UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:
Jako kierownik biura, proces dowiedzieć się, jak płacić swoim pracownikom za czas wolny może wydawać się nieco skomplikowane. Co jest wymagane, jeśli chodzi o czas urlopu, zwolnienie lekarskie i inne formy płatnego urlopu? Czy istnieją jakieś niepewne szare strefy, jeśli chodzi o długoterminowe nieobecności pracowników, takie jak ciąża lub zwolnienie lekarskie? Jakie rodzaje rozsądnych dostosowań należy oczekiwać od biura w tych rodzajach scenariuszy?
Na szczęście, mamy podzielone wszystko dla Ciebie: Co jest prawnie wymagane, co jest twoim wyborem, a co jest pomiędzy. Ostatecznie, ten nieoficjalny przewodnik po płatnych i bezpłatnych urlopach odpowie na wszystkie Twoje najbardziej palące pytania i pomoże Ci z łatwością wybrać właściwą politykę dla Twojej praktyki.
Płatny urlop: What is Actually Required?
W Twojej praktyce, istnieją prawdopodobnie pewne rodzaje urlopów, które są z góry określone jako płatne. Od urlopu, przez zwolnienie lekarskie, po płatne urlopy i inne formy urlopu, zawsze istnieją pewne wymagania, które zawsze wiążą się z płatnym urlopem. Aby dowiedzieć się płatnego urlopu, musisz najpierw zrozumieć, co jest wymagane.
Czas urlopu
Większość ludzi jest zaznajomiona z płatnego urlopu w formie płatnego czasu wolnego, lub PTO. Aby zarobić PTO, pracownicy gromadzą dni wolne w czasie ich pracy, które mogą następnie wykorzystać na wakacje. Chociaż nie istnieje żaden federalny mandat dotyczący płatnego urlopu (lub nawet bezpłatnego urlopu), jest to popularny benefit, który zdecydowana większość pracodawców decyduje się zaoferować. Ilość płatnego urlopu jest zazwyczaj uzależniona od czasu, jaki pracownik przepracował w swojej firmie, jak również od poziomu, jaki zajmuje w biurze. Po prostu, aby zarobić na wakacje, uprawnieni pracownicy po prostu muszą pokazać się do pracy!
Zalecana lektura: Evaluate Your PTO Benefit Policies & Make HR in Your Practice More Productive – Part 1
Sick Leave
Możesz wierzyć lub nie, nie ma żadnych przepisów federalnych, które wymagają od pracodawców, aby płacić za zwolnienie lekarskie swoich pracowników. Jednakże, wiele stanów, miast i gmin ma mandaty, które wymagają od lokalnych pracodawców zapewnienia płatnych dni chorobowych. Oczywiście, to prowadzi nas do jednego z największych pytań dotyczących obowiązkowego płatnego zwolnienia lekarskiego: notatki lekarskie.
W skrócie, kierownik biura nie ma prawa żądać zaświadczenia lekarskiego za jakiekolwiek dni, które wchodzą w zakres obowiązkowego płatnego zwolnienia lekarskiego pracownika. Jest to urlop chroniony i musi być udzielony bez zadawania pytań, w większości scenariuszy. Wymaganie zaświadczenia lekarskiego naruszyłoby obowiązkowe płatne zwolnienie lekarskie, a prawo dotyczące obowiązkowego płatnego zwolnienia lekarskiego – jak wszystkie prawa – nie zależy od uznania pracodawcy. Jest to mandat, który pracodawca musi przestrzegać.
Jednakże, gdy obowiązkowe płatne zwolnienie lekarskie pracownika jest wyczerpany, kierownik biura ma elastyczność, aby odmówić lub zatwierdzić dodatkowe nieobecności lub poprosić o notatki lekarza do zatwierdzenia nieobecności. Należy pamiętać, że nawet z zaświadczeniem lekarskim, nie można nigdy skontaktować się z lekarzem. To naruszyłoby prawa HIPAA twojego pracownika. Notatka może zawierać jedynie nazwisko lekarza i datę/godzinę wizyty. Dodatkowo, jeśli masz zamiar zażądać notatki lekarskiej dla nieobecności pracownika, musisz upewnić się, że masz politykę w miejscu (np. żądanie notatki po trzecim niepłatnym dniu chorobowym), która jest stosowana jednakowo do wszystkich pracowników w praktyce.
W przypadku dalszych pytań, upewnij się, aby zaplanować konsultacje z HR dla Zdrowia, aby upewnić się, że znasz prawa dotyczące notatek lekarskich i obowiązkowego płatnego zwolnienia lekarskiego.
Recommended Reading: It’s Time to Evaluate Your PTO Benefit Policies (Part 2 – Accrual of Benefits)
Other Paid Leave
Oprócz urlopu wypoczynkowego i chorobowego, Twoja praktyka jest prawnie zobowiązana do dostosowania urlopu do obowiązków ławy przysięgłych, głosowania, niektórych świąt i wszelkich obowiązków wojskowych. Chociaż to, czy są one wymagane do zapłaty zależy od statusu pracownika (zwolniony vs. niezwolniony). Dodatkowo, niektórzy pracodawcy oferują płatny urlop żałobny w przypadku śmierci członka najbliższej rodziny pracownika.
