The Complete Guide to Employment Reference Checks

Zawodowe sprawdzanie referencji jest powszechną częścią procesu zatrudniania. Sprawdzanie referencji przeprowadzane jest w celu zweryfikowania referencji kandydata do pracy i uzyskania dodatkowych informacji na jego temat, takich jak styl pracy i wyznawane wartości. Wiele firm uważa sprawdzanie referencji za istotny etap w procesie zatrudniania, jednak w dzisiejszych czasach sprawdzanie referencji jest często postrzegane jako długa i frustrująca formalność, a niektóre firmy przeprowadzają je tylko w przypadku wyższych stanowisk lub wcale.

Sprawdzanie referencji może często sprawiać wrażenie rozmowy prowadzonej na Twój temat za zamkniętymi drzwiami. Dlatego właśnie stworzyliśmy ten kompletny przewodnik po sprawdzaniu referencji, aby wyjaśnić ten proces. Znajdziesz tu odpowiedzi na takie pytania jak: „Co to znaczy, kiedy rekruter prosi o sprawdzenie referencji kandydata?”, „Jaki jest właściwy sposób sprawdzania referencji?” oraz „Kto może dostarczyć referencje?”

W Zinc wierzymy, że proces sprawdzania referencji może być o wiele lepszy. Chcemy pomóc Ci w jak najlepszym wykorzystaniu procesu sprawdzania referencji, niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem ds. zatrudnienia, rekruterem, kandydatem czy recenzentem. Oprócz dostarczania wskazówek dotyczących sprawdzania referencji, Zinc oferuje również zautomatyzowaną usługę sprawdzania referencji, która zmienia sprawdzanie referencji z najbardziej bolesnej części procesu zatrudniania w najbardziej imponującą.

Spis treści

• Referencje: Podstawy

• Referencje dla menedżerów i rekruterów

• Referencje dla kandydatów

• Referencje dla kandydatów

• Referencje dla referentów

• Zakończenie

Referencje: Podstawy

Sprawdzanie referencji zawodowych od dawna stanowi część procesu zatrudniania. Rodzaj zbieranych informacji i stopień ich szczegółowości może się różnić w zależności od firmy, branży i regionu. W tej części dowiesz się, na czym polega sprawdzanie referencji i kto może je wystawić.

Co oznacza prośba rekrutera o sprawdzenie referencji kandydata?

Gdy potencjalny pracodawca prosi o profesjonalne referencje, prosi o dane kontaktowe osób, które mogą udzielić więcej informacji o kandydatach, których zatrudnia. Na najbardziej podstawowym poziomie, pracodawcy przeprowadzają sprawdzenie referencji, aby upewnić się, że kandydat podał poprawne informacje na temat swojej przeszłości zawodowej lub naukowej, np. nazwę stanowiska, daty pracy lub odbytego kursu. Często ta weryfikacja zatrudnienia jest wszystkim, czego poszukują firmy. Weryfikacja zatrudnienia jest podstawą każdej referencji, ale praktyki referencji różnią się w zależności od firmy, branży, lokalizacji i stażu pracy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Co się dzieje, gdy pracodawca sprawdza referencje?

Praktyki sprawdzania referencji różnią się bardzo w zależności od organizacji, rozmiaru firmy i branży, niektóre sprawdzają referencje tylko dla wyższych stanowisk.

Gdy przeprowadzane jest sprawdzanie referencji, rekruter zazwyczaj prosi o podanie danych osób (referentów), które mogą ręczyć za umiejętności, doświadczenie i zdolność kandydata do wykonywania pracy. Zwykle następnie prosi się referentów o zweryfikowanie szczegółów dotyczących pracy kandydata, a w niektórych przypadkach zadaje się dalsze pytania dotyczące kandydata.

Niektórzy menedżerowie ds. zatrudnienia uznają, że referencje mogą być cennym źródłem informacji i zadają bardziej szczegółowe pytania, aby uzyskać informacje na temat mocnych i słabych stron kandydata oraz tego, jak kandydat wpasowałby się w kulturę organizacyjną firmy.

Zauważyliśmy, że jeśli z referentami skontaktujemy się przed złożeniem oferty, mogą oni ułatwić podjęcie decyzji w procesie rekrutacji poprzez wydobycie informacji o kompetencjach. Jeśli kontakt z referentami odbywa się po złożeniu oferty, referencje są bardziej przydatne, jeśli menedżerowie zatrudniający zadają pytania dotyczące stylu i kultury pracy, aby pomóc w personalizacji procesu rekrutacji.

W przypadku niektórych stanowisk przeprowadzane są również dalsze kontrole przeszłości ze względu na zgodność z przepisami i bezpieczeństwo, na przykład kontrole finansowe lub kontrole rejestrów karnych, ale nie należy ich traktować jako referencji.

Kto może udzielić referencji?

Osoba, która udziela referencji zawodowych nazywana jest referentem. Referent to osoba, która może potwierdzić doświadczenie kandydata. Zebraliśmy tę listę definicji, aby dać Ci wyobrażenie o różnych rodzajach referentów, o których proszą firmy, a także rozważamy zalety i wady każdego typu.

1. Rekomendacje zawodoweRekomendacje zawodowe to poświadczenia kogoś, kto może potwierdzić twoje kwalifikacje, doświadczenie i ogólną przydatność do pracy. W zależności od firmy, referencje zawodowe mogą odnosić się do jednego z trzech różnych rodzajów referencji:

   • Profesjonalista (HR): Jest to rodzaj referencji udzielonej przez dział kadr Twojej poprzedniej firmy. Ten rodzaj referencji weryfikuje nazwę stanowiska, daty i niewiele więcej. W niektórych firmach jest to jedyny rodzaj referencji, które formalnie dają.

