sig i samhällstjänst. Ta kontakt med studentavdelningen. - Företag
I många samhällen letar företag efter möjligheter till samhällsengagemang för sina anställda. Kontakta avdelningen för samhällsrelationer, samhällsfrågor eller företags givande inom ett företag. Frivilligarbete på företag blir alltmer populärt. - Klubbar och samhällsgrupper
Sök upp sociala och yrkesmässiga klubbar, campusbaserade studentföreningar, medlemsgrupper och samhällsgrupper. Alla dessa kan vara utmärkta resurser för volontärarbete.
Om det är möjligt kan du överväga att sätta upp flygblad och placera annonser i media.
Att erbjuda möjligheter till volontärarbete online
Om det är möjligt kan du överväga att erbjuda möjligheter till volontärarbete online. Detta kan vara särskilt användbart om du riktar dig till yrkesverksamma som annars skulle ha svårt att få tid för volontärarbete vid sidan av sina heltidsjobb och personliga förpliktelser.
Även om vissa företag uppmuntrar sina anställda att arbeta som volontärer under arbetstid (vilket redan är sällsynt), förlorar de anställda fortfarande värdefull tid för att ta sig till din ideella organisation.
Du kan ta bort allt krångel med volontärarbete genom att erbjuda virtuella möjligheter till volontärarbete. Genom volontärarbete online kan personer ge sina färdigheter, kunskaper och förmågor direkt från sina datorer eller smartphones.
Internet har skapat en oöverträffad möjlighet för behövande ideella organisationer. Från datainmatning och grafisk design till insamling av medel och hantering av sociala medier – denna typ av volontärarbete är inte begränsad till geografiska gränser eller tidsbegränsningar. Det är också mer kostnadseffektivt. Denna kompetensbaserade volontärverksamhet är särskilt ovärderlig för mindre, lokala ideella organisationer som kanske saknar personalresurser (tänk på en liten ideell organisation någonstans i Sydostasien som kan få tillgång till förstklassiga utvecklare från Silicon Valley) – eller tvärtom!
Denna typ av volontärverksamhet gäller inte bara för färdigheter som grafisk design eller hantering av sociala medier. Volontärer kan till exempel lära ut enkla datorkunskaper eller engelska. Naturligtvis skiljer sig möjligheterna till volontärarbete online från en ideell organisation till en annan.
Utforska mikrovolontärarbete
Det har varit mycket snack om mikrovolontärarbete på sistone. Det är verkligen en växande trend. Den största delen av mikrovolontärverksamheten ägde rum i Storbritannien. Australien (33 %) såg det näst största intresset för mikrovolontärarbete under 2015, medan USA växer från magra 3 %.
Här definieras det:
”Mikrovolontärarbete tar en enkel idé – att människor är mer benägna att ge sin tid som volontärer i korta och bekväma, små bitar – och förvandlar den till ett nytt tillvägagångssätt för samhällsengagemang. Det erbjuder volontärer en rad enkla uppgifter som kan göras när som helst, var som helst och på dina egna villkor.”
Mikrovolontärarbete kan omfatta allt från att dela petitioner till att rensa ogräs i en lokal park. Det ger flexibilitet för volontärer och många möjligheter för ideella organisationer.
Om du ska prova mikrovolontärarbete, se till att uppgifterna är lämpliga (t.ex. inga komplexa projekt som verkligen är tidskänsliga) och tänk igenom det: Hur mycket övervakning kräver dessa uppgifter? Vem ska göra det? Hur ska vi kontrollera kvaliteten?
Se till att uppdragen är korta – vanligtvis inte mer än 30 minuter – och inte platsspecifika. De ska också vara engagerande och göra skillnad – inga tråkiga administrativa uppgifter som ingen annan vill göra.
Även om någon kanske bidrar till din ideella verksamhet en enda gång i 30 minuter, ska du ändå ge dem den vägledning som krävs för att slutföra uppgiften. Du vill också tacka dem och kontrollera om du kan bygga vidare på detta engagemang för att skapa något mer långsiktigt.
Mikrovolontärarbete är ett utmärkt komplement till traditionella volontärprogram!
Kommunicera förväntningar
Volontärer, precis som anställda, kommer till din ideella organisation med en passion för din sak och intresse för ditt arbete. De har, precis som alla andra människor, förutfattade meningar och förväntningar på sina roller och på din ideella organisation.
För att hålla dina volontärer nöjda är det viktigt att tydligt kommunicera förväntningar redan i början av ert samarbete.
Frivilliga bör göras förtrogna med sina arbetsbeskrivningar i detalj, inklusive det inre arbetet i din ideella organisation (i den utsträckning som krävs för att de ska kunna trivas i sina roller), deras handledare/kontaktpunkt och kommunikationssystemet. Viktigast av allt är att volontärerna förstår hur de kommer att hjälpa din ideella organisation att främja sitt uppdrag.