Szare strefy urlopów pracowniczych
Jak zapewne wiesz, niektóre części urlopu pracowniczego nie są takie proste i suche. W rzeczywistości, niektóre z tych szarych obszarów są po prostu mylące. Mimo to, obszary te mają swoje własne wymagania, podobnie jak formy płatnego urlopu omówione powyżej. Wymagania te służą do lepszego zrozumienia, jak te nieobecności czynnik w debacie płatne vs. bezpłatny urlop.
Family Medical Leave Act (FMLA)
Family Medical Leave Act jest federalnie nakazane program, który pozwala pracownikom do podjęcia urlopu na osobiste problemy medyczne, problemy medyczne rodziny, lub z powodów wojskowych. Podczas gdy ten mandat pozwala pracownikom na podjęcie do 12 tygodni bezpłatnego urlopu i nadal być w stanie wrócić do pracy, nadal istnieją pewne zastrzeżenia.
Po pierwsze, pracownicy kwalifikują się tylko wtedy, gdy pracowali w praktyce przez co najmniej rok i pracowali co najmniej 1250 godzin w ciągu roku przed ich żądanego urlopu. Po drugie, ten czas wolny nie musi być opłacany, chyba że pracownicy mają istniejące PTO poza czasem FMLA. Jednakże, po wykorzystaniu przez pracownika PTO, nie jesteś zobowiązany lub zobowiązany do zapłaty za dodatkowy czas zgodnie z wymogami FMLA. Wreszcie, pracownicy są uprawnieni do urlopu FMLA tylko wtedy, gdy pracodawca ma 50 lub więcej pracowników w promieniu 75 mil.
Urlop macierzyński i ojcowski
Jakkolwiek urlop rodzicielski może technicznie podlegać pod FMLA w niektórych przypadkach, niektóre praktyki nadal wybierają oferowanie płatnego (lub bezpłatnego) czasu wolnego specjalnie dla nowych rodziców jako dodatkową korzyść. (Może to być atrakcyjna opcja dla nowych i obecnych pracowników, jeśli zdecydujesz się ją zaoferować). Należy również pamiętać, że jeśli Twoja praktyka znajduje się w Kalifornii, Rhode Island lub New Jersey, możesz być prawnie zobowiązany do zapewnienia urlopu rodzicielskiego, w zależności od wielkości Twojego zespołu. Rozważ kontakt z HR dla Zdrowia, aby dowiedzieć się więcej o swoich obowiązkach, jeśli jesteś w tych stanach.
Urlop inwalidzki w ciąży
Na szczycie obowiązkowego urlopu macierzyńskiego i ojcowskiego w stanach takich jak Kalifornia, niektóre stany proszą pracodawców z pewną liczbą pracowników do zaoferowania urlopu inwalidzkiego dla pracowników w ciąży, którzy nie mogą wykonywać swoje obecne obowiązki zawodowe. Chociaż urlop ten nie musi być płatny, jest to kolejna szara strefa, w której kierownicy biur mogą swobodnie wybierać, jak chcą skonfigurować swoją specyficzną politykę, aby jak najlepiej dopasować ją do potrzeb swojej praktyki.
Unpaid Leave: What are Reasonable Accommodations?
W świecie HR, jeden zwrot uderza w serca pracodawców na całym świecie: rozsądne zakwaterowanie. Ten zwrot (i otaczające go plotki i niezrozumienie prawa, z którego pochodzi) wyczarowuje obrazy kosztownych zmian i potencjalnych pozwów sądowych, ale rzeczywistość jest taka, że te dostosowania są często bardzo proste, bardzo logiczne narzędzia. Jednym z narzędzi, które powinno – i często musi – być rozważane jako rozsądne dostosowanie dla pracowników jest bezpłatny urlop.
Pod rządami Amerykańskiej Ustawy o Niepełnosprawności (ADA), większość okresów tymczasowego urlopu powinna być uważana za rozsądne dostosowanie, jeśli pracownik o to wystąpi. Wiele spraw sądowych, w których pracodawcy zostali pociągnięci do odpowiedzialności za naruszenie ADA, dotyczyło odmowy przyznania bezpłatnego urlopu. Jednakże, przyznanie bezpłatnego urlopu na czas nieokreślony nie jest wymagane w świetle ADA. Jeżeli ani pracownik, ani jego dostawca usług medycznych nie są w stanie podać daty, po której pracownik będzie mógł wrócić do biura i wykonywać podstawowe zadania, których potrzebuje praktyka, wówczas przyznanie takiego nieokreślonego i niepewnego okresu bezpłatnego urlopu może nie być wymagane.
W ostatecznym rozrachunku, najlepszym podejściem do kwestii urlopu bezpłatnego jest komunikacja z pracownikiem na temat jego potrzeb w miejscu pracy w oparciu o zalecenia lekarza. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku problemów ze zdrowiem psychicznym, takich jak PTSD, lęk lub depresja, gdzie krótkie okresy bezpłatnego urlopu mogą znacznie poprawić ogólny stan zdrowia psychicznego i fizycznego pracownika i pozwolić mu kontynuować pracę tak dobrze, jak się od niego oczekuje.
Jak zawsze, skonsultować się z prawnikiem o pomoc i kształcić się w zakresie wymagań ADA, aby zapobiec niezamierzonych naruszeń. Lub skontaktować się z HR dla Zdrowia dzisiaj i umówić się na konsultację.
Dowiedz się więcej o zarządzaniu urlopami z ekspertami z Działu Kadr dla Zdrowia. Skontaktuj się z nami telefonicznie pod numerem 877-779-4747 lub wysyłając e-mail na adres [email protected] już dziś.