   • Profesjonalista (Charakter): Menedżerowie lub inni współpracownicy mogą zaoferować udzielenie bardziej szczegółowych referencji, szczególnie w przypadku, gdy polityka firmy przewiduje udzielenie jedynie referencji kadrowej. Ten rodzaj referencji jest czasami nazywany referencją osobistą, ale dla jasności będziemy odnosić się do tego rodzaju referencji jako referencji zawodowej (charakterologicznej). Przy wyborze referencji zawodowych (charakterologicznych) kandydaci z doświadczeniem zawodowym zazwyczaj podają dane poprzednich pracodawców, kierowników liniowych, przełożonych lub szanowanych kolegów jako referentów. Nowo wykwalifikowani kandydaci mogą poprosić nauczyciela lub wykładowcę uniwersyteckiego, aby poręczył za ich umiejętności zamiast kolegi z pracy. Kandydaci, którzy prowadzili własną działalność gospodarczą, mogą również poprosić klientów lub sprzedawców o poręczenie za ich umiejętności i doświadczenie.

   • Profesjonaliści (Rekruterzy): Rekruterzy z 3rd party agency, którzy umieścili Cię na danym stanowisku mogą być również użyci jako referenci do dostarczenia referencji weryfikujących zatrudnienie. Rekruterzy mogą zweryfikować szczegóły dotyczące pracy, ale nie mogą udzielić szczegółowych komentarzy na temat wyników kandydata.

2. Odniesienia zza kulis:Odniesienia zza kulis (znane również jako backdoor) to sytuacje, w których menedżerowie zatrudniający identyfikują wzajemne powiązania i kontaktują się z nimi w celu omówienia przydatności kandydata do danej roli. Może to nastąpić poprzez sprawdzenie mediów społecznościowych, takich jak LinkedIn, pod kątem wzajemnych powiązań lub wzajemnych kontaktów w firmie, z którą kandydat współpracował. Jest to zazwyczaj najbardziej nieformalny rodzaj sprawdzenia referencji.

3. Odniesienie osobiste:Odniesienie osobiste pochodzi od referenta, który zna kandydata w sposób osobisty, a nie zawodowy. Referencje te mogą być wystawiane, gdy kandydat nie ma doświadczenia zawodowego, np. gdy dopiero co ukończył szkołę lub uniwersytet, lub gdy kandydat zmienia karierę zawodową. W niektórych przypadkach ten rodzaj referencji nazywany jest referencją charakteru.

Często te terminy mogą czuć się staromodnie i niekoniecznie odzwierciedlają dzisiejszy świat pracy. Dodatkowo, terminologia, której ludzie używają w odniesieniu do różnych typów referencji różni się w różnych branżach i obszarach geograficznych, więc jeśli nie jesteś pewien, jakiego rodzaju referencji potrzebujesz, najlepiej jest sprawdzić to z osobą, która prosi o Twoje referencje.

Istnieją inne przypadki poza pracą, które również wymagają referencji. Na przykład, właściciele nieruchomości mogą poprosić o referencje od potencjalnych najemców, a uniwersytety mogą poprosić o listy referencyjne dla przyszłych studentów. Ten przewodnik skupia się na referencjach zawodowych dla celów zatrudnienia.

Jak firma sprawdza referencje?

Istnieją różne sposoby zbierania referencji. Sposób zbierania referencji zależy od firmy, branży i obszaru geograficznego. Oto główne metody zbierania referencji:

Referencje pisemne:

Listy referencyjne są najbardziej tradycyjną formą sprawdzania referencji, ale mogą zająć dużo czasu i oznaczać dodatkową papierkową robotę dla kierownika ds. zatrudnienia. Jeśli referencje są wysyłane pocztą elektroniczną, prawie zawsze robi się to za pomocą załączników PDF lub Word, zadając pytania lub wysyłając formularz online do wypełnienia przez referenta.

Gdy otrzymujesz pisemne referencje pocztą elektroniczną, najlepiej jest upewnić się, że pochodzą one z poczty służbowej z domeny firmy, aby zmniejszyć szansę, że referencje mogą być fałszywe.

Rozmowa telefoniczna:

To może być najłatwiejszy sposób na zebranie referencji, jeśli referent odpowiada i jest chętny do rozmowy. Może to być czasochłonne i trudne do zaplanowania. Czasami nie będziesz w stanie skontaktować się z referentem lub zostaniesz przekazany do działu kadr.

Referent może czuć, że może mówić bardziej szczerze, ale ponieważ referencja nie jest zapisana, będziesz mógł odnieść się tylko do notatek, które zrobisz.

Uważaj, że łatwiej jest podrobić tożsamość przez telefon, więc możesz być narażony na ryzyko oszustwa przy zbieraniu referencji przez telefon.

Zautomatyzowane oprogramowanie do sprawdzania referencji:

Istnieją obecnie rozwiązania technologiczne do sprawdzania referencji online, które automatyzują proces od podania danych kontaktowych referenta do zebrania referencji.

Na przykład, narzędzie do sprawdzania referencji Zinc pozwala kandydatom na zachowanie prywatności danych referenta i bezpiecznie przechowuje referencje, pozwalając kandydatowi na dzielenie się nimi z kimkolwiek zechce i ponowne wykorzystanie ich w trakcie swojej kariery. Automatyzacja tego procesu uwalnia czas, dzięki czemu kandydaci mogą skupić się na innych zadaniach.

Referencje zebrane za pośrednictwem Zinc są weryfikowane z firmowymi mailami oraz poprzez konto LinkedIn. Referencje są również odporne na manipulację, ponieważ są zapisane na blockchainie.

Usługi referencji stron trzecich:

Są to firmy, które specjalizują się w praktyce referencjonowania. Mogą one wykonywać każdą z powyższych czynności lub mogą używać specjalnie do tego celu stworzonego oprogramowania.

Dlaczego rekruterzy proszą o więcej niż jednego referenta?

Pytanie o więcej niż jednego referenta jest powszechną praktyką. Pomaga to rekruterowi być pewnym, że informacje, które posiada na temat kandydata są prawdziwe. Jeśli więcej niż jedna osoba weryfikuje to, co kandydat jej powiedział, rekruter może być bardziej pewny siebie w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Zapewnia to również bardziej zaokrąglony obraz kandydata poprzez zbieranie różnych perspektyw i informacji o tym, jak radził sobie w różnych rolach.