Det är under introduktionsprocessen som du måste balansera volontärernas förväntningar med dina egna organisatoriska mål och programförväntningar. Detta kommer att sätta tonen för en positiv upplevelse för dina volontärer. Dina volontärer ska känna att deras förväntningar hörs och att deras frågor besvaras. Detta ökar chansen att de fortsätter sitt engagemang i din ideella organisation.
Att kommunicera förväntningar hjälper också nya volontärer att acklimatisera sig till en ny omgivning och övervinna känslor som följer med förändringar.
Gör det trevligt
Skoj är den hemliga ingrediensen för att engagera både anställda och volontärer. Visst är det viktigt att utarbeta arbetsbeskrivningar och göra volontärerna bekanta med det interna kommunikationssystemet – men det är (kanske lika) viktigt att skapa en miljö där volontärerna har roligt och tycker om sitt arbete.
Ett av sätten att uppnå detta är att skapa en miljö där volontärerna lätt kan utveckla personliga, känslomässiga och professionella kontakter. I din introduktionsprocess, om resurserna tillåter det, kan du inkludera aktiviteter som kommer att odla sådana kontakter mellan volontärer och mellan volontärer och personal.
Till exempel kan du utforma isbrytare och organisera informella sociala sammankomster där volontärer och personal kan lära känna varandra. Dessutom kan du utforma ett skuggningsprogram där nya volontärer skuggar erfarna volontärer under en viss tid.
En känsla av tillhörighet och en gemenskap räcker långt för att skapa en positiv och trevlig atmosfär som volontärerna kommer att vilja fortsätta att komma tillbaka till.
Att erkänna och vara uppmärksam
Som tidigare nämnts gäller liknande principer som säkerställer hög personalbindning även för att behålla dina volontärer.
Att erkänna och vara uppmärksam är grunderna för effektiv volontärhantering och volontärengagemang.
Tacka varje volontär som hjälper till på något sätt. Behandla alla med samma respekt och se till att ingen insats går obemärkt förbi – så mycket som du har råd med.
Se dessutom till att erkänna de mest aktiva volontärerna i din ideella organisation (t.ex. veckans/månadens volontär eller en belöning).
Offentligt erkännande av volontärer får dem att känna sig stolta över sina egna prestationer.
Var uppmärksam på dina volontärers erfarenheter – vad som motiverar dem, hur de känner sig och hur du kan hjälpa dem att utvecklas.
Och även om människor börjar arbeta som volontärer av många olika anledningar, och även om de stannar kvar/lämnar av många olika anledningar, kan man säga att följande kan vara till hjälp:
- Autonomi
Gör det möjligt för dina volontärer att ha en lämplig nivå av autonomi där de kan styra sina egna arbetsuppgifter och komma på strategier och tekniker för att nå målen. - Mästerskap
Säkerställ att dina volontärer lär sig i sina roller. Volontärerna ska känna att de gör framsteg – att de ”behärskar” något. Matcha volontärer till roller som är lagom ”utmanande” för dem. Det hjälper dem att hålla sig motiverade.
Syfte
Detta är förmodligen lätt för ideella organisationer – som redan rekryterar frivilliga som är engagerade i deras uppdrag/orsak, men alla fastnar ibland i det praktiska arbetet med sin roll. Se till att dina volontärer ser att de har ett högre syfte och bidrar till något som är större än dem själva.
Informellt sett är det viktigt att berätta för volontärerna att de gör ett bra jobb och att fråga dem om deras åsikter om intern utveckling.
Gör något speciellt på volontärernas födelsedagar, skriv om dem på dina sociala medier, ge dem utbildning och investera i ett par förmåner för de anställda som de har tillgång till. Om du uppmärksammar dem kommer dina volontärer att känna sig uppskattade och öka chansen att de stannar hos din ideella organisation.
Hur rekryterar man volontärer till en kyrka?
För att hitta volontärer till en kyrka måste man begränsa processen för rekrytering och bibehållande av volontärer till att vara specifikt baserad på din kyrka. En kyrka behöver volontärer för att hjälpa till att ta hand om mycket specifika krav och uppgifter – från att klippa gräsmattor till att laga körrockar, en kyrka behöver volontärer för att hjälpa till med olika aspekter av dess verksamhet.
Begynna att bygga relationer
Som kyrka måste du låta de som är intresserade av att tjäna kyrkan, bli volontärer. Det kommer att finnas många medlemmar i din församling eller nya medlemmar i samhället som vill ge service i kyrkan. Bekanta dig med din församling och lär dig om deras familjer och vad de gör, informera dem om hur deras färdigheter eller hobbies kan vara till hjälp i kyrkan. Dina nuvarande volontärer kanske känner till fler som är intresserade av att arbeta som volontärer i din kyrka, ta kontakt med dem.