Ilość referencji, o które prosi rekruter, różni się w zależności od branży, na przykład wiele instytucji finansowych będzie wymagało sprawdzenia referencji obejmujących 5 lat zatrudnienia ze względu na wytyczne FCA. Niektóre referencje, które wracają są jedynie potwierdzeniem daty, więc rekruter może chcieć poprosić innego referenta o bardziej szczegółowe informacje.

Gdzie mogę uzyskać poradę prawną dotyczącą referencji?

Jeśli uważasz, że prawo zostało złamane w związku ze sprawdzeniem referencji, w którym brałeś udział, na przykład jeśli coś fałszywego lub wprowadzającego w błąd zostało powiedziane w referencji, możesz chcieć to zakwestionować. Wskazane może być najpierw omówienie tej kwestii z osobą, której ona dotyczy, aby sprawdzić, czy można dojść do porozumienia. Jeśli nie uda Ci się rozwiązać problemu poprzez rozmowę z tą osobą, możesz skorzystać z porady prawnej. Poniżej znajduje się kilka darmowych źródeł, które mogą okazać się pomocne:

Stany Zjednoczone Ameryki: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Wielka Brytania: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australia: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

Back to top

Wskazówki dotyczące referencji dla menedżerów zatrudniających i rekruterów

Przy postępie technologicznym w prawie wszystkich obszarach świata pracy, praktyki dotyczące referencji mają tendencję do bycia przesiąkniętymi polityką i mogą czuć się archaiczne. Ta sekcja odpowiada na twoje pytania i daje ci kilka wskazówek, jak możesz wprowadzić referencje w XXI wiek, abyś mógł uzyskać jak najwięcej z twoich kontroli referencji.

W tej sekcji odpowiadamy na Twoje pytania i przedstawiamy listę kontrolną referencji.

Dlaczego menedżerowie zatrudniający powinni sprawdzać referencje?

W Wielkiej Brytanii sprawdzanie referencji wyszło nieco z mody. Jest postrzegane jako coś, co firmy uważają, że powinny robić, ale w rzeczywistości jest często postrzegane jako złośliwa formalność, przeprowadzana tylko ze względu na zgodność z przepisami. Niektórzy menedżerowie rekrutujący uważają, że sprawdzanie referencji nie daje przydatnych informacji poza potwierdzeniem tego, co kandydat już im powiedział, i to jeśli w ogóle zdecydują się na referencje. W Zinc wierzymy, że sprawdzanie referencji może być lepsze, bardziej otwarte i użyteczne dla wszystkich zaangażowanych stron. Jeśli dobrze przeprowadzisz sprawdzanie referencji, możesz zyskać przydatne informacje, które naprawdę pomogą Ci podjąć właściwe decyzje dotyczące zatrudnienia i wpłyną na więcej obszarów podróży, niż mogłoby się wydawać na początku.

Istnieją nowe praktyki i technologie, które możesz zaadoptować, aby zaktualizować swoje praktyki w zakresie referencji i uzyskać jak najwięcej korzyści z referencji, takie jak zautomatyzowane narzędzia do referencji i backchannel referencing. Dziś kandydaci są lepsi niż kiedykolwiek w rozmowach kwalifikacyjnych, więc jeszcze trudniej jest ocenić, czy kandydat potrafi mówić. Istnieją również badania pokazujące, że około 10% kandydatów kłamie w swoim CV – co jest niepokojące dla rekruterów. Jest to jeszcze większy powód, aby jak najlepiej wykorzystać sprawdzanie referencji, aby mieć pewność, że zatrudniasz właściwą osobę.

Do czego służy sprawdzanie referencji?

Sprawdzanie referencji może być dla Ciebie kluczową okazją do upewnienia się, że zatrudniasz właściwą osobę. Sprawdzanie referencji może mieć wpływ na wiele elementów procesu zatrudniania, takich jak:

1. Zgodność z przepisami. Najczęstszym powodem sprawdzania referencji jest zgodność z przepisami i dowód należytej staranności. W tym przypadku referencje mogą być wykorzystane do zweryfikowania, czy kandydat jest tym, za kogo się podaje i czy nie brał udziału w działaniach korupcyjnych.

2. Dalsza ocena i screening. Referencje można wykorzystać do sprawdzenia, czy umiejętności, zdolności i kompetencje kandydata odpowiadają lub przekraczają to, co kandydat pokazał w swoim CV i na rozmowie kwalifikacyjnej.

3. Przyjęcie na stanowisko i zarządzanie wynikami pracy. Można zapytać referentów o preferowane style zarządzania, style pracy i wartości, aby pomóc w spersonalizowaniu procesu wprowadzenia na stanowisko. Referencje mogą pomóc w podjęciu decyzji o tym, jaką strukturę nadać nowemu pracownikowi, jak najlepiej go motywować i określić środowiska, w których będzie się wyróżniał.

Kiedy należy sprawdzić referencje kandydata do pracy?

Sprawdzenie referencji nie tylko daje szansę na weryfikację informacji, które masz o swoim kandydacie, jeśli zrobione dobrze, mogą one również dać Ci głębszy wgląd w kandydata pod względem ich mocnych i słabych stron, jak będą pasować do Twojego zespołu, co może dodać do zespołu, a nawet jaki rodzaj stylów zarządzania kandydat byłby najlepiej nadaje się do. Maksymalizacja sprawdzania referencji w ten sposób może ułatwić on-boarding, pomagając spersonalizować podróż kandydata, zapewniając mu pozytywne doświadczenia. To, w jaki sposób chcesz wykorzystać referencje, może decydować o tym, w którym momencie procesu zatrudniania zostaną one wystawione. Firma Zinc opracowała różne rodzaje narzędzi do wystawiania referencji, dostosowane do tych i innych scenariuszy.

• Pre-offerencja: wystawianie referencji w celu oceny.Jeśli chcesz wykorzystać referencje do sprawdzenia kompetencji kandydata, zalecamy wystawienie referencji na wcześniejszym etapie procesu, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed złożeniem oferty. W ten sposób referencje mogą pomóc w podjęciu decyzji pomiędzy kandydatami na podstawie ich umiejętności. Jeśli referencje zostaną wystawione po złożeniu oferty i okaże się, że kompetencje kandydata nie odpowiadają jego CV lub wynikom rozmowy kwalifikacyjnej, możesz być zmuszony do przejścia przez kłopotliwy proces wycofania oferty.

• Post-offer: referencje dla celów onboardingu.Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak najlepiej zintegrować nowego pracownika z zespołem, możesz wykorzystać sprawdzanie referencji po złożeniu oferty do celów onboardingu. Pytania zadawane referentom na temat stylu pracy kandydata, preferowanych stylów zarządzania, kultury i wartości mogą pomóc w spersonalizowaniu doświadczenia związanego z zatrudnieniem i przewidywaniu potencjalnych problemów. Pozytywne doświadczenia związane z wdrożeniem prowadzą do wyższych wskaźników retencji, więc sensowne jest maksymalne wykorzystanie sprawdzania referencji w ten sposób.

Na co powinienem zwrócić uwagę podczas sprawdzania referencji kandydata?

Po pierwsze, podczas przeprowadzania sprawdzania referencji, powinieneś szukać weryfikacji historii pracy kandydata, sprawdzając, czy tytuły stanowisk, daty i rodzaj pracy, które umieścił w swoim CV są poprawne. Czasami jest to wszystko, co chcesz lub musisz sprawdzić.

Jeśli potrzebujesz dowiedzieć się więcej szczegółowych informacji o kandydacie, sprawdzenie referencji może być dla Ciebie okazją do zdobycia istotnych spostrzeżeń, które wpłyną na decyzje związane z zatrudnieniem.Referencje mogą pomóc w uzyskaniu dodatkowych informacji w wielu różnych obszarach. Twój proces rekrutacji może pomóc określić, jakie informacje należy spróbować uzyskać z referencji Pomyśl o swojej firmie oraz potrzebach i wyzwaniach konkretnego zespołu, do którego zatrudniasz. Możesz zadawać pytania, które pomogą w procesie rekrutacji, na przykład o style zarządzania i środowisko pracy. Jeśli kultura jest istotnym czynnikiem w procesie zatrudniania, możesz zadać pytania dostosowane do wartości firmy.

Jeśli brzmi to użytecznie, ale masz obawy, że sprawdzanie referencji może być zbyt czasochłonne lub jeśli nie jesteś pewien, jak zabrać się za zbieranie tego rodzaju informacji, istnieją firmy zewnętrzne, które mogą zebrać referencje w Twoim imieniu. Zinc oferuje zautomatyzowaną usługę sprawdzania referencji z możliwością dostosowania pytań, dzięki czemu można zmaksymalizować sprawdzanie referencji online bez dodatkowego kłopotu.

Jakie pytania należy zadać podczas sprawdzania referencji?

Najczęstsze pytania, jakie rekruterzy zadają referentom, dotyczą weryfikacji doświadczenia kandydata, takiego jak rola i daty pracy. Jeśli sprawdzenie referencji ma pomóc w podjęciu decyzji o zatrudnieniu, warto pomyśleć o zadaniu bardziej szczegółowych pytań dotyczących umiejętności, doświadczenia i stylu pracy. Jeśli interesuje Cię pielęgnowanie kultury organizacyjnej Twojej firmy, możesz zadawać pytania z tym związane.

Spójrz na generator pytań referencyjnych Zinc, aby uzyskać kilka pomysłów na pytania zorientowane na kulturę, które mógłbyś zadać, lub przeczytaj nasz blog na temat najlepszych pytań sprawdzających referencje.

Jakich pytań nie powinienem zadawać podczas sprawdzania referencji?

Dobrym pomysłem jest trzymanie się z dala od wszelkich tematów, które mogłyby prowadzić do dyskryminacji. Unikaj pytań dotyczących rasy, religii, seksualności, stanu cywilnego, płci, zdrowia fizycznego lub niepełnosprawności kandydata, ponieważ nie powinny one wpływać na decyzje o zatrudnieniu. Jeśli zdecydujesz się nie zatrudniać kandydata po zapytaniu arbitra o te tematy, możesz wkroczyć na grząskie wody prawne.

Możesz również uważać na subiektywne, zamknięte pytania, takie jak „czy zatrudniłbyś ponownie tę osobę”, ponieważ odpowiedź arbitra może być bardzo subiektywna i niekoniecznie odzwierciedlać zdolność kandydata do wykonywania pracy, o którą się ubiega.

Podajemy więcej przykładów pytań, których należy unikać w naszym blogu na najlepszych pytań referencyjnych.

Czy muszę mieć zgodę na zbieranie referencji?

Jako referencje są klasyfikowane jako dane osobowe, może trzeba udowodnić, że masz zgodę od kandydata do zbierania referencji. Zamiast prosić kandydata o dane referenta ustnie, spróbuj poprosić za pośrednictwem poczty elektronicznej i wyraźnie zapytaj go, czy wyraża zgodę na skontaktowanie się z jego referentem w jego imieniu. Będzie to oznaczało, że masz ich pisemną odpowiedź jako dowód. Można uznać, że dane referencyjne mają dwóch właścicieli: kandydata i osobę polecającą. Powinieneś wziąć pod uwagę obu właścicieli, zapewniając, że Twoje praktyki referencji są zgodne z zasadami ochrony danych, takimi jak GDPR.

Co zrobić, jeśli nie mogę skontaktować się z referentem?

Powszechnym problemem, który możesz napotkać podczas zbierania referencji, jest brak możliwości bezpośredniego kontaktu z referentem. Może to wynikać z jednego z dwóch powodów: że zostałeś przekazany do działu kadr, a nie bezpośrednio do referenta, lub że referent odszedł z firmy.

W wielu dużych firmach dział kadr będzie odpowiedzialny za dostarczenie referencji, ale jak wspomniano powyżej, referent z działu kadr może być w stanie podać tylko podstawowe szczegóły dotyczące zatrudnienia, takie jak daty i nazwa stanowiska. Jeśli chcesz porozmawiać bezpośrednio z referentem, postaraj się być wytrwały, a być może zostaniesz przeniesiony do właściwej osoby. Jeśli to nie zadziała, poproś kandydata o podanie osobistego adresu e-mail referenta i, jeśli to możliwe, bezpośredniego numeru telefonu, aby zapewnić, że dotrzesz do osoby, z którą chcesz porozmawiać.