Identifiera rollerna
Var tydlig med de olika tjänster och krav som din kyrka behöver. Håll en lista över roller och förväntat arbete från volontärer, vilken typ av färdigheter passar rollen? Specificera vad som förväntas av volontärerna för varje uppgift.
Gör det enkelt att ansöka
Gör ansökningsprocessen enkel. Om du har en webbplats, se till att du har en sida för anmälan av volontärer väl synlig på din webbplats. Så att intresserade volontärer inte slösar någon tid på att ta reda på hur de kan nå dig online. Om din kyrka har närvaro i sociala medier, se till att engagera dig med dem som når ut och publicera om kraven på volontärer i din kyrka. Dela också med dig av vilken typ av volontärarbete din kyrka behöver. Gör reklam för din kyrkas möjligheter till volontärarbete. Även om ordet sprids offline, håll uppmaningen till handling mycket tydlig – en enkel anmälningssida eller ett telefonnummer att sms:a eller kontakta.
Gör volontärupplevelsen bra
När dina anställda volontärer ger sin osjälviska tjänst till kyrkan, se till att de erkänns och hyllas för det. Den övergripande upplevelsen av volontärarbete i kyrkan innefattar hur de känner sig efter att ha arbetat i kyrkan – lyssna på dina volontärer och ge dem en trevlig och varm arbetsmiljö, en miljö där de blir hörda och inte finner någon anledning att sluta arbeta som volontärer. Det är viktigt att erkänna volontärernas insatser på vecko-, månads- eller årsbasis – det hjälper kyrkan att hålla kontakten med all befintlig personal eller alla medlemmar av tjänsterna. Lyft fram dina volontärers berättelser, hedra dem!
Hur rekryterar man volontärer för barntjänst?
Rekrytering av volontärer för barntjänst kräver en mer specifik, men enkel, rekryteringsprocess för volontärer. Här är de enkla stegen:
- Nå ut till föräldrar och medlemmar: Prata med föräldrar eller andra vuxna om de är eller känner till personer som är intresserade av att hjälpa till och undervisa. Gör reklam för ditt krav på volontärer både online och offline.
- Fråga personligen: Om du personligen känner att en persons närvaro i barnarbetet kan vara till stor nytta, fråga dem direkt. Om de svarar positivt, förhandla om den tid de kan avsätta.
- Välkomna alla volontärer: Om någon är intresserad av att tala till barntjänsten, säg inte nej. Prata med dem om hur de skulle vilja bidra.
- Diskutera läroplanen: Informera och utbyta förslag till lektioner och aktiviteter. Ännu viktigare är att du är tydlig med din uppdragsbeskrivning för barntjänsten och vad du försöker uppnå. Erbjud utbildning till din volontär om det behövs.
- Fastställ förväntningar: Fastställ vilket arbete som förväntas av dem, lyssna på vad de kan erbjuda, de kan vara intresserade av att gå utöver den vanligtvis förväntade uppgiften och erbjuda mer i sin tjänst, personligen.
- Uppskatta och tacka volontärer: Det är viktigt att tacka de volontärer som har erbjudit sin tjänst för barnarbetet.
Slutsats
Det ligger mycket arbete bakom en riktigt bra rekrytering och bibehållande av volontärer, men som det mesta blir det lättare med övning. Du bör nu ha en tydligare uppfattning om hur du hittar rätt volontärer för din ideella organisation – och behåller dem.
Om du känner dig överväldigad av vad som verkar vara en enorm mängd arbete bara för att få volontärer ombord, håll dig lugn och optimistisk! När du hittar rätt volontärer blir resten av ditt arbete lättare. Du får mer resurser för att utföra ditt uppdrag, du får ett bättre rykte och når ut till fler människor. Dina volontärer kommer också att hjälpa till att sprida ordet för din organisation, vilket kan få in fler donationer, supportrar och anställda in. Slutligen kommer du också att stärka din organisations image i samhället och skapa medvetenhet om ditt uppdrag.
Ett nätverk av volontärer är verkligen avgörande för en organisations övergripande framgång. Volontärer håller din ideella förenings uppdrag levande i sina samhällen.
Många faktorer för att attrahera och behålla volontärer ligger under din ideella förenings direkta kontroll. Även om det verkar som om det finns många aspekter att jonglera med, är volontärerna mer än värda ansträngningen när det gäller din organisations tids- och energiinvestering.
”Vi lever av vad vi får, men vi lever av vad vi ger”. – Winston Churchill