Może się również okazać, że kiedy próbujesz skontaktować się z referentem w jego miejscu pracy, opuścił on firmę. Jeśli tak się stanie, a dział HR nie może podać nowych danych kontaktowych referenta, będziesz musiał wrócić do swojego kandydata, aby poprosić o aktualne dane lub o dane kontaktowe innego referenta. Może to być również znak, że kandydat nie kontaktował się ostatnio z referentem, aby zapytać, czy jest on skłonny udzielić referencji.

Kiedy większość firm sprawdza referencje kandydatów do pracy?

Gdy firmy sprawdzają referencje, najczęściej odbywa się to po tym, jak kandydat otrzymał warunkową ofertę pracy. Wielu pracodawców sprawdza referencje po złożeniu oferty ze względu na zgodność z przepisami. Niektórzy menedżerowie zatrudniający sprawdzają referencje kandydata przed złożeniem oferty. W ten sposób mogą wykorzystać referencje do podjęcia decyzji o zatrudnieniu, niezależnie od tego, czy chodzi o wybór pomiędzy kandydatami, czy o zaprojektowanie procesu rekrutacji.

Zauważyliśmy, że etap, na którym pracodawca przeprowadza badanie referencji, wpływa na użyteczność różnych rodzajów informacji zawartych w referencjach. Na przykład, pytania kompetencyjne mogą być przydatne, jeśli referencje zostały przeprowadzone przed złożeniem oferty, ponieważ mogą pomóc w rozróżnieniu kandydatów, ale nie są już tak przydatne po złożeniu oferty. Pytania oparte na kulturze organizacyjnej mogą być niezwykle przydatne po złożeniu oferty, ponieważ informacje te można wykorzystać do spersonalizowania procesu rekrutacji, aby pomóc nowemu pracownikowi odnieść sukces, ale nie ma wielu sytuacji, w których tego rodzaju pytania są przydatne, gdy zadawane są przed złożeniem oferty, ponieważ nie pomagają ocenić kandydata pod kątem jego zdolności do wykonywania pracy. To właśnie z tych powodów Zinc opracował różne narzędzia do sprawdzania referencji, abyś mógł w pełni wykorzystać możliwości sprawdzania referencji online.

Jak różne firmy sprawdzają referencje?

Jak być może już wiesz, praktyki sprawdzania referencji różnią się w zależności od firmy, regionu i branży. Oto ogólny przegląd tego, w jaki sposób firmy różnej wielkości generalnie sprawdzają referencje.

• Duże firmy powszechnie korzystają z usług stron trzecich lub mają zespół ds. przyjęcia do pracy, który sprawdza referencje w stylu zgodności.

• Średniej wielkości firmy również korzystają z usług stron trzecich lub sprawdzają referencje tylko w przypadku wyższych stanowisk.

• Małe firmy będą miały rekruterów lub kierowników ds. zatrudnienia kontaktujących się z referentami i zbierających referencje przez telefon lub e-mail.

Jak rozpoznać fałszywe referencje

Badania wykazały, że ponad połowa brytyjskich pracowników kłamie lub pomija ważne informacje w swoim CV podczas ubiegania się o pracę. Jeszcze bardziej niepokojący jest wzrost firm, które będą dostarczać fałszywe referencje za opłatą. Jest to niepokojąca wiadomość zarówno dla rekruterów, jak i menedżerów zatrudniających, którzy muszą ufać, że osoby, które zatrudniają są autentyczne.

Sprawdzanie referencji to jeden ze sposobów, aby upewnić się, że Twój potencjalny pracownik jest legalny. Oto kilka środków, które możesz podjąć, aby upewnić się, że referencje Twojego kandydata są autentyczne.

1. Jeśli nie słyszałeś o poprzedniej firmie kandydata wcześniej, poszukaj ich w Internecie. Poszukaj strony internetowej firmy, wpisu w Google Maps lub profilu firmowego na LinkedIn. Jeśli znajdziesz numer telefonu, pod który możesz zadzwonić, sprawdź, czy numer kierunkowy pasuje do miejsca, w którym powinni być.

2. Jeśli nie rozpoznajesz firmy, w której kandydat twierdzi, że pracował, możesz sprawdzić, czy jest ona legalnie zarejestrowana. Sposób, w jaki to zrobisz, będzie się różnił w zależności od miejsca na świecie, w którym firma ma swoją siedzibę. Na przykład, w USA firmy są rejestrowane na poziomie stanowym. Informacje o amerykańskich firmach można znaleźć na stronie internetowej Sekretariatu Stanu każdego stanu. W Wielkiej Brytanii informacje o zarejestrowanych firmach można znaleźć za pośrednictwem Companies House.

3. Nominuj konkretne referencje – poproś o kontakt z poprzednimi współpracownikami innymi niż ci, których kandydat wymienił jako swoich referentów. Jest to tzw. backchannel reference (patrz: Kto może wystawiać referencje?). Możesz również sprawdzić stronę internetową firmy lub LinkedIn w poszukiwaniu pracowników, którzy pracowali w tym samym czasie co kandydat; możesz nawet znaleźć wspólnego znajomego, z którym możesz porozmawiać.

Twoja lista kontrolna referencji:

• Zdecyduj, jakiego rodzaju referencji potrzebujesz i jakie są Twoje ogólne cele.

• Zdecyduj, kiedy chcesz przeprowadzić referencje, przed czy po złożeniu oferty.

• Zdecyduj, jakie pytania chcesz zadać referentowi.

• Zapytaj kandydata o odpowiednie dane kontaktowe.

• Skontaktuj się z referentami lub skorzystaj z usług zewnętrznego dostawcy referencji, aby zebrać referencje dla Ciebie.

Back to top

Wskazówki dotyczące referencji dla kandydatów

Jako kandydat, sprawdzanie referencji może wydawać się tajnym procesem, w którym potencjalny pracodawca mówi o tobie twojemu poprzedniemu pracodawcy. To może być mylące, aby wiedzieć, kogo dać jako referencje, jak poprosić o referencje i czy można zobaczyć swoje referencje. Ta sekcja odpowiada na te pytania i nie tylko.

Kogo powinienem dać jako referencje?

Każdy, kto może ręczyć za twoje zdolności zawodowe może dostarczyć referencji dla ciebie. Najlepszą osobą do wystawienia referencji jest osoba, która kierowała pracownikiem lub z którą pracownik blisko współpracował, np. przełożony lub kierownik. Przyjaciele i rodzina rzadko są uznawani za odpowiednich referentów. Twój przyszły pracodawca będzie chciał zweryfikować Twoje doświadczenie zawodowe i możliwości. Podczas gdy przyjaciele i rodzina mogą być szczęśliwi, mogąc mówić o Tobie pozytywnie, mogą nie być w stanie udzielić profesjonalnych spostrzeżeń niezbędnych w procesie rozmowy kwalifikacyjnej.

Zobacz także: Kto może dostarczyć referencje?

Co zrobić, jeśli nie mam żadnych profesjonalnych referencji? (brak doświadczenia)

Jeśli nie masz doświadczenia zawodowego, na przykład jeśli dopiero co ukończyłeś szkołę lub uniwersytet, możesz nie mieć żadnego pracodawcy w przeszłości, którego mógłbyś poprosić o wystawienie referencji. Jeśli tak jest w twoim przypadku, powinieneś porozmawiać ze swoim przyszłym pracodawcą i zapytać go, jaki rodzaj referencji zaakceptuje. Oto kilka sugestii dotyczących odpowiednich referentów nieprofesjonalnych.

• Jeśli niedawno zakończyłeś edukację, możesz rozważyć poproszenie nauczyciela lub wykładowcy, z którym masz dobre relacje. Szczególnie przydatnym referentem będzie osoba, która uczyła Pana(ią) lub nadzorowała ważny projekt, pracę lub rozprawę.

• Jeśli był(a) Pan(i) częścią jakiejś grupy młodzieżowej, może Pan(i) poprosić lidera młodzieżowego o referencje.

• Jeśli był(a) Pan(i) wolontariuszem(ką) w jakichś lokalnych grupach, organizacjach charytatywnych lub projektach, może Pan(i) poprosić opiekuna lub kierownika zespołu jednego z tych projektów o udzielenie referencji.

• Alternatywnie, jeśli znasz kogoś o dobrej pozycji w społeczności, na przykład lokalnego radnego, możesz poprosić go o udzielenie referencji.

Jak poprosić o referencje?

Po zidentyfikowaniu kilku osób, które mogą być skłonne udzielić Ci referencji, powinieneś skontaktować się z nimi i zapytać, czy zgodzą się, aby skontaktował się z nimi Twój przyszły pracodawca. Uzyskanie ich zgody jest bardzo ważne, dlatego warto to zrobić na piśmie, za pośrednictwem poczty elektronicznej. Możesz również skorzystać z tej okazji i przypomnieć o istotnych umiejętnościach, którymi się wykazałeś lub projektach, nad którymi pracowałeś w czasie współpracy z nimi. Jeśli się zgodzą, pamiętaj, aby podziękować im za poświęcenie swojego czasu, aby Ci pomóc.

Dlaczego rekruterzy proszą o 2-5 referencji?

Rekruterzy zazwyczaj proszą o więcej niż jedną referencję jako zabezpieczenie podczas weryfikacji informacji, które podał im kandydat. Zatrudnienie nowego pracownika zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem, więc jeśli więcej niż jedna osoba z zewnątrz potwierdzi informacje podane przez kandydata, mogą być bardziej pewni swoich decyzji związanych z zatrudnieniem. Mogą również pytać o względy zgodności, ponieważ niektóre branże, takie jak finanse, wymagają sprawdzenia referencji obejmujących określoną liczbę lat.

Czy mój nowy pracodawca zaakceptuje pisemne referencje?

Listy referencyjne nie są tożsame z bezpośrednim kontaktem przyszłego pracodawcy lub dostawcy usług z Twoimi referentami. Rekruter lub menedżer zatrudniający może chcieć zadać pytania specyficzne dla roli, o którą się ubiegasz, więc list referencyjny może nie wystarczyć, aby zapewnić Ci rolę. Jeśli masz list referencyjny – albo fizyczny list, albo dokument Word/PDF – nie zaszkodzi zapytać, czy przyszły pracodawca go zaakceptuje. Nie zniechęcaj się, jeśli odmówi, oznacza to po prostu, że ma swoje własne praktyki w zakresie referencji, których chce przestrzegać.

Dodatkowo, list referencyjny może być trudniejszy do zatwierdzenia niż zweryfikowany łańcuch e-mail z firmowego adresu e-mail referenta lub cyfrowe zweryfikowane referencje, więc możesz rozważyć jedną z tych metod zamiast listu.

Czy mogę zobaczyć swoje referencje?

Twoje referencje są klasyfikowane jako Twoje dane osobowe. Od 2018 roku, w Wielkiej Brytanii i UE, GDPR stanowi, że masz prawo do bezpłatnego dostępu do swoich danych osobowych przechowywanych przez firmy. Jeśli chcesz zobaczyć swoje referencje, masz prawo poprosić odpowiedni dział w firmie, aby udostępnił Ci referencje lub wszelkie notatki sporządzone z rozmowy telefonicznej.

W innych częściach świata możesz poprosić o wgląd do swoich referencji, ale firma może nie być prawnie zobowiązana do ich pokazania.

Istnieją pewne narzędzia cyfrowe, które pozwalają kandydatom do pracy na gromadzenie, przeglądanie i ponowne wykorzystywanie swoich referencji. Na przykład Zinc pozwala użytkownikom na zbieranie zweryfikowanych referencji i dzielenie się nimi z potencjalnymi pracodawcami. Referencje Zinc są przechowywane na blockchainie, więc są wieczne.

Czy referencje do pracy są poufne?

Gdy referencje są zbierane jako część procesu zatrudniania, Twój rekruter lub menedżer zatrudniający może potrzebować podzielić się Twoimi referencjami z kimś innym w firmie. Często wiele osób jest zaangażowanych w decyzję o zatrudnieniu, więc będą oni dzielić się informacjami o wszystkich kandydatach z odpowiednimi osobami w swojej firmie.

Referencje muszą być uczciwe, dokładne i nie mogą wprowadzać w błąd. Jeśli uważasz, że Twój referent powiedział coś nieprawdziwego lub dyskryminującego, możesz poprosić o wgląd do referencji. Jeśli uważasz, że te referencje kosztowały Cię utratę pracy, możesz porozmawiać z referentem, aby zapytać go, dlaczego tak się zachował i aby nie robił tego w przyszłości. Jeśli referencje są celowo fałszywe lub wprowadzające w błąd, możesz być w stanie je podważyć.

Jeśli nie jesteś w stanie dojść do porozumienia ze swoim referentem, aby napisać bardziej sprawiedliwe i dokładne referencje, możesz rozważyć poproszenie kogoś innego o wystawienie Ci referencji. Ta sekcja może pomóc ci zdecydować, kogo poprosić.

Co to znaczy, kiedy HR dzwoni po sprawdzeniu referencji?

Jest kilka scenariuszy, które mogą się tutaj wydarzyć. Najlepszym scenariuszem jest to, że HR zadowalająco sprawdził Twoje referencje i chciałby złożyć Ci ofertę. Innym scenariuszem może być to, że nie byli w stanie skontaktować się z twoimi referentami i chcą cię poprosić o alternatywne osoby, z którymi mogą się skontaktować, aby zweryfikować twoją historię. Istnieje również możliwość, że udało im się skontaktować z Twoimi referencjami, ale nie były one satysfakcjonujące. Może się zdarzyć, że podczas sprawdzania referencji pojawiło się coś, co chcieliby z tobą omówić lub postanowili nie składać ci oferty.

Dlaczego wiele firm ma politykę przeciwko wystawianiu referencji?

Niektóre firmy odmawiają wystawienia referencji zazwyczaj po to, aby mogły uniknąć odpowiedzialności. W niektórych branżach, takich jak branża finansowa, jest to niedozwolone i możesz zaskarżyć pracodawcę, który odmawia wystawienia referencji.Jeśli poprzednia firma odmówiła Ci wystawienia referencji i nie działa w branży, w której wystawienie referencji jest obowiązkowe, być może będziesz musiał pomyśleć o innych osobach, które mogą wystawić Ci referencje. Rozdział „Kto może udzielić referencji?” może pomóc w podjęciu decyzji, kogo należy o nie poprosić.

Czy wystawienie fałszywych referencji ujdzie mi na sucho?

Udzielenie fałszywych referencji jest działaniem nieuczciwym, które może wpędzić cię w kłopoty na dalszej linii. Jeśli zostaniesz zatrudniony po wystawieniu fałszywych referencji, a firma się o tym dowie, może to być podstawą do zwolnienia.

Prawdą jest, że wielu osobom udało się uciec z fałszywymi referencjami, ale te dni są policzone. Menedżerowie zatrudniający zwracają się do firm zewnętrznych, które wykorzystują nowe technologie do weryfikacji referencji. Jeśli czujesz, że musisz sfałszować referencje do konkretnej pracy, być może warto zastanowić się, czy dana rola jest dla Ciebie odpowiednia.

Powrót na górę

Wskazówki dla referentów

Jeśli wystawiasz referencje byłemu współpracownikowi lub pracownikowi, możesz mieć pytania dotyczące rodzaju informacji, jakie możesz podać w referencjach oraz wszelkich implikacji prawnych. Ta sekcja odpowiada na te pytania i nie tylko.

Co mogę, a czego nie mogę powiedzieć w referencji?

Przy udzielaniu referencji, to co mówisz musi być uczciwe i dokładne i nie powinno prowadzić do dyskryminacji, więc pamiętaj o tym przy udzielaniu referencji. Istnieją również lokalne przepisy prawne, które mogą wymagać uwzględnienia.

W Stanach Zjednoczonych istnieją ograniczenia dotyczące tego, co można, a czego nie można ujawnić potencjalnym pracodawcom w referencjach, począwszy od powodów rozwiązania umowy lub separacji, a skończywszy na postępowaniu zawodowym. Przepisy te różnią się w zależności od stanu, więc jeśli nie jesteś pewien, dobrze byłoby sprawdzić, co możesz, a czego nie możesz powiedzieć.

W Wielkiej Brytanii pracownicy mogą mieć prawo do zakwestionowania referencji, jeśli uważają, że była ona nieuczciwa lub wprowadzająca w błąd, zwłaszcza jeśli mogą udowodnić, że kosztowała ich utratę pracy.

Jeśli chcesz udzielić bardziej szczegółowych, pozytywnych referencji, zamieść opisy, kiedy razem pracowaliście, projektów, nad którymi pracowaliście i mocnych stron kandydata w tych sytuacjach. Możesz również zawrzeć konstruktywną krytykę i porady dotyczące tego, jak najlepiej wykorzystać kandydata, na przykład poprzez uwzględnienie stylów zarządzania lub sytuacji w pracy, w których by się rozwijał lub do których by się nie nadawał. Menedżerowie zatrudniający naprawdę docenią każdą szczerą i uczciwą informację, którą możesz przekazać.

Co powinienem zrobić, jeżeli zostanę poproszony o dostarczenie referencji, których nie chcę udzielić?

To, czy możesz odmówić udzielenia referencji zależy od umowy, jaką kandydat miał z Twoją firmą, branży, w której działasz oraz od lokalnego prawa.

Jeśli ich umowa o pracę mówi, że kandydat musi otrzymać referencje, musisz się do tego zastosować. Niektóre branże również stanowią, że musisz udzielić referencji (czasami w określonych ramach czasowych), np. finanse lub opieka zdrowotna.

Jeśli prawo nie nakazuje, że musisz udzielić referencji, wtedy możesz odmówić udzielenia referencji. Pomogłoby to kandydatowi, gdybyś mógł powiedzieć mu, dlaczego nie chcesz być przedstawiony jako referent, na przykład, jeśli uważasz, że nie znasz jego umiejętności i doświadczenia wystarczająco dobrze, aby go polecić.

Odpowiedź na to pytanie zależy od branży lub obszaru geograficznego. W niektórych stanach USA niektóre branże są zobowiązane do dostarczenia referencji w określonym czasie lub kandydaci mają określone ramy czasowe, w których mogą poprosić o referencje. Powinieneś sprawdzić lokalne prawo, aby dowiedzieć się, czy jesteś zobowiązany do wystawienia referencji, czy też nie. Jeśli nie chcesz dostarczyć referencji dla kandydata, pomocne będzie wyjaśnienie powodów, aby kandydat mógł wybrać bardziej odpowiedniego referenta.

Czy mogę zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli wystawię złe referencje?

Powinieneś upewnić się, że to, co mówisz w referencji jest prawdziwe i uczciwe. Możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli celowo zawrzesz w niej coś, co jest fałszywe lub wprowadzające w błąd. Jak zawsze, prawo różni się w zależności od kraju i stanu. Jeśli nie jesteś pewien, powinieneś sprawdzić lokalne prawo lub zasięgnąć porady prawnej.

Jak szybko muszę dostarczyć referencje?

Zależnie od branży, polityki firmy lub lokalnego prawa, może zaistnieć konieczność udzielenia odpowiedzi na referencje w określonym czasie, jak na przykład w niektórych stanach USA. Oferty pracy są często składane pod warunkiem, że referencje kandydata są zadowalające, więc odpowiadając tak szybko, jak to możliwe, można postawić kandydata w bardziej korzystnej sytuacji.

O co mogą pytać rekruterzy podczas sprawdzania referencji?

Podczas zbierania referencji większość rekruterów zapyta o podstawowe informacje o kandydacie, takie jak stanowisko i okres zatrudnienia. Mogą również chcieć potwierdzić obowiązki i zakres odpowiedzialności kandydata. Niektórzy rekruterzy mogą chcieć dowiedzieć się nieco więcej o umiejętnościach, zdolnościach i predyspozycjach kandydata, aby móc podjąć decyzję o zatrudnieniu lub przyjęciu do pracy.

Uważaj na pytania, które mogą prowadzić do dyskryminacji ze względu na rasę, religię, seksualność, stan cywilny lub płeć. Na przykład, pytania takie jak „ile dni chorobowych wziął kandydat?”, „czy kandydat planuje wkrótce mieć dzieci?” lub „jak oceniasz atrakcyjność kandydata?” mogą prowadzić do dyskryminacyjnych decyzji. Jeśli odpowiesz na te pytania, możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności, dlatego najlepiej jest odmówić odpowiedzi na te pytania.

Kto musi wyrazić zgodę przed sprawdzeniem referencji?

Do zebrania referencji potrzebna jest zgoda zarówno kandydata, jak i referenta. Dane referencyjne mogą być uważane za posiadające podwójną własność, ponieważ nawet jeśli są to słowa referenta, referencja zawiera informacje o kandydacie, więc jest to również klasyfikowane jako jego dane. Będziesz również potrzebował zgody obu stron na przechowywanie referencji.

Czy mogę dać złe referencje?

Prawnie, referencje muszą być prawdziwe i uczciwe, które nie są celowo wprowadzane w błąd. W niektórych przypadkach pracodawcy mogą podać szczegóły, takie jak powody rozwiązania umowy o pracę i ewentualne kary dyscyplinarne, które mogą nie być korzystne, ale zazwyczaj nie są nielegalne. Jeśli nie masz pewności, możesz skorzystać z porady prawnej.

Jak GDPR wpływa na sprawdzanie referencji?

GDPR to ustawodawstwo w UE dotyczące ochrony danych. Sposób gromadzenia i przechowywania referencji w UE musi być zgodny z GDPR. Możesz przeczytać pełne wytyczne tutaj, ale główną rzeczą, którą musisz rozważyć, jest zgoda na gromadzenie referencji i przechowywanie referencji. Referencje są klasyfikowane jako dane osobowe zarówno referenta, jak i kandydata, co oznacza, że obaj mają prawo poprosić o wgląd do nich i obaj mają prawo poprosić o ich usunięcie.

Recruiters-it is your responsibility to instru instructed the candidate to ask for the referee’s consent to both pass on the referee’s contact details and to collect the reference. Ułatwi to odebranie referencji, ponieważ referent będzie oczekiwał, że się z nim skontaktujesz.

Jedną z zalet cyfrowych referencji wykorzystujących zdecentralizowane przechowywanie jest to, że nie musisz martwić się o usuwanie danych z dysku osobistego lub prosić o pozwolenie na przechowywanie danych, na przykład w postaci folderu plików PDF lub śledzenia informacji w rozmowach e-mailowych.

Powrót na górę

Podsumowanie

Praktyki referencyjne różnią się między firmami, branżami i krajami. Z tego powodu proces ten może wydawać się dość zniechęcający, co prowadzi do tego, że niektóre firmy w ogóle rezygnują z tej praktyki. W Zinc wierzymy, że powoływanie się na referencje może być lepsze. Może być bardziej przejrzyste, proste i produktywne dla wszystkich zaangażowanych. Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł wyjaśnić proces referencji, niezależnie od tego czy szukasz pracy, wystawiasz referencje czy rekrutujesz.

Jeśli chciałbyś dołączyć do rewolucji referencji, zarezerwuj demo, aby zobaczyć jak zautomatyzowane narzędzia Zinc mogą pomóc Ci zmaksymalizować sprawdzanie referencji online.

*Zrzeczenie się odpowiedzialności prawnej:

Ten przewodnik jest przeznaczony wyłącznie do ogólnej informacji. Chociaż staramy się zapewnić, że informacje na tej stronie są poprawne, nie ma gwarancji, wyraźne lub dorozumiane, jest podana co do jej dokładności i nie bierzemy żadnej odpowiedzialności za błędy lub pominięcia. Niniejszy przewodnik nie stanowi porady prawnej i ani Zinc, ani żaden z jego pracowników nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z wykorzystania lub niemożności wykorzystania informacji zawartych w niniejszym przewodniku. Ponadto, Zinc nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za jakiekolwiek działania lub decyzje podjęte w wyniku korzystania z niniejszego przewodnika.